PROCESOS ADMINISTRATIVOS

INFORME DE DIAGNOSTICO

ESTUDIANTE
CARLOS JAVIER CASTRO MORENO
ID: 753682

CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

VILLAVICENCIO, META
01 DE SEPTIEMBRE DE 2023
 INTRODUCCION

Tomando en cuenta los direccionamientos de la tutora y el aula virtual de la

materia se realiza un informe preliminar de diagnóstico. En primera instancia
escogemos una empresa con la cual realizaremos un breve reconocimiento
identificando que tipo de empresa es, cual es su perspectiva frente al mercado
y cuales son sus principios plasmados en su misión y visión. Teniendo un
reconocimiento de lo anteriormente mencionado procederemos a identificar
sus fortalezas y debilidades, servicios prestados, puntos a mejorar y factores
que pueden mejorar el índice de éxito mediante la corrección y
direccionamiento de un plan de acción con su respectivo presupuesto para
llevarlo a cabo.
 CARACTERIZACION DE LA EMPRESA SERVILLANTAS
VILLAVICENCIO

Servillantas Villavicencio LTDA se encuentra ubicado en Avenida 40 No.

37A-33, siendo esta su única sede. Esta empresa se caracteriza por su
desarrollo y crecimiento económico, social y cultural, generando y
potencializando la tecnología, experiencia, calidad, eficiencia y bienestar a
todos lo que hacen parte de esta empresa. Servillantas se fundamenta en la
unidad entre sus empleados, clientes y grupos de interés, se enfatizan en
cualificación de nuevas tecnologías para ofrecer el mejor servicio y calidad de
sus productos.

Los servicios prestados por esta empresa hacen más de 40 años en la región
Orinoquia, se enmarcan en el sector automotriz; enfatizando la
comercialización de llantas. Entre los servicios se encuentran: alineación de
dirección, alineación de luces, balanceo, revisión de frenos, cambio de
pastillas y frenos, cambio de aceite, lubricación de rodamientos, rotación de
llantas, montaje de llantas, sincronización, revisión de suspensión, inflado con
nitrógeno, lavado, polichado, despinche. También encontramos que
Servillantas cuenta con sus productos agrícolas (Servillantas, 2016).

El grupo de trabajo de la empresa cuenta con 25 empleados, quienes están

divididos en distintas áreas de la empresa, tales como “patios”, contabilidad,
administrativa, y gerencia. la comunicación en la empresa es de forma lineal,
es decir que todos los empleados tienen comunicación directa con la gerencia.

MISION

En Servillantas Villavicencio LTDA buscamos aportar al desarrollo de la

región de la Orinoquía Colombiana y del país, por medio de la
implementación de la más alta tecnología y el apoyo de un capital humano
altamente calificado y capacitado. Fundando nuestra operación en los
estándares más altos de ética y valores, logramos entregar a nuestros clientes y
grupos de interés productos y servicios de gran valor agregado y de alta
calidad.

VISION

Seremos, en el año 2025, la empresa líder en el mercado de comercialización

de llantas y servicios automotrices en la Orinoquía Colombiana.
Optimizaremos nuestros índices financieros por medio de alianzas estratégicas
con distribuidores asociados y nos convertiremos en un punto de referencia y
ejemplo a seguir de las compañías que operan en la región.
 ESTRUCTURA DE MANDO

DIRECTO -ALINEADOR
COMERCIAL - CREDITO Y -MECANICO
CARTERA
GERENTE -ENCARGADO DE
CONTADOR - FACTURACION
GENERAL LAVADO
- JEFE DE PATIO
DIRECTOR DE - JEFE DE -CAMBIO DE
PUBLICIDAD Y BODEGA ACEITE Y FILTROS
MARKETING
-

GERENTE GENERAL
Supervisar la operativa diaria.
Diseñar la estrategia y fijar objetivos para el crecimiento.
Mantener presupuestos y optimizar gastos.
Establecer políticas y procesos.
Asegurarse de que los empleados trabajen de forma productiva y se
desarrollen profesionalmente.
Supervisar la contratación y formación de nuevos empleados
Evaluar y mejorar las operaciones y el desempeño financiero
Dirigir el proceso de asesoramiento de los empleados
Preparar informes periódicos para la alta dirección
Garantizar que el personal cumpla las normativas de salud y seguridad
Proporcionar soluciones a problemas

DIRECTOR COMERCIAL
Definir la estrategia comercial de la empresa en colaboración con la gerente
general.
dirigir el equipo encargado de la labor comercial.
colaborar con el área de marketing.
establecer y vigilar objetivos de venta, así como la ejecución por parte de los
colaboradores.
seguimiento a los clientes principales con históricos de compra de la empresa.
gestión de todos los presupuestos comerciales.

DIRECTORA DE PUBLICIDAD Y MARKETING

Realiza las investigaciones pertinentes.
Crea estrategias de marketing.
Fomenta el reconocimiento de marca.
Da seguimiento a las campañas.
Incorpora nuevas herramientas digitales.

FACTURACION
Encargado de realizar cobro de facturas a contado
Realización de facturas por servicios
Liquidación y cierre de ventas diarios de servicios de mecánica, alineación.
Lavado y/o cambio de aceite
Fidelización de clientes por medio de descuentos por clientes frecuentes

CREDITO Y CARTERA
Evaluar la solvencia de los clientes. Decidir si se concede o no créditos de
ventas. Supervisar el progreso de los pagos. Realizar seguimiento a los
impagos y levantar un proceso de avisos y recordatorios

JEFE DE PATIO
Asignar, planificar y gestionar la producción diaria de trabajo de acuerdo con
los vehículos que ingresen a la empresa.
Control diario de vehículos que se encuentren en el taller.

JEFE DE BODEGA
Dirigir y controlar las actividades de recepción, despacho, registro y control
de los pedidos recibidos.
Garantizar el abasto suficiente de libros y útiles, así como el adecuado manejo
y custodia de las existencias.
Supervisar la entrada y salida de materiales y equipos del almacén.
Dirección de colaboradores:
-ALINEADOR
-MECANICO
-ENCARGADO DE LAVADO DE AUTOS
-ENCARGADO DE CAMBIO DE ACEITE Y FILTROS

VENTAJAS
- Para iniciar es una organización en la cual se basa compromiso por
parte de sus fundadores y cercanía con todos sus colaboradores, la toma
de decisiones se vuelve simple, estabilidad de los miembros importantes
es estable y duradera, la filosofía empresarial se mantiene debido a que
la implantan los mandos directos. La flexibilidad para cubrir las demás
áreas se vuelve un factor determinante cuando estas lo requieren.

LIMITACIONES
- Las decisiones y las ordenes pueden venir de cualquier miembro de la
familiar, y esto impide que las áreas puedan interactuar con total
libertad, cualquier miembro de la familia se puede ver envuelto en
problemas con miembro lo que genera conflictos de interés e interviene
con el desarrollo de la empresa en sus actividades. El estar ahí por ser
familia o simplemente accionistas, no ayuda en el desarrollo total de un
cargo en cual debería estar una persona con las capacidades y estudio
para dirigir el área. La caja menor y/o ganancias o activos de la empresa
se ven involucrados ya que se autofinancian y esto hace que las finanzas
de la empresa se vean afectadas. Los organigramas se ven afectados
cuando un miembro no quiere realizar sus funciones y sobrecarga a las
personas que le rodena para realizar entregas de trabajos, informes y/o
análisis.

CAMBIOS A CONSIDERACION
 - Contratación de la persona que esta desempeñando dos cargos en la
empresa, principalmente por la saturación del personal humano y
también debido a que no se desarrolla plenamente la funciones de
ninguno de los dos cargos mencionados.
- Realiza una reestructuración organizacional a los miembros de la
familia, que dentro de la organización solo quede el gerente general, y
los puestos de directores sean ocupados por personas altamente
calificadas, y que así la empresa pueda innovar en procesos y realizar
aportes valiosos para el desarrollo total de las funciones.
- Se le deben delegar funciones claras y concisas a los directores
comerciales y de publicidad y marketing, para que estos no entorpezcan
la labor de los empleados, y estos tengan claro quien es el jefe directo.
- Cambio de contador y/o ajuste de la política del uso de la caja menor,
para que la autofinanciación por parte de los miembros de la familia no
siga afectando los ingresos y ganancias que obtiene la empresa,
deberían acabar con estos métodos poco prácticos y empezar a dejar los
rendimientos a uso de una persona neutral, que pueda direccionarlos de
una manera eficiente para conveniencia de la empresa.

Justificando los aportes realizados con anterioridad cabe mencionar que

la empresa posee enormes fortalezas, pero la debilidad de esta radica en
que es una empresa cerrada al ámbito familiar, por ende, no permite el
pleno desarrollo al cual su fundador le aposto cuando creo servillantas.
La continuidad generacional ha traído problemas con esto, ya que no
poseen el mismo espíritu de su antecesor y tienden a confundir las
funciones de la familia con las de la organización. En este sentido
planteamos una serie de cambios recomendados a la gerencia para que
estos puedan adaptarse a la política institucional de la empresa y pueda
garantizar un claro avance en las dificultades que se están presentando en
el orden jerárquico de la empresa.
Adicionalmente buscamos que los procesos, recursos humanos,
administrativos y financieros de la empresa, contribuyan y dinamicen la
sostenibilidad de la empresa.

Aportes productivos: Como primera medida agilizar y hacer que los cargos
que necesitan de un colaborador por área ayuden a implementar mejores
mecanismos de acción y de total disponibilidad del área de patio y bodega,
que estas contrataciones ayuden a no hacer reprocesos sino que agilicen las
labores diarias y optimicen el recurso humano por cargo.

Aportes comerciales: La reestructuración a familiares de la empresa, daría

nuevos aires a los reprocesos y los inconvenientes que se vienen presentando a
la hora de no tener un líder asignado, traerán consigo mejores resultados
productivos ya que son personas altamente calificadas que buscaran innovar
los directorios de la empresa que son fundamentales para que esta se mantenga
en el mercado y empiecen a producir las utilidades demandadas en sus
obligaciones contractuales.

Aportes financieros: Como se mencionó anteriormente la reestructuración

corregiría ciertas falencias que se están presentando dentro de la organización,
beneficiaria los aportes de personas nuevas en los directorios con la captación
de ganancias que no perciben las personas que se encuentran actualmente el
cargo y reduciría el gasto y/o el hueco financiero que se viene percibiendo por
la autofinanciación de miembros de la familia, es decir se corregirían malas
practicas al uso de los recursos de la empresa.
ANALISIS DOFA

FORTALEZAS

Empresa líder con más de 40 años en el mercado, considerada una de las

mejores de la región con personal calificado para realizar mantenimientos de
cualquier tipo a cualquier vehículo automotor, impulsor de una marca
reconocida mundialmente (GOODYEAR) y cuenta con un cedi especializado
y con los instrumentos necesario para brindar un servicio de calidad.

OPORTUNIDAD

Servillantas es una empresa que se concentra en captar clientes que están

dispuestos a pagar un monto alto por los servicios que presta, pero debido a
esto no logra tener un mayor alcance de personas que es en donde se encuentra
el mercado mayoritario, esas personas que no pueden pagar servicios de alto
costo, pero que si pueden obtener un servicio al alcance de todo bolsillo que
cuento con un vehículo automotor. Con una innovación en precios y un
programa que les ayude alcanzar cualquier tipo de público podría llegar a
tener una captación masiva de clientes.

DEBILIDADES

 Empresa con carencia de programas que abarquen un mayor mercado

dedicado a personas que cuenten con vehículo (carro)
 Algunos de los empleados cuentan con conocimientos empíricos.
 Alta rotación de personal, lo que hace incurrir a la empresa en gastos
innecesarios.
 Los ingresos de la empresa se destinan a fines externos de la empresa,
lo que no permite tener un flujo constante de caja y atrasa pagos con
empleados y distribuidores.
 No cuentas con buenas alternativas publicitarias, lo que hace que la
empresa no sea visual para todas las personas que requieran de estos
servicios.
 Su sistema de crédito y cartera no cuenta con una persona altamente
capacitada en la materia, lo que permite que la empresa no obtenga
pagos oportunos de los créditos que proporciona a sus clientes.
 El ambiente laboral vive en constante tensión debido a que es una
empresa familiar y esto conlleva a que cualquier miembro de la familia
 pueda permitir o concebir alguna situación sin previos consentimientos
de los riesgos.

AMENAZAS

 El constante movimiento de dinero de la empresa que se invierte para

actividades externas siempre tendrá como consecuencia un faltante de
dinero, que con el tiempo podría contraer consigo un hueco financiero.

 Que la empresa no cuente con una jerarquía administrativa que respete

la funciones y/o los cargos, no trae consigo una claridad en las áreas de
trabajo lo que puede conllevar a desavenencias debido a que los
integrantes de la familia tienen puestos jerárquicos, y estos son socios
de la empresa

 El sistema de crédito que manejan, es anticuado, no hacen procesos de

referenciación, de estudio y/o de consulta lo que no da claridad de a que
tipo de persona se le esta otorgando un servicio, y puede conllevar a
perdidas de dinero, inventario y tiempo.
PLAN DE ACCION

Como primera medida es claro tener presente que el manejar una empresa de
manera empírica ha traído consigo puntos a favor y en contra, una empresa
tradicionalista debe tener miras hacia el futuro e implementar las siguientes
acciones:

 Definición de un orden jerárquico el cual sea independiente a la hora de

tomar decisiones, y que no traiga consigo discordias entre los miembros
de la familia, de preferencia debe ser una persona ajena a las relaciones
antes mencionadas que pueda traer parcialidad y puntos de vista que
ayuden a la empresa a avanzar en todos los procesos que se encuentran
anticuados y obsoletos.
 Contratar una asesoría contable efectiva y correcta, que les permita ver
los errores que están cometiendo a la hora de desviar dinero de la
empresa para actividades, externas. Se deben aplicar cambios sobre el
manejo de las finanzas y las ganancias de la empresa.
 Innovar el catalogo de servicios y a quien va dirigido para una correcta
captación de clientes, que se convierta en una empresa que no solo se
dedica solo a prestar servicios de alto costo, sino que sea incluyente con
 el resto de la población lo cual trae consigo un alto flujo de clientes y
nuevos ingresos para la empresa, que le permitan avanzar hacia su
objetivo deseado que es convertirse en la empresa más fuerte de la
región en la prestación de servicios automovilísticos.
 Crear un sistema de crédito que de seguridad a la empresa, que permita
verificar la información de las personas a la cuales se les otorga la
confianza de adquirir servicios a crédito, es blindar la intereses de la
empresa por medio de un método efectivo y seguro.
 PRESUPUESTO

Mediante el siguiente planteamiento y análisis realizado en el plan de acción

presentaremos los diferentes recursos económicos, personal capacitado,
publicidad y asesorías requeridas que van a permitir que nuestra empresa
genere un cambio positivo y genere impacto en un tiempo determinado de 5
meses.

El presupuesto solicitado a la gerencia será por un valor de $52.000.000 de

pesos, el cual tendrá como objetivo los siguientes conceptos:

 Contratación: 6 nuevos colaboradores.

 Salario: Sueldo colaboradores de los 5 siguientes meses.
 Capacitaciones: 24 capacitaciones realizadas cada dos meses.
 Publicidad: Campaña a cabo de una entidad publicitaria realizada cada
dos meses.
 Asesoría: 2 capacitaciones administrativas y 2 contables realizada cada
dos meses.

concepto # mesual valor septiembre octubre noviembre diciembre enero total

contratacion 6 1.944.096 $ 11.664.576,00 $ 11.664.576,00
salarios 6 1.207.200 $ 7.243.200,00 $ 7.243.200 $ 7.243.200 $ 7.243.200 $ 7.243.200 $ 36.216.000,00
capacitaciones 12 18.000 $ 216.000,00 $ 216.000 $ 216.000 $ 648.000,00
campaña publicitaria 1 350.000 $ 350.000,00 $ 350.000 $ 350.000 $ 1.050.000,00
asesoria 2 200.000 $ 400.000,00 $ 400.000 $ 400.000 $ 1.200.000,00
$ 50.778.576,00
 FUENTES BIBLIGRAFICAS

 https://asana.com/es/resources/swot-analysis

 SERVILLANTA VILLAVICENCIO (REGISTRO DOCUMENTAL AÑO 2016)

 https://www3.paho.org/hq/index.php?

option=com_content&view=article&id=10442:2015-sintesis-de-pasos-a-realizar-en-la-

etapa-de-diagnostico&Itemid=0&lang=es#gsc.tab=0