Universidad Abierta y a Distancia de México

Semestre: 5to.

Materia: Auditoria administrativa GAP- GAAD-2301-B1-002

Gestión y Administración de PyMES

Actividad1: Diagnostico preliminar

Carlos Tadeo Guzmán

Matricula: ES162009897

Docente: Miguel Ángel Sánchez Ochoa

23 de febrero de 2023
Descripción general de la empresa

Grupo Abarroter Scorpión: Es una de las empresas líderes del ramo abarrotero, con más
de 30 años de experiencia en el canal de Mayoreo. Enfocados en la venta de bienes de
consumo a través de mayoreo, medio mayoreo y autoservicio, con una presencia solida
dentro del mercado mexicano.
Lo anterior se traduce en la consolidación de 46 sucursales en sus diferentes formatos
distribuidas en la zona metropolitana de la ciudad de México, Guanajuato, Puebla,
Querétaro y Morelos. Cubriendo las necesidades de la cadena de suministro, desde
mayoristas, medio mayoristas, detallistas y consumidor final.
Una vez considerado lo anterior se realizara un diagnostico preliminar a esta mediana
empresa con relación a su proceso administrativo distinguiendo fases y etapas.

ABARROTERA ESCORPION

Localidad: Ecatepec de Morelos, Estado de México

Sector: Ventas mayoreo y menudeo

Giro: Comercial

Ubicación: Vía Morelos, Av. Vía Morelos no. 300

Tulpetlac, 55400
Teléfono 5524590982
Ecatepec Edo. De México
 No. Empleados: 25

Diagnostico preliminar

Naturaleza de estudio
Grupo Abarrotero Scorpión
Alcance
Analizar todas y cada una de las áreas de proceso de la empresa en su totalidad

Objetivos
a. Brindar a la empresa los elementos y recomendaciones necesarios para mejorar su
funcionamiento.
b. Implementar el plan de trabajo incluyendo guías y programas de acción que
permitan al personal y la empresa mejorar su desempeño.
c. Fomentar y conocer las necesidades de los clientes para su satisfacion total.

Planeacion
La direccion, el personal administrativo y operacional conocen la estructura de la empresa,
su conformacion, sus capacidades y competencias, asi como las areas de carencia,
devilidades, sus objetivos, cada uno de ellos utiliza estos concocimientos como
herramientas para el desarrollo de la planeacion que tiene como base una estrategia ya
definida.
Mision

Esta se encuentra por escrito en el acceso al area administrativa asi como en su sitio web y
acta constitutiva, la mision es desarrollada en base a los servicios ofrecidos por la empresa
y los beneficios que brinda, considerando que los empleados tienen presente la mision
estos se identifican con ella.
Vision

De la misma manera como se encuentra la mision de manera visible formalizada y bien

definida; la amayoria de los empleados no se seinten identificados por ella debido a que no
la leen en su totalidad, de esta manera hay desconocimiento de la misma.

Inicio sus operaciones el 15 de septiembre de 1988 donde solo comercializaba huevo.

En 1992 comienza a comercializar abarrotes y en 1933 comienza sus operaciones “centro
de abarrotes Scorpion” en la central de abastos Ecatepec.
En 1996 comienza sus operaciones el grupo comercial jaguar.

Misión:
 Ser el mejor en los procesos de compra, distribución y venta de bienes y servicios de
consumo frecuente, buscando siempre la creación de valor al cliente.

Visión:

Ser el grupo comercial más rentable, reconocido por nuestros clientes , colaboradores y
proveedores en constante crecimiento e innovación.

Valores:

- HONESTIDAD: nos expresamos y actuamos con coherencia y sinceridad, con respeto

total a la verdad.
- INTEGRIDAD: garantizamos la satisfacción de nuestros clientes haciendo lo correcto
y asumiendo la responsabilidad de nuestros actos.
- RESPETO: reconocemos y apreciamos nuestro valor como personas, así como de los
demás y nuestro entorno.
- CONFIANZA: somos transparentes en nuestro actuar y nuestras relaciones, lo que
nos permite avanzar y crecer junto a nuestros clientes y proveedores.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:

Por la cantidad de pedidos que manejan y el tamaño de las bodegas de la empresa

Scorpion, era muy dificil el estar recolectando los pedidos de una manera agilizada, habia
margen de error, las recolecciones eran tardadas y si los trabajadores se esforzaban en
realizar mas pedidos de los que manejaban normalmente al dia, siempre terminaban
equivocandose en algo, es por eso que la empresa invirtio en la estrategia de Vocollect.

Organigrama:
DIVISION Y DISTRIBUCION DEFUNCIONES

El personal conoce sus avtividades y responsabilidades, ya que las funciones estan bien
definidas en el manual de organización de la empresa.
La distribucion de funciones de la empresa se distribuye por puesto o cargo donde se lleva
un mejor control, cuentan con un gefe que se reportara al gerente general.
Gerente general: darle fuerza al trabajo de manos libres a las empresas que dependen de
los empleados moviles.
Llevar acabo la tecnologia para resolver los problemas del negocio para lograr una empresa
eficiente y eficaz.

Ayudantes generales: atencion al cliente, surtido, acomodo, descarga y conteo de

mercancia.

Cajeros: atencion al cliente, cobro y escaneo de mercancia.

Operadores: tener la disposicion de apertura al cambio y capacitarse para contribuir en los

objetivos planteados por la empresa.

RECURSOS HUMANOS

La rotacion en los puestos es minima, ya que el persinal se siente satisfecho con el

trabajo que realizan, el ambiente laboral es bueno, asi como el salario recibido.

En el area de contabiidad elimino en su totalidad la captura en las operaciones que se

producen en sucursales y oficinas, por lo cual se tiene contemplado modificar
actividades del personal hacia funciones de supervicion, control y generacion de
informacion para estadisticas e impuestos.

En materia en finanzas las areas de cuentas por cobrar y cuentas por pagar se vieron
beneficiadas de manera importante al automatizar por completo sus procesos para
muchos de los cuales genera propuestas de cobro y pago, estadisticas y otras
herramientas con las que scorpion no contaba anteriormente.
TOMA DE DESICIONES:

EXISTE UNA CENTRALIZACION DE TOMA DE DESICIONES. LA TOMA de desiciones

esta basada en la experiencia, redefiniendo y evitando los errores ya cometidos,
luego las interconectan y crean un estado futuro deseable para la empresa.

Despues de un mes de implementacion estos fueron los resultados obtenidos:

La productividad aumento en un 27%, de 200 cajas por hombre, aumento a 286 cajas.
99.4% de exactitud, disminucion en el margen de error, de un 2.5% a un 0.6%.
Mayor eficiencia dentro de la distribucion.

MOTIVACION

Se otorgan algunos incentivos economicos y tambien verbales, como

reconocimientos a los mejores empleados, pero no existe un sistema que apoye osto
y se realiza de manera informal.
LIDERAZGO

El personal de esta abarrotera reconoce y respetan el estilo directivo de manera

optima, aunque no hay una verdaderan funcion de liderazgo, pues solo existe la
funcion gerencial, y su autoridad esta dada por el puesto que ocupa.

La cabeza principal es el gerente general, es quien tiene mayor autonomia para tomar
desiciones importantes para la empresa.

COMUNICACIÓN

Con base al tipo de autoridad de la empresa que es formal el medio que se utiliza es
el escrito:

- Memorándum ( a nivel interno). Informes escritos, reportes diarios.

- Correo electrónico: con el personal, con proveedores
- Reuniones personales

CONCLUSION

La empresa al implementar el dispositivo Vocollect, obtuvo muchas mejorias, las cuales se

fueron visualizando en el tiempo que tardaban los empleados para recolectar, en la
eficiencia con la que trabajaban los empleados asi como en la exactitud y rapidez con la que
recolectaban los pedidos y los distribuian.

La empresa con la estrategia implementada, logro mas del 20% de la productividad, lo cual
es un logro muy notorio y bueno para la empresa porque de esta manera manejan mas
rapido los pedidos y por ser una de las principales empresas abarroteras del pais, la hace
mas competitiva dentro de su ambito asi como con el paso del tiempo se ve la diferencia de
la implementacion de la estrategia ( menos tiempo muerto, mas productividad y eficiencia,
entre otros ).

La administracion exige una verdadera estructura de trabajo, su importancia radica en

aplicar adecuadamente sus fases: la planeacion, la organización, diraccion y control, asi
como sus etapas, principios y tecnicas para que la organización logre los objetivos
propuestos, el crecimiento y desarrollo deseado para mantenerse en el mercado y alcanzar
la competividad.
Uno de los factores fundamentales para llevar acabo el proceso administrativo, es sin duda
la nueva comunicación dentro de la empresa ya que si se siguen sus etapas, principios y
tecnicas contribuira a la correcta toma de desiciones.

Retomando el diagnostico preliminar de la empresa “ abarrotera scorpion “ se puede notar

que al distinguir las fases del proceso administrativo y su aplicación en la misma, a traves
de los principios y tecnicas propias de cada uno de los elementos que lo componen, se
influye de manera contundente en la correcta toma de desiciones, por lo que al incorporar al
ambito laboral se tiene que identificar cual es el estado que guarda las areas funcionales de
la empresa, respecto a la aplicación del proceso administrativo y el impacto que tiene en las
desiciones y proponer en su momento, medidas de control para eliminar o disminuir las
desviaciones.

GAAD U2 A1 JEPR - TRABAJO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA UNADM - Lic. en

Gestión y Administración de - Studocu