MANUAL DE FUNCIONES

IDENTIFICACION DEL CARGO

AREA: ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVA I
CONDICIONES ADICIONALES AL CARGO: Contabilización de Compras, Documentos Soportes y Gastos
Generales.
FUNCIONES ESPECIFICAS

1. Facturas de Compras:
• Recepción de las facturas de compra física y vía correo electrónico (cartera.imtrali@gmail.com).
• Registrar las respectivas facturas de compras al Sistema contable respetando las
consideraciones tributarias vigentes.

2. Documentos Soportes (Proveedores no Obligados a facturar electrónicamente)

• Emitir los Documentos soporte
• Verificar el estado en el Portal de Conexus
• Ordenarlos de manera consecutiva y archivarlos en AZ
• Entregar los Documentos Soportes en AZ para revisión del Revisor Fiscal.

3. Proveedores
• Creación y actualización de datos
• Realizar seguimiento a los proveedores que tengan facturas y notas de credito pendientes o en
proceso de entrega.

4. Inventarios:
• Crear y actualizar las fichas de los artículos de inventario
• Actualizar los precios en el módulo de inventarios con listas

5. Archivo:
• Clasificar y Archivar la documentación a su cargo:
i. Facturas de compra
ii. Documentos Soporte y su respectivo documento contable
iii. Fletes
iv. Legalización de gastos
v. Facturas de gastos en general
vi. Egresos y notas contables en general
6. Conexus:
• Dar aceptación a los documentos recibidos (facturas de compra a credito – RADIAN).
• Generar ticket en la plataforma de Soporte de Conexus cuando se requiera y hacer seguimiento
de los mismos
• Compara las facturas cargadas en la plataforma contra las recibidas en el correo
cartera.imtrali@gmail.com

ELABORO: Pedro Antonio Sierra Valbuena

Convenio UPTC - ASOGABOY
 MANUAL DE FUNCIONES

7. Gastos Generales y Fletes

• Contabilizar los fletes y otros gastos de manera mensual
• Imprimir diariamente las facturas de gastos varios del correo imtrali@hotmail.com
• Solicitar el envió de las facturas electrónicas cuando se requiera

8. Descargar Pagos a proveedores

• Imprimir soportes de pago del portal de Bancolombia
• Revisar soportes con otros medios de pago
• Contabilizar pagos

9. Mensajería
• Llamar y comprobar disponibilidad con las mensajerías
• Impresión de planillas de control de mensajería
• Planillar los domicilios con las respectivas anotaciones que permitan el control de los mismos
(Fecha, hora, nombre de quien transporta y otras observaciones como: dinero, documentos o
mercancía)
• Reportar al área de administración el dinero, los documentos como remisiones, facturas o
cotizaciones, devoluciones de repuestos y demás que hayan quedado pendientes de los
despachos del día anterior.
• Verificar el estado de la entrega
• Liquidar la planilla para gestión de pago

10. Responder por todas y cada una de las actividades desarrolladas, asumiendo las consecuencias que
se derivan en el ejercicio de sus funciones.

11. Mantener absoluta reserva sobre los acontecimientos de IMTRALI SAS

12. Las demás que le sean asignadas según la naturaleza de su cargo, por su jefe inmediato.

REVISADO Y APROBADO POR: SOCIALIZADO A:

GERENTE AUXILIAR ADMINISTRATIVA I

ELABORO: Pedro Antonio Sierra Valbuena

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