Plan de Gestión del Proyecto

ANEXO VI – Plan de gestión de las comunicaciones

1. Alcance

Se determina la comunicación interna y externa que sean necesarias en el proyecto, para

establecer los requerimientos de comunicación durante el proyecto.

En esta sección se analiza las necesidades e informaciones y comunicación de los

interesados: quién necesita qué información, para cuando la necesita, cómo le será entregada
y por quién.

2. Requisitos de comunicaciones de los interesados

Los requisitos de comunicación, entre otros, son:

 Organigramas
 Relaciones de responsabilidades en la organización.
 Áreas profesionales involucradas.
 Logística de personas involucradas.
 Necesidades de información interna y externa.
 Información sobre los interesados.

3. Interesados

Los interesados principales son:

 Alan Pérez - Gerente Central de Finanzas - Sponsor Principal del Proyecto
 Luis Canales - Jefe de Finanzas - Líder Funcional
 Adolfo Rodríguez - Jefe de Planificación Financiera
 Víctor Alonso - Gerente de Proyecto del proveedor
 El equipo del proyecto - Recurso Humano indispensable para el proyecto.

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4. Matriz de comunicaciones

Información Finalidad Destinatario Frecuencia Medio / formato Responsable

Inicio del proyecto Informar oficialmente el Sponsor y equipo de Única vez, al inicio del Presentación Gerente de proyecto
inicio del proyecto y el proyecto proyecto
alcance.

Planificación del Proyecto Planificación detallada del Sponsor, y equipo de Una sola vez Plan del Proyecto Gerente de proyecto
Proyecto: Alcance, proyecto
Tiempo, Costo, Calidad,
RRHH, Comunicaciones,
Riesgos, y Adquisiciones.

Informe de avance del Validar la ejecución Sponsor Semanal Comunicación oral, correo Gerente del proyecto
proyecto parcial del proyecto. electrónico, etc.
Estado Actual, pronóstico
de Tiempo y Costo,
problemas y pendientes.

Reunión Informar y documentar el Personal involucrado en la Según la matriz de Reunión, acta de la misma. Convocante
avance de las tareas reunión reuniones

Solicitud de cambio Determinar el impacto del Gerente de proyecto Cuando se requiera el Comunicación oral, correo Persona que solicita el
cambio solicitado (tiempo, cambio. electrónico. Formato de cambio.
costo, alcance) Solicitud de Cambios

Informe de incidentes Informar y documentar Gerente de proyecto Cuando se detecte un Comunicación oral, correo Persona que identifique el

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incidentes durante la incidente electrónico incidente
ejecución del proyecto.

Formulación, autorización Documentar la Sponsor Final del proyecto Informe impreso Gerente de proyecto
y cierre del proyecto autorización de cierre del
proyecto o su no
aceptación

Reunión de cierre del Comunicar el cierre del Sponsor, grupo Gerencial Final del proyecto Presentación oral, Gerente de proyecto
proyecto proyecto y equipo de proyecto documento digital y físico

5. Matriz de reuniones

Reunión Participantes Objetivo Frecuencia Día Hora

Reunión Comité Gerencial - Gerente de proyecto Reportar el avance del Mensual Segundo lunes útil 10:00 am.
del Proyecto (Proveedor) proyecto y principales
hitos
- Jefe de Finanzas

- Jefe de Planificación
Financiera

Reunión de Gerentes - Gerente de proyecto Tratar asuntos macros y Mensual Primer día útil 10:00 am.
revisar indicadores
- Jefe de Finanzas

- Jefe de Planificación
Financiera

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- Gerente General de
Empresa.

Reunión de Seguimiento - Principal Sponsor Controlar el grado de Semanal Lunes 3:00 pm

de Estado del Proyecto (Gerente Central de avance del proyecto,
Finanzas). revisión de problemas
encontrados
- Gerente de Proyectos

- Gerente de Proyectos
(proveedor)

- Jefe de Finanzas

Reuniones de Gestión de Área Legal, Área Identificar los principales En la Planificación del Según cronograma
Riesgos y Control de Logística, Finanzas y riesgos y elaborar planes proyecto
Cambios Gerente de Proyectos de respuesta
(proveedor)

Reuniones extraordinarias - Equipo de Proyectos. Resolver eventualidad Cuando se requiera

- Áreas de interés

Reuniones del equipo de - Gerente de proyecto Revisión de la Semanal Viernes 9:00 am

Proyectos. documentación del
- Miembros del equipo de proyecto
proyectos.

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6. Guía para eventos de comunicación

Todas las reuniones deberán seguir las siguientes pautas:

 Se debe empezar en el horario señalado, teniendo una tolerancia de 10 minutos.
 Se debe enviar la agenda con anticipación, así como la fecha, hora y lugar de reunión a
todos los participantes.
 Se debe contar con un facilitador y un anotador (toma nota de acuerdos).
 Se debe emitir un Acta de Reunión, que debe ser enviado por correo electrónico como
máximo a los 2 días de realizada la reunión (días útiles) a todos los participantes. El plazo
de recepción de comentarios y/o observaciones es de 1 día (día útil) después de enviada
el acta.

7. Guía para correo electrónico

 Los correos electrónicos entre el Equipo de Proyecto y EMPRESA deberán ser enviados
por el Gerente de proyecto con copia al Sponsor, para establecer una sola vía formal de
Comunicación.
 Los enviados por el Cliente y recibidos por cualquier persona del Equipo de Proyecto
deberán ser copiados al Gerente de proyecto y el Sponsor (si es que éstos no han sido
considerados en el reparto), para que todas las comunicaciones con el Cliente estén en
conocimiento de los Responsables de la parte contractual.
 Los correos internos entre miembros del Equipo de Proyecto (proveedor), deberán ser
copiados a la lista de distribución que contiene las direcciones de los miembros, para que
todos estén permanentemente informados de lo que sucede en el proyecto.

8. Procedimiento para tratar polémicas

 Se captan las polémicas a través de la observación y conversación, o de alguna persona o

grupo que los exprese formalmente.

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 Se codifica la polémica y se registra en el “Log de Control de Polémicas”, detallando los

siguientes campos: Código de la polémica, descripción, involucrados, enfoque de la
solución, responsable, fecha y resultado obtenido.
 El Log de Control de Polémicas, es revisado semanalmente en la reunión “Reunión del
Equipo de Proyecto”, donde se determinaran las soluciones a aplicar, revisar las
soluciones programadas y revisar la efectividad de las soluciones ejecutadas.

9. Procedimiento para la actualización del plan de gestión de comunicaciones

El Plan de Gestión de las Comunicaciones deberá ser revisado y/o actualizado si:
 Se presenta una solicitud de cambio aprobada que impacte el Plan de Proyecto.
 Se presenta una acción correctiva que impacte los requerimientos o necesidades de
información de los interesados.
 Existen personas que ingresan o salen del proyecto.
 Se presenta cambios en las asignaciones de personas a roles del proyecto.
 Se presentan solicitudes de informes o reportes adicionales.
 Se presentan quejas, sugerencias o comentarios de requerimientos de información no
satisfechos.
 Existen evidencias de deficiencias de comunicación.

La actualización del Plan de Gestión de las Comunicaciones deberá seguir los siguientes
pasos:
 Identificación y clasificación de stakeholders.
 Determinación de requerimientos de información.
 Actualización de la Matriz de Comunicaciones del Proyecto.
 Actualización del Plan de Gestión de las Comunicaciones.
 Aprobación del Plan de Gestión de las Comunicaciones.
 Difusión del nuevo Plan de Gestión de las Comunicaciones.

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