CASTRO CARBONE RAUL

LA GESTIÓN DE COMPRAS
La gestión de compras es el conjunto de actividades que realiza la empresa para satisfacer
sus necesidades del mejor modo, al mínimo costo, con la calidad adecuada y en el momento
oportuno.

I. ACTIVIDADES 

 GESTIÓN de la  DISTRIBUCIÓN  FÍSICA.-Integración de los flujos de

materiales y de las tecnologías de la información que hacen posible que un
producto se fabrique y llegue al consumidor.
 GESTIÓN de los PROVEEDORES.- Procesos de vigilancia, búsqueda,
identificación, selección, evaluación y seguimiento de los procesos idóneos para
el desarrollo de la actividad
 PROCESOS de COMPRA.- Definir y establecer las actividades  para lograr
que las compras se hagan  de una forma óptima.
 GESTIÓN de COSTOS de COMPRA.- Análisis y Puesta en Marcha de las
actividades que permitan reducir los  costos de las compras.
 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.-Identificación de las funciones que se
han de hacer y asignación de las responsabilidades a considerar.
 ESTRATEGIA de COMPRAS.- Definición de la Política de Compras  a
seguir para cumplir los criterios  de  costo y servicios establecidos.

II. FUNCIONES

Es posible distinguir cinco funciones que podría desempeñar la gente en una decisión

de compra:

1. El Iniciador. Una persona que sugiere la idea de adquirir el producto o servicio

específico.

2. El Influyente. Una persona cuyos puntos de vista o sugerencias tienen algún peso
en la decisión final.

3. El que decide. Una persona que determina alguna parte de la decisión de compra.

4. El Comprador. La persona que hace la compra.

5. El Usuario. Una persona que consume o usa el producto.

Una empresa necesita identificar estas funciones porque tienen implicaciones en el diseño
del producto, la determinación de los mensajes y el destino que se asigna al presupuesto de
promoción.
III. TIPOS

Las compras tienen su origen en las necesidades y éstas pueden ser:

 COMPRAS ESPECIALES.-Las compras especiales tienen lugar cuando hay

que adquirir bienes de uso (ordenador, máquina, mobiliario, vehículos …); es
decir, no compramos materiales para transformar o artículos para la venta. La
característica general de estas compras es que la inversión es grande y la
decisión de compra es consultada con los usuarios del bien.
 COMPRAS ANTICIPADAS.- Estas compras se realizan antes de que surja la
necesidad, que tendrá lugar a medio o largo plazo. La compra anticipada es una
estrategia que se puede aplicar en artículos básicos o con algunos tipos de
mercancía. También podemos anticipar la compra cuando se anuncia la subida
del precio de un producto.
 COMPRAS ESTACIONALES.- Son compras que se hacen para productos de
temporada; su finalidad es atender la demanda estacional de ciertos artículos. La
previsión de estas compras se hace partiendo de las ventas realizadas en el
mismo periodo del año anterior.
 COMPRAS RUTINARIAS.- Son las compras que se hacen en pequeñas
cantidades, con entrega diaria de mercancía. Su característica es atender las
necesidades del “día a día” con una inversión de bajo riesgo.
 COMPRAS OPORTUNIDAD.- La compra oportunidad tiene lugar cuando
encontramos la ocasión de comprar a precios de “ganga”; la inversión supone un
riesgo, que si el resultado es positivo dará un beneficio extra.
 COMPRAS DE URGENCIA.- Estas compras no suelen ser de gran volumen y
generalmente se realizan para cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la
compra de urgencia es una solución estratégica para satisfacer la demanda de los
clientes, cuando la empresa tiene que mantenerse al ritmo de los cambios
rápidos en la moda. Generalmente, el proceso de estas compras se hace de forma
rápida, no se dispone de tiempo para comparar presupuestos.

IV. PROCESO

Para conocer las etapas comunes del proceso de compra, se pueden seguir cuatro diferentes
métodos, a saber:

1. MÉTODO INTROSPECTIVO.-Se puede hacer una introspección sobre el

probable comportamiento propio, aunque esto tiene una utilidad limitada.
2. MÉTODO RETROSPECTIVO.- Pueden entrevistar a un pequeño número de
compradores recientes, pidiéndoles que recuerden los hechos que los condujeron
a la adquisición del producto.
 3. MÉTODO PROSPECTIVO.- Pueden buscar algunos consumidores que
planean comprar el producto y pedirles que señalen en voz alta su proceso de
compra.
4. MÉTODO PRESCRIPTIVO.-O bien, pueden solicitar a los consumidores que
describan la forma ideal de comprar el producto.

El proceso de compra se inicia mucho antes que la compra en sí y tiene consecuencias

mucho después que se ha realizado la compra.

En el proceso de la compra es muy importante estudiar el ciclo de decisión de la compra

analizando con detalle el círculo de compradores de cada proveedor y sus peculiaridades
para realizar una correcta negociación.

El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. Así tenemos
que.

 La empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para

elaborar el producto.
 La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un precio
competitivo.
 Y por último, para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer las
necesidades del cliente.

Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para tomar una
decisión final se necesita información o respuesta de otras empresas.

V. ETAPAS DEL PROCESO DE DECISIÓN DE LA COMPRA

1) EL CÁLCULO DE NECESIDADES.-

Es una actividad propia de la planificación logística. Las necesidades de abastecimiento

involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en
cantidades específicas para un determinado período de tiempo, para una fecha señalada, o
para completar un determinado proyecto.

Por tanto, tendremos como operaciones previas a la compra la recepción de solicitudes de

compra. La consiguiente previsible programación  de necesidades, la determinación de las
compras a realizar y de las modalidades de aprovisionamiento más idóneas. El cálculo de
las necesidades se materializa con la investigación de proveedores potenciales, la
consiguiente emisión  de consultas y recepción de ofertas con la negociación y   decisión
sobre los métodos de compra a seguir y, finalmente,  la emisión de los pedidos.
Las necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser por consumo,
reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales y necesidades para proyecto. Dentro
de esta actividad se debe considerar al factor tiempo.

2) LA COMPRA O ADQUISICIÓN.-

Tendremos en esta etapa la fase específica de adjudicación del contrato y solicitud del
pedido: Selecciona a un proveedor de entre las cotizaciones enviadas y realiza el contrato
de compra. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un
documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme).

Esta importante etapa comprende el conjunto de acciones para ejecutar la decisión de

compra tomada anteriormente y la ejecución de la compra  Esta actividad tiene por objetivo
realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y económicas en la
calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total
más conveniente.

Se trata de la compra propiamente dicha, como acto comercial y jurídico por excelencia con
sus fases de investigación del mercado de proveedores, la negociación, elección y pedido.

Se deben considerar con atención las cláusulas de los contratos de compra al efectuar los
pedidos, teniendo en cuenta no solo lo concerniente a las especificaciones de calidad,
cantidad, precio y plazo de entrega, sino también tener muy presentes todo lo relacionado
con las tasas o impuestos a aplicar, los embalajes y transportes, las condiciones de pago, las
garantías y penalizaciones, las fórmulas de revisión de precios, el suministro de piezas de
recambio, las condiciones del servicio postventa e incluso la  posterior formación de los
usuarios.

3) LA OBTENCIÓN DE LA COMPRA.-

La obtención empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las
actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que
se recibe. En esta etapa es primordial el seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace
para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las
características detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.

En este caso, suele ser interesante la incorporación de un puesto de trabajo que desempeñe
la función del perseguidor de pedidos. Es importante el seguimiento y control  postcompra.
Luego de ejecutada la compra debe mantenerse un  control del producto o servicio durante
todo el ciclo de suministro y  posterior consumo o uso con vista a detectar posibles fallos
que puedan ser objeto de reclamación. Por tanto, debe establecerse e implementarse un
sistema de inspección u otras actividades similares en donde necesariamente deberán
participar aquellas personas que tienen que ver directamente con la utilización del producto.
El comprador-perseguidor  deberá comprobar del proveedor los plazos de entrega de
materiales contratados, así como vigilar el control cualitativo de la calidad del proveedor y 
el control cuantitativo de la cantidad contratada. Realizando las reclamaciones pertinentes.

Asimismo el comprador deberá comprobar la exactitud de los términos de los albaranes de

entrega del proveedor y dar su aprobación y conformidad a la aceptación de las
correspondientes facturas emitidas por el proveedor en cuestión, con respecto al precio,
especificaciones, condiciones de compra y cantidades solicitadas.

4) EL ALMACENAMIENTO.-

Es la primera de las operaciones posteriores a la compra Implica la ubicación o disposición,

así como la custodia de todos los artículos del almacén, que es la actividad de guardar
artículos o materiales desde que se producen o reciben hasta que se necesitan o entregan. La
función de un responsable como Jefe de Almacenes y Expediciones es conveniente. Los
principales aspectos de esta actividad son:

 Control de la exactitud de sus existencias. Recepción cualitativa y cuantitativa

de los productos, accesorios y mercancías compradas o de los trabajos
realizados.
 Reclamaciones y devoluciones
 Mantenimiento de la seguridad contra imprevistos y robos.
 Conservación de los materiales.
 Reposición oportuna.

5) EL DESPACHO O DISTRIBUCIÓN.-

Como operación paralela a la compra tendremos la entrega de los suministros a sus

solicitantes. También conocida como Expediciones. Consiste en atender los requerimientos
del usuario, encargándose de la distribución o entrega de la mercancía solicitada.

Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es necesario
contar con el embalaje o empaquetado  para asegurarnos de que las cantidades y calidades
de los artículos o materiales sean correctas. Es igualmente importante en esta función
asegurar el control de la exactitud de los artículos que se despachan, así como la rapidez de
su ejecución para cumplir con los plazos solicitados.

6) EL CONTROL DE EXISTENCIAS O STOCKS.-

Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar una cantidad exacta en
abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno (“just in time: JIT), sin sobrepasar la
capacidad de instalación.
Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los artículos de
abastecimiento. Se trata de realizar una adecuada gestión y organización de los almacenes,
realizando una óptima rotación de las existencias y estandarizando aquellos productos que
puedan ser normalizados, gracias su proliferación y consumo

7) LA UTILIZACIÓN DE DESPERDICIOS.-

Los desperdicios y mercancías obsoletas se deberán vender o reutilizar, si fuera factible, 

con el fin de tomar las medidas más ventajosas para la empresa. Se trata de la recuperación
y enajenación de materiales modificados, desperdicios y sobrantes de fabricación y de
materiales en desuso u obsoletos

VI. NUEVAS TENDENCIAS DE LA POLÍTICA DE COMPRAS

Hoy en día las nuevas tendencias logísticas han cambiado sustancialmente este esquema,
fijando unas nuevas prioridades que en conjunto resultan más beneficiosas para la empresa.

De acuerdo con estas tendencias, el esquema de prioridades serían las siguientes:

1. Calidad concertada.
2. Tiempo de entrega.
3. Flexibilidad ante el cambio en los pedidos.
4. Precios y condiciones de pago.

Este nuevo pensamiento da lugar al fomento de la llamada relación de cofabricación,

mediante la selección de determinados proveedores denominados co-fabricantes, con los
cuales se mantiene una relación en virtud de la cual no se compra el producto sino más bien
su capacidad de fabricación ;en el sentido de que se crea un compromiso mutuo, basado en
una transparencia informativa , sobre todo en lo concerniente a previsiones de compras y
capacidad de fabricación con objeto de garantizar , por parte del comprador , un
determinado volumen de compras a cambio de conseguir del proveedor un máximo de
flexibilidad en los suministros con reducción de los tiempos de entrega y precio del
producto .

En definitiva, bajo este concepto el fabricante – colaborador es un eslabón más dentro de la

cadena logística de la empresa.
BIBLIOGRAFIA:

 Anaya Tejero, Julio Juan: “La Logística Integral. La gestión operativa de la

empresa”.
 Msc Puig Domínguez, Violeta de la C: el nuevo papel de las compras y su impacto
en la competitividad de la organización. Instituto del Comercio Exterior.

LINKOGRAFIA:

 http://actualidadempresa.com/gestion-de-compras-actividades-funciones-conductas-
tipos-y-el-proceso-de-compra/
 https://www.gestiopolis.com/logistica-gestion-compras-almacenes-transporte/
 http://files.uladech.edu.pe/docente/18174193/Curso%20Administraci%C3%B3n
%20de%20Logistica%20Presencial/CONTENIDO_8.pdf