TAREA.

La tarea es un término empleado para referirse a la práctica de una obligación o a la

realización de una actividad, bien sea en el ámbito educativo, en el hogar y también en
el ámbito laboral. De acuerdo al interés o entusiasmo para ejecutar la actividad
otorgada a la persona, las tareas pueden clasificarse en obligatorias o por placer: las
tareas obligatorias son aquellos ejercicios que se realizan por imponencia de personas
o situaciones, en la cual la persona ejecutante no se siente en agrado al practicarlas,
un ejemplo seria en la etapa escolar donde los maestros envían actividades (o tareas)
para realizarse en el hogar, con la finalidad de que el estudiante fije y maneje una
información o practique unos procedimientos explicados en clase, las tareas pueden
ser impuestas en cualquiera de las materias estudiadas.
A su vez se menciona dentro del grupo de las tareas, a las actividades repetitivas que
realiza una persona en un ámbito laboral, unos ejemplos serían los siguientes: la tarea
de un profesor sería, planificar sus clases, su material de estudio, así como también
las evaluaciones que efectuará periódicamente en su grupo designado; en otra
situación distinta al ámbito escolar se encuentra la tarea de un personal de limpieza,
los cuales deben cumplir con la obligación de mantener un orden y pulcritud de un
espacio asignado, a pesar que no se está hablando de una situación escolar, ambos
profesionales cumplen con la realización de una actividad o series de actividades en
específico. Por otra parte las tareas ejecutadas por placer o por hobbie, agrupa a
todas las distintas obligaciones asumidas por una persona a la que le sea de su
agrado la práctica de la misma.

¿Qué es la planificación de tareas?

La planificación de tareas es un paso clave para su gestión efectiva. En lugar de tratar
de lidiar con objetivos de proyecto complejos, confusos y poco claros, las tareas se
convierten en apoyo, al concretar la labor pendiente en instrucciones claras,
descriptivas y capaces de simplificar el avance paso a paso.

Al dividir cada parte de un proyecto en una tarea detallada, se obtiene una mejor idea
de cómo va a abordarse. De lo contrario, es más difícil enfrentarse a las diferentes
actividades que componen cualquier iniciativa.

Para muchos, la gestión de tareas es tanto una ciencia como un arte. Pero con los
métodos correctos, un sistema de gestión adecuado y la suficiente planificación de
tareas, puede garantizarse que cualquier proyecto se completará sin problemas de
principio a fin.

Cómo se lleva a cabo la planificación de tareas

Aunque la planificación de tareas es una idea bastante simple, eso no significa que
siempre vaya a resultar fácil. En su forma más básica, implica prever lo que supondrá
programar y abordar una tarea, en el marco de un sistema en el que, probablemente,
estará interrelacionada con otras.
Es preciso tener presente su ciclo de vida, para poder preparar a conciencia la gestión
de todos los aspectos de cada tarea, desde su estado y prioridad, hasta el tiempo, los
recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros que necesita.

Cuando se trabaja con un equipo, la adecuada planificación de tareas es la base de la

productividad, ya que ayuda a todos los que participan en la iniciativa a mantenerse
sincronizados y dentro de los plazos fijados.

La planificación de tareas también actúa como motivador. Se trata de una ventaja

adicional derivada de la división del proyecto en hitos, que entregan la satisfacción de
ir completando actividades y alcanzando metas en el camino hacia el momento final de
entrega.

Para llevar a cabo la planificación de tareas es fundamental estructurar la carga de

trabajo. Hay tres objetivos principales cuando se trata de estructurar y planificar las
próximas tareas:

Desglosar la carga de trabajo (del objetivo del proyecto) en tareas individuales para
aclarar los pasos reales del trabajo.
Monitorizar el progreso durante la duración del proyecto, para que pueda ser dirigido.
Asegurar la transparencia en las tareas actuales y futuras de cada participante.
Ya se trabaje utilizando métodos ágiles, gráficos clásicos de Gantt o listas de tareas
simples, los objetivos siguen siendo los mismos, aunque no todos los proyectos dentro
de un equipo se ejecuten de la misma manera.

Esta es exactamente la razón por la cual una planificación de tareas tendría que ser
flexible, para estructurar cada proyecto de acuerdo con las preferencias del equipo.

¿Por qué es importante la planificación de tareas?

Gestionar el tiempo y los recursos de forma óptima no es resultado de la casualidad, la
buena suerte o la intuición. En la mayoría de ocasiones, se trata del producto de una
planificación de tareas cuidadosa.

Cuando se pasa a la acción directamente sin un plan que guíe los pasos a seguir,
estableciendo directrices, se corre el riesgo de sufrir de estrés. Este estado crítico de
agotamiento mental y físico no tarda en aparecer cuando se mantienen niveles de
exigencia muy elevados, se trabajan más horas de lo que sería aconsejable y, a pesar
de ello, se ve poco o ningún progreso en las actividades.

¿Cuáles son las claves para una planificación de tareas efectiva?

Existen diferentes modos de abordar la planificación de tareas, aunque, desde la
posición del empresario, algunas de las que mejores resultados garantizan son las
siguientes:
Desglosar las actividades en problemas simples. La excelencia en la gestión del
tiempo gira en torno a establecer un proceso y descomponerlo en pequeñas
operaciones que son fáciles de comprender y que no requieren recursos intensivos.
Las operaciones simples son sencillas y ejecutarlas no requiere de un gran esfuerzo
de seguimiento.
Crear un sistema de priorización. Más que centrarse en clasificar las tareas en función
de su prioridad, lo importante es programar las prioridades. Éstas se configuran en
función de los plazos, la importancia de la ejecución, el posible retorno de la inversión
y el alcance. La clave está en aprender a priorizar tanto las actividades a largo plazo,
que cobran impulso en el futuro, como las metas a corto plazo necesarias para
resultados incrementales.
Comenzar con tareas simples. No completar una tarea amplia y compleja a lo largo del
día puede desmotivar, impidiendo ver el progreso en la planificación semanal. Una
excelente manera de romper el hielo es comenzar con una tarea trivial y rápida, que
elevará la motivación, la productividad y permitirá concentrarse en tareas complejas
más adelante.
Crear una hoja de ruta a largo plazo. La planificación de tareas a largo plazo permite
concentrarse mejor en el presente y decidir si las nuevas actividades están en línea
con los objetivos. Este planteamiento permite también obtener una imagen más clara
de la disponibilidad semanal.

SEIS PASOS PARA UNA PLANIFICACION DE TAREAS EXITOSA.

Una buena planificación de tareas implica preparación y se estructura en torno a una
distribución óptima del tiempo disponible.
Sigue los siguientes pasos si bucas cómo planificar tareas en forma efectiva y llevar a
tu equipo a mejores resultados. Por otra parte, si quieres profundizar acerca de cómo
crear este tipo de metas, te recomendamos leer nuestra guía especializada para
lograrlo:
Paso 1 - Definir los objetivos de mi planificación de tareas
La primera pauta para una buena planificación es claramente definir los objetivos a
alcanzar y no desviarse de ellos.
Los objetivos deben ser SMART (en relación a su siglas esto significa: específicos,
medibles, alcanzables, realistas y oportunos).
Deben formularlos en términos positivos. Por ejemplo: "La implementación de la nueva
modalidad de reuniones permitirá que nuestro tiempo se optimice de tal manera que
logremos un mejor desempeño de equipo".
Esto tiene implicancias positivas en la motivación de los participantes del proyecto.
Paso 2 - Fijar plazos
Cuando estableces un determinado lapso de tiempo estás creando sentido de
urgencia para realizar las acciones a realizar.
En proyectos cortos (Maximo 120 días) es recomendable trabajar sobre una base
diaria. En iniciativas de mayor duración la base podría ser semanal o quincenal.
Paso 3 - Identificar los principales obstáculos
Debes ser capaz de saber cuáles son los posibles problemas que pueden surgir en el
camino. De otro modo no podrás planificar o adelantar estrategias para resolverlos.
Paso 4 - Identificar las habilidades y el conocimiento requerido
Determinar las habilidades y conocimientos de los responsables es necesario para su
desarrollo efectivo y eficiente.
Paso 5 - Identificar los individuos, grupos y organizaciones con las cuales vas a
trabajar
Acudir a la gente apropiada es encontrar la solución adecuada. Delegar y cooperar es
clave para una planificación exitosa. Saber qué grupos e individuos son los más
preparados para afrontar las tareas claramente da una ventaja enorme en esto.
Paso 6 - Desarrollo del plan de acción
Muchas de las tareas a adelantar deberán fraccionarse. Un plan de acción es el
trabajo diario bajo condiciones de planificación previa, a modo de cronograma.
Estas condiciones contemplan desde las labores a desarrollar, el tiempo que se les
dedicará y las personas que las ejecutarán, hasta las contingencias que se puedan
presentar y sus posibles soluciones.
“La planificación apropiada evita una ejecución deficiente.”