Cuando se implementa una retención en la fuente, la ley o el reglamento

fijan la base de retención y la tarifa o porcentaje de retención, y los

agentes de retención deben sujetarse a lo que las normas dispongan al
momento de practicar la retención en la fuente.

Hay casos en que el agente retenedor se equivoca en la tarifa o incluso

en el concepto de retención y termina reteniendo un valor superior al
que la ley dispuso, lo que constituye una retención en exceso.

Es el caso por ejemplo en la retención en la fuente por servicios donde

hay tarifas diferenciales, o donde el agente de retención aplica una
retención por honorarios y no por servicios, etc.

De otra parte, una retención indebida es aquella que se practicó sin que
estuviera considerada por la ley.

Qué hacer cuando nos practican una retención

en exceso o indebida.
Si le debían practicar una retención del 4% por ejemplo, y le aplicaron
una del 6% o 10%, naturalmente que el sujeto retenido debe reclamar,
especialmente si no declara renta lo que le impide recuperar esas
retenciones.

¿Pero ante quien se reclama por una retención practicada en Exceso?

Ante el agente de retención.

El agente de retención responde por las

retenciones practicadas en exceso.
Quien tiene la obligación de efectuar la retención en la fuente es el
agente de retención, de manera que cualquier error relacionado con la
retención en la fuente, el responsable es la persona o empresa que la
efectuó.

La Dian no es responsable por los errores que cometan los particulares y

por tanto cualquier reclamación debe dirigirse contra el agente de
retención que cometió el error y quien retuvo valores no permitidos.

Reintegro de las retenciones practicadas en

exceso.
Cuando el agente de retención retiene un valor en exceso o indebido
está en la obligación de reintegrarlo, y este tema está regulado en el
artículo 1.2.4.16 del decreto 1625 de 2016 que en su inciso primero
señala:

«Cuando se efectúen retenciones por concepto del impuesto sobre la renta y

complementarios, en un valor superior al que ha debido efectuarse, el
agente retenedor podrá reintegrar los valores retenidos en exceso o
indebidamente, previa solicitud escrita del afectado con la retención,
acompañada de las pruebas, cuando a ello hubiere lugar.»

El sujeto retenido debe elevar una reclamación o solicitud de reintegro

de los valores retenidos en exceso o indebidamente, y para ello el
solicitante debe adjuntar las pruebas de que la retención se hizo en
exceso o indebidamente.

¿Puede o debe?

Es importante señalar que la norma utiliza el verbo poder en su forma

futura (podrá), lo cual indica una facultad o capacidad de hacer algo (el
reintegro), más no una obligación, pues de haber sido esa la intención
del reglamento hubiera utilizado el verbo deber en su forma futura
simple (deberá).
En consecuencia, técnicamente la norma no está obligando al agente
retenedor a realizar el reintegro, sino que apenas lo está facultando, por
lo que el agente de retención puede no acceder a la solicitud de
reintegro sin que el sujeto pasivo pueda disponer de otra herramienta,
por lo menos desde la norma fiscal.

Si el valor retenido en exceso o indebidamente es representativo,

probablemente el sujeto retenido pueda hacer uso de una acción civil
para reclamar el pago que no se hizo por cuenta de una retención ilegal,
pues es evidente que no se satisfizo totalmente el pago a que se tenía
derecho, quedando el agente el retenedor como un deudor en mora o
incumplido.

Procedimiento para seguir al reintegrar las

retenciones en exceso.
El agente de retención que acceda a reintegrar las retenciones en la
fuente en exceso o indebidas debe seguir el procedimiento indicado en
el artículo 1.2.4.16 del decreto 1625 de 2016.

Si el agente de retención aún no ha presentado la declaración de

retención en la fuente, simplemente reintegra el valor que corresponda
y hace el ajuste contable interno respectivo sin que ello afecte en nada la
declaración pues no sea presentado.

Si el reintegro se hace cuando ya se ha presentado la declaración de

retención del periodo en que se practicó la retención en exceso,
entonces el valor reintegrado se descuenta en la declaración de
retención en la fuente del periodo en que se hace el reintegro.

Por ejemplo, si la retención en exceso se hizo en enero y se reintegró en

abril, la declaración de retención de enero no se modifica, sino que el
valor reintegrado se descuenta en la declaración de retención en la
fuente del mes de abril.
El formulario 350 contiene un renglón donde se descuentan esas
retenciones que para el 2019 tiene el número 77 con la siguiente
descripción:

  «Menos retenciones practicadas en exceso o indebidas o por operaciones

anuladas, rescindidas o resueltas.»

Si el valor de las retenciones reintegradas es superior a las retenciones

practicadas en el respectivo periodo, el saldo se puede descontar en las
declaraciones de los periodos siguientes.

Cuando las retenciones se reintegran en el año fiscal siguiente al año en

que se practicaron, dice la norma ya citada:

«Cuando el reintegro se solicita en el año fiscal siguiente a aquel en el cual se

efectuó la retención, el solicitante deberá, además, manifestar expresamente
en su petición que la retención no ha sido ni será imputada en la
declaración de renta correspondiente.»

Por ejemplo, si en el 2019 se practicó una retención en exceso y se

solicita su reintegro en el 2020, se debe jurar que luego de reintegradas
no se descontarán de la declaración de renta del 2019 cuando la
presente, o jurar que no fueron descontadas si es que ya presentó la
declaración.

Debido a lo anterior es que el agente de retención está obligado a anular

el certificado de retención que haya expedido sobre retenciones
reintegradas.

Señala la norma antes citada:

«Para que proceda el descuento el retenedor deberá anular el certificado de

retención en la fuente, si ya lo hubiere expedido y conservarlo junto con la
solicitud escrita del interesado.»
Esto como medida de control para evitar que en la declaración de renta
se descuenten retenciones que se efectuaron pero que luego fueron
reintegradas.