TALLER DE HABILIDADES

GERENCIALES

Verónica Jara Troncoso

Ingeniera en Administración de Empresas
Magister en Ing. Industrial
GESTION DEL TIEMPO
 Gestión del Tiempo

La administración del tiempo es, en verdad, administración de

la vida, administración personal.

Es, realmente, la toma de control de la secuencia de los

sucesos.

Administrar el tiempo es controlar lo siguiente que hará y

siempre será libre para elegir la tarea que hará después.

Su capacidad para escoger entre lo importante y lo sin

importancia es la clave que determina su éxito en la vida y en
el trabajo.
 Gestión del Tiempo
La queja más común de los directivos y profesionales a
todos los niveles, es la sensación de que el tiempo del que
disponemos no nos resulta suficiente para hacer todo lo
que desearíamos hacer.
Sin embargo, todo el mundo dispone de este recurso,
escaso y limitado, siempre nos parece insuficiente, y
resulta imprescindible para cualquier aspiración humana.
Estrategias
 Paso número uno:

Decida exactamente qué quiere

Es sorprendente la cantidad de personas que trabaja día
tras día en tareas de poco valor, porque no han tenido esta
conversación decisiva con su jefe.
Regla: uno de los peores usos del tiempo es hacer muy
bien algo que no había ninguna necesidad de hacer.
 Paso número dos:
Escríbalo. Piense sobre papel.
Cuando escribe su objetivo lo cristaliza, le da una forma
tangible. Crea algo que puede tocar y ver.
Por otra parte, un objetivo o meta que no está escrito sólo
es un deseo o una fantasía. No posee energía propia. Los
objetivos no escritos conducen a confusión, vaguedad,
direcciones equivocadas y numerosos errores
 Paso número tres:
Establezca una fecha tope para su objetivo.
Un objetivo o una decisión sin una fecha tope carece de
urgencia: No tiene verdadero comienzo ni fin.
Si no hay una fecha tope precisa acompañada de la
asignación o aceptación de responsabilidad específicas
para su término, fácilmente postergará las cosas y no las
completará.
 Paso número cuatro:
Haga una lista
Liste todo lo que puede pensar acerca de lo que va a tener
que hacer para lograr el objetivo.
A medida que piensa en nuevas actividades, agréguelas a
su lista. Siga construyendo la lista hasta que esté
completa.
 Paso número cinco:
Organice la lista como un plan.
Organice su lista según prioridades y conforme a una
secuencia. Concédase unos minutos y decida qué necesita
hacer en primer lugar y qué más tarde. Decida qué se
debe hacer antes de otra cosa y qué se necesita hacer
después.
 Paso número seis:

Actúe inmediatamente conforme al plan.

Haga algo. cualquier cosa. Un plan normal y
vigorosamente ejecutado es mucho mejor que otro brillante
y con el cual no se hace nada.
La ejecución es todo si quiere obtener cualquier clase de
éxito
 Paso número siete:

Decida hacer cada día algo que le acerque a su

objetivo principal.
Introduzca esa actividad en su programa diario. Por
ejemplo: Lea una cantidad determinada de páginas sobre
un tema clave.
GESTION DEL TIEMPO
 Planificación
La fórmula de las seis «P»:
«Planificación Previa Pertinente Previene Pobre
Productividad.»
Uno de sus objetivos principales en el trabajo debe ser
obtener el mayor beneficio posible de su inversión de
energía mental, emocional y física.
Planificar le ahorra hasta diez minutos en la ejecución.
 Planificación

 Falta de datos relevantes

 Objetivos inadecuados
 Oportunidades y riesgos sin definir
 Estimación inexacta de costos

Son algunas de las causas por las que los proyectos

empresariales fracasan.
Todas ellas podrían haberse solventado de haber
conocido qué es un plan de trabajo y cómo elaborarlo
 Planificación

La Planificación en la gestión empresarial recoge las

directrices para llevar a cabo un proyecto a partir de la
conexión entre recursos y tiempo de la organización.

Qué queremos, Qué tenemos y Cómo vamos a

conseguirlo
 Manifestaciones de una mala gestión del
tiempo
• Jornadas cada vez más largas
• No saber decir “no”
• El perfeccionismo
• No negociar plazos de respuesta
• Emplear mal el tiempo de entrevistas (escuchar,
preguntar, argumentar)
 Manifestaciones de una mala gestión del
tiempo

• Tener objetivos personales confusos o cambiantes

• Falta de un plan de trabajo diario
• No dejar “sitio” (tiempo) para imprevistos
• Utilizar mal las comunicaciones (teléfono, correo,visitas).
• Razonar por lo que hay que hacer (tareas) y no por lo
que se quiere obtener (objetivos)
 Manifestaciones de una mala gestión del
tiempo

• Desconocimiento de las personas que influyen en una

decisión
• Abordar las tareas en tiempo real, hacerlo deprisa, uno
mismo
• Estrés
• Humor irritable
• Cansancio permanente
 Gestión del Tiempo

Para hacer un buen empleo del tiempo es necesario

tener en cuenta el significado de eficiencia, eficacia, y el
tiempo requerido para la realización de cada una de las
tareas de nuestra jornada laboral.
 Gestión del Tiempo

La eficiencia consiste en hacer las cosas bien es

positiva, por supuesto, pero no garantiza resultados. Se
limita a hacer bien lo que se hace.
La eficacia consiste en hacer lo que realmente hay
que hacer. La persona eficaz sabe, ante todo, qué es lo
que debe hacer, tiene en mente los resultados que
desea alcanzar y hace lo que le acerca a ellos.
 Gestión del Tiempo

La eficiencia se centra en el método, en el cómo. La

eficacia, en el fin. La persona que hace un buen empleo
del tiempo es capaz de equilibrar eficiencia y eficacia.
 Leyes de Eficacia

Las tareas
“El tiempo que requiere una tarea crece en proporción al
número de veces que la hemos interrumpido y reanudado”.
Teóricamente, toda tarea requiere un tiempo determinado
para obtener unos resultados o calidad deseados.
Esta es, al menos, la impresión subjetiva que tenemos.
Pero la realidad es muy distinta.
Porque no nos es posible prácticamente nunca realizar de
golpe tareas medianamente complejas. se alargan al
interrumpirlas
 Leyes de Eficacia
Esta ley puede ilustrarse con una cuerda. Cada vez que la
cortemos, para empalmarla será preciso realizar un nudo
que reducirá su longitud.
La mente humana funciona de un modo análogo: no cabe
retomar una tarea en el punto en que se interrumpió;
siempre hay que hacer un “nudo” mental, e incluso físico. Y
cada nudo implica pérdida de tiempo. Otra pérdida de
tiempo que añadir al que directamente nos ha costado la
interrupción.
 Leyes de Eficacia

El tiempo que requiere una tarea larga puede, así,

alargarse de un modo que resultaría aterrador si
percibiéramos claramente la diferencia.
Interrupción / Descanso
 Técnica Pomodoro
La técnica Pomodoro fue desarrollada en los años 80 por
Francesco Cirillo y se basa en la teoría de que no
podemos mantener la atención absoluta sobre una
actividad durante más de 25 minutos, a partir de estos
minutos la atención disminuye, por ello propone hacer una
pequeña pausa para retomar después la actividad o iniciar
una nueva consiguiendo de nuevo estar concentrado.
 Objetivos
Proporcionar una herramienta sencilla para mejorar la productividad.

Aliviar la ansiedad.

Mejorar el foco, la concentración y reducir las interrupciones.

Aumentar la conciencia de las decisiones y el uso del tiempo.

Favorecer la motivación y mantenerla constante

Promover la determinación para lograr los objetivos

Refinar el proceso de estimación de tiempos tanto cuantitativamente como

cualitativamente.

Fortalecer la determinación de seguir avanzando en situaciones complejas.

 Técnica Pomodoro

Esta técnica es realmente un método de gestión del

tiempo que puede ayudar a que la productividad sea
mayor, permite administrar el tiempo a través de su
división en fragmentos, pretende conseguir que se
logren tantas tareas como sea posible en la menor
cantidad de tiempo. Otro aspecto fundamental de este
método es su capacidad para disminuir las
interrupciones.
 Aplicación

En concreto, el método divide el tiempo en periodos de 25

minutos denominados pomodoros separados por pausas
de 5 minutos dedicadas al descanso. De un modo práctico,
podríamos decir que la técnica funciona en cinco pasos
 Aplicación

Se deciden las tareas que se van a realizar en un periodo de

tiempo (si lo aplica en el trabajo este periodo de tiempo se refiere
a su jornada laboral).

Se programa el pomodoro: 25 minutos.

Se trabaja durante esos 25 minutos de forma concentrada e

intensiva (sin distracciones, es decir, nada de ver el correo
electrónico, mirar el móvil, responder una llamada de teléfono…)
hasta que suena la alarma. Cuando suena, se marca una X, que
representa que se ha cumplido con un pomodoro.
 Aplicación

4. Se descansa durante 5 minutos (darse un breve paseo,

beber agua… cualquier cosa sirve, excepto trabajar).

5. Se inicia de nuevo el proceso.

Cuando has realizado 4 pomodoros puedes realizar una

pausa más amplia, de 20 o 30 minutos.

Esta técnica es motivadora cuando se registran los

pomodoros diarios y se ve el progreso a largo plazo.
Taller: Gestión del tiempo