Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, de David Allen

GTD: Un método para la gestión del tiempo y la productividad

En un mundo cada vez más ocupado y lleno de distracciones, la gestión eficaz del tiempo
y las tareas se ha convertido en una habilidad esencial. Si alguna vez te has sentido
abrumado por la cantidad de trabajo que tienes por hacer, si luchas por recordar tus
compromisos o si te encuentras disperso en medio de numerosos proyectos, es posible
que la Técnica GTD (Getting Things Done) sea la respuesta que estás buscando.

¿Qué es la Técnica GTD?

Esta técnica desarrollada por David Allen, es un enfoque de gestión del tiempo y de
tareas que se centra en la organización eficiente de tus compromisos diarios. Su objetivo
principal es liberar tu mente de la carga de recordar y gestionar todo lo que debes hacer,
lo que te permitirá concentrarte en la realización de las tareas de manera más efectiva y
con menos estrés. Su principio fundamental es que tu mente es para tener ideas, no para
retenerlas. Esto significa que debes confiar en sistemas externos para capturar, procesar
y organizar tus tareas y compromisos. Al hacerlo, puedes lograr una mayor claridad
mental y una sensación de control sobre tu vida.

Los Cinco Pasos de GTD

GTD se basa en cinco pasos que debes seguir para gestionar tus tareas y proyectos de
manera efectiva:

1. Recopilar

Captura todo lo que tienes en mente: tareas, ideas, proyectos, compromisos y cualquier
otra cosa que sientas que debes hacer. Utiliza un sistema de recolección de confianza
para registrar estas cosas. Puede ser una aplicación de notas en tu teléfono, una libreta,
correos electrónicos, o cualquier otra herramienta que prefieras. La clave es asegurarte
de que no olvidarás nada.

2. Procesar

Procesar implica revisar cada elemento y tomar una decisión sobre qué hacer con él.
Cada elemento se clasifica en una de las siguientes categorías:

1. Acción Inmediata: Si una tarea se puede realizar en menos de 2 minutos, hazla

de inmediato. Esto elimina tareas pequeñas y evita que se acumulen en tu lista.

2. Programar: Si la tarea tiene una fecha de vencimiento específica, agrégala a tu

calendario. Asegúrate de asignarle una fecha y hora clara.

3. Delegar: Si alguien más puede hacer la tarea, delega. Esto te permite liberar
tiempo y recursos para tareas más importantes.
4. Posponer: Si la tarea no es inmediata, pero es importante, agrégala a una lista
de tareas pendientes. Debes determinar la prioridad y cuándo planeas abordarla.

5. Eliminar: Si la tarea no es importante o no aporta valor, elimínala. Aprende a

decir “no” a las tareas que no contribuyen a tus objetivos.

3. Organizar

Organiza tus tareas en un sistema que funcione para ti. Esto puede incluir la creación de
listas de tareas pendientes, listas de proyectos, etiquetas o categorías para tus tareas, y
cualquier otro método de organización que te ayude a encontrar y gestionar tus
compromisos de manera efectiva. Utiliza herramientas físicas o aplicaciones de gestión de
tareas, según tus preferencias.

4. Evaluar regularmente

Debes realizar revisiones periódicas de tus listas y compromisos para mantenerlas

actualizadas y asegurarte de que nada se te escape. Allen sugiere una revisión semanal
en la que evalúas tus proyectos, tareas pendientes y objetivos. Esta revisión te ayuda a
mantener el control y a ajustar tu enfoque según sea necesario.

5. Ejecutar

Finalmente, realiza tus tareas siguiendo tu sistema de organización. El objetivo es

permitirte centrarte en el trabajo real en lugar de preocuparte por lo que podría olvidarse.
Al seguir estos cinco pasos, te aseguras de que todas tus tareas estén registradas,
priorizadas y gestionadas de manera eficiente.

Ventajas

GTD ofrece una serie de beneficios significativos que pueden cambiar la forma en que
gestionas tu vida personal y profesional. Algunas de las ventajas más destacadas
incluyen:

Claridad Mental

Te permite liberar tu mente de la carga de recordar tareas y compromisos. Esto resulta en

una mayor claridad mental y te permite concentrarte en el trabajo en lugar de preocuparte
por lo que podrías olvidar.

Reducción del Estrés

Reduces significativamente el estrés relacionado con la sensación de estar abrumado por

una lista interminable de cosas por hacer.

Mayor Productividad

Te ayuda a priorizar y ejecutar tus tareas de manera más efectiva. Al eliminar la indecisión
y la ambigüedad, puedes trabajar de manera más enfocada y productiva.
Cumplimiento de Compromisos

Nunca olvidarás un compromiso importante, ya que te ayuda a programar y recordar las

fechas límite y las tareas pendientes.

Mayor Organización

Promueve una mayor organización en todas las áreas de tu vida. Tendrás un sistema
claro para administrar tus proyectos y tareas, lo que facilita el seguimiento de tus metas y
objetivos.

Eficiencia en la Toma de Decisiones

Al eliminar la necesidad de recordar y evaluar constantemente tus tareas, puedes tomar

decisiones más eficientes sobre qué hacer a continuación.

Adaptabilidad

Es un enfoque flexible que se puede personalizar para adaptarse a tus necesidades y

preferencias individuales. Puedes utilizar herramientas físicas o aplicaciones, lo que sea
más cómodo para ti.

Desventajas

Aunque la técnica es muy efectiva en muchos aspectos, también presenta algunas

desventajas y limitaciones que debes tener en cuenta:

Falta de planificación diaria o semanal

Se centra en la gestión de tareas a largo plazo y en la organización de proyectos, pero no

ofrece un sistema integrado para la planificación diaria o semanal. Esto puede hacer que
algunos usuarios se sientan perdidos en cuanto a qué hacer cada día.

Requiere disciplina y consistencia

Para que funcione de manera efectiva, debes ser disciplinado y consistente en su

aplicación. Si no mantienes la rutina de capturar, procesar y revisar regularmente, los
beneficios disminuyen.

Puede Ser Abrumador al Principio

Implementarla por primera vez puede resultar abrumador para algunas personas. La
captura inicial de todas las tareas y compromisos pendientes puede revelar la magnitud
de la carga de trabajo, lo que puede generar estrés inicial.

La Gestión de Correo Electrónico Puede Ser Desafiante

Aunque aborda la gestión del correo electrónico, no proporciona una solución integral
para lidiar con la sobrecarga de correos electrónicos, lo que puede ser un desafío para
aquellos que reciben una gran cantidad de mensajes diariamente.

Implementación Práctica

Si estás interesado en implementar la técnica GTD en tu vida, aquí tienes algunos

consejos prácticos para comenzar:

Establece un Sistema de Captura Confiable

Encuentra una herramienta o sistema de captura que funcione para ti. Esto podría ser una
aplicación de notas en tu teléfono, una libreta, una carpeta física o incluso una aplicación
de notas digital. Asegúrate de que sea fácil de usar y que siempre esté a tu alcance.

Dedica Tiempo a la Revisión Semanal

Reserva tiempo en tu agenda para realizar una revisión semanal. Durante esta revisión,
repasa tus proyectos, tareas pendientes y objetivos. Ajusta tu sistema según sea
necesario y establece prioridades para la semana siguiente.

Sé Consistente

La consistencia es clave para el éxito de GTD. Asegúrate de seguir los cinco pasos en
cada tarea y proyecto que abordes. Cuanto más consistente seas, más efectiva será la
técnica.

Aprende a Decir “No”

Parte de la eficacia de GTD radica en eliminar tareas que no son importantes o no aportan
valor. Aprende a decir “no” de manera educada y prioriza tus compromisos según tus
objetivos y valores.

Personaliza tu Sistema

La técnica es altamente personalizable. Ajusta el sistema según tus necesidades y

preferencias. Puedes utilizar etiquetas, categorías o colores para organizar tus tareas de
la manera que te resulte más efectiva.

Comparte tu Progreso

Compartir tus objetivos y compromisos con colegas, amigos o familiares puede ayudarte a
mantener la responsabilidad. Esto puede ser especialmente útil en proyectos más
grandes o metas a largo plazo.

Practica la Paciencia
Puede llevarte tiempo dominarlo. No te frustres si no ves resultados inmediatos. A medida
que sigas practicando, te volverás más hábil y notarás una mejora significativa en la
gestión de tu tiempo y tareas.

Ejemplos de la Técnica GTD en la Vida Cotidiana

La técnica GTD se puede aplicar a diversas áreas de tu vida. Aquí hay algunos ejemplos
de cómo GTD puede mejorar la gestión del tiempo y las tareas en situaciones comunes:

En el Trabajo:

• Organización de proyectos: Utilízala para planificar y gestionar proyectos

laborales. Crea listas de tareas pendientes y establece prioridades para completarlos de
manera eficiente.

• Gestión del correo electrónico: Aplícala para gestionar tu bandeja de entrada.

Procesa correos electrónicos según su importancia y urgencia, y asigna tareas a tu
sistema de organización.

• Reuniones productivas: Utilízala para preparar y seguir el progreso de las

reuniones. Agenda tareas y decisiones tomadas durante la reunión.

En la Vida Personal:

• Gestión del hogar: Organiza tareas del hogar, como compras, limpieza y
reparaciones. Mantén una lista de tareas pendientes y programas tus actividades según tu
disponibilidad.

• Planificación de viajes: Utilízala para planificar y gestionar viajes. Registra todas

las tareas relacionadas con el viaje, desde la reserva de boletos hasta la preparación de
maletas.

• Logro de metas personales: Aplícala para establecer y seguir el progreso de tus

metas personales. Divide las metas en tareas concretas y programa su ejecución.

GTD es una herramienta poderosa para la gestión del tiempo y la productividad. Al aplicar
los cinco pasos y ajustarla a tus necesidades, obtendrás una mejora significativa en tu
productividad, claridad mental y gestión de compromisos.

Sin embargo, considera que requiere práctica y paciencia. Puede llevar tiempo
perfeccionarla y hacerla parte de tu rutina diaria. Pero, una vez que lo hagas, los
beneficios serán evidentes en tu vida personal y profesional.

La gestión eficaz de las tareas no solo se trata de hacer más en menos tiempo, sino de
tomar el control de tu vida y liberar tu mente para enfocarte en lo que realmente importa.
Esta técnica te ayuda a lograr precisamente eso