UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE

HONDURAS
Campus Virtual

Tarea Caso Práctico

Administración de Recursos Humanos II

Eliab Orellana Pavón - 201310020041

Master. Ethel Castellanos

La Ceiba, Atlántida, 25 de noviembre del 2020

 Introducción

En la mayor parte de las reuniones de trabajo se suele perder mucho tiempo, lo que hace
que sean poco efectivas. El principal culpable de la inadecuada gestión del tiempo suele
ser la falta de organización y priorización. Para evitar este problema es necesario que los
responsables de convocar una reunión sean capaces de planificarla previamente. El primer
paso debe ser determinar cuáles van a ser los motivos principales de convocarla (dar
información, motivar, resolver conflictos, buscar soluciones, tomar decisiones) y definir
los objetivos que se pretenden alcanzar.

En remoto o presencial, da igual la situación, las reuniones van a estar ahí. Las reuniones
deben tener un objetivo y en concreto deben servir para tomar decisiones o para realizar
un buen desenvolvimiento. Para cualquier otro caso como por ejemplo, anunciar o
comunicar alguna cosa relacionada con el trabajo, se debería intentar siempre utilizar
otras vías más rápidas y económicas de comunicación.
 Contenido

CASO PRÁCTICO: REUNIONES DE TRABAJO

En una empresa de tamaño medio del sector legal, con sede en Madrid es habitual celebrar
muchas reuniones semanalmente que no ayudan para nada a bajar la carga de trabajo.

Las reuniones son siempre de 25 personas mínimo, porque se convoca a muchos

asistentes “por si acaso” sus responsables no van puedan ir ellos. Se envía un orden del
día con un par de días antes de la celebración, si hay suerte. Así que el personal tiene poco
tiempo de preparar los temas de las reuniones. Estas se prolongan en el tiempo, durando
entre 4 ó 5 horas en las que se suele hablar de todos los temas menos de los previstos en
el orden del día.

La concreción sobre los diferentes temas es mínima. Se intenta avanzar pero siempre
quedan puntos pendientes para la siguiente reunión que impide sacar conclusiones ni
acciones a seguir. Pasan los días y esos pactos verbales quedan en el aire y cuando se
vuelve a celebrar una reunión de trabajo sobre esos asuntos hay que comenzar de cero
porque prácticamente nadie avanzó su parte y el que lo hace, le sirve de poco porque los
otros van perdidos.

La productividad de la empresa ha bajado mucho y parte del personal está muy presionado
y quemado porque para poder sacar su trabajo adelante tienen que hacer jornadas
interminables de 8 de la mañana a 22 de la noche. No es algo puntual sino que pasa a ser
lo habitual. Todo el personal se pasa medio día reunido en persona o por teléfono, sin
determinar ni concretar y esto produce que se solapen temas, haciendo en más de una
ocasión varias personas las mismas tareas y en otros momentos se quedaron temas sin
tratar porque unos se pensaron que los harían otros. Al final, nadie lo gestiona.
 Preguntas y Respuestas

1.- ¿Qué problemas ves aquí? Favor enumerarlos.

Reuniones que no servían de nada y no ayudaban.

Las reuniones tenia demasiadas personas y así no todos captan lo que se quiera
transmitir.
Las reuniones se excedían en el tiempo de 4 a 5 horas por reunión.
Los temas a tratar siempre quedaban con puntos que no se entendían y por avanzar
no se veían esos puntos.
Lo que se habla en la reunión y se pacta para cambio quedan en el aire ya que
nadie cumple con esas promesas.
Exceso de trabajo y jornadas de trabajo muy largas.

2.- ¿Suele ocurrir esto en las organizaciones? Explique ampliamente

Si ocurre en muchas empresas, las reuniones de trabajo son una de las herramientas más
eficaces que poseen las empresas para conocer el desarrollo de sus proyectos; sin
embargo, en ocasiones son asesinas del tiempo y a menudo, los gerentes las utilizan para
sentirse ocupados. De hecho, el 47% de los trabajadores se quejan de que las reuniones
son una pérdida de tiempo. Las juntas son necesarias para alcanzar los objetivos de la
empresa y mejorar la comunicación, pero la realidad es que la mayoría de los empleados
se quejan de éstas debido a que les consume tiempo, son demasiado largas o simplemente
son demasiadas

3.- ¿Cómo se puede mejorar la comunicación y la gestión del tiempo de las

reuniones?

Planificar las reuniones para hacerlas más eficaces

Al hilo de lo anterior resulta muy importante la planificación. En función de cada tipo de

reunión que vayamos a realizar es necesaria una planificación inicial en la que
contemplamos elementos como el lugar, los integrantes y el tiempo para su celebración.
Una vez decidido lo anterior es importante que en la reunión tenga un guión claro con
unos objetivos concretos. No tener objetivos, lo que hace es alargar las reuniones. Para
poder detectar claramente los objetivos, además de aquellos asuntos de relevancia que
son los que motivan la reunión, conviene también tener presentes asuntos menores que
pueden llegar a surgir, incluso incorporarlos en el guión.

Ser eficaz en el momento de la reunión

Las reuniones de trabajo deben ser ordenadas, basadas en los guiones y estructuras a los
que previamente se ha podido acceder, y con intervenciones justas tanto en tiempo como
en desarrollo.

Esto no es tarea sencilla, ya que en muchas ocasiones hay que poner de acuerdo a personas
diferentes con diferentes maneras de expresarse. Sin embargo, se puede obtener cuando
nos ajustamos a planificaciones correctas, estructuras adecuadas y tiempos ajustados.

4.-Describalo con un mínimo de 5 descripciones según su conocimiento.

Planificar, organizar y priorizar el trabajo diario, entre lo que es importante y lo

que es urgente.
Definición concreta de cada actividad necesaria y cada puesto de trabajo, para
evitar que alguna tarea se quede sin hacer o se haga dos veces.
Agrupar los trabajos en áreas o departamentos, de modo que sean realizadas por
las personas más adecuadas y con más experiencia y competencias para ello.
Combatir los “ladrones” del tiempo: desorden, reuniones, visitas, papeleo.
Hay que ser consciente de los tiempos muertos, de las horas improductivas, de la
duplicidad de tareas o de las gestiones que salen mal y hay que repetir por falta de
planificación o información.

5- ¿Qué opinas de la productividad?

La productividad de la empresa está en caída cada vez más, y esto se debe a que toda la
empresa ya se encuentra en punto de caída donde los colaboradores están bajo una presión
demasiado grande y no pueden y no van a rendir porque ya se encuentran en un punto de
quiebre por los horarios tan extendidos que tienen que trabajar, para que un colaborador
rinda tiene que tener su horario de salida para que pueda descansar y tener energías para
el siguiente día, y así el colaborador va a rendir y la productividad va a ir mejorando.

5.1.- ¿Tiene solución?

La solución que yo veo es que la empresa debe tomar es mejorar, e intervenir

inmediatamente en la programación de las reuniones, hablar con los encargados de
dictarlas y poner fin a las reuniones que no estén bien diseñadas y estructuradas y que sea
para los colaboradores que si las necesiten e intervenir en el tiempo de trabajo de sus
colaboradores ya que son extensos y esto no ayuda a la productividad.

Conclusiones

1. Se puede observar que la empresa tiene un serio problema en el cual debe

intervenir y hacer que dé un giro la situación.

2. La mejora de la productividad es un punto fuerte de mejora que tiene la empresa

y que tiene que ver de manera inmediata.

3. Las reuniones podrían ser mejores si los que las son los expositores son eficaces
y mejoran las formas de darlas.

4. Las reuniones son una herramienta muy útil que si se utiliza de la forma correcta
es una herramienta que puede brindar grandes resultados.