Carpeta Electrónica Administrativa (CEA) – Guía Rápida de Emisión de Documentos
CARPETA ELECTRÓNICA
ADMINISTRATIVA – CEA
Emisión de documentos
Guía rápida para el usuario.
Elaborado por Revisado por: Aprobado por:
Juan La Christian Mariano Cucho
Cruz Shuan Espinoza
Asesor de la Asesor de la Gerente
Gerencia Gerencia General
General General
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Carpeta Electrónica Administrativa (CEA) – Guía Rápida de Emisión de Documentos
La presente guía rápida busca orientar al usuario en la emisión de documentos
administrativos a través de la Carpeta Electrónica Administrativa – CEA.
Para acceder a la función de emisión, el usuario debe primero ingresar a su
cuenta en la Carpeta Electrónica Administrativa y luego presionar la opción
“Emisión de documentos” en el Menú Principal:
Menú principal
Emisión de
Documentos
En esta pantalla se presentan los documentos administrativos emitidos o que
están en elaboración. Para buscar algún documento se puede usar la función
“buscar”. Para crear un nuevo documento se debe presionar la opción “Nuevo”,
la cual nos lleva a la pantalla de Emisión de Nuevo Documento Administrativo:
“Buscar”:
“Nuevo”: crear nuevo
búsqueda de
documento administrativo.
documento
administrativo.
Listado de
documentos
disponibles.
Pantalla de Emisión de Nuevo
Documento Administrativo. Se
deben llenar las secciones
Remitente, Documento y
Destinatarios antes de Grabar.
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En esta pantalla se ingresan los datos para el registro del nuevo documento
administrativo en las secciones Remitente, Documento y destinatario.
1. En la sección Remitente se indica el nombre de la persona que firmará
(emitirá) el documento.
2. En la sección Documento se precisa el tipo de documento (Acta, Carta,
Informe, Memorando, Memorando Múltiple, Oficio, Resolución y Proveído),
el asunto y número de días en atender.
3. En la sección Destinatario se debe precisar a quien se enviará el
documento. Se debe presionar primero el botón “Administrar Destinatarios”
y elegir a la(s) persona(s) a quien(es) el documento será enviado.
Expediente: el N° se genera de forma
automática tras grabar los datos de
Remitente, Documento y Destinatarios.
Remitente: Datos de
quien firmará el
documento
Documento: Indicar
tipo de documento y
asunto
Destinatario: indicar a quien se
enviará el documento
4. Definidas las secciones Remitente, Documento y Destinatario, presione el
botón “Grabar” . El sistema solicitará la confirmación de creación del
expediente.
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5. Al presionar “SI” se muestra un mensaje indicando que el documento se ha
grabado correctamente. Se genera un número de expediente.
El siguiente paso es generar el contenido del documento administrativo a ser
emitido. Para hacerlo se debe presionar el botón "Generar Doc".
1. Enseguida, se muestra la plantilla del documento en formato DOCX. Aquí
se puede ingresar el contenido deseado y realizar los cambios
correspondientes.
2. Convertimos el documento a formato PDF, guardando el documento en ese
formato. El documento se guarda en la ruta de origen.
3. Se procede a cargar al repositorio el documento en formato DOCX. Para
ello, se debe presionar el botón “Cargar Doc” .
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Carpeta Electrónica Administrativa (CEA) – Guía Rápida de Emisión de Documentos
Tras generar y grabar el documento
administrativo en PDF, se elige el
desplegable “En Despacho”. El documento
está listo para la firma digital.
4. Se procede a cargar al repositorio el documento en formato PDF. Para ello
se debe presionar el desplegable “En Borrador” y elegir “Despacho. Se
desplegará un mensaje indicando que la Transacción fue completada con
éxito.
5. Para el caso de los documentos que no tiene una plantilla definida, pueden
ser pasados a “Despacho” directamente como en el caso del tipo de
documento Proveído.
El último paso para la emisión del documento administrativo es la Firma Digital.
Cuando el documento es definido para despacho, tras ser generado y grabado,
aparecerá en la pantalla de Emisión el icono . Se debe presionar este
botón para proceder a la firma, abriéndose automáticamente el aplicativo de
firma digital.
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Carpeta Electrónica Administrativa (CEA) – Guía Rápida de Emisión de Documentos
En el aplicativo se procede a ubicar el botón “Firmar” y se presiona “Firma
Titular”. Luego se presenta la ventana de selección del certificado digital a usar,
se elige el certificado disponible.
Enseguida se presenta la ventana “Credenciales requeridas”.
En esta pantalla se realizan los siguientes pasos:
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1. Ingrese la Clave privada para la firma del documento.
2. Presione el botón “Permitir”.
3. Enseguida se muestra el documento con la firma digital.
El documento está ahora listo para ser emitido. Para emitirlo al destinatario o
destinatarios debe presionar el botón “Emitir doc”
Se desplegará un mensaje indicando que la Transacción fue completada con
éxito y el estado cambia a “Emitido”. Esto finaliza el procedimiento, el nuevo
documento administrativo ha sido emitido correctamente a su destinatario.
