DA-MA-003 MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DIRECTOR

ADMINISTRATIVO
Versión. 002- Fecha. 28/06/2022
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DESCRIPCION DEL CARGO

Nivel: Administrativo
Denominación del Cargo: Director Administrativo
Jefe Inmediato: Gerente General
Personal a Cargo: Asistente administrativo, Inhouse, Servicios generales
Grado Salarial: 02

PROPÓSITO PRINCIPAL DEL CARGO

El Director Administrativo de LOR ENVIOS S.A.S. Dirige, coordina y controla las políticas administrativas y
financieras de acuerdo con las variables administrativas, financieras, contables y económicas del negocio,
con el fin de garantizar el cumplimiento a las políticas establecidas por la empresa. Planea, dirige, controla,
apoya, evalua y efectúa la gestión de los procesos operativos, comerciales y de suscripción de pólizas,
para permitir la consecución de la meta que cumplan con las políticas y procedimientos de la empresa.
Coordina y supervisa la adecuada administración del recurso humano; así como de los recursos financieros
y materiales asignados a la empresa. Apoya la capacitación y asesoría técnica del
personal administrativo en los programas y áreas, que permitan que el trabajo sea más eficiente, eficaz y
con calidad.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS EXPERIENCIA
Profesional titulado en carreras administrativas, Tres (3) años en cargos similares.
derecho, finanzas y/o contables.
COMPETENCIAS DE COMPORTAMIENTO
Orientación a resultados, orientación de los procesos al cliente interno y/o externo, transparencia,
compromiso, manejo de la información, adaptación al cambio, disciplina, relaciones interpersonales,
liderazgo, trabajo en equipo y cooperación.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y ATRIBUCIONES
Funciones Administrativas
1. Apoyar los procesos relacionados con las actividades ejecutadas por el personal de la empresa,
tales como selección, contratación, capacitación, novedades de nómina, seguridad social y
bienestar social.
2. Responder por el control y suministro de insumos administrativos (papelería, cafetería, aseo) y
servicios generales.
3. Controlar la adecuada utilización de los insumos administrativos (papelería, cafetería, aseo).
4. Responder por la conservación y bue uso de los activos fijos de la organización, reportar en caso
de daño o hurto a la gerencia.
5. Efectuar el control de acceso, alarmas, vigilancia, sistemas de videograbación locativa, entre otros
para garantizar la seguridad a que haya lugar.
6. Realizar seguimiento y control al archivo de acuerdo con las políticas establecidas para el manejo
del mismo.
7. Tramitar y gestionar las novedades del personal de la compañía (permisos, licencias,
incapacidades, descuentos, prestamos, etc.).
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8. Realizar la solicitud de documentos a proveedores y clientes internos y remitir al área contable
para su respectivo tramite de pago (remitir procedimiento de creación de proveedores).
9. Brindar apoyo en la atención oportuna a las solicitudes y requerimientos presentados por todas las
áreas de la compañía.
10. Coordinar la proyección y desarrollo de actividades de bienestar social.
11. Coordinar la expedición de los certificados laborales
12. Organizar, actualizar y custodiar las historias laborales y contractuales.
13. Realizar evaluaciones de desempeño y de competencias a los empleados.
14. Verificar y velar por el cumplimiento de las normas establecidas (procedimiento de contratación,
manual de funciones, reglamento interno de trabajo y demás).
15. Realizar interventorías asignadas por la gerencia.
16. Realizar la evaluación de los proveedores imputable al área.
17. Liderar y apoyar los procesos del sistema gestión de seguridad y salud en trabajo.
18. Informar a la alta dirección, sobre el funcionamiento y el resultado SG-SST.
19. Realizar gestiones asociadas a la compra de dotación, papelería, útiles de aseo y cafetería,
igualmente la venta de productos averiados.
20. Gestionar los recursos para cumplir con el plan de trabajo de seguridad y salud en el trabajo y
seguridad vial
21. Conservar y restituir en buen estado, salvo deterioro natural, los instrumentos, útiles y activos fijos
que le hayan sido facilitados para la realización de sus labores.
22. Es responsabilidad del funcionario velar por la integridad y confidencialidad de la información
registrada en la base de datos de la empresa.
23. Custodiar y actualizar la asignación de usuarios y claves de los sistemas generales y particulares
de la organización (ingreso a equipos, programas, bases y/o paquetes de datos).
24. Demás responsabilidades que, en razón a la naturaleza de su cargo, le sean asignadas por el jefe
inmediato.
Funciones Comerciales
1. Realizar cotizaciones a proveedores de los requerimientos asociados a las necesidades de la
organización.
2. Gestionar, planear y hacer seguimiento en conjunto con el gerente, a los procesos de suscripción,
renovaciones y atención de siniestros y/o reclamos.
3. Demás responsabilidades que, en razón a la naturaleza de su cargo, le sean asignadas por el jefe
inmediato.
Funciones Financieras
1. Responder por la adecuada ejecución de los recursos asignados a través de la caja menor.
2. Verificar diariamente la correcta aplicación de los recibos de caja generados, antes de realizar el
cierre diario de caja, teniendo en cuenta la clasificación del efectivo, efectivo recibido a través de
consignación, cheques y/o transferencias.
3. Llevar el control de las conciliaciones, de pagos de primas de los empleados.
4. Elaborar informes de cuentas por pagar a proveedores de servicios prestados inherentes al área
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administrativa.
5. Demás responsabilidades que, en razón a la naturaleza de su cargo, le sean asignadas por el jefe
inmediato.
Funciones Técnicas
1. Controlar, evaluar y tomar acciones correctivas para garantizar el mantenimiento adecuado de la
información que por razón de los procesos operativos se ingresen a los diferentes sistemas de la
organización.
2. Garantizar que se cumpla los posesos y procedimientos en los departamentos de la organización.
3. Realizar la entrega de los documentos a los clientes.
4. Demás responsabilidades que, en razón a la naturaleza de su cargo, le sean asignadas por el jefe
inmediato.
5. Tramitar y gestionar la documentación referente a funcionamiento operativo en temas como;
licencias de sanidad, carnets de manipulación de alimentos, fumigación de vehículo y centros de
distribución.
6. Apoyar administrativamente las novedades generadas por los clientes referentes a la operación
(inhouse – Facturación).
7. Elaboración de las propuestas económicas.
8. Actualización en los incrementos de las negociaciones con clientes.

Responsabilidades en SST
1. Procurar el cuidado integral de su salud;
2. Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud;
3. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del sistema de gestión de la seguridad y salud en
el trabajo de la empresa.
4. Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su
sitio de trabajo.
5. Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan
de capacitación del SG-SST.
6. Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del sistema gestión de la seguridad y salud
en el trabajo SG-SST.
7. Conocer y tener clara la política de seguridad y salud en el trabajo.
8. Participar en la actualización de la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos.
9. Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
10. Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
11. Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento en seguridad y salud en el
trabajo.
12. Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo.
13. Participar en las inspecciones de seguridad.
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CONTROL DEL DOCUMENTO

VERSIÓ FECHA DESCRIPCIÓN DE CREADO REVISADO APROBADO
N LA REVISIÓN

Se crea Manual de Tatiana Sergio Pardo - Lucas Rodríguez

001 6/12/2021 Funciones, versión Montealegre - Gerente – Representante
inicial del documento. Jefe SST General Legal

Actualización del
formato, cambio de
estructura del Tatiana Sergio Pardo - Lucas Rodríguez
002 28/06/2022 documento y se Montealegre - Gerente – Representante
agregan otras Jefe SST General Legal
responsabilidades en
SST