Material de Apoyo

Primer Parcial 2020

Administración III

Organización
Fase del proceso administrativo por el cual se diseña la estructura formal de la empresa
para usar efectivamente los recursos humanos, físicos, materiales y financieros.

Elementos

Actividades coordinadas de manera eficaz y eficiente que se

Funciones
coordinan con el trabajo de los demás.

Describe la cadena de mando, quien reporta a quien en el tramo de

Jerarquías control. Estos tramos se representan con líneas verticales en el
organigrama.
Puestos o Cada actividad que se desempeña en una unidad de trabajo
actividades especifica e impersonal.

Principios de Organización

Definición de El número de cargos y empleados debe ser estrictamente el

puestos indispensable en cada unidad administrativa.
Equilibrio de
A cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento
Dirección y
de controles adecuados para asegurar la unidad de mando.
Control

Cuanto más se divide el trabajo, dedicando a cada empleado una

Especialización actividad más limitadas y concreta, se obtiene mayor eficiencia,
precisión y destreza.
Unidad de Plantea que un empleado solo debe tener un único superior o, lo
mando que es lo mismo, solo debe rendir cuenta ante un jefe.

Distribución de obligaciones, asignación de autoridad, asignación de

Delegación
responsabilidad y creación de responsabilidad por los resultados.
Equilibrio de la Se debe precisar el grado de autoridad que le corresponde al puesto
Autoridad y de cada nivel jerárquico, estableciendo al mismo tiempo la
Responsabilidad responsabilidad de desempeñarlo.

Tipos de Organización

Este tipo de organización agrupa e identifica las tareas a desarrollar,

delega la autoridad y responsabilidad adecuada, establece cadenas
Formal
de mando y canales de comunicación apropiados, busca el logro
eficaz de los objetivos.

Comprende una red de relaciones interpersonales y aquellos

Informal aspectos que no han sido formalmente planeados, pero que surgen
de manera espontánea entre los miembros de una organización.
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Diseño Organizacional

Es un proceso en el cual los gerentes toman decisiones para elegir la estructura

organizacional adecuada para la estrategia, el personal, la tecnología, las tareas de la
organización y el entorno en el cual los miembros desarrollan sus actividades.

Tipo de Estructura Organizacional

Describe el sistema de comunicación y autoridad de la empresa, es decir su forma, la cual

puede describirse con base a su grado de complejidad, formalidad y centralización.
Componentes de la Estructura Organizacional

Indica si la estructura está compuesta por muchos o pocos niveles

Complejidad jerárquicos, unidades y órganos administrativos, actividades o
puestos.

Expresa la manera como traslada información formal, si utiliza o no

Formalidad
canales formales de comunicación. (Email, Memorando, Oficios)

Hace referencia al grado en el que la toma de decisiones se

Centralización
concentra en un solo punto de la organización.
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Tipos de Estructura Organizacional

Reúne en un departamento, a todos los que se dedican a una o varias

actividades relacionadas, llamadas funciones.

 Aprovecha con eficiencia los recursos especializados.

Funcional  Facilita la supervisión, pues cada gerente debe ser experto en
una gama de habilidades.
 Las actividades se reúnen por funciones comunes desde la
base hasta la cima de la organización.

Reúne en una unidad de trabajo a todos los que participan en la

producción y comercialización de un producto o un grupo relacionado
de productos, a todos los que están en cierta zona geográfica y todos
los que tratan con cierto tipo de cliente.
Por producto o  Con frecuencia llamada Organización por división.
mercado  En cada división, los gerentes y los empleados diseñan,
producen y comercializan sus propios productos.
 El director de la división se concentra principalmente en las
operaciones de su división y es responsable de las perdidas o
utilidades.

Estructura de la organización en la que cada empleado depende tanto

de un gerente de funciones o división, como de un gerente de
proyecto o grupo.

 Cuenta con dos tipos de estructura al mismo tiempo, de

hecho, los empleados tienen dos jefes; es decir, trabajan con
Estructura dos cadenas de mando.
Matricial  Una cadena de mando es la de funciones o divisiones en
forma vertical.
 La segunda cadena de mando es una disposición horizontal,
esta combina al personal de diversas divisiones o
departamentos funcionales para formar un equipo de proyecto
liderado por un gerente experto en el campo de
especialización asignado.

Sirve para determinar las categorías organizacionales (alta gerencia, nivel medio, gerentes
de primera línea y personal operativo), y para definir la interacción entre ellas, quién se
reporta con quíen:

La autoridad para tomar decisiones puede ser:

 Vertical y horizonal.
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Modelo de diseño y sus características

Dimensiones

 Comprende la aplicación de unidad de mando.

 Intervalo de control describe al número de personas que un gerente puede
supervisar eficientemente.
 Responsabilidad autoridad: indica la obligación de desarrollar una tarea y
los derechos inherentes de una posición supervisora para dar órdenes y
Vertical

esperar que se cumplan.

 Centralización – descentralización: describe el nivel de autoridad
supervisora para dar órdenes y esperar que se cumplan.

 Incluye la división del trabajo.

 Divide una tarea entera en serie de pasos realizados por diferentes
empleados.
Horizontal

 La departamentalización que agrupa individuos en unidades separadas

para facilitar el cumplimiento de objetivos y metas organizacionales.

La alta dirección de una empresa debe diseñar una estructura que incorpore la estrategia
global de la organización en un marco que tenga en cuenta factores como la competencia y
el ambiente.
Enfoques del diseño organizacional

Cuando estas organizaciones se desarrollaron, se caracterizaban por la

especialización de tareas, los nombramientos por méritos, la oferta de
oportunidades para que sus miembros hicieran carrera, la rutina de actividades y
Clásico

un clima impersonal y racional en la organización.

Se alababa la burocracia porque establecía reglas para tomar decisiones, una
cadena de mando clara y la promoción de la personas con base en la capacidad y
la experiencia, en lugar del favoritismo o el capricho.
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Se refiere a los diferentes tipos de tecnología que implica la producción de

diferentes tipos de productos, se clasifica en:

 Producción unitaria: artículos individuales producidos de acuerdo con

Tecnológico

especificaciones del cliente.

 Producción de partidas pequeñas: productos hechos en las
organizaciones más eficientes y cantidades pequeñas en etapas
independientes para ensamblar.
 Producción en partidas grandes y en masa: productos fabricados en
grandes cantidades en líneas de ensamble (chips de computadoras).
 Producción en procesos: materiales producidos con equipo muy complejo
que trabaja en forma continua, se venden por peso o volumen.

Un enfoque para diseñar organizaciones que incorpora el ambiente de la

organización en las consideraciones entre dos sistemas de organización:

 Sistema mecanicista: las actividades de la organización se descomponen

en tareas especializadas y separadas. Los objetivos para cada persona y
Ambiental

unidad son definidos, con toda precisión, por gerentes de niveles más altos
y sigue la cadena de mando burocrática clásica.
 Sistema orgánico: es más probable que las personas trabajen en forma de
grupo que solas. Se conoce menos importancia al hecho de aceptar
órdenes de un gerente o de girar órdenes para los empleados. En cambio,
los miembros se comunican con todos los niveles de la organización para
obtener información y asesoría.
Aplicaciones del diseño organizacional

Contiene poca “departamentalización” y baja formalización. La toma de decisiones

Basada en Divisional Funcional Simple

es centralizada porque recae en una sola persona y existe una amplitud de control.
Es adecuada para organizaciones pequeñas, pues es flexible y de bajo costo.

Se agrupa por especialidades, orientación a la racionalidad, rapidez en la toma de

decisiones, alta formalización y se apoya en la máxima utilización de los
especialistas funcionales en los niveles jerárquicos principales

Integrada por unidades de negocios o divisiones separadas, parcialmente

autónomas que tienden a separarse. Se centra en los resultados. El riesgo que
conlleva es la duplicación de esfuerzos y recursos, lo que se refleja en un aumento
de los costos.

Integra grupos de trabajo para desempeñar todos las actividades de trabajo de

Fronteras equipos

una organización. Se da la delegación de autoridad a los empleados, los equipos

tienen libertad para diseñar las actividades a conveniencia.

Diseño no definido o limitado a fronteras impuestas por una estructura

predefinida. Constituyen una red temporal de compañías independientes
Sin

vinculadas, comparten habilidades, costos y accesos a sus mercados.

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Componentes del Diseño Organizacional

División del trabajo

Consiste en separar y delimitar actividades, con el fin de realizar una función con la mayor
precisión, eficiencia y mínimo esfuerzo; lo que da lugar a la especialización y
perfeccionamiento en el trabajo. Es decir, dividir grandes tareas en paquetes más
pequeños que se distribuyen en personas.
Departamentalización

Una vez que los trabajadores se dividen por medio de la especialización del trabajo,
deben agruparse de nuevo para que las tareas comunes se puedan coordinar. Subdivide
el trabajo en puestos y tareas y los asigna a unidades especializadas en la organización.
Por funciones
Genrencia
General
Consiste en agrupar las actividades y
tareas de acuerdo con las funciones
principales desarrolladas en la empresa. Gerencia de Gerencia de Gerencia de Gerencia de
Administración Mercadeo Operaciones Finanzas

Por productos
Farmaceutico

Agrupa las actividades por la línea de

Producción Quimícos
producto lo cual permite utilizar al máximo
las habilidades y conocimientos del Colorantes
personal.
Geográfica
Ventas
regionales
Llamada territorial, regional o geográfica,
agrupa las actividades de acuerdo con la
localización en donde se realiza el trabajo. Region
Región Sur
Región Región
Norte Central Nororiente

Por procesos
Fundición
Agrupa las actividades con base a los Proceso Ensable
procesos utilizados para elaborar el
producto o atender clientes. Pintura

Matricial
G. General
Combina dos formas de división de
Adminsitració Recursos
departamentos en una misma estructura de Ingeniería Producción
n Humanos
organización. La característica principal es
PA Diseño Fabricación Suministros Técnico
que tanto la estructura de división de
productos como la funcional (horizontal y PB Diseño Fabricación Suministros Técnico
vertical) se implantan al mismo tiempo.
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Jerarquización de la Organización

Jerarquización

Es un patrón de los niveles de la estructura

de una organización, consiste en
especificar quien depende de quien, Componentes
vinculando a los distintos departamentos,  Tramo de control
determinando la cantidad de personas y  Cadena de mando
puestos que se puedan manejar con  Organigramas
eficiencia, según el tramo de control
administrativo.
Tramo de control Tramo amplio: cadena de mando corta y
hay más personal que supervisar. Más de
Se relaciona al número de personas que se
6 personas.
encuentran bajo la dirección de un
administrador y que este puede dirigir de Tramo estrecho: cadena de mando más
manera eficiente y eficaz. lenta y demora la toma de decisiones de 1
a 6 personas.
Cadena de mando Organigramas
Línea continua de autoridad que se Podríamos decir que es la representación
extiende de los niveles organizacionales gráfica de la estructura formal.
más altos a los más bajos y define quien
informa a quien.
Coordinación Aspectos de la coordinación
Proceso que consiste en integrar las Diferenciación: diferencias de actitudes y
actividades de departamentos estilos para trabajar que surgen en forma
independientes a efecto de perseguir las natural entre el personal de los diferentes
metas de la organización con eficacia. departamentos por la especialización y la
división del trabajo, y que pueden
complicar la coordinación de las
actividades de la organización.
Integración: medida en que los miembros
de los diferentes departamentos se
conjuntan para trabajar juntos.
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Sistemas de Organización

Las diversas combinaciones estables de la división de funciones y autoridad por medio de

las cuales se realiza la organización. Se representan por medio de gráficas de organización
y se complementan con análisis de puestos.
Representaciones

Sistema lineal o militar Autoridad

Es aquella en la que la autoridad y G.G
responsabilidad correlativa se transmite GP GF GA GM
íntegramente por una sola línea para cada
persona o grupo. DM DC DP DV

Responsabilidad
Funcional o Taylor
Es aquella que se organiza por unidades
especializadas donde la autoridad y GG
responsabilidad va en relación con las
funciones principales o especializaciones GP GF GA GM
que se desarrollan en la organización. JP JC JP JV

Lineal - Staff
GG
Es un derivado de las dos anteriores
conserva la autoridad-responsabilidad
OyM
transmitida a través de un solo jefe (lineal),
pero esta autoridad recibe asesoría y
servicio técnico de un órgano especializado GP GF GA GM
para cada función (funcional).
Reestructuración Reorganización
Evaluación de la empresa para verificar su Resultado de una evaluación, de un
funcionamiento óptimo e identificar la áreas diagnostico o una auditoría, donde se
susceptibles de actualizar o mejorar, con el establece la necesidad de introducir
propósito de hacerla más funcional y cambios sustanciales en el diseño vigente
productiva. de la organización y las estructuras de
trabajo.
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Organigramas

Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus

áreas, en la que muestran las relaciones que guardan entre si los órganos que la
componen.

Instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva

Objeto
la composición de una organización.

 Proporciona una imagen formal de la organización.

 Facilita el conocimiento de una organización, así como las
relaciones de jerarquía.
Utilidad
 Representa un elemento técnico valioso para el análisis
organizacional.
 Fuente autorizada de consulta.

Requisitos fundamentales

Las unidades administrativas y sus interrelaciones deben definirse con

Precisión
exactitud.

Sencillez Debe ser muy simple, para que se comprenda fácilmente.

Para una mejor interpretación conviene homogenizar las líneas y

Uniformidad
figuras que se utilicen en su diseño.

Se deben considerar criterios técnicos y de servicio en función de su

Presentación
objetivo.

Debe mantenerse actualizado (nombre de quien lo preparó y fecha de

Vigencia
autorización o actualización)

Clasificación de organigramas

Por su naturaleza

Microadministrativos Macroadministrativos
Corresponden a una sola organización. Involucran a más de una organización.
Por su ámbito

Generales
Genrencia
General
Representan únicamente a los órganos
principales de la institución y sus Gerencia Gerencia
Gerencia
de
Gerencia
de de de
relaciones básicas. Administraci
ón Mercadeo
Operacione
s
Finanzas

Departamento Departamento Departamento

de de Departamento
de
de Prodcción
Personal Ventas Contabilidad
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Específicos
Se refieren únicamente a una dependencia Dirección de
Finanzas
o unidad administrativa en concreto.

Departamento Departamento
Departamento
de de
de Tesorería
Contabilidad Presupuestos

Sección
Sección de Sección de
Cuentas Por
Ejecución Ingresos
pagar

Por su contenido

Integrales
Dirección de
Finanzas
Representan de manera gráfica las
unidades administrativas de una
organización y sus relaciones de jerarquía Departamento Departamento Departamento
de de de
o dependencia Mercadeo Operaciones Administración

Sección de
Sección de Sección de
producto
Clientes Capacitación
terminado

Funcionales y de funciones
Dirección General
Incluyen las principales funciones, además 1) Cumplir los acuerdos de
junta directiva.
de las unidades y sus interrelaciones. 2) Coordinar direcciones.

Es de utilidad para capacitar al personal y

presentar a la organización en fomra Dirección Técnica
1) Evaluar y controlar la
general. aplicación y desarrollo de
programas.
2) Formular el programa
anual.
Dirección Financiera
1) Obtener los resultados
necesarios.
2) Formular el programa
anual de financiamiento.

De puestos, plazas y unidades o

nominal Dirección General
ER
Indican para cada unidad administrativa los 4 4
puestos y el número de plazas existentes o Director 11
Auxiliar 1 1
necesarias. Se puede incorporar el nombre Secretarias 22
de las personas que ocupan las plazas.
Dirección Técnica Dirección Financiera
ER ER
55 55
Director 11 Director 11
Auxiliar 22 Auxiliar 22
Secretarias 22 Secretarias 22
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Por su presentación

Verticales
Gerencia
Presentan las unidades de arriba hacia General
abajo, el órgano de mayor jerarquía está
colocado en la parte superior, Gerencia Gerencia Gerencia
desagregando los diferentes niveles Financiera Técnica Comercial

jerárquicos en forma escalonada y las

relaciones entre unidades se representan Departamento Departamento Departamento
de Contabilidad de Emisión de ventas
por líneas verticales.
Horizontales
Gerencia de
Despliegan las unidades de izquierda a Producción
derecha y colocan el órgano superior en el Gerencia Gerencia
extremo izquierdo, los niveles jerárquicos General Financiera
se ubican en las columnas y las relaciones Gerencia de
Mercadeo
entre las unidades se representan por
lineas horizontales.
Mixtos
Gerencia
general
Esta presentación utiliza combinaciones
verticales y horizontales para ampliar las Gerencia de
Gerencia de
Gerencia de
Recursos
posibilidades de graficación. Se Mercadeo
Humanos
Producción

recomienda su utilización en el caso de

Departamento Departamento
Departamento
organizaciones con un gran número de de Ventas
de Relaciones de Producto
laborales en proceso
unidades administrativas.
Departamento Departamento Departamento
de de de Control e
Promociones Capacitación calidad

Diseño de organigramas
Figuras Elemento gráficos para la elaboración de organigramas comunmente
rectángulos para presentar las unidades administrativas y las líneas de
conexión para expresar los grados de autoridad y responsabilidad.
Forma Se recomienda representarlas bajo una solo tipo de figura y
estandarizar el tamaño en la misma.
Dimensión Los rectángulos que forman parte de un organigrama deben tener
dimensiones semejantes.
Colocación de figuras Se debe tener presente el nivel jerárquico que ocupa la
unidad dentro de la organización y es importante tomar en
cuenta la clase o tipo de organigrama que se elaborará.
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Líneas de conexión

Muestran los diferentes tipos de relaciones que se dan entre las unidades
administrativas.
Relación lineal En ella la autoridad y la responsabilidad se transmiten en una
sola línea.
Relación de autoridad
Relación de mando especializado.
funcional

Relación de Tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan

coordinación diferentes unidades de la organización, se representan por
medio de líneas largas de trazo discontinuo.
Relación de asesoría Existe entre unidades que brindan información técnica o
conocimientos especializados a unidades de línea.
Líneas de autoridad
Interna Externa
Es la que proporcionan las unidades Es la que suministran unidades asesoras a
asesoras, que forman parte de la los órganos de línea, que aunque forman
estructura organizacional, a los órganos de parte del gráfico de la organización
línea. desempeñan sus funciones en forma
independiente de esta.
Se representan por medio de líneas
continuas de trazo fino colocadas Su representación en el organigrama se
perpendicularmente a la línea de mando de hace a través de líneas con trazo
la unidad a la cual se adscriben. discontinuo, colocandas
perpendicularmente.