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Hacer
Demorar
Delegar
Soltar
Examina tus tareas planificadas más de cerca y enuméralas bajo estos cuatro
encabezados. Concéntrate en las tareas más urgentes y factibles.
¿Qué tarea puedes hacer más tarde? ¿Cuáles son las más urgentes? Ten cuidado de
no subestimar deliberadamente una tarea para la que no estés predispuesto. A
veces, necesitamos terminar un trabajo que no disfrutamos.
Puedes dividir casi cualquier cosa que necesites hacer, tanto en el trabajo como en
el hogar, de acuerdo con estos principios, y hacer más cosas.
Con esta estrategia, identifica las tareas más esenciales o que requieren más
tiempo, y concéntrate en hacerlas primero.
2. Toma Descansos
Es un buen hábito tomar pequeños descansos durante la jornada laboral para tener
un poco de tiempo para distraerte.
Por supuesto, debes tomar tus descansos de una manera productiva, sin
desmotivarte o volverte perezoso.
Asegúrate de que cuando hagas una pausa en tu trabajo, te desconectes por
completo. En lugar de sentarte en tu escritorio durante el descanso, levántate y
toma un vaso de agua. O simplemente mira por la ventana o almuerza afuera.
Hacer que la sangre vuelva a fluir con esta actividad menor puede ayudar a
«despertar tu cerebro de nuevo». Cuando te sientes para volver al trabajo, te
sentirás un poco más renovado y podrás seguir trabajando duro.
Haz todo lo posible por tomar descansos de 5 a 10 minutos cada pocas horas y no
gastes más tiempo que el asignado en ser improductivo.
Los
descansos regulares son necesarios para la productividad. (Fuente: Stapleton Consulting)
3. Monotarea
Aunque a menudo son elogiadas por los empleadores, las personas que realizan
múltiples tareas tienen más probabilidades de encontrar un gran desafío al intentar
concentrarse en tareas complicados. También causa fatiga mental y es una forma
segura de disminuir la efectividad de tu enfoque de trabajo.
Tener listas de tareas pendientes es bastante simple pero muy eficaz, siempre que
te ciñas a ellas. Crea una lista de todas las tareas u objetivos que tienes para tu día.
Luego, organízalos en orden de importancia o consumo de tiempo para que
puedas asumir primero el trabajo más exhaustivo.
Cuando hayas completado todas tus tareas, te sentirás realizado y más inspirado
para completar los elementos menos intensos de tu lista.
Las listas de tareas no son un lujo, pero son efectivas para mantener a las personas
motivadas durante todo el día.
Sin embargo, sería mejor poner un límite a la cantidad de elementos que incluyes
en tu lista. Si tiene demasiados, te sentirás agotado incluso antes de comenzar.
1. Decide si deseas hacer tu lista en papel o electrónicamente, y considera el período de tiempo. ¿Lo estás haciendo sólo por un día? ¿O
por el mes?
2. Anota al azar todas las tareas que se te ocurran y que debas realizar. No pienses en la importancia, simplemente «escribe libremente»
todas las cosas que tienes que hacer.
3. Anota cuánto tiempo crees que te llevará cada tarea. Al conocer la cantidad aproximada de tiempo que tomará cada tarea, puede ser
un poco más fácil averiguar cómo establecer prioridades.
4. Reorganiza la lista y coloca los elementos más importantes en la parte superior. Diferencia las tareas importantes por tiempo. Puede
ser útil eliminar primero los elementos que consumen más tiempo.
5. Tacha las cosas sobre la marcha. Puede resultar gratificante eliminar o marcar las tareas completadas. Eventualmente, se harán las
cosas y podrás hacer una nueva lista.
6. Deja la lista visible todo el día. Tener tu lista de tareas pendientes frente a ti puede reforzar el sentido de urgencia y garantizar que
continúes trabajando en tus tareas durante el día.
A – Actividad
L – Longitud
P – Plan
S – Supervisión
El método sugiere que las personas sigan cuatro pasos para ayudar a administrar
mejor su tiempo.
Puedes utilizar el método ALPS como una estrategia de gestión del tiempo, ya sea
en casa o en el trabajo, y te ayudará a concentrarte más y a lograr más con tu
tiempo.
De acuerdo con este método, cuando hayas planificado tu trabajo, es probable que
te sientas más recompensado personalmente al completar las tareas.
Si no eres de los que detallan las tareas que planeas para tu día, es posible que los
diarios con viñetas te resulten más atractivos.
Las ideas, las tareas, los eventos e incluso los conocimientos se pueden marcar con
diferentes símbolos para que se destaquen más.
Una de las cosas más difíciles para muchos de nosotros es simplemente «decir no».
Pero si puedes decir que no a asumir más de lo que puede manejar, podrás seguir
tu estrategia de gestión del tiempo con más éxito.
También debes resistirte a quitar tareas de tu lista si sabes que son esenciales.
Decir no implica idear una estrategia y seguirla con determinación disciplinada.
Muchas cosas pueden distraerte durante el día, desde los perros que ladran en la
calle hasta tu teléfono lleno de notificaciones.
Incluso los compañeros de trabajo pueden distraerte y tendrás que hacerles saber
que estás ocupado o que te arriesgas a no terminar tu trabajo.
Establece límites con quienes te rodean y deja en claro que cuando estés
trabajando, ellos deben evitar socializar contigo a menos que sea urgente. También
debes hacer todo lo posible para tener tu mente enfocada, de modo que no haya
distracciones internas.
Deshacerse de las distracciones requiere tiempo para dominarlo, pero vale la pena
el esfuerzo.
Mucho
tiempo es desperdiciado a causa de interrupciones y distracciones (Fuente: Atlassian)
Es una buena idea agrupar las tareas que son similares entre sí. De esa manera,
puedes entrar en el estado de ánimo adecuado para una tarea y pasar a otra
similar con el mismo enfoque y hacerla más rápido.
Agrupa las tareas de tal manera que haya sinergia para obtener los resultados más
efectivos.
Si estás a cargo de tareas más grandes que son más complicadas, puedes utilizar
un software de gestión de proyectos. Este tipo de herramienta puede ayudarte a
mejorar tus estrategias de gestión del tiempo y a lograr tus objetivos con éxito.
A veces, estamos tan ocupados que perdemos la noción del tiempo. Si tienes un
reloj grande y muy visible frente a ti, te resultará más fácil permanecer en el
momento.
Algunas personas también encuentran relajante el tic-tac rítmico del reloj. Solo
asegúrate de no adquirir el hábito de mirar el reloj con demasiada frecuencia, lo
que genera distracciones innecesarias.
También puedes hacer ejercicios más regulares y pasar tiempo al aire libre,
disfrutando de la serenidad de la naturaleza. El yoga es una excelente manera de
relajarse y descansar, y escuchar música puede hacer maravillas para una mente y
un alma estresadas.
Encuentra lo que funcione mejor para ti y hazlo. Practica hábitos para aliviar el
estrés con frecuencia para aprovechar al máximo las estrategias de gestión del
tiempo.
Aquí hay un consejo profesional para los gerentes que trabajan de forma remota
debido a la pandemia y necesitan delegar el trabajo: verifica el desempeño de los
empleados remotos.
Todos los empleados deben ser evaluados para garantizar una productividad
óptima. Si no sabes cómo se desempeñan tus empleados en cuanto al trabajo, no
puedes delegarles más trabajo.
Sobre el Autor:
1. La Regla 4D
Hay cuatro principios básicos que puedes seguir y que te ayudarán a administrar tu tiempo de manera eficiente: Hacer, Retrasar,
Delegar y Descartar.
2. Tomar descansos
Es un buen hábito tomar pequeños descansos durante la jornada laboral para tener un poco de tiempo para distraerte.
3. Monotareas
Es mejor concentrarse en una tarea a la vez y terminarla antes de pasar a la siguiente. También podrás obtener resultados más
sostenibles.
Las listas de tareas no son un lujo, pero son efectivas para mantener a las personas motivadas durante todo el día.
El método sugiere que las personas sigan cuatro pasos para ayudar a administrar mejor su tiempo.
Si no eres de los que detallan las tareas que planeas para tu día, es posible que los diarios con viñetas te resulten más atractivos.
Si puedes decir que no a asumir más de lo que puede manejar, podrás seguir tu estrategia de gestión del tiempo con más éxito.
Cada distracción es una pérdida de tiempo porque necesita volver a concentrarse, y eso a menudo puede ser un desafío.
Junta las tareas de tal manera que haya sinergia para obtener los resultados más efectivos.
Colocar un reloj en algún lugar que vea todo el tiempo puede ayudarte a concentrarte en tu trabajo.
11. Lidiar con el estrés
El estrés es un gran problema en la sociedad moderna y no solo es malo para tu salud, sino que también puede distraerte de tu
trabajo.
Morder más de lo que puedes masticar afectará tu productividad y obstaculizará tus estrategias de gestión del tiempo.