Las horas muertas, esas horas de nuestro tiempo en las que no tenemos

quehaceres pendientes, o los que tenemos no podemos realizarlos. O esos

“ratitos” entre actividades. Generalmente son ratos demasiado largos como para
estar mirando el reloj cada 5 minutos, sin hacer nada productivo, pero demasiado
cortos como para iniciar una nueva tarea.

En muchas ocasiones en los trabajos se producen parones en los que tenemos

que esperar para afrontar una nueva tarea. Normalmente se producen mientras
esperamos para entrar a una reunión, la confirmación de un pedido o mientras
esperamos que nos asignen una nueva tarea. Pero podemos aprovechar este
tiempo para mejorar nuestra productividad.

Se trata en primer lugar de cuantificar cuánto tiempo pasamos a lo largo del día

esperando en estos tiempos muertos. En algunos trabajos será casi despreciable,
en otros, realmente es una parte importante de la jornada laboral.
La organización es la principal cuestión que podemos mejorar.

Mientras esperamos podemos ir organizando nuestra lista de tareas, eliminando

las que ya hemos concluido, revisando las prioridades de aquellas que tenemos
pendientes o añadiendo otras nuevas que han podido surgir. Esta es una labor
que tenemos que realizar varias veces a lo largo del día, y que en los tiempos
muertos es una buena opción.

La gestión del correo electrónico es otro de las cuestiones que pueden llenar

estos tiempos muertos. En lugar de dedicar un tiempo específico para el correo, lo
ideal es hacer una revisión por encima. Sólo unos pocos serán importantes o
urgentes como para responder al momento, así que se quedan pendientes y no
interrumpimos nuestras tareas por esta cuestión.

Si estás en la oficina, aprovecha para poner orden en tu mesa. Es más fácil

trabajar si estamos concentrados, algo en lo que mantener el orden en el espacio
de trabajo ayuda mucho. Si estamos fuera de la oficina es fundamental tener una
conexión de datos para el Smartphone así como aplicaciones que faciliten el
trabajo desde dichos dispositivos. Lo cierto es que si sabemos aprovecharlos y
mejorar la organización, los tiempos muertos en la empresa no tienen por qué ser
una merma de nuestra productividad, sino todo lo contrario.
Cómo evitar el tiempo muerto en tu empresa, existen algunos consejos que
pueden serte de gran ayuda:

1. Foco en lo que realmente importa

Una de las principales causas de tiempo muerto en la oficina son las distracciones.
Es muy fácil perder la noción del tiempo mientras estás leyendo correos o
abriendo notificaciones de redes sociales. En ese sentido, para evitar perder el
foco en las tareas, puedes incentivar el uso de audífonos, de modo que cada
empleado pueda elegir el estímulo auditivo que más le acomode para
concentrarse en sus tareas. 

En la misma línea, dejar de lado una tarea para concentrarse en otra sólo
provocará que ambas tomen más tiempo del que lo harían si se hicieran por
separado. Por ello, incentiva en tu empresa el “paso a paso”: abordar una
nueva tarea solo cuando se haya terminado la actual. Por último, no permitas el
uso de redes sociales personales en las computadoras de la compañía, pues una
notificación puede distraer, aunque no se revise de inmediato. Lo importante es
mantenerse concentrado y con la mente clara.

2. Tareas más abordables

Piensa en tus proyectos de trabajo como unas escaleras: es más fácil

concentrarse en subir peldaño a peldaño que ver la escalera por completo.
Cualquier persona se siente desmotivada si se encuentra cada mañana con una
montaña de trabajo en su escritorio. Por ello, para saber cómo evitar el tiempo
muerto lo mejor es concentrarse en pequeñas metas para cada día, en vez de
pensar en todo el trabajo que hay por delante. En ese sentido, sistematizar
procesos puede ayudar enormemente a aprovechar al máximo el tiempo.

3. Transfiere el trabajo rezagado

Mucho trabajo queda sin hacerse o se extiende, simplemente, porque el personal

a cargo no es el indicado para hacerlo. Como jefe, una de tus obligaciones es
hacer que las tareas lleguen a las manos de las personas indicadas. Si un
equipo o un funcionario no entiende o no le gusta una tarea, es más probable que
se tarde en terminarla. Por ello, un buen consejo para saber cómo evitar el tiempo
muerto es conocer a cabalidad los elementos de tu empresa, para así identificar
las fortalezas de cada uno y de qué manera puede aportar al máximo a la
empresa. En ese sentido, la buena comunicación es una de las claves para
aprovechar al máximo cada segundo.

4. Que todos conozcan las metas

Es sabido que es más fácil no hacer algo cuando no se debe responder ante nadie
por ello. Esto aplica a muchas cosas en la vida, por ejemplo, si les dices a tus
amigos que vas a empezar una dieta, es probable que la empieces sólo por no
quedar mal ante las personas. Lo mismo ocurre con los proyectos de trabajo: toda
la empresa debe conocer los proyectos de todos los departamentos.

A nadie le gusta que lo señalen, por lo que los empleados se sentirán más
motivados a cumplir sus tareas en el tiempo pactado si saben que éstas son de
conocimiento público. Además, si involucras a más de un equipo o persona en la
misma tarea, tendrán la presión de rendir al nivel del otro.

Al aplicar estos consejos, el tiempo muerto en tu empresa se reducirá

drásticamente. Lo único que necesitas es motivación, comunicación y
transparencia entre los equipos de trabajo.