UNIDAD 1: ADMINISTRAR EL

TIEMPO Y PLANIFICACIÓN DE
REUNIONES
Video Teleclase: Administración del tiempo

Funciones administrativas según Henry Fayol:

- Planear
- Organizar
- Dirigir
- Coordinar
- Controlar

Eficacia: El logro de los objetivos

Eficiencia: Alcanzar los fines con la menor cantidad de recursos

La productividad requiere eficacia y eficiencia.

Para administrar el tiempo se necesita saber que es urgente e importante; actividades que no se pueden dejar de
hacer, que sin ellas los logros y metas son amenazados.

Enemigos del tiempo:

- El perfeccionismo extremo
- Hacer rodeo no concretar
- Incorrecto uso del teléfono
- Mal manejo de reuniones
- Deficiente manejo de conflicto
- Uso inadecuado del correo electrónico
- Distraerse fácilmente: Buscar cosas que nos llamen la atención

Mis enemigos del tiempo

1. El perfeccionismo extremo: Ser objetivo, ajustar niveles de exigencia y metas realistas y alcanzables
2. Distraerse fácilmente: Concentración total para enfocarse en la terea asignada
3. Incorrecto uso del teléfono: Desconectar el teléfono del internet

Aptitud y eficiencia

- ¿Qué tareas o actividades no son necesarias?

- ¿Qué podemos delegar? Quienes la persona más apta para la realización de las tareas.
- ¿Cómo podemos contribuir a obtener más eficiencia?

Planear nuestras actividades nos ayudan a maximizar el tiempo dispuesto en ellas.

Invertir los últimos 20 minutos laborales para agendar nuestro día siguiente, importante asignar el tiempo de
descanso (desayuno, almuerzo). Es importante tener metas realistas y alcanzables, eliminar tareas que son de
rutina innecesarias.

Principios básicos para administrar el tiempo

1. Elaborar un plan de acción: Desempeñar de una manera intensa al inicio de cada una de nuestras tareas,
establecer pazos y metas.
2. Identificar el estilo personal: Conocerme a mi mismo, me enfoco en las actividades o en las personas, soy
de rutina o creativo, me concentro fácilmente, etc.
3. Distinguir lo urgente de lo importante: Pareto 20% del esfuerzo, da el 80% de lo resultados.
4. Gestionar tiempo: No es cuanto si no como.
5. Gestionar interrumpir de manera adecuada: Identificar cuales son las causas de las interrupciones
(enemigos del tiempo)
6. Saber decir no: Poner límites.
7. Utilizar la tecnología para una mejora organización.
8. Delegar: Dejar que cada uno realice el trabajo a su manera, se busca un resultado, no un método.
9. Evitar el papeleo innecesario.
10. Identificar el estrés.
11. Controlar el estrés.
12. Adaptación al cambio.

Palabra clave en la administración del tiempo: AHORA

Lectura 1: Administración del tiempo.

1.1 El tiempo como recurso vital en la administración.

la administración implica la coordinación y supervisión de las actividades de otros, de tal forma que estas se lleven
a cabo de forma eficiente y eficaz.

las personas desempeñamos tareas y actividades; según nuestro nivel de responsabilidad en la organización,
coordinamos y supervisamos las actividades de otros, o, en su defecto, nos supervisan y coordinan. Si esta
coordinación y supervisión son claras y precisas, entonces podríamos esperar desempeños eficientes y eficaces.
Entonces la organización “camina”, se mueve hacia la consecución de sus metas y objetivos, se puede determinar
los momentos de antes, ahora y después.

La Real Acade- mia Española, define la administración el tiempo como: oportunidad, ocasión o coyuntura de hacer
algo.

LA CAPACIDAD QUE PODAMOS DESARRO- LLAR PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO PUEDE SIGNIFICAR LA
DIFERENCIA ENTRE EL ÉXITO Y FRACASO, NO SÓLO DE LA ORGANIZACIÓN, SINO TAMBIÉN A NIVEL PERSONAL,
FAMILIAR Y PROFESIONAL. EL TIEMPO EN ADMINISTRACIÓN ES UN RECURSO QUE NO SE PUEDE
AHORRAR O ALMACENAR, POR LO QUE DECIDIR CÓMO UTILIZARLO REQUIERE DE MUCHA
RESPONSABILIDAD Y COM- PROMISO CON UNO MISMO, CON LOS DEMÁS Y, EN GENERAL, CON LA
ORGANIZACIÓN.

1.2 UTILIZACIÓN EFECTIVA DEL TIEMPO. PRINCIPALES PASOS

En la cotidianidad, es común apreciar que algunos individuos pueden producir más y con mayor calidad que otros. Considerando
individuos de capacidades similares, en condiciones similares, con recursos similares, en jornadas similares, ¿qué pueden ellos estar
haciendo diferente que les permite mejor desempeño en unos que en otros? No es de extrañar que la diferencia radique en el uso que
estos individuos le dan al tiempo, a ese recurso abstracto pero definitivo para la ejecución de las actividades personales, profesionales
y laborales. El detalle radica en determinar cómo estamos usando el tiempo. Por lo tanto, es básico llevar a cabo un análisis, es decir,
diagnosticar el uso que le estamos dando a ese valioso recurso

1.2.2 ALGUNOS PASOS PRÁCTICOS PARA FACILITAR EL USO EFECTIVO DEL TIEMPO

1. Deténgase e intente determinar en qué usa su tiempo: ¿Conoce realmente cómo

invierte ese recurso tan valioso? ¿Tiene claro qué hace con las 24 horas que cada
día tiene como capital de vida y trabajo?
2. Anote lo que debe hacer y lo que hace: Utilice la agenda, asegúrese de agendar las actividades a
desarrollar, indicar las tareas y las horas destinadas para realizarlas. Considere los espacios para
descanso, alimentación, traslados, etc. Considere espacio para los imprevistos del día
3. Establezca objetivos y priorice: ¿Qué debe hacer? ¿Por qué? ¿Para qué? ¿Cuándo
se requiere hacerlo? Identifique cuál o cuáles tareas, actividades u otros son
básicos y posponga aquellas que no lo son.
4. Mantenga el orden: Esto le permitirá contar con una mayor organización de los
recursos a su disposición y le demandará menos esfuerzo en la búsqueda de los
mismos
5. Delegue en sus colaboradores o miembros de su equipo de trabajo las tareas que
puedan ser delegadas: Tome en cuenta que una correcta delegación de
tareas, además de “liberarle” un poco de la carga, le permite contar con un
tiempo adicional para invertir en tareas esenciales para la gestión de la
organización

1.3. PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE SUS ACTIVIDADES

- Planificar las actividades una vez definido y priorizado los objetivos:

o Definir con anterioridad las tareas o actividades que debe desempeñar.
o Organizar las tareas o actividades de acuerdo a su periodicidad, desarrollar planes en formato diario,
semanal, quincenal, mensual y hasta anual.
- Programar las actividades una vez organizadas:
o definir el tiempo que va destinar para llevarlas a cabo, definir cuándo se llevarán a cabo esas tareas o
actividades específicas.
La planificación y la programación de actividades es importante porque funcionan como ejes orientadores de la
ejecución de las actividades o tareas:

- De esta forma se monitorea cómo se avanza en el cumplimiento de los propósitos.

- Permiten verificar si es adecuada o no la distribución del tiempo que se está realizando
- Efectuar los ajustes preventivos o correctivos que ayudarán a manejar de mejor manera las actividades o tareas
contempladas en los planes mensuales y anuales.

Lectura complementaria: Los 7 habitos para dirigir tu vida

Los 7 hábitos para dirigir tu vida.

Habito N°1: Decide a donde quieres ir

Es decir tus Objetivos. Si no decides a donde quieres ir llegaras a otro sitio que quizás no te guste.

Piensa en ti mismo, en tu familia y en el trabajo y fíjate objetivos para cada uno. Serán tus objetivos a largo plazo.

Tu objetivos deben ser motivadores, claros, cuantificados, con plazo, compatibles entre si y retadores pero alcanzables.

Ante cada situacion nueva o imprevista que se te presente y dudas de como reaccionar, tus objetivos te permitaran responder
del modo mas adecuado

Habito N°2

Decide que debes hacer para

llegar alli

Desglosa tus objetivos en estapas estableciendo proyectos para alcanzarlos

Asume que no puedes hacer todo cuanto desearias. Eso te obliga a elegir. Tienes todo el tiempo que hay. Pero solo son
veinticuatro horas por jornada

Comienza por el largo plazo. Luego el medio. Y finalmente el corto. Cuantifica. Fija fechas. Asigna margenes de seguridad para
lo que tenga un plazo.

Programa tiempo para pensar, para innovar, para formarte y para ti, para cuidar tu cuerpo y tu espiritu. Necesitas un tiempo
personal, de descanso, de diversion

Habito N°3

Comienza por lo mas importate

Evita la tentacion de abordar antes lo que es corto, comodo, agradable o conocido. Es tentador porque suele ser gratificante.
Pero tambien suele ser poco importante.

Prioriza: lo importante primero. Tu semana y tu jornada deben estar presididas por lo importante

Dedica al menos dos tercios de tu tiempo a lo importante que aun no es urgente. Porque asi evitaras que se convierta en
urgente y encontraras las mejores soluciones para lo que verdaderamente importa
Si lo importante es dificil o largo, aislate. Encierrate en el despacho o pierdete fuera de el si es preciso. Las interrupciones
pueden multiplicar por 20 el tiempo que te lleve una tarea.

Habito N°4

Asigna a cada cosa solo el tiempo justo.

Busca la perfeccion en el conjunto y no en cada tarea. El conjunto incluye lo economico, lo social, lo afectivo... tu vida.

Programa el tiempo y no las tareas. Y no lo agotes, porque debes contar con los imprevistos. No sabes cuando, pero te llegaran
y ocuparan mas de la mitad de tu jornada

Delega todo lo que puedas, pero recuerda que delegar no es abdicar.

Ten panciencia. Delegar es invertir. Los resultados se obtienen despues. Con creces.

Habito N°5

Sigue tu programa

Inicia tu jornada deacuerdo con tu agenda. Sigue tu programa, salvo que te surja algo mas importante.

Actua segun tu iniciativa, tu criterio. Evita la reaccion compulsiva a atender interrupciones, problemas o asuntos imprevistos no
prioritarios.

Aprende a decir que NO cuando sabes que es lo correcto. Se amable pero no a costa de abandonar tus prioridades.

No pospongas lo que es dificil o te desagrada, sobre todo si es importante.

Decide a tiempo. Evita la tentacion de seguir acopiando mas informacion en busca de lo seguro

Habito N° 6

Concentrate en un solo asunto y terminalo

Saltar de un asunto a otro alarga el tiempo que ocupa cada uno de ellos.

Manten un escritorio ordenado. Tu escritorio es un lugar donde recibes, procesas y emites informacion.

Si tocas un documento pasa a la accion resuelve, reencamina, archiva o tira.

Evita las interrupciones. Alargan extraordinariamente el tiempo preciso para realizar una tarea.

Habito N°7

Hazte la vida mas facil

Organizate debidamente

Apoyate en las mejores herramientas de organizacion y gestion

Y por ultimo ¡ojo con las largas jornadas y el estres! Sabes que no solo baja tu rendimiento si no que desaparecen habilidades
que son importantes