ÁREA DE

EDUCACIÓN CONTINUA
DEL POSGRADO DE LA ESCUELA
DE INFORMÁTICA
 UNIVERSIDAD NACIONAL
POSGRADO EN GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA DE
Programa deYGerencia
INFORMACIÓN COMUNICACIÓN

PROGRAMA DE EDUCACIÓN CONTINUA

de Proyectos

Módulo I: Contexto de la Administración de Proyectos y

Habilidades Blandas
Sesión 3: Comunicación
 Agenda del día

1. Comunicación Efectiva
2. Tipos de Comunicación
3. Reuniones efectivas y elaboración de reportes
Comunicación
 Comunicación
Cliente, Sponsor, Gerentes
Funcionales, Miembros del
Equipo

Otros Directores de Otros

Proyecto
El Proyecto Proyectos

Otros Interesados
 Comunicación
• Los problemas del proyecto se pueden asociar a costos, tiempo,
alcance, riesgos; sin embargo el 90% de las ocasiones son originados
por problemas de comunicación.

• Considere en cuantas ocasiones un problema se puede achacar a un

malentendido, información faltante, falta de aprobación formal, entre
otros problemas.

• El Director del Proyecto invierte la mayor parte de su tiempo

comunicando (al equipo, a los interesados, al sponsor).
 Tipos de Comunicación

Tipos de Comunicación Cuando se usan

Escrita Formal Problemas complejos, plan del proyecto, project charter,
comunicación sobre largas distancias
Verbal Formal Presentaciones, discursos
Escrita Informal E-mail, notas escritas, mensajes de texto, mensajería
instantánea (chat)
Verbal Informal Reuniones, conversaciones
 Tipos de Comunicación
Tipo de Comunicación Detalle
Comunicación Interactiva Recíproco, dos o más personas intercambian
información en múltiples direcciones.

Comunicación push La información se envía en una única

dirección. El emisor emite el mensaje a un
grupo de personas sin esperar respuesta.

Comunicación pull El emisor coloca la información en una

ubicación central, los receptores son
responsables de buscar el mensaje de dicha
ubicación.
 Tipos de Comunicación
• Métodos de Comunicación:
– Reunión
– Conversación uno a uno
– Correo electrónico
– Videoconferencia
– Memorándum
– Oficio
– SharePoint
– Wiki
 Comunicación Efectiva
Factores que Nivel de urgencia de la comunicación
afectan la
selección del
medio de Disponibilidad de la tecnología
comunicación

Facilidad de uso

Ambiente del proyecto

Sensibilidad y confidencialidad de la
información
 Comunicación Efectiva
• Elementos que bloquean la comunicación:

– Ambientes ruidosos
– Distancia entre los que se comunican
– Incorrecta codificación de los mensajes
– Realizar enunciados negativos
– Hostilidad
– Lenguaje
– Cultura
 Comunicación Efectiva
• Control de Documentos:

– El objetivo es establecer una herramienta que permita el

almacenamiento de información del proyecto, centralizada
y acordada por las partes interesadas.

– Es importante fomentar una cultura de consulta de la

información, de forma que el equipo y los interesados
aprendan a ser autosuficientes y revisar datos del
proyecto; esto reduce tiempo, aclara dudas y asegura que
todas las partes entiendan lo mismo.
 Reuniones Efectivas
Componentes Tiempo: ¿cuál es la duración de la
de una reunión?
Reunión
Alcance (Agenda): ¿cuáles son los temas a
tratar?
Participantes: ¿quiénes van a asisitr a la
reunión?
Resultados: ¿cuáles son los acuerdos o
acciones que salen de la reunión?
 Reuniones Efectivas
• Mejores Prácticas para las Reuniones:

– Prepare una Agenda

– Revise la lista de participantes
– Programe reuniones cortas
– Mantenga la puntualidad

• Finalmente: ¿Realmente hace falta reunirnos?

 Reportes Ejecutivos
• ¿Cuál es el objetivo de un reporte ejecutivo?

– Reportar avance y estado actual del trabajo

– Formato comprensible a las partes interesadas

– Debe incluir datos objetivos y acciones concretas

– El PM no debe gastar todo su tiempo generando

reportes
 Resumen Ejecutivo – Ejemplo

Project Description & Type: As per a contractual agreement, the company should run a financial background check to any resource
with access to any sort of financial information related to the customer.

Project Start: 11/may/2017 Project End: 31/set/2017 This Week Status: Green Previous Week Status: Green

Status Comments Dependencies/Risk/Issues RYG Indicators

• Currently informing the leaders of the different teams and also • We depend on the resources to complete the screening. An Delivery Confidence
to the resources in scope. escalation process has been internally defined.
Project Governance

• Screening process will start on 6/12 for a period of 2 weeks Business Change
(first round – around +200 resources in scope). Benefits Realisation Plan
Project Dependency
Project Resourcing
Scope

Achievements Suggested Next Steps

• Resources in scope defined for phase 1. • Finalize screening for phase 1 collaborators.

• Financial Background Check Process refined. • Start screening for phase 2 collaborators (remaining)

• Communication sent to the leaders and collaborators in scope. • Transition to operation.

• Deployment ready to start.

¿Preguntas?
www.progestic.una.ac.cr