PREVENCIÓN INTEGRAL EN EL MANEJO DE SUSTANCIAS

CATALOGADAS SUJETAS A FISCALIZACIÓN

GUÍA DIDÁCTICA UNIDAD 6

MANIPULACION, ALMACENAMIENTO Y TRANSPORTE SEGURO

DE SUSTANCIAS CATALOGADAS SUJETAS A FISCALIZACION

TEMA 2

Documentos generados durante el uso, manipulación

ytransporte de las sustancias catalogadas sujetas a
fiscalización

Ecuador, Noviembre 2022

PRESENTACIÓN DEL TEMA

En este tema se analizará la documentación generada para las actividades más

representativas que se realizan con sustancias catalogadas sujetas a fiscalización.
Las actividades que se tomarán en cuenta para el análisis de la documentación
son: importación, comercialización, uso, prestación de servicios industriales y
transporte.

El Ecuador es importador de sustancias catalogadas sujetas a fiscalización,

actividad para la que las personas naturales y jurídicas, ecuatorianas o extranjeras
radicadas en nuestro país, deben contar con el registro de importador emitido por
el Servicio Nacional de Aduanas del Ecuador, mediante el sistema Ecuapass, y
encontrarse calificadas en el Ministerio de Gobierno como importadores.

Para la comercialización y distribución de sustancias catalogadas sujetas a

fiscalización, se generan varios documentos, uno de ellos es la orden de
compraque recibe el proveedor para el despacho de dichas sustancias. Con el
despachode la sustancia, el proveedor emite la factura, la guía de remisión y la
guía de transporte, esta última en caso de que la sustancia sea trasladada fuera
del perímetro cantonal.

En cuanto al uso de sustancias catalogadas, el punto de partida para utilizar

sustancias catalogadas sujetas a fiscalización es la orden de compra en la que
consta la cantidad, tipo de sustancia y el tiempo de entrega.

La utilización de las sustancias catalogadas sujetas a fiscalización se realiza conla

orden de producción, orden de trabajo u orden de servicio.

Objetivo del Tema

Conocer los documentos que se generan durante el uso, manipulación y

transporte de las sustancias catalogadas sujetas a fiscalización.

Objetivo específico

Analizar los documentos que se generan durante el uso, manipulación y transporte

de las sustancias catalogadas sujetas a fiscalización.

Bibliografía

https://www.lifeder.com/requisicion- compra/ https://debitoor.es/glosario/orden-

de-compra
https://www.gestiopolis.com/que-es-una-orden-de-compra/
https://www.noegashop.com/es/blog/66_recepcion-y-registro-de-mercancias- en-

Página 1 de 9
almacenhttp://e-
ducativa.catedu.es/44700165/aula/archivos/repositorio/1000/1142/html/5_pr
omoci n.html
https://rua.ua.es/dspace/bitstream/10045/19048/1/T ema_5-
Proceso_de_comercializacion.pdf

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DESARROLLO DEL TEMA

En los procesos en los que una empresa utiliza, manipula y transporta sustancias
catalogadas sujetas a fiscalización, se generan algunos documentos cuyo objetivo
es realizar la trazabilidad de la sustancia y el control de inventarios.

En este tema se analizará la documentación generada durante la importación,

comercialización, uso, prestación de servicios y transporte.

6.2.1 Importación

Las personas naturales y jurídicas calificadas para la importación y exportación de

sustancias catalogadas sujetas a fiscalización deben contar previamente conel
Registro de importador emitido por el Servicio de Aduana del Ecuador. Para
realizar el proceso de importación de sustancias catalogadas sujetas a
fiscalización, se genera la siguiente documentación:

Orden de compra / nota de pedido

La orden de compra o nota de pedido es el documento en el que el

comprador/importador solicita la sustancia. En él se detalla la cantidad a comprar,
el tipo de sustancia, el precio, las condiciones de pago y otros datos importantes
para la operación comercial.

Factura proforma/cotización

Documento donde se establece el precio de la sustancia, misma que tiene vigencia

según lo determine el oferente.

Póliza de seguro de importación

La póliza de transporte cubre los riesgos a los cuales la sustancia está expuestaen
el curso del viaje, asegurando la cobertura mientras algún riesgo no esté
expresamente excluido en dicho documento

Documentos previos de importación

Los documentos de control previo son los registros, permisos, autorizaciones,

notificaciones obligatorias y certificados que deben cumplir las sustancias para su
posterior ingreso a territorio ecuatoriano.

Solicitud previa de importación

Documento requerido para el procedimiento administrativo aduanero, requisito

obligatorio emitido por el órgano administrativo pertinente, como condición previa

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para efectuar la importación de una sustancia.

Nota de pago por solicitud previa de importación

Documento donde consta el valor de la tasa por el servicio de autorización de

importación de sustancias catalogadas sujetas a fiscalización para presentar la
declaración de importación ante la autoridad aduanera.

Lista de empaque / packing list

La lista de empaque es un documento que permite al exportador, al transportista,

a la compañía de seguros, a la Aduana y al comprador, identificar las mercancías y
saber qué contiene cada bulto o caja; por ello debe realizar una lista de empaque
metódica, que coincida con la factura; en este documento se detalla toda la
información de la sustancia, como su peso bruto, neto y cubicación.

Manifiesto de carga

Es el documento que ampara el transporte de sustancias ante las distintas

autoridades, cuando éstas se movilizan en vehículos de servicio público, mediante
contratación a través de empresas de transporte de carga legalmente constituidas
y debidamente habilitadas por el Ministerio de Transporte.

Póliza de seguro de importación

La póliza de transporte cubre los riesgos a los cuales la sustancia está expuesta en
el curso del viaje, asegurando mientras los mismos no estén expresamente
excluidos, en dichos documentos se determina la cobertura.

Declaración aduanera de importación

La Declaración Aduanera de Importación (DAI) es un formulario en el que se

registra información general relativa a la sustancia que está siendo objeto de
importación. Para una importación se debe realizar la respectiva declaración y
procedimiento a través de un agente de aduana, además cierta información de la
DAI como pesos, puerto de destino y origen, flete y entre otros se los tomará del
documento de transporte, el mismo que ha sido generado, registrado y validado
en el referido sistema informático, lo que permite al SENAE (previo a aceptar una
declaración aduanera), realizar procesos de validación y verificaciónde todo el
contenido enviado.

6.2.2 Comercialización

La separación geográfica entre compradores y vendedores hace necesaria la

distribución (transporte y comercialización) de sustancias desde el lugar de
producción hasta el lugar de utilización o consumo.

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 Bajo este punto de vista, la necesidad de adquirir y proveer sustancias entre
losdos tipos de empresas, da origen a una relación comercial garantizada por la
documentación respectiva.

La comercialización de sustancias catalogadas puede incluir el servicio de

transporte, desde el establecimiento comercial hasta un nuevo distribuidor o hasta
las empresas consumidoras.

Los documentos que se utilizan en las transacciones mercantiles de compra y

venta son tan variados, como las operaciones que se realizan. La documentación
más habitual para la comercialización de sustancias catalogadas es:

Orden de compra

Es el documento que se utiliza para solicitar las sustancias confirmadas por el

proveedor en la nota de pedido o solicitud de compra. Es el documento que lo
genera el cliente.

Este documento formal debe ser claro y específico en lo que se solicita. Se

extiende este tipo de documento por duplicado o triplicado, según lo estime la
empresa; el original se envía al proveedor y la copia queda para el usuario que
solicita las sustancias catalogadas.

Análisis de la situación de crédito

Asegura que la venta está dentro de los límites de crédito fijados para su
aceptación. Para el control de la situación crediticia debe tomarse en cuenta
lassiguientes consideraciones: Verificar si existen atrasos en el cobro de las
ventasanteriores

- Verificar si el límite de crédito no se pasa al sumar: pedidos anteriores aprobados y

aún no enviados, pedidos entregados y no facturados, valoración del pedido en
trámite

Factura de venta

Documento tributario que los proveedores envían a su cliente, con el detalle de las
sustancias vendidas, precio unitario, total del valor a cancelar por la venta,
impuesto al valor agregado (IVA); y si corresponde, el plazo y forma de pago del
precio. Las facturas sólo se emitirán a favor del cliente que posea número de RUC
o RISE.

Guía de remisión

Documento que sustenta el traslado de las sustancias catalogadas dentro de

nuestro país, de esta forma hay constancia de que es un traslado legal.

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La emisión de guías de remisión debe realizarla el remitente de la mercadería
dentro del territorio nacional, sea que el traslado se realice por medios propios o
con la participación de terceros contratados para el efecto.

Guía de transporte del Ministerio de Gobierno

El proveedor debe solicitar la guía de transporte cuando el traslado de las

sustancias catalogadas se realice fuera del perímetro cantonal.

Nota de débito

Documento que deben emitir los proveedores y prestadores de servicios a favor

del cliente por aumentos en un valor determinado por concepto de intereses,
fletes, moras, devoluciones.

La nota de débito se emite cuando se han hecho gastos que debe pagar el cliente.
También se emplea para rectificar algún error cometido en una factura, cuyo
importe, como consecuencia de ese error, resulta inferior al verdadero.

Nota de crédito

Documento que deben emitir los proveedores y prestadores de servicios, por

descuentos o bonificaciones otorgados con posterioridad a la facturación a sus
compradores o beneficiarios de servicios, a la que no se le ha considerado
oportunamente ciertos descuentos o que por pronto pago se deba conceder un
determinado descuento, así como también por las devoluciones de sustancias o
los contratos que se dejaron sin efecto. Es decir, documentar un crédito a favorde
un cliente.

6.2.3 Uso

La necesidad de compra de una sustancia se origina en el presupuesto anual de

producción por lo que las empresas realizan programaciones de compra anuales
y/o también porque el jefe de bodega requiere una mayor cantidad de producto
debido a un mayor consumo o por cambio en formulaciones o dosificaciones. Asíse
origina el documento:

Solicitud de compra

Es el documento interno generado por el departamento de producción o por el

personal de bodega para notificar al departamento de compras las sustancias que
se necesitan, la cantidad y el tiempo de entrega. El área que realiza los pedidos a
los proveedores externos es el departamento de compras.

Las solicitudes de compra pueden crearse para los siguientes tipos de

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 aprovisionamiento:

- Para obtener suministros y materiales de los proveedores, tanto para losprocesos

productivos como artículos consumibles de oficina y otros activos.
- Para suministrarle materia prima a un proveedor, y luego obtener unproducto
terminado.
- Para la obtención de materiales desde otro departamento o área que seencuentra
dentro de la misma organización.
- Para obtener los servicios de un proveedor externo, tal como realizar laboresde
mantenimiento de la planta.

Una vez aprobada la solicitud de compra se crea el siguiente documento:

Orden de compra

Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por

determinadassustancias a un precio convenido. La solicitud también especifica los
términos de pago y de entrega. La orden de compra es una autorización al
proveedor para entregar las sustancias y presentar una factura. Si el proveedor
acepta la orden de compra se asume como un contrato de compra vinculante.

Todas las sustancias compradas por una compañía deben acompañarse de las
órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control
sobre su uso.

Generalmente una orden de compra contiene: nombre impreso y dirección de la

compañía que hace el pedido, número de orden de compra, nombre y dirección
del proveedor, fecha del pedido y fecha de entrega requerida, términos de entrega
y de pago, descripción y cantidad de sustancias solicitadas, unidad de medida,
precio unitario y total, costo de envío, de manejo, de seguro yrelacionados, firma
autorizada

El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de

contabilidad y otra copia para el departamento de compras.

La orden de compra es importante porque ambas partes quedan protegidas en

caso de que el proveedor no cumpla con su parte enviando las sustancias
ordenadas, o que el comprador no pague la cantidad establecida; agiliza la gestión
del inventario y el control de las finanzas y el envío es más rápido y eficiente ya
que la orden de compra establece la fecha de envío en la que el comprador
recibirá el pedido adecuándose a sus necesidades.

Cuando el proveedor entrega el producto, el bodeguero hace el ingreso con

eldocumento:

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 Hoja de recepción en compras

Dentro de los documentos que justifican la recepción de sustancias

controladastenemos la hoja de recepción de compras que es un documento de
carácter interno orientado a dejar constancia de que las sustancias recibidas
coincidan en precio, calidad, cantidad y presentación con los pedidos realizados.

Orden de producción

La orden de producción o vale de consumo de producción o de consumo de

inventario, utilizado para la formulación de productos; constituye un documento en
el que se acumulan los costos de la materia prima, costo del trabajo, y gastos
indirectos de producción, para que una vez concluida, se determine el costo
unitario del producto, mediante la división del costo acumulado de cada orden yel
total de unidades producidas.

El procedimiento por órdenes de producción es el que proporciona mayor

exactitud en la determinación de los costos unitarios, pero no siempre es el que
más se emplea, debido a que depende en gran parte de la forma de operar de la
empresa.

El vale de consumo de inventario u orden de salida de bodega, utilizado cuando se

requieren sustancias catalogadas para procesos de análisis de laboratorio,
preparación de soluciones de limpieza, tratamiento de aguas residuales, etc.
llamadas también requisiciones, son documentos utilizados para sacar productosde
bodega que no requieren formulación.

Si la empresa realiza transferencia de sustancias catalogadas entre plantas fueradel

perímetro cantonal, se realizan con el documento:

Guía de remisión y guía de transporte

La guía de remisión es un documento interno que sustenta el traslado de

lassustancias catalogadas de una bodega a otra.

La guía de transporte se la obtiene en el Ministerio de Gobierno si el traslado delas

sustancias se encuentra fuera del perímetro cantonal de la bodega de salida.
6.2.4 Prestación de servicios

Dentro de la actividad de prestación de servicios, se genera la siguiente

documentación por parte del prestador de servicios:
Propuesta económica de contratación de prestación de servicios al
cliente

Documento con el que una persona natural o jurídica pone a consideración la

propuesta en la que se indican las condiciones en las que se desarrollaría la
contratación bajo la modalidad de prestación de servicios.

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Contrato de prestación de servicios

El documento que recoge la prestación de servicios es un acuerdo bilateral en el

que se contrae la obligación de prestar un servicio, en calidad de proveedor,
según las condiciones previamente pactadas. El cliente, por su parte, se
compromete al pago del servicio en la cantidad económica y plazo acordados.

Tickets de trabajo

Es un documento en el que se registra diariamente el número de horas

trabajadas, sustancias y materiales utilizados

Informe del trabajo desarrollado

Documento en el que se especifica el tipo de trabajo realizado, tiempo, sustancias
y materiales utilizados; así como el costo definitivo.

Factura

Documento con el que se demuestra la entrega el servicio prestado

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