DD077 – COMUNICACIÓN DEL PROYECTO

CASO PRÁCTICO

Las comunicaciones en los proyectos incluyen todos los medios de intercambio de

información entre las partes interesadas. Su relevancia viene dada porque:

• Constituyen un factor determinante para el éxito del proyecto.

• Consumen la mayor parte del tiempo del gerente de proyecto.
Las comunicaciones son los principales medios de los que dispone el gerente del proyecto
para la gestión de las expectativas de las partes involucradas, la gestión del equipo del
proyecto, y el manejo de conflictos.

IBC – IPMA Copetence Baseline Ver.3 identifica las Comunicaciones dentro de los
elementos de Competencias Técnicas.

Se refiere a las comunicaciones como el efectivo intercambio y entendimiento de

información entre partes, vital para el éxito de los proyectos que propicia el preciso y
consistente intercambio para el logro de las expectativas de forma útil, clara y oportuna.

Las comunicaciones pueden tomar varias formas: oral, escrita, gráfica, estática, dinámica,
formal, o informal, voluntaria o requerida; y puede utilizar, varios medios físicos o
electrónicos.

Las comunicaciones se dan en conversaciones, reuniones, talleres, conferencias, o a

través del intercambio de reportes, minutas de reunión o bases de datos electrónicas.

Los pasos del proceso de comunicación que sugiere ICB – IPMA Competence Baseline
Ver.3:

1. Establecer un plan de comunicación al principio del proyecto.

2. Identificar la población meta de la comunicación y su localización.

3. Determinar las necesidades de comunicación y el contexto.

4. Elegir el lugar, tiempo, duración y medios de comunicación.

5. Planificar el proceso de comunicación y preparar el material.

6. Chequear la infraestructura y enviar/trasmitir la comunicación.

7. Procurar la realimentación acerca de la efectividad de la comunicación.

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8. Evaluar y tomar las acciones apropiadas.

9. Documentar las lecciones aprendidas y aplicarlas en futuros proyectos.

La Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK Guide) del PMI
(2013) identifica tres procesos relacionados con el área de conocimientos de las
comunicaciones, como se indica en la tabla siguiente (manteniendo la codificación
original).

Grupos de procesos de la Dirección de Proyectos

Áreas de Grupo de
Grupo de Grupo de Grupo de Grupo de
conocimiento procesos de
procesos procesos de procesos de procesos
monitoreo
de inicio planificación ejecución de cierre
y control
10. Gestión de
10.1 Planificar la 10.3
las 10.2 Gestionar las
gestión de las Controlar las
comunicaciones comunicaciones.
comunicaciones. comunicaciones.
del proyecto.

• Planificar la gestión de las comunicaciones está referido al proceso de desarrollar un

enfoque y un plan para las comunicaciones que responda a las necesidades y
requerimientos de información de las partes interesadas en el proyecto.
• Gestionar las comunicaciones incluye la recopilación, distribución, almacenamiento,
recuperación y disposición final de la información del proyecto de acuerdo con el plan
de gestión de las comunicaciones.
• Controlar las comunicaciones está orientado a monitorear, hacer seguimiento y controlar
las comunicaciones para asegurar que sean satisfechas las necesidades de información
de las partes interesadas a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Las actividades de comunicación incluidas en estos procesos pueden tener varias
dimensiones, lo que se traduce en tipos de comunicación.

• Interna (dentro del proyecto) y externa (clientes, proveedores, entes reguladores, otros
proyectos, público en general…).
• Formal (actas, informes, instrucciones) e informal (correos electrónicos,
conversaciones, discusiones).
• Vertical (hacia arriba o hacia abajo en la estructura organizacional) y horizontal (entre
pares, al mismo nivel).
• Oficial y no oficial.
• Escrita y oral, verbal y no verbal.

Un ejemplo del índice de contenidos de un plan de comunicaciones puede ser el siguiente:

1. Introducción.
2. Audiencia - destinatarios.
3. Quien envía - remitente.

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4. Contenido.
5. Frecuencia.
6. Medio – canal.
7. Confirmación – retroalimentación.
8. Almacenamiento y forma de recuperación.
9. Otros.

Caso práctico a desarrollar

Cada alumno debe desarrollar el siguiente contenido:

1. Describir el alcance de un proyecto en el que participa, haya participado o

imagina que puede participar.

2. Describir el estado actual de su progreso y cualquier otro aspecto que

considere relevante.

3. Elaborar un plan de comunicación siguiendo como pauta los elementos que

incluye a continuación.

Proyecto:
Plan de comunicación
Preparado por: Nombre del alumno
A quién Qué Medio Quién Quién
Frecuencia Cuándo
destinatario contenido cómo envía prepara

Bibliografía
[1] PMI, PMBOK Guide 5ta. Ed. PMI (2013).
[2] Funiber, Las Comunicaciones y la Gestión de Partes Interesadas en los
Proyectos(2016).

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