CÓDIGO: GRH-MA-02

VERSIÓN: 1
MANUAL DE FUNCIONES ADMINISTRADOR
FECHA: 10-01-2020
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Nombre del Cargo:

Administrador (a)
I. DESCRIPCION GENERAL DEL CARGO
Dependencia: Administrativa
Autoridad:
 Reportar cualquier situación u acto inseguro que ponga en riesgo la integridad de las personas, las
instalaciones, los recursos de la empresa y/o la comunidad en general.
 Suministrar la información requerida por el Gerente, Coordinador de Operaciones, Coordinador
HSEQ, Supervisor HSE para la realización de las actividades programadas.

Rendición de Cuentas:
 El desempeño de sus funciones debe ser informado al Gerente quien es su jefe inmediato, para la
toma de decisiones a las que haya lugar.

Personal a Cargo: Ninguno.

Cargo del Jefe Inmediato: Representante Legal
II.RESPONSABILIDADES IMPLICITAS
Títulos o Documentos:
1. Archivo general de la empresa
Material, Herramientas o Equipos:
1. Computador
2. Escritorio
3. Elementos en General de Oficina
III.CONTACTOS
Contactos Externos:
1. Proveedores
2. Funcionarios de Entidades Públicas y Privadas
3. Personas de la comunidad en general.
Nivel de Confiabilidad: Medio
IV.OBJETIVO DEL CARGO
Coordinar, supervisar y ejercer las labores administrativas de la empresa y de los proyectos, de
acuerdo con las leyes y políticas del gobierno, para suministrar una información confiable y oportuna
que posibilite la toma de decisiones de una manera ágil y correcta, manteniendo el control interno en
línea con las exigencias de la empresa y sus clientes.
V. FUNCIONES
1. Evaluar los resultados del desarrollo de actividades de las áreas a su cargo a fin de preparar y
presentar los informes requeridos por la Gerencia.
2. Realizar periódicamente juntas para mejorar o fortalecer las capacidades de la empresa.
3. Participar en los procesos de selección de personal y entrevistas.
4. Supervisar y revisar los pagos de nómina y seguridad social, adicionales, pagos en efectivo,
vacaciones, liquidación de prestaciones sociales y solicitar los ajustes a que haya lugar, a fin de

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garantizar el depósito oportuno y acorde a lo reportado.

5. Supervisar y controlar los pasivos laborales del personal activo (vacaciones, prestaciones
sociales, liquidaciones de prestaciones sociales, etc.), a objeto de cumplir con las
obligaciones de la empresa.
6. Planificar y supervisar el plan de capacitación de personal, a fin de cumplir con los planes de
formación, desarrollo, mejoramiento y actualización del personal, a través de la detección de
necesidades de capacitación, la priorización de los cursos, talleres entre otros. De manera de
asegurar el máximo aprovechamiento del talento humano y promover la motivación al logro, en
términos personales y organizacionales.
7. Hacer las Evaluaciones de Desempeño del personal a su cargo.
8. Vigilar y controlar que se apliquen y entregue los resultados de la encuesta de Satisfacción al
cliente.
9. Supervisar y controlar los gastos de la operación como: gastos de Combustible, entrega de
dinero en efectivo, a fin de rendir cuentas y entregar informes.
10. Actualizar permanentemente la base de datos de Personal de la empresa.
11. Informar al Representante Legal los cargues de material pétreo, hidrocarburos, ACPM,
maquinaria pesada solicitados por el cliente.
12. Tiene la responsabilidad de llevar, conservar y desarrollar los procesos de los siguientes
documentos: Extractos Bancarios, Licitaciones, Registros Contables, contratos e Información del
Personal, todos estos actualizados para poder rendir cuentas al Gerente de las actividades
desarrolladas en los procesos de la empresa.
13. Debe rendir cuentas al Representante Legal acerca de su actuación y responsabilidad en la
implementación del Sistema de Gestión Integral de la empresa, especialmente de los procesos que
tiene a su cargo, cumplir con los procedimientos y seguir los lineamientos de los registros y
documentos los cuales alimentan el SGI.
14. Comunicar y mantener enterado al Representante Legal acerca de las novedades y cambios
que se presenten en las operaciones, así como también las relacionadas con las actividades del
personal Administrativo.
15. Suministrar la información requerida por el Coordinador de Operaciones y el Coordinador
HSEQ para la realización de las actividades programadas.
VI.RESPONSABILIDADES
1. Atender público en el horario establecido de manera respetuosa, responsable, oportuna y diligente.
2. Organizar el Archivo de la empresa, de manera que se pueda tener fácil acceso, se preserve y
destinando el lugar para su disposición final y custodia.
VII.RESPONSABILIDADES DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
1. Conocer el Sistema de Gestión Integral de la empresa.
2. Participar activamente en las actividades en materia de Seguridad, Medio Ambiente y Salud en el
Trabajo que se programen en la empresa.
3. Detectar y reportar posibles incidentes para la minimización de riesgos e impactos ambientales
presentes en la Sede Administrativa de la empresa.
4. Elegir libremente los representantes al COPASST y los representantes a las Brigadas de
Emergencias.
5. Informar al COPASST las situaciones de riesgo que se presenten y manifestar sus sugerencias

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para el mejoramiento de las condiciones de Seguridad y Salud en el Trabajo.

6. Velar por el bienestar y auto cuidado de todos los trabajadores.
7. Promover los hábitos de vida y de trabajo saludables, convirtiéndose en modelo del autocuidado en
salud.
8. Aportar al logro y cumplimiento de la política del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el
Trabajo de la organización.
9. Responder por los Registros que estén a su cargo en tiempos oportunos
VIII.REQUISITOS MINIMOS DEL CARGO
Educación: Educación Tecnológica o Superior En Carreras Administrativas, Financieras y/o Afines

Experiencia: 2 años con conocimientos en el sector petrolero

Formación:
 Contabilidad Básica Finanzas básicas
 MS Office; MS Excel, MS Word.
 Sistemas informáticos relacionados con administración
 Archivo
 Conocimientos en administración y control de inventarios
 Interpretación y análisis de Estados Financieros, realización de flujos de efectivo, rotación de
inventarios
 rotación de cartera de proveedores.
 Análisis de la rentabilidad por centro de costos.
Habilidades y Actitudes: Organización, cumplimiento de las tareas asignadas, pensamiento
estratégico, iniciativa, comunicación asertiva, fluidez verbal, capacidad de aprendizaje, manejo de
servicio al cliente, sentido de pertenencia y cumplimiento de normas.

Reviso: Aprobó:

coordinador HSEQ Gerente.

Firma: Firma:

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN

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