DEPARTAMENTO: Asistente administrativo / Recepción

FUNCIONES DEL AREA
Responsable:

Las siguientes funciones asignadas serán de cumplimiento obligatorio y calificado según rendimiento y producción
para su posterior renovación de contrato en la empresa . La omisión de alguna de las funciones generara penalidades
según disposiciones de la Gerencia acorde al MEMORÁNDUM MÚLTIPLE Nº041–04- 2019 /CPL

El responsable del área asignada tendrá las siguiente funciones:

1. Elaborar con el nombre “Captación de Clientes 2020” (Formato Excel). Llevar y registrar en cartera
diariamente, TODAS las llamadas entrantes a la oficina de los numero 424 3292(CEMAQ), 330 3561(ESTUDIO),
975575310, 981100841. Pedir referencias de la llamada y tomar todos los DATOS completos y CORREOS, en
caso sea persona jurídica solicitar razón social y numero de RUC. Se deberá indicar el tipo de requerimiento
según sea el caso por cada empresa. Los contactos enviarán su solicitud/requerimiento a los siguientes correos:
CPL Consultores Asociados: estudio@cplconsultores.com / CEMAQ: informes@cemaq.com

2. Verificar que todo tipo de documentación que salga/envíe del Estudio este en regla VERIFICAR: Firmas, sellos,
vigencia de poderes al día, revisión y validación de anexos y adjuntos de los escritos, foliarlos, etc.

3. Verificar, validar y confirmar con los centros de conciliación, fiscalías y juzgados las: citaciones, reuniones,
audiencias, diligencias, etc.

4. Llevar la agenda de la Gerencia, notificar con anticipación las diligencias, reuniones, citaciones, conciliaciones,
audiencias, etc. vía telefónica o por correo un día antes del evento asi como el mísmo día del evento.

5. Llevar un control y notificar con anticipación las audiencias, diligencias, reuniones a los Abogados del Estudio.

6. Emitir y generar las facturas electrónicas (ventas) por los servicios realizados por el Estudio a los clientes,
previamente aprobados por la gerencia.

7. Realizar el seguimiento y verificación del pago de las facturas emitidas a los clientes , asi mismo la verificación
de los abonos por detracción.

8. En caso de demora en los pagos de las facturas emitidas a los clientes, se deberá reportar a la gerencia vía mail
al día posterior de su vencimiento para realizar las acciones respectivas.

9. Llevar y supervisar el control de “ Caja Chica “, todo monto entregado por cualquier concepto deberá estar
debidamente sustentado, caso contrario se hará responsable de la reposición por el monto otorgado con el
descuento respectivo en planilla.

10. Llevar un control documentado ACTUALIZADO (Físico y virtual) de los siguientes documentos de la empresa
CEMAQ y CPL: Vigencia de Poder, copia literal, Ficha RUC, DNIs, etc. Adicionalmente llevar el control y tener
firmado todos los formatos de Planillas, boletas y pagos de AFP de manera mensual.
 

11. Elaborar con el nombre “Control de Pagos” en formato excel con vencimiento de los mismos de los SERVICIOS (
Teléfonos, Luz, Pago alquiler de Oficina,etc) y pago a PROVEEDORES ( Experian, Contador, y otros) El
vencimiento de los pagos  por servicios y a los  proveedores deberán ser informadas a la Gerencia  vía mail (03)
tres días antes de su vencimiento.En caso la gerencia se encuentre fuera de Lima se dispondrá de Caja Chica
para el pago a mas tardar un(01) día antes de su vencimiento.Posteriormente informar mediante la misma vía
una vez realizado los pagos .

12. Estar en comunicación con otras áreas en caso se agregue algún nuevo proveedor o compromiso de pago para
su registro

13. Llevar un control digital (Excel) y físico (Cuaderno) de: Nombre completo de todo el personal, teléfono, correo,
etc. y una persona de contacto a llamar en caso de emergencia de cada uno.

14. Controlar y gestionar las compras menores en la Oficina, útiles, y otros.

15. Elaborar con el nombre “ Compras “ (Formato Excel) totales generados por la empresa y llevar un control
digital de los mismo por periodo.

16. Deberá tener en original y escaneado en PDF todas las vigencias y copias literales de las empresas CEMAQ y
CPL, asi como los DNI y demás datos de la gerencia. El Area se hará responsable de verificar el vencimiento de
las mismas para realizar la tramitación con anticipación y tener al día las vigencias.

17. Lllevar el control/seguimiento de “Gastos de Gestión Procesal” de todos los clientes, de cada uno de sus
deudores/demandados.

18. Supervisar y llevar el control/seguimiento del “Cronograma Cobranzas de Actas Clientes- Deudores”

19. Emitir y generar todos los comprobantes electrónicos de los servicios realizados por el Estudio a los clientes,
previamente aprobados por la gerencia. (Ventas, nota crédito, debido, Etc.)

20. Realizar el seguimiento y verificación del pago de las facturas emitidas a los clientes, realizar las cobranzas para
su pago en las fechas determinadas.

21. Realizar la verificación de los abonos en coordinación con el cliente; solicitar constancias de transferencias,
constancias de abono de detracción, etc.

22. Verificar los abonos de detración conforme a los comprobantes emitidos

23. Llevar un control digital y físico de todas las facturas emitidas por el Estudio

24. En caso de demora en los pagos de las facturas emitidas a los clientes, se deberá reportar a la gerencia vía mail
al quinto día posterior de su vencimiento para realizar las acciones respectivas.Todas las facturas emitidas a los
clientes se deberán pagar dentro de los 7 días de emitidas/recepcionadas (Según contrato)

25. Llevar un control documentado ACTUALIZADO (Físico y virtual) de los siguientes documentos : Actas de
Conciliación, Transacción Extrajudicial, etc. Documentos de acuerdos de pago conseguido por el Estudio
producto de las operaciones legales. Cronograma de Pagos establecidos en los acuerdos.
 

26. Llevar el control de la Planilla en la Empresa, Recibos por Honorarios, Etc. Documentar y registrar los abonos
realizados al personal staff por concepto de honorarios.

27. Elaborar con el nombre “Ventas “ (Formato Excel) generados por la empresa y llevar un control digital de los
mismos por periodo para su posterior declaración mensual

28. Elaborar con el nombre “Compras “ (Formato Excel) generados por la empresa y llevar un control digital y
FÍSICO de los mismos por periodo para su posterior declaración mensual.

29. Gestionar y servir de apoyo para las comisiones fuera de la oficina, y gestiones a realizar con los clientes y
proveedores, presentaciones, eventos y otros.

30. Servir de apoyo auxiliar administrativo en caso requiera el área Legal y/o área comercial.

31. Las disposiciones/ordenes emitidas directamente por la Gerencia por casos específicos, deberán ser ejecutadas
e informadas vía mail, reportar el estatus de la situación del mismo indicando si se realizó y en el caso que no
se realizó e indicar el porque. No deberá pasar (03) días útiles o según la complejidad que corresponda, para la
realización del mismo en el reporte enviado.

32. Envío de formatos/reportes/ informes establecidos del área encargada:

La frecuencia/fechas determinadas son:

 “Reporte de Clientes 2020”: Todos los viernes de cada semana/mes

 “Caja Chica” : Todos los viernes de cada semana/mes y/o Aumento/ ingreso de cada monto otorgado

 “Control de Pagos” : Antes del vencimiento de los mismos Semana/Mes

 “Compras ”: Todos los sábados de cada semana, según corresponda