PROCEDIMIENTOS Y

TRÁMITES OPERATIVOS

PROF. SOFIA DEL RIO C.

Administradora y Especialista en Negocios Internacionales
Email: sofia.delrio@outlook.com
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Documentos Operativos en la Distribución

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Una cotización es normalmente el primer paso para
llevar a cabo una exportación. Se trata de una
respuesta a una consulta recibida de un potencial
comprador (o un representante de la entidad
extranjera) o una etapa de comercialización proactiva.

Si la cotización es enviada a una compañía extranjera

que no está tan familiarizada con la compañía o con
los productos, la descripción debe ser demasiado
específica y detallada, más si el comprador es
nacional. Durante el desarrollo de la descripción hay
otros puntos que debes incluir como:

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Durante el desarrollo de la descripción hay otros
puntos que debes incluir como:
-El nombre del vendedor y la dirección
- El nombre del comprador potencial y la dirección
- Referencias del comprador
-Precios de los productos: por unidad y por
mayoreo
- Peso y dimensión de los productos cotizados
- Descuentos, si es aplicable
- Políticas de venta o Incoterms empleados
- Términos de Pago
- Validación de la Cotización
- Fecha estimada de cuando se exporte el producto
- Fecha estimada de cuando llegue el producto
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Una orden de compra o nota de pedido es un
documento que un comprador entrega a un vendedor
para solicitar ciertas mercaderías. En él se detalla la
cantidad a comprar, el tipo de producto, el precio, las
condiciones de pago y otros datos importantes para la
operación comercial.

La orden de compra menciona el lugar y fecha de

emisión, el nombre y domicilio del comprador y del
vendedor, datos impositivos, detalles de las
mercaderías pedidas y condiciones de pago y entrega.
Es importante que se aclare que dicho documento no
es válido como factura.
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Es un documento mercantil que refleja toda la
información de una operación de compraventa.

La información fundamental que aparece en una

factura debe reflejar la entrega de un producto o la
provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo,
además de indicar la cantidad a pagar.

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 Documentos para el Transporte

a) Bill of Lading - B/L

Es un documento propio del transporte marítimo que se

utiliza como contrato de transporte de las mercancías en
un buque en línea regular.

La finalidad de este contrato es proteger al cargador y al

consignatario de la carga frente al naviero y dar
confianza a cada parte respecto al comportamiento de la
otra.

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 Documentos para el Transporte
b) Guía Aérea - AWB
Contrato de transporte aéreo de carga internacional, por el cual
la aerolínea se obliga a efectuar el traslado de la mercancía del
usuario de un país a otro, entregándola a su respectivo
destinatario.

-Comprobante de recepción de las mercancías.

- Contiene la lista de embarque.
- Se trata de la Factura por el flete y los cargos cobrados por la
aerolínea.
-Es un Documento comercial requerido para los despachos
aduaneros, cobro de la carta de crédito o cobranzas
documentarias.
-Sirve para acreditar la expedición directa de la mercancía y, de
ese modo, cumplir las normas
de origen para acogerse a las preferencias arancelarias.
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 Documentos para el Transporte
c) Carta de Porte Terrestre - CMR

Regulado en el Convenio CMR. Es el documento que

acredita el contrato de transporte y de la recepción
de la mercancía por el transportista; es decir,
confirma que el transportista recibió la mercancía y
que hay un contrato de transporte entre el
transportista y el que envía la mercancía.

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Póliza de Seguro (Para el Transporte)

La póliza de seguros cubre los

bienes asegurados contra los
daños materiales causados por
diversas razones.

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 Certificado de Origen

Es el documento emitido en el formato oficial

establecido, en las diferentes esquemas de
preferencias y/o acuerdos comerciales, y que sirve
para acreditar el origen o procedencia de las
mercancías, basadas en las normas de origen en
cumplimiento de los requisitos y, por ende,
acogerse a los beneficios concedidos a nuestro
país.

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 Packing List

Documento en el cual los artículos embalados se

encuentren detallados por bultos, con la respectiva
indicación de las unidades contenidas en cada uno y,
su contenido, es comparado con el de otros
documentos como la factura comercial y el
conocimiento de embarque.

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Otros Certificados: Certificado Fitosanitario 1

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Otros Certificados: Certificado Fitosanitario 2

Este documento garantiza que productos (plantas) se

encuentren exentos de plagas de cuarentena,
prácticamente exentos de otras plagas nocivas, y se
considera que se ajustan a las disposiciones
fitosanitarias vigentes en el país del importador.

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Otros Certificados: Certificado de Origen -
ALADI

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Otros Certificados: Certificado Zoosanitario

Es el Certificado extendido por una entidad

competente del país de origen, en el que se hace
constar el buen estado sanitario de las mercancías de
origen animal en él consignadas.

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Otros Certificados: Certificado HALAL
La Certificación de Garantía HALAL es un proceso mediante el cual
se garantiza la calidad, las características de un alimento, producto
y/o servicio, según lo establecido en la Normativa HALAL y otros
documentos preestablecidos.

Este procedimiento comprende la realización de auditorías en las

empresas objeto de certificación, mediante la evaluación
documental de los sistemas de calidad y de producción de las
empresas, mediante la evaluación de ensayos de muestras
tomadas en fábrica y de los productos finales. Al mismo tiempo se
evalúa el personal implicado en los diversos pasos de la
producción.

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 Análisis de los Costos Logísticos
Las etapas necesarias para proceder a la asignación de los costos a las
actividades son:

1.Reunir los consumos de recursos en grupos de costos genéricos. LLO

recomendable es agrupar aquellas categorías de costos con un modelo
de comportamiento parecido, en donde aquellos atributos sean
similares.
2.Establecer relaciones causales entre los costos y las actividades, en
donde se pone de manifiesto por medio de lo que hemos llamado
inductores de recursos; las medidas del consumo que realiza cada
actividad.
3.Asignar los costos a las actividades que los causan a través de los
inductores de recursos. Una vez que se han puesto de manifiesto las
relaciones causales que existen entre el consumo de recursos y la
ejecución de las actividades, es posible asignar los costos a las
actividades.

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Para calcular los costos de cada actividad es necesario efectuar
un registro sistemático de los gastos que se originan en el
período de cálculo, en donde se identifica claramente cada
actividad. Los conceptos de gastos se tratan por su genérico;
materiales, salarios, y otros.

Los materiales consumidos durante el período son

responsabilidad por entero de la actividad, así como la
depreciación de los equipos, identificándose claramente con la
actividad, para este caso no es necesario identificar una medida
de recurso, simplemente será necesario establecer un buen
control de estos recursos para después asignarlos directamente
a la actividad en cuestión.

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Para adquirir un producto, la empresa comercial debe realizar un estudio de
la demanda del mismo, sea por técnica de predicción, o por pronóstico.

Estimada la cantidad a comprar, un número probable de proveedores que

se tomaran en cuenta; se analizarán sus ofertas con relación a precios,
confiabilidad, calidad y tiempos de entrega. Se selecciona un proveedor y
se negocia los precios para los pedidos siguientes del mismo ítem, para
solamente emitir una orden de compra y enviar una comunicación previa al
proveedor.

Es el costo de esta segunda orden y las subsiguientes lo que se toman en

consideración para determinar el costo de emisión o de obtención de un
pedido.

Este es uno de los costos logísticos y se calcula en función de los salarios,

dietas, gastos de transporte, cuentas telefónicas o fax que se realizan en el
pedido.

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 Costo de la Emisión de un Pedido
La emisión de un documento de compra para obtener un producto se realiza
de la forma siguiente:

1.La persona encargada del almacén (control del inventario de producto)

detecta la necesidad de abastecer el almacén de un determinado ítem, dado
que las existencias del mismo han llegado a un nivel mínimo permitido en el
cual se necesita reponer este. Esta persona revisará el estimado de las ventas
futuras del producto, comprobando si hay alguna compra en trámite o alguna
entrega en tránsito. Así es como toma conciencia de la necesidad de solicitar el
ítem requerido por lo cual envía la solicitud al departamento comercial.

2.El Departamento Comercial le encarga la adquisición al comprador, quien

revisa y evalúa su registro de proveedores para luego emitir el documento de
compra, de la cual se obtienen varias copias, las mismas que le son entregadas
a las siguientes personas:
- La orden de compra original al proveedor.
- Una copia para el comprador.
- Una copia para contabilidad.
- Una copia para el personal responsable de la recepción.
- Una copia para el encargado de controlar el inventario. 35
 Costo de la Emisión de un Pedido
3.El proveedor recibe el pedido y envía un acuse de recibo del mismo al
comprador.
4.El departamento comercial envía al proveedor una confirmación de la fecha
de entrega solicitada en la orden al proveedor.
5.El proveedor envía los materiales solicitados con la lista de empaque y la
factura.
6.Contabilidad recibe la factura y la compara con la copia de la orden original.
7.El personal de recepción descarga los productos, los desempaca y revisa la
identidad de los mismos con la lista de empaque y la copia de la orden
original. Comprueba la cantidad recibida y según los acuerdos sobre la
calidad, realiza la inspección total o de una muestra del material recibido y
verifica si cumplen las especificaciones de calidad acordadas.
8.Se anotan la fecha de recepción, ubicación en el almacén, nuevo stock y se
rebaja el producto de la lista de materiales por recibir.
9.Contabilidad revisa las facturas con la información del área de recepción y
procede a elaborar la orden de pago, de acuerdo al contrato establecido.

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 Costo de Mantener un Inventario
El hecho de mantener existencias o stocks de
productos en los almacenes primarios o centrales
vienen a ocasionar los costos siguientes:

- Costo del dinero inmovilizado en el inventario.

- Costo de conservación
- Pérdidas por deterioros o daños accidentales.
- Pérdidas por filtraciones o raterismo.
- Pérdidas por obsolescencia.
- Costo de seguro
- Costo de controlar el inventario.

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 Esencia y la Estimación de los Costos
Costos del dinero inmovilizado en el inventario
Comprar un Producto o deposita US$ en el banco  intereses de 2.5 - 6%,
depende del tipo de cuenta y el banco en cuestión. Otra aproximación para
determinar la magnitud de este costo x vía del costo de oportunidad.
El costo de oportunidad es un análisis de lo que se podía haber hecho con ese
dinero gastado en adquirir un inventario.
Por ejemplo, comprar nuevos equipos de transporte o de comunicaciones
para la empresa y los beneficios que se obtendrían por estas inversiones.
Tomando en consideración el costo de oportunidad, este costo ha sido
estimado por algunos autores desde un 2.5% hasta un 15 % del valor anual de
los productos almacenados en el inventario.

Costos de Conservación
Hay productos que sólo requieren protección contra el polvo y la humedad,
otros requieren tratamiento específico de conservación para protegerlos
contra el deterioro. Este costo para algunos productos puede ser muy alto y
debe calcularse y expresarse en porcentajes del valor anual del inventario.
Para cargas generales, en condiciones normales de temperatura y presión,
puede estimarse en un 1% del valor anual del inventario.
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Costos por deterioro o daños accidentales
Los productos almacenados son periódicamente manipulados por
necesidad de reubicación, conteo y rotación. En esas
manipulaciones se dañan productos accidentalmente. Difícil
cuantificar una pérdida en US$ por accidente o por deterioro
natural. En general, pérdidas  se estiman en un 1% del valor
anual del inventario.

Costo debido a pérdidas por filtraciones o raterismo

El nivel de pérdidas por sustracciones depende mucho del tipo de
producto y la tentación que el mismo ocasiona. Por otra lado, hay
productos que manipulados a granel como café, cacao, alcohol,
granos, tornillos, clavos, zapatillas, entre otros, cuando no están
paquetizados, son propicios a filtraciones. Estas pérdidas pueden
ser despreciables o tener en algunos casos un valor de hasta el
2% del valor anual del inventario.

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 Costo de seguros
Pérdidas por obsolescencia
Costo de conteos de inventario

Costo del dinero inmovilizado: 2.5% al 15%

Costo de conservación: 1.0%
Costo por deterioros o daños accidentales: 1%
Pérdidas por filtraciones o raterismo: 0% a 2%

Pérdidas por obsolescencia: 5% Costo de seguro: 1.5%

Costo de ruptura de stock Costo de control por conteo físico: 0.5%

Costos de gestión administrativa en el almacén central o primario

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