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El análisis de la cuenta contable no es más que la verificación de que los registros estén
correctos según su naturaleza. Para analizar una cuenta se procede a ingresar al programa
Analítico en el cual se encuentra todos los movimientos de las cuentas contable de la
empresa, en el mismo se introduce el numero de la cuenta a analizar se exporta la
información a Excel y se procede con el análisis de la cuenta.
Esta función es realizada mensualmente para asegurar que las cuentas del mayor están
con los saldos y registros correctos.
De encontrar alguna irregularidad que requiere de reclasificación o ajuste se le comunica
al Gerente de Finanzas el cual autoriza si se procede o no con el mismo en el sistema
Macola en contabilidad general en la sección de Diario General.
Conciliaciones bancarias
Las conciliaciones bancarias consisten en comprobar los registros de los libros contables
de la empresa con los extractos de las cuentas Bancarias para detectar posibles diferencias
y realizar las correcciones o ajustes que sean necesarios.
Las mismas se realizan mensualmente bajando el extracto del banco y el movimiento de la
cuenta contable del analítico en Excel y se procede a verificar que todas las transacciones
que afectan las cuentas de banco estén debidamente registradas.
Se ingresa a Macola y se procede hacer en el sistema la conciliación, luego se imprime se
le entrega al gerente de finanzas quine la debe firmar y autorizar, después se archiva con
su respectivo sustento.
Cotización y compra de útiles de oficina, cafetería, limpieza y cualquier otra compra requerida
Cuando la mercancía llega a la oficina la misma debe ser verificada contra factura e
ingresada al cuarto donde se custodia.
3. Las facturas de las compras deben ser entregadas al departamento de cuentas por
pagar para que sean registradas al sistema Macola.
Cada vez que ingresa un colaborador nuevo se le debe entregar los formularios de la
cuenta de planilla y de seguro de vida y hospitalización.
Luego de llenado los documentos por el colaborador los devuelve a cuentas por pagar
para enviarlos a las entidades correspondiente (por correo o mensajería) y se le da el
seguimiento hasta que el proceso sea concluido.
En relación con la cuenta de planilla; cuando el banco confirma las aperturas de la misma
se le hace llegar al colaborador la tarjeta de banco la cual es custodiada hasta la entrega
por el Gerente de Finanzas.
Archivo de documentos.
Los archivos de documentos se realizan por fecha de menor a mayo; según su naturaleza se
manejan en Binding case o en folder.
Todos los documentos archivados deben mantener su sustento, estar ordenados y deben de
reposar en los anaqueles y cuarto de archivo correspondiente.