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PROCEDIMIENTO DE CUENTA POR PAGAR:

Funciones:

 Verificación y Registro de Facturas de Proveedores (locales e Internacionales)


 Análisis de cuentas contable (que afectan auxiliares y Banco) (mensual)
 Manejo de Flujo de Efectivo
 Manejo de Caja Menuda
 Registro de Pagos a Proveedores
 Confecciones y entrega de Cheques
 Análisis y ajustes de cuentas contable (que afectan auxiliares y Banco) (mensual)
 Conciliaciones bancarias (mensual)
 Cotización y compra de útiles de oficina, cafetería y cualquier otra compra requerida (que
no sea productos de inventario).
 Realización de apertura de cuenta de planilla y seguro de vida.
 Archivo de documentos.

Tareas Realizadas Diariamente:

Verificación y Registro de Facturas de Proveedores locales e internacionales

Proveedores Locales:

1. Se reciben facturas de proveedores


2. Se procede a realizar la verificación de esta con el sustento (Cotizaciones o estados de
cuenta) y luego se procede a registrar en el sistema Macola.
3. Luego se archivan en un acordeón hasta que se realice el pago.
4. Después de realizar el pago, se procede a registrar en el sistema macola y se archivar
en un consecutivo.
5. Y se le hace llegar vía correo el comprobante de pago y el detalle al proveedor de las
facturas canceladas.

Proveedores Internacionales:

1. Se reciben las facturas de los proveedores


2. Se procede a verificar la factura con los sustentos (costeos, orden de compra, gastos
de impuesto, gastos aduanales, etc)
3. Se procede a realizar el registro en sistema Macola la factura del proveedore
internacional y las facturas de gasto las cuales están vinculado con el numero de orden
de compra ya ingresado por el departamento de compras.
4. Luego se guardan en un acordeón hasta que se realice el pago.
5. Después de realizar el pago el mismo se registrar en el sistema macola y se archivar en
un consecutivo.
6. Y se le hace llegar vía correo el comprobante de pago y el detalle de lo cancelado.
Manejo de flujo de efectivo

1. Diariamente se revisan las cuentas de banco para obtener el saldo disponible.


2. Luego se alimento el cuadro de flujo de efectivo para programar los pagos que se
realizan.
3. Se procede a informar al ingeniero Arturo la programación de los pagos a realizar a los
proveedores de mercancía y a los de servicios.
4. Luego el Ingeniero indica que pagos de la programación vamos a realizar y se procede
a ingresar a banco y cargar las transferencias en la banca en línea (locales e
Internacionales)
5. Se le comunica al ingeniero por Mensaje de WhatsApp o llamada que las
transferencias están listan en la banca en línea para que sean aprobadas.
6. Después de aprobadas se descarga el comprobante de pago, se guarda en una carpeta
de pagos a proveedores y se procede a enviar un correo al proveedor indicándole que
se le realizo un pago y las facturas que se están cancelando.

Manejo de Caja Menuda:

 El monto de la caja es por B/.500.00


 Cuando se solicita el pago de un gasto se realiza la confección de un comprobante de caja
(libreta con numeración consecutiva) a favor de la persona que está solicitando el gasto; el
mismo debe estar debidamente llenado, con su sustento y firmado por la persona que
recibirá el dinero.
 El reembolso de la caja se realiza cuando se ha utilizado el 60% del fondo; se agrupan
todos los comprobantes se procede a llenar la solicitud de reembolso y luego se pasa al
Gerente de Finanzas (jefe inmediato) para la verificación y aprobación.
 Se procede a realizar el registro del compromiso y distribución de los gastos en el sistema
Macola.
 Luego de aprobada por el gerente de finanzas se hace la solicitud de pago y se sube una
transferencia para el reembolso de los fondos a nombre de la persona encargada de
manejar y custodiar.
 Se le solicita al Ingeniero Arturo la aprobación de la transferencia en banca en línea.
 Se registra en el sistema Macola el pago y se procede archivar.
 La persona encargada se apersona al banco a retirar el dinero y luego lo ingresa a la caja
fuerte donde se custodia los fondos bajo llave.

Confecciones y entrega de Cheques


 Los cheques son confeccionados según la necesidad, los mismos deben ser solicitados
mediane una solicitud de pago, la cual tiene que estar debidamente llenada y autorizada,
también deben estar con la documentación que sustente la confección del cheque (orden
de compra, cotización o factura).
 Luego de verificar lo anterior se procede a registrar en el sistema Macola la confección de
este.
 Después se ingresa a una herramienta externa que esta conectada a la impresora, se
ingresa la información del cheque y se procede a la impresión.
 Seguido de impreso el cheque el mismo es pasado al Gerente de finanzas para que lo
verifique, lo apruebe y se les entrega a los firmantes de la cuenta para que sean firmados.
 Se desprende la copia celeste y se guarda en un consecutivo de cheque.
 El cheque original con la copia amarilla es custodiado por la persona encargada de la
cuenta por pagar (bajo llave) quien lo entrega al proveedor el cual debe firmar de recibido.
 Luego la copia amarilla y el sustento son archivados en el consecutivos de pago.

Análisis y ajustes de las cuentas contables

 El análisis de la cuenta contable no es más que la verificación de que los registros estén
correctos según su naturaleza. Para analizar una cuenta se procede a ingresar al programa
Analítico en el cual se encuentra todos los movimientos de las cuentas contable de la
empresa, en el mismo se introduce el numero de la cuenta a analizar se exporta la
información a Excel y se procede con el análisis de la cuenta.
 Esta función es realizada mensualmente para asegurar que las cuentas del mayor están
con los saldos y registros correctos.
 De encontrar alguna irregularidad que requiere de reclasificación o ajuste se le comunica
al Gerente de Finanzas el cual autoriza si se procede o no con el mismo en el sistema
Macola en contabilidad general en la sección de Diario General.

Conciliaciones bancarias

 Las conciliaciones bancarias consisten en comprobar los registros de los libros contables
de la empresa con los extractos de las cuentas Bancarias para detectar posibles diferencias
y realizar las correcciones o ajustes que sean necesarios.
 Las mismas se realizan mensualmente bajando el extracto del banco y el movimiento de la
cuenta contable del analítico en Excel y se procede a verificar que todas las transacciones
que afectan las cuentas de banco estén debidamente registradas.
 Se ingresa a Macola y se procede hacer en el sistema la conciliación, luego se imprime se
le entrega al gerente de finanzas quine la debe firmar y autorizar, después se archiva con
su respectivo sustento.
Cotización y compra de útiles de oficina, cafetería, limpieza y cualquier otra compra requerida

1. Se maneja un inventario de útiles de oficina, suministros de limpieza y cafetería.


1. Los útiles de oficina son custodiados por una asistente la cual es encargada de
llegar un registro de la entra y salida de los mismos; mensualmente se realiza un
inventario de los útiles que se están escaseando y se procede a realizar cotización
con los proveedores, luego se le hacen llegar al gerente de finanzas la cotización
para la debida aprobación, después de aprobada la misma se le envía al
proveedor para que despache la mercancía.

Cuando la mercancía llega a la oficina debe ser verificada contra factura e


ingresada al cuarto donde se custodia.

2. Los suministros de cafetería y limpieza son custodiados por la señora encargada


de la limpieza la cual maneja un inventario de víveres mensuales la misma hace
llegar una lista de los productos y enseres que necesita según las necesidades de
la oficina a cuentas por pagar; luego se procede a hacer las cotizaciones con los
proveedores.
Al tener las cotizaciones las mismas se le hacen llegar al gerente de finanzas el cual
es el encargado de autorizarlas, después de autorizadas se le hace llegar al
proveedor mediante un correo la confirmación para que se proceda con el
despacho de la mercancía.

Cuando la mercancía llega a la oficina la misma debe ser verificada contra factura e
ingresada al cuarto donde se custodia.

3. Las facturas de las compras deben ser entregadas al departamento de cuentas por
pagar para que sean registradas al sistema Macola.

Realización de apertura de cuenta de planilla y seguro de vida.

 Cada vez que ingresa un colaborador nuevo se le debe entregar los formularios de la
cuenta de planilla y de seguro de vida y hospitalización.
 Luego de llenado los documentos por el colaborador los devuelve a cuentas por pagar
para enviarlos a las entidades correspondiente (por correo o mensajería) y se le da el
seguimiento hasta que el proceso sea concluido.
 En relación con la cuenta de planilla; cuando el banco confirma las aperturas de la misma
se le hace llegar al colaborador la tarjeta de banco la cual es custodiada hasta la entrega
por el Gerente de Finanzas.
Archivo de documentos.

Los archivos de documentos se realizan por fecha de menor a mayo; según su naturaleza se
manejan en Binding case o en folder.

Todos los documentos archivados deben mantener su sustento, estar ordenados y deben de
reposar en los anaqueles y cuarto de archivo correspondiente.

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