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2 ASPECTOS GENERALES RETENCION EN LA FUENTE RETENCION EN LA FUENTE

La retencin en la fuente no es un impuesto, sino un mecanismo de recaudo anticipado de un impuesto. La retencin en la fuente, lo que hace es recaudar un impuesto en el momento en que ocurre el hecho generador del mismo. Los impuestos operan por periodos que pueden ser mensuales, bimestral, anuales, etc., lo que significa que el estado para poder cobrar o recaudar un impuesto debe esperar a que transcurra el periodo del impuesto. Mediante la figura de la retencin en la fuente, el estado ya no debe esperar por ejemplo un ao para recaudar el impuesto de renta, sino que cada mes lo cobra, de esta forma asegura un flujo constante de recursos. La retencin en la fuente, es pues una forma de recaudar un impuesto lo ms pronto posible, sin tener que esperar a que transcurra el periodo del impuesto. Por ejemplo, cuando se hace una venta se obtiene un ingreso, y un ingreso por venta de productos o servicios es una operacin que conduce a que el contribuyente pueda incrementar su patrimonio, por lo que es un ingreso que puede estar gravado con el impuesto de renta, razn por la cual, al momento que el cliente hace el pago, ste debe retener un valor por concepto de impuesto de renta. Es por eso que si la venta es de $100 el cliente pagar slo $96,5 pues los otros $3,5 los retiene como anticipo o pago anticipado del impuesto de renta, as que al momento de hacer cada venta, el contribuyente va pagando el impuesto que va generando, de suerte que al finalizar el ao, muy posiblemente ya haya pagado todo el impuesto que le corresponde por ese ao, y quizs hasta le sobre generando un saldo a favor.

CUANDO SE APLICA LA RETENCION EN LA FUENTE La retencin en la fuente se aplica cuando se haga el pago o se cause, sin importar si la compra ha sido realizada de contado o a crdito.

La norma general sobre retencin en la fuente, contempla que la retencin se debe practicar en el momento en que se haga el pago o el abono en cuenta, lo que ocurra primero. En las empresas, que deben llevar contabilidad por el sistema de causacin, siempre ocurrir primero la causacin o el abono en cuenta y luego el pago, por tanto, siempre la retencin se aplicar en el momento de hacer la causacin o el abono en cuenta. . En el caso de las personas naturales que sean agentes de retencin, teniendo en cuenta que para que una persona natural sea agente de retencin, esta debe tener la calidad de comerciante [artculo 368-2 del estatuto tributario], por lo tanto como comerciante debe llevar contabilidad, y esta tambin debe llevarse por el sistema de causacin, por lo tanto, la retencin en la fuente tambin deber practicarse el momento de la causacin o el abono en cuenta. Lo anterior quiere decir que no importa si el bien comprado o el servicio contratado sujetos a retencin, se hicieron a contado o a crdito, la retencin se deber hacer al momento de la causacin o abono en cuenta. La nica excepcin prevista por la ley, es la contemplada en la retencin en la fuente por ingresos laborales, en donde la retencin se aplica al momento de pago y no del abono en cuenta. Hoy en da, con la utilizacin de software contable, cuando las compras se hacen de contado, el abono en cuenta o causacin y el pago suceden casi simultneamente, pero en todo caso, el software debe estar programado para que cause la retencin en el momento de la causacin de la compra sin importar si se ha de pagar o no. Respecto a las personas naturales agentes de retencin, estas por ser comerciantes estn obligadas a llevar contabilidad [Cdigo de comercio, artculo 19, numeral 3 (y mxime por los niveles de ingresos que deben tener estas personas)], y quien est por ley obligado a llevar contabilidad, debe llevarla por el sistema de causacin [Decreto 2649, artculo 48], debern siempre practicar la retencin en la fuente al momento de la causacin o abono en cuenta. Las personas naturales que no estn obligadas a llevar contabilidad, pueden llevarla utilizando el sistema de caja, pero estas personas nunca sern agentes de retencin, puesto que el requisito para ser agente de retencin es precisamente tener la calidad de comerciante y como ya vimos, todo comerciante debe llevar contabilidad. Las nicas personas que pueden llevar la contabilidad por el sistema de caja, y que eventualmente deben practicar retencin en la fuente, son las personas

naturales que no son comerciantes [profesiones liberales, por ejemplo] y que pertenecen al rgimen comn en el impuesto a las ventas, caso en el cual debern asumir el Iva en operaciones con el rgimen simplificado, lo cual se hace mediante el mecanismo de retencin en la fuente, y por llevar contabilidad de caja o no llevar contabilidad, pueden practicar la retencin en el momento del pago.

DECLARACION DE RETENCION EN LA FUENTE

Presentar la declaracin de retencin en la fuente es uno de los requisitos formales que debe cumplir todo agente retenedor. La declaracin de retencin en la fuente se debe presentar cada mes y se debe presentar aun en los casos en que no se haya practicado retenciones en ese mes, por lo que ser necesario presentarlas en ceros de ser el caso. Se excepta de esta obligacin las juntas de accin comunal, quienes no estn obligadas a presentar la declaracin de retencin en la fuente si en el mes a declarar no practicaron retenciones. La declaracin de retencin debe ser presentada por todas las personas jurdicas, incluidas las personas jurdicas pertenecientes al rgimen especial, puesto que existe la creencia entre algunos contribuyentes de que las empresas pertenecientes al rgimen especial en el impuesto de renta, no estn obligadas a practicar retencin, lo cual es equivocado. Deben presentar la declaracin de retencin en la fuente las personas naturales que sean agentes de retencin y las que sin serlo, pertenezcan al rgimen comn. En el caso de las personas naturales que pertenecen al rgimen comn, por disposicin del artculo 437-1 del estatuto tributario, deben asumir el Iva en las adquisiciones que realice a personas pertenecientes al rgimen simplificado, procedimiento que se debe realizar mediante el mecanismo de retencin en la fuente, de suerte que estas personas se convierten en agentes de retencin por este nico concepto y en consecuencia debern cumplir con todas las obligaciones formales de un agente de retencin. Uno de los requisitos que debe cumplir la declaracin de retencin en la fuente para que se considere vlidamente presentada, es pagar las retenciones al

momento de la presentacin de la declaracin, puesto que no hacerlo es una causal para considerarla como no presentada segn el numeral e del artculo 580 del estatuto tributario. Sin embargo, la administracin de impuestos mediante circular 066 del 24 de julio de 2008, ha considerado que cuando se presenta la declaracin de retencin en la fuente sin pago, el agente retenedor tiene la oportunidad de subsanar el error y realizar el respectivo pago antes de que la administracin de impuestos profiera el auto declarativo que considera la declaracin como no presentada. Segn la circular referida, cuando la administracin de impuestos detecte que el agente de retencin ha presentado su declaracin sin pago, notificar de este hecho al agente de retencin, y este deber inmediatamente proceder a pagar la retencin y los intereses correspondientes y acreditar que ha subsanado su omisin de pagar las retenciones. Si el agente de retencin hace caso omiso a la primera y nica notificacin de la administracin de impuestos, esta profiere al auto declarativo que considera la declaracin de retencin como no presentada, y en consecuencia el agente de retencin tendr que presentar nuevamente su declaracin calculando la respectiva sancin por extemporaneidad y los intereses correspondientes. La administracin de impuestos tiene dos aos contados a partir del vencimiento para presentar la declaracin, o de la fecha de presentacin si esta ha sido extempornea, para proferir el auto declarativo que la considere como no presentada la declaracin que adolece de alguna causal considerada en el artculo 580 del estatuto tributario; si no lo hace dentro de ese plazo, la declaracin quedar en firme, aunque naturalmente el contribuyente deber pagar las retenciones e intereses del caso pues no hacerlo es considerado un hecho punible que conlleva una responsabilidad penal. Es importante recordar que el artculo 580 considera algunas excepciones en las que no es necesario presentar la declaracin de retencin en la fuente con pago: Pargrafo. No se configurar la causal prevista en el literal e) del presente artculo, cuando la declaracin de retencin en la fuente se presente sin pago por parte de un agente retenedor que sea titular de un saldo a favor susceptible de compensar con el saldo a pagar de la respectiva declaracin de retencin en la fuente. Para tal efecto el saldo a favor debe haberse generado antes de la presentacin de la declaracin de retencin en la fuente, por un valor igual o superior al saldo a pagar determinado en dicha declaracin.

El agente retenedor deber solicitar a la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales la compensacin del saldo a favor con el saldo a pagar determinado en la declaracin de retencin, dentro de los seis (6) meses siguientes a la presentacin de la respectiva declaracin de retencin en la fuente. Cuando el agente retenedor no solicite la compensacin del saldo a favor oportunamente o cuando la solicitud sea rechazada, la declaracin de retencin en la fuente presentada sin pago se tendr como no presentada. Para acogerse a estas excepciones es preciso cumplir con la totalidad de los requisitos contemplados por el pargrafo nico del artculo 580 del estatuto tributario.

2365 Retencin en la fuente Subcuentas: 236505 Salarios y pagos laborales 235610 Dividendos y/o participaciones 236515 Honorarios 236520 Comisiones 236525 Servicios Descripcin: Registra los importes recaudados por el ente econmico a los contribuyentes o sujetos pasivos del tributo a ttulo de retencin en la fuente a favor de la administracin de impuestos nacionales, en virtud al carcter de recaudador que las disposiciones legales vigentes le han impuesto a los entes econmicos, como consecuencia del desenvolvimiento del giro normal del negocio, cuyas actividades y operaciones son objeto de gravamen.

Dinmica: Crditos 1. Por el importe de la retencin que debe efectuar el ente econmico. Dbitos 1. Por los montos cancelados a la Administracin de Impuestos Nacionales

1355. ANTICIPO DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES O SALDOS A FAVOR DESCRIPCIN Registra los saldos a cargo de entidades gubernamentales y a favor del ente econmico, por concepto de anticipos de impuestos y los originados en liquidaciones de declaraciones tributarias, contribuciones y tasas para ser solicitados en devolucin o compensacin con liquidaciones futuras.

DINMICA Dbitos a) Por los valores pagados; b) Por las retenciones en la fuente practicadas al ente econmico por los diferentes conceptos establecidos en la ley; c) Por el valor del porcentaje retenido sobre el impuesto a las ventas al momento de pago o abono en cuenta en la enajenacin de bienes corporales, muebles o servicios gravados;

d) Por el valor del porcentaje retenido sobre el impuesto de industria y comercio, al momento del pago o abono en cuenta, en la enajenacin de bienes o servicios, y e) Por el valor del traslado de la cuenta 2408 -impuesto sobre las ventas por pagar-, en caso de presentarse saldos a favor.

Crditos a) Por la aplicacin del impuesto o contribucin del perodo gravable al cual corresponda; b) Por el valor de las sumas obtenidas como devolucin, y c) Por el valor causado por el concepto de retenciones sobre los impuestos a las ventas y de industria, comercio y avisos, correspondiente a las devoluciones y/o anulaciones de operaciones a travs de las cuales se enajenaron bienes corporales muebles o se prestaron servicios gravados.

EJEMPLO DE LA CONTABILIZACION DE LA RETEFUENTE Se pagan honorarios por valor de $1.000.000 al ingeniero de sistemas se le descuenta retencin en la fuente por el 10%

DEBITO 511035 GASTOS ADMINISTRACION/HONORARIOS 236515 RETEFUENTE POR PAGAR /HONORARIOS 111005 BANCOS 1.000.000

CREDITO

100.000

900.000

Se cancelan servicios de vigilancia por valor de $300.000 Se aplica Retefuente del 2%

DEBITO 513505 GASTOS ADMINISTRACION/SERVICIOS VIGILANCIA 236525 RETEFUENTE POR PAGAR/SERV.VIGILANCIA 111005 BANCOS 300.000

CREDITO

6.000 294.000