UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA

VICERRECTORADO ACADÉMICO

SUBPROGRAMA DE DISEÑO ACADÉMICO

ÁREA: INGENIERIA

CARRERA: HIGIENE Y SEGURIDA INDUSTRIAL

graficolor S.A.

ASIGNATURA: organización y métodos

CODIGO: 349

NOMBRE: waldy nuñez

CEDULA: 30.764.423

CORREO ELECTRONICO: nunezwaldy2019@gamail.com

TELEFONO: 0412.778.3886

CENTRO LOCAL: calabozo. Edo. Guárico

LAPSO ACADEMICO: 3

NUMERO DE ORIGINAL: 1

CARRERA: 281
 índice

INTRODUCCIÓN

MODULO I, UNIDAD 1. OBJETIVO 1

MODELO
ORGANIZACIONAL……………………………………………………………

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

DISEÑO DEL ORGANIGRAMA…………………………………..............................11

DESCRIPCION DE LA ORGANIZACIÓN (Organigrama Vertical)……

FUNCIONALIDAD DE LAS UNIDADES QUE INTEGRAN EL

ORGANIGRAMA...........................................................................
…………………………………..….14

MODULO II, UNIDAD 2. OBJETIVO 2

UBICACIÓN IDONEA PARA LA UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y

METODOS DE LA EMPRESA EN
ESTUDIO……………………………………………………….….………24

DESCRIPCION GRAFICA DE LA ESTRUCTURA Y

FUNCIONABILIDAD DE LA UNIDAD DE ORGANIZACION Y

METODOS………………………………………………………………………………
……………………………………..….26

MODULO III, UNIDAD 3. OBJETIVO 3

MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS……………………………………………………….…...28

CONCLUSIONES………………………………………………………………………
…………………………………..….34

BIBLIOGRAFIAS………………………………………………………………………
……………………………………...35
 INTRODUCCIÓN

Organización y métodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la

Administración, cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios interesados
en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen. La
finalidad de una unidad de Organización y Métodos es asegurar el máximo de eficiencia
en el financiamiento de la máquina administrativa, y mediante la aplicación adecuada de
métodos científicos de organización; conseguir economías en el costo de
la producción y en la utilización de mano de obra, pero como regla general a
Organización y Métodos no se le concede autoridad sobre otras unidades en
administración.

Se suele preguntar ¿Por qué es necesario emplear un servicio especializado, si el deber

de los administradores es asegurar que las actividades sean bien organizadas y se
apliquen los métodos adecuados? Y la respuesta a esta interesante interrogante es que
utilizando este servicio, los administradores adquieren los conocimientos necesarios de
Organización y Métodos, y sea capaz de dirigir un departamento sin ayuda, haciéndose
totalmente responsable de sus actividades. Cada administrador tiene una
clara responsabilidad de asegurar que su sector en los negocios sea conducido
eficientemente y cuando tiene un papel directivo, debe trazar la forma de la
organización y crear los instrumentos apropiados o métodos para llevar a cabo la
función.

La ventaja principal que Organización y Métodos tiene sobre un administrador es, que

su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse
el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras
responsabilidades, haciendo estas en base de reunir datos y obtiene la mayoría de
su información a través de personas encargadas de la actividad que se analiza.
 DESARROLLO

MODELO I, UNIDAD I, OBJETIVO I

I. MODELO ORGANIZACIONAL.

Mediante la integración de las diversas disciplinas de apoyo a la empresa, adquiere gran

importancia el estudio y definición de los métodos y procedimientos. Gravita
enormemente en la eficiencia y la disminución de costos fijos y variables. Una
evaluación minuciosa, aunada a un proyecto de reingeniería y una gestión de procesos
de la calidad como la ofertada por ICG, aseguran un mayor rendimiento en la
producción de la empresa.

A través de la interacción de los distintos niveles profesionales que se integren en base a

las características de cada servicio solicitado, desarrollamos en forma integral y
armónica, entre otros, los siguientes servicios profesionales:

Para la empresa graficolor s.a. se recomienda una organización jerárquica la cual le

permitirá un mejor aprovechamiento del tiempo y de los conocimientos de la empresa,
los cuales se les dará una preparación a cada nivel jerarjico.

Para asignar la estructura y el diseño organizacional de la empresa de servicios de

ediciones. tomando en consideración los planteamientos antes mencionados, se
desarrolla con una estructura staff, con niveles jerárquicos bien distribuidos que
permiten llevar un mejor control de la organización, y así alcanzar los objetivos
planteados. Sin embargo es importante recalcar que cada patrón de la estructura
orgánica va a influir directamente en el logro de los objetivos y metas que se tengan; por
ello es importante analizar la aplicabilidad y puesta en marcha de su funcionamiento,
con la finalidad de realizar un enfoque que permita satisfacer los requerimientos
generales y estructurales en mente.

II. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La estructura organizacional es el patrón de relaciones entre los componentes o partes de la
misma y por ser un concepto abstracto puede confundirse con los procesos organizacionales .
También podemos decir que la estructura organizacional es la forma cómo se asignan las
funciones y responsabilidades que tiene que cumplir cada miembro dentro de una
empresa para alcanzar los objetivos propuestos.

Puesto que cada empresa funciona de manera diferente, cada una tiene que adoptar una
estructura organizacional distinta que le ayude a alcanzar sus metas y objetivos. Por lo
tanto, toda empresa conforme a la forma de operar debe planificar todo el proceso de
sus tareas laborales y definir los puestos y responsabilidades de todas las personas que
integran la organización.

De manera que, la estructura organizacional representa la forma en la que se organiza

el trabajo dentro de una empresa. También se establece el modo de comunicación y de
coordinación que se entabla entre cada puesto para llevar a buen término las tareas.

En efecto, debido al alto grado de competencia las empresas buscan mejorar y volver

más eficientes sus procesos productivos, sus procesos administrativos y su estructura
organizacional.
  ESTRUCTURA FUNCIONAL
Su objetivo es cubrir las necesidades de distintos niveles jerárquicos, al frente de cada
uno de los cuales está un especialista o jefe de sección.

Dentro de este sistema de empresa, prima la especialización y el trabajo enfocado a

objetivos concretos. Es decir, combate la multiplicidad de funciones.

Sin embargo, eso no evita que los integrantes de los equipos reciban órdenes de varios
jefes o encargados, con lo cual la comunicación puede hacerse difícil. De hecho, uno de
los riesgos de este modelo es la creación de ambientes poco estables.

 ESTRUCTURA JERARQUICA
Es una de las más utilizadas, tanto en medianas como en grandes empresas. Consiste en
la creación de pequeñas dependencias que son supervisadas por uno o varios cargos
superiores; en éstos recae la toma de decisiones.
Es ideal para organizaciones que carezcan de unidad de mando. Pero cuidado: puede dar
lugar a una excesiva concentración de la autoridad y el poder.
 ESTRUTURA EN LINEA (STAFF):
Se trata de un novedoso modelo que combina las relaciones de autoridad directa con el
asesoramiento que ejercen agentes externos a la empresa.
Los consultores o asesores son un buen ejemplo del modelo staff. Éstos suelen suplir
necesidades que las compañías no pueden cubrir por sí mismas. La autoridad nunca se
ve amenazada y las actividades tienden a optimizarse en tiempos y recursos.
 ESTRUCTURA MATRICIAL

Este modelo se basa en la agrupación de recursos y materiales para tareas específicas o

proyectos. Una vez finalizados, la estructura suele disolverse.

Los integrantes de los equipos pueden pertenecer o no a la organización. Tienen dos

jefes: uno general y otro que ejerce como responsable de la labor específica.

La estructura matricial es perfecta para una gestión eficaz de los recursos. Además, es
un ingrediente para la motivación y el fortalecimiento de los equipos.
 I. EXTRUCTURA RECOMENDADA PARA LA EMPRESA GRAFICOLOR
S. A. (ESTRUCTURA JERARQUICA)
Ventajas:

1. AUTORIDAD

Esta estructura no deja lugar a dudas. A medida que se va estrechando la

pirámide, los responsables de la empresa van apareciendo con sus funciones
claras y bien definidas, y todo el personal de la organización conoce quién
supervisa el trabajo de cada nivel y sobre quién recae la responsabilidad de las
decisiones empresariales. En la cúspide, el gerente o máximo representante de la
empresa responde por todos los empleados.

2. ESPECIALIZACIÓN
En organizaciones más grandes, es difícil que unas pocas personas puedan
controlar todas las áreas en las que se ve implicada la compañía, por eso la
estructura jerárquica de una empresa permite dividir el trabajo en grandes
departamentos en los que se vuelve a establecer la estructura piramidal para
seguir aprovechando los beneficios de su orden.
3. PROMOCIÓN
Los trabajadores que forman parte de la estructura jerárquica de una empresa
saben perfectamente cuál es el siguiente rango a alcanzar en la organización, con
lo que es más fácil mantener alta la motivación del personal.

Desventajas:

1. RIGIDEZ

Adaptarse a nuevas necesidades puede ser un proceso lento en las empresas con
estructuras jerárquicas. Y es que cuando todas las decisiones recaen sobre una
persona o un equipo muy reducido, la agilidad se pierde. Esta rigidez hace que
algunas medidas de cambio se demoren y puede provocar que la empresa quede
marginada en el frenético mercado actual.

2. COMUNICACIÓN
 Dividir el trabajo en departamentos hace que la comunicación entre los
miembros de la empresa no sea del todo fluida y provoca que las preocupaciones
de unos sean ajenas a otros y al contrario.

3. DESUNIÓN

Formar grandes departamentos con nuevas estructuras piramidales internas

puede hacer que los trabajadores pierdan la conexión con la empresa y empiecen
a trabajar buscando el éxito del propio departamento que, en ocasiones, puede no
compartir las mismas metas de la organización.

RECOMENDACIONES

Se le recomienda a la empresa esta estructura de staff, tomando en cuenta su origen

familiar y su anhelo de crecimiento. Para la empresa de servicios de internet está
dedicada a prestar un servicios de internet, diseño grafico, creación multimedia y
desarrollo de software.

1. Definir responsabilidades

Para que una corporación funcione bien cada empleado debe tener su rol bien
definido. Aunque tu negocio sea pequeño es necesario que las responsabilidades estén
bien repartidas. La empresa debe contar con una jerarquía.

2. En tu equipo todos deben saber sus funciones

Para mejorar los recursos de la empresa es necesario que reine un clima de

concentración en la oficina. Asigna a cada trabajador funciones concretas. Las
plantillas, cuando trabajan por objetivos, funcionan mucho mejor. Este sistema
de gestión de personal está siendo adoptado por las nuevas empresas, tanto grandes
como pequeñas.

3. Dedica tiempo a la formación del equipo

El potencial de crecimiento de tu negocio reside en tu plantilla. A la hora de

emprender debes comprender el importante activo que representan tus trabajadores.
Invertir en formación es una de las claves del éxito de las empresas. A la hora de la
organización de tareas debes analizar las carencias de los empleados para suplirlas.
 4. Pregunta la opinión que tienen sobre ti los clientes

Los mejores auditores de tu negocio son los clientes. Su opinión te puede ayudar a

evitar nuevos problemas y ser más eficiente. Después de realizar un trabajo
pídeles que rellenen un cuestionario con su opinión sobre la gestión de tu empresa.

1. Diseño Del Organigrama.

El organigrama es la base fundamental de toda organización ya que mediante su

estructura grafica representa el contenido de la información fundamental, para los
elementos jerárquicos y autoritario de la organización, siendo el organigrama en
tiempos modernos, una herramienta indispensable para el buen funcionamiento de la
estructura de la empresa.

Según Klaus (2013), define organigrama como: “La representación gráfica de la

estructura organizativa de una empresa u organización, que refleja los: Departamentos
existentes. Elementos de autoridad. Niveles jerárquicos, y la relación entre ellos”. (Ver
figura 2). Su finalidad es básicamente informativa, tanto a nivel interno como externo,
en la que los distintos tipos de organigramas según la empresa son: Vertical: los niveles
de autoridad y las relaciones jerárquicas se representan como una pirámide, de arriba
abajo. Horizontal: Muestra la jerarquía de izquierda a derecha. Mixto: Combina los dos
anteriores. Circular: La autoridad máxima está en el centro, y a su alrededor se van
organizando círculos concéntricos para los jefes inmediatos.
ORGANIGRAMA PROPUESTO PARA LA EMPRESA GRAFICOLOR S.A.

PRESIDENCIA

Administrador
Departamento de Contador

Jefe de almacén

Asistente de producción

Departamento de
diseño
producción

Representantes
comerciales

Departamento Vendedores
comercial
Marketing

Departamento de
recursos humano

Departamento de
seguridad e higiene

 PERFIL Y FUNCIONES DE CADA PUESTO

 GERENTE
Perfil del cargo: Dirigir y supervisar tareas administrativas y de planta.
función del cargo:
 supervisión de las diferentes áreas
 Supervisar diferentes tareas administrativas.
 Supervisar tareas de contabilidad, inventario diario, producción, almacén y
despacho de mercancía
 ABOGADO JURÍDICO
perfil del cargo:
función del cargo:
 Asesorar a la Dirección en la aplicación de las normas legales,
reglamentarias u otras, emitiendo los informes que le sean requeridos.
  Visar todos los actos administrativos que su jefatura señale antes de su
tramitación y destino, previa revisión y visación de las entidades municipales
que correspondan.
 Emitir los informes al Director de Salud, que a su juicio, sean necesarios
para cautelar los intereses de la institución sobre las materias propias de su
competencia.
 Preparar informes y Consultas jurídicas a la Contraloría General de la
República, Ministerio de Salud, Servicio de Salud, Unidades Municipales,
etc.
 cuando la Dirección lo requiera, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones
y en concordancia y conocimiento del Asesor Jurídico Municipal.
 Gestionar materias de su especialidad, con el Servicio de Salud
Metropolitano Occidente.
 Ejercer los demás cometidos que le encomiende el Director(a) de salud en
materias de su especialidad.
 Participar en docencia a funcionarios y en programas de educación
establecidos en conjunto con el Departamento de Salud y Jefes de
programas. Mantener actualizados sus conocimientos.

 ADMINISTRACIÓN
perfil del cargo: Ejecutar y controlar funciones administrativas
función del cargo:
 Revisión y control de inventarios, de contabilidad.
 Registrar e informar detalles de facturación
 Cancelación de facturas, analizar, plantear y ejecutar ideas en beneficios del
desarrollo de sus actividades en la empresa
 Cancelar pagos a organismos gubernamentales (IVDD, INCES,
ALCALDIA)
 RECURSOS HUMANOS
perfil del cargo: Ejecutar y controlar funciones de RRHH
función del cargo:
 Calculo y cancelación de nominas
 Control de ingreso y egreso de personal.
  Monitoreo y control médico del personal de planta
 Calculo de prestaciones sociales, vinificaciones especiales, vacaciones,
intereses por antigüedad, horas extras y otras al personal de la empresa
 CONTADOR
perfil del cargo:

 Diseña, gestiona y ejecuta las estrategias económicas y financieras de una

empresa.

 Interpreta la información contable para el planeamiento, el control y la toma

de decisiones.

 Forma parte de las decisiones gerenciales, con base en la interpretación de la

información contable y financiera.

 Administra e identifica los riesgos financieros en las organizaciones.

 Administra y supervisa los estados contables, históricos y proyectados,

presupuestos y sistemas de costos de la empresa.

función del cargo:

 Manejo de libros contables
 Control de estados financieros
 Supervisión del sistema de software contable
 Transacciones contables
 Mentoría y supervisión 
 COMPRA Y VENTA
perfil del cargo:

 Recibir, estudiar y analizar cotizaciones y presupuestos para satisfacer las

solicitudes de compra.

 Verificar la disponibilidad de presupuesto para la realización de las compras.

 Tramitar órdenes de compra y de pago a los proveedores.

 Verificar la base de datos sobre los inventarios, los proveedores, las órdenes

de compra y las cotizaciones.

 Atender a los proveedores.

  Inspeccionar la calidad de los materiales y los equipos adquiridos, así como
de los servicios de mantenimiento

 Coordinar la logística para la recepción de la mercancía y entrega a los

departamentos solicitantes.

 Elaborar informes mensuales para la evaluación de sus actividades.

función del cargo:

 Estudiar las tendencias del mercado.

 Analizar los envíos de los proveedores.

 Buscar alternativas para optimizar los costos de la empresa y realizar una

labor conjunta con las demás áreas de la compañía.

 Mantener relaciones eficientes con todos los proveedores y escoger los más
competitivos.

 Adquirir materia prima con la calidad idónea para los procesos en los cuales
va a ser empleada.

 Mantener al mínimo los inventarios

 CONTROL DE CALIDAD
perfil del cargo:

 Comprobar y examinar muestras de un producto regularmente. Pueden

realizar las inspecciones visuales o utilizar equipos técnicos, como el
microscopio.

 Controlar los sistemas automatizados que permiten probar miles de muestras

rápidamente.

 En una fábrica, inspeccionar la producción y los procedimientos de los

trabajadores.

 Examinar los productos comprados por la empresa y registrar el rendimiento

de los proveedores.

 Velar por el cumplimiento de las normas de seguridad, sobre todo en la

industria alimentaria.
  Reunirse con el personal de producción para entender qué está causando el
problema y decidir si hay alguna necesidad de cambiar los procesos en uso.

 Elaborar el plan de control de calidad donde se detalla, teniendo en cuenta el

producto y el proceso de elaboración, el tamaño de las muestras; la
frecuencia; las pruebas a realizar; las especificaciones y los límites de
aceptación.

 Registrar las actividades de control realizadas, con el objetivo de evidenciar

los resultados y poder elaborar informes de calidad.

función del cargo:

 Crear procedimientos para hacer inspecciones e informar sobre problemas de
calidad
 Supervisar todas las operaciones que afecten a la calidad
 Supervisar y orientar a los inspectores, técnicos y a otros trabajadores
 Asegurar la fiabilidad y la constancia de la producción comprobando los
procesos y la producción final
 Evaluar los requisitos de los clientes y asegurarse de que estén satisfechos
 Informar de todas las averías a la dirección de producción, para asegurar una
acción inmediata
 Facilitar soluciones proactivas recopilando y analizando información de
calidad
 Revisar las políticas y las normas actuales
 Conservar registros de informes de calidad, revisiones estadísticas y
documentación pertinente
 Asegurar que se cumplan todas las normas legales
 MERCADOTECNIA

Perfil del cargo:

 Planificar y dirigir la política de la empresa en lo referente a productos,

precios, promociones y distribución.
 Diseño de planes a corto, medio y largo plazo, determinando las prioridades
y estrategias de los productos de las empresa.
 Acceder a los mercados como meta final en las mejores condiciones de
competitividad y rentabilidad.
función del cargo:

 Diseñar, planificar elaborar e instaurar los planes de marketing de la

empresa.
 Coordinar y controlar el lanzamiento de campañas publicitarias y de
promoción.
 Dirigir y supervisar los estudios sobre coberturas, cuotas y distribución.
 Dar soporte al área de ventas en cuanto a estrategias, políticas, canales,
publicidad, merchandising…
 Hacer investigaciones comerciales de los productos existentes o nuevos,
realizando el estudio de las debilidades, amenazas, fortalezas y
oportunidades de los mismos en el mercado.
 Investigación de Mercado
 Promoción y Publicidad
 Comunicación y Relaciones Públicas
 Marketing directo

 ATENCIN AL CLIENTE

perfil del cargo:

 Facilidad de comunicación
 Manejo óptimo de las relaciones interpersonales
 Entusiasmo y cordialidad
 Excelente dicción, modulación y presencia
 Capacidad para trabajar bajo presión
 Trabajo en equipo
 Capacidad para realizar llamadas
 Manejo de campañas telefónicas
 Realización de encuestas telefónicas y/o en cara a cara
 Manejo de reclamos/quejas
 Seguimiento a los casos de reclamos
 Respuestas a las quejas de los clientes
 Preparación de reporte semanal de gestión

función del cargo:

  Gestionar un gran número de llamadas entrantes
 Generar oportunidades de venta
 Identificar y evaluar las necesidades de los clientes para lograr su
satisfacción
 Crear relaciones sostenibles y confianza con las cuentas de clientes mediante
una comunicación honesta e interactiva
 Proporcionar información precisa, válida y completa usando los métodos y
herramientas correctos
 Cumplir los objetivos de ventas personales/del equipo de atención al cliente
y las cuotas de gestión de llamadas
 Atender las quejas de clientes, ofrecer soluciones y alternativas adecuadas
dentro de los plazos, y realizar un seguimiento para garantizar la resolución
 Llevar un registro de las interacciones con clientes, procesar cuentas de
clientes y archivar documentos
 Seguir procedimientos de comunicación, directrices y políticas
 Hacer todo lo posible por captar clientes
 HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

perfil del cargo:

 Asesorar sobre los suministros para minimizar los riesgos de seguridad

 Desarrollar y aplicar las políticas de salud y seguridad en el trabajo (SST)
(como el proceso de elaboración de informes sobre accidentes)
 Dirigir procedimientos de investigación sobre accidentes
 Conservar los registros de incidentes relacionados con la seguridad y
proponer medidas correctivas
 Organizar y realizar planes de formación en material de SST
 Colaborar con la dirección para supervisar el cumplimiento e identificar los
problemas de seguridad
 Intervenir en actividades u operaciones sin seguridad
 Cooperar e informar a los organismos reguladores oficiales en materia de
salud y seguridad en el trabajo

función del cargo:

 La función del Agente en Seguridad e Higiene en el Trabajo es la
preservación de la integridad psicofísica del ser humano durante el desarrollo
de sus actividades laborales, evitando posibles accidentes y previniendo
situaciones detectadas como insegura.
 Reunir competencias para el trabajo en prevención en las distintas áreas de
trabajo del municipio.
 Planificar y organizar actividades relacionadas con la seguridad e higiene en
ambientes de trabajo.
 Diseñar procesos, puestos de trabajo, dispositivos, instalaciones, equipos y
productos, con un enfoque preventivo y ergonómico, para ser utilizados en
ámbitos laborales.
 Gestionar los recursos de los servicios de seguridad e higiene de las
organizaciones, confeccionando la documentación demandada por los
organismos de fiscalización correspondientes.
 Evaluar y controlar, realizando los procesos de medición y supervisión, de
los aspectos relacionados con la higiene y seguridad en el trabajo.
 Asesorar a las organizaciones según la normativa y legislación vigente,
interviniendo preventivamente para evitar accidentes y enfermedades
profesionales.
 Realizar soporte matricial e identificar necesidades de la población
trabajadora, interactuando con otras disciplinas.
 Crear y sostener dispositivos de seguridad para los agentes municipales
(efectos adversos, fallas, riesgos) y de bioseguridad.
 Brindar capacitaciones vinculadas a las medidas preventivas con relación a
los puestos laborales. Investigar la ocurrencia de accidentes laborales.
 Participar de los proyectos de mejora y promover los valores de la cultura de
la calidad.
MODULO. II, UNIDAD. 2, OBJETIVO. 2

UBICACIÓN IDÓNEA PARA LA UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

EMPRESA

La unidad de Organización y Métodos es la encargada de conocer los problemas

organizativos, en sus aspectos estructurales y de procedimientos, que surjan por
cambios o adaptación de los diversos sistemas formales a los objetivos determinados
por el nivel superior, y proponer las soluciones que correspondan para mejorar el grado
de eficiencia que aquellos posean, apoyándose en técnicas y herramientas específicas,
por iniciativa propia, por solicitud de alguna unidad específica, o por medio de algún
plan de trabajo. La finalidad de una unidad de Organización y Métodos es asegurar el
máximo de eficiencia en el financiamiento de la máquina administrativa, y mediante la
aplicación adecuada de métodos científicos de organización; conseguir economías en el
costo de la producción y en la utilización de mano de obra, pero como regla general a
Organización y Métodos no se le concede autoridad sobre otras unidades en
administración. La unidad de Organización y Métodos depende directamente de la
dirección superior de una empresa. En la práctica esto se traduce por la subordinación a
la Junta Directiva o a la dirección general. En algunos casos es posible observar la
ubicación dentro de otras áreas tales como Administración, Control y Finanzas,
Auditoría Interna, etc. Sin embargo, de acuerdo al alcance de su gestión, no es
recomendable la inserción de este departamento en otras áreas. Por otra parte, es
necesario tener en cuenta que la intensidad de acción de la unidad está relacionada,
entre otras cosas, con el nivel jerárquico que ocupe. Por ello es común observar que la
unidad de organización y métodos mantiene relaciones de asesoramiento con los
diferentes niveles directivos de la empresa.

“La ubicación de Organización y Métodos en los organismos de la administración es

muy variada y depende del tipo de relaciones y las funciones que se le asignen y del tipo
de organismo implicado.” En base a esto podemos denotar que la empresa
GRAFICOLOR S. A. las funciones asesoras y decisivas dependen del más alto poder
jerárquico. En este caso del director o gerente y allí descender hasta lo último la
organización.

Descripción gráfica de la estructura Organización y Métodos, objetivos y funciones.

GERENCIA

 PLANEACION
 ORGANIZACION
CO  ORGANIZACION CO
NTR  AUDITORIA NTR
OL OL

 PLANEACION  PLANEACION
 ORGANIZACION  ORGANIZACION
 ORGANIZACION  ORGANIZACION
 AUDITORIA  AUDITORIA

FUENTE: waldy nuñez

MODULO. I, UNIDAD. 3, OBJETIVO. 3

Manual de Normas y Procedimientos.

La Misión de la Unidad de Reclutamiento y Selección es realizar todas las actividades

administrativas necesarias, que permitan proveer de manera adecuada y oportuna el
personal idóneo y calificado que se necesita. El reclutamiento y selección de personal
está ligado con la misión estratégica del Establecimiento, ya que recluta y selecciona al
personal que debe ser capaz de colaborar efectivamente en el logro y consecución de las
metas Institucionales. Los perfiles y descripción de funciones que utilizamos en
nuestros procesos buscan establecer un modelo de competencias para cada cargo y las
pruebas de conocimiento, evaluaciones psicológicas y entrevista personal nos permiten
evaluar de manera más objetiva a cada postulante. Los recursos humanos son la única
fuente de ventaja competitiva de las organizaciones. Todos los otros componentes de la
competitividad se encuentran disponibles, como por ejemplo; capital y tecnología. Sólo
los recursos humanos, sus habilidades, motivación y compromiso harán la diferencia
entre el fracaso y el éxito. Este manual tiene como objetivo general establecer las
políticas y procedimientos que se seguirán para el reclutamiento y selección de personal
y, su debido proceso de contrato del departamento que sea requerido. El manual de
normas y procedimientos del Departamento de RRHH constituirá formalmente los pasos
a seguir en los que haceres detallados del área con el fin de que sean ejecutados y está
estructurado de la siguiente manera: objetivo, alcance, unidades que intervienen en los
procesos, glosario, bases legales, normas, procedimientos y flujo gramas.

OBJETIVO DEL MANUAL

Proporcionar las indicaciones, en forma explícita y detallada, sobre cada una de las
actividades a desarrollarse por el departamento de Recursos Humanos en las áreas de
selección y contratación del personal de la empresa de servicios de internet, servicio de
software, diseño grafico y creación multimedia, que permita una atención idónea a los
clientes con el fin de satisfacer sus necesidades y a su vez garantizar el más alto
desempeño de eficiencia de cada uno los empleados adscritos a esta unidad. Asignando
toda la información y metodología necesaria para el cumplimiento cabal de sus
funciones y responsabilidades, logrando mediante su adecuada implementación la
correspondencia funcional entre puestos y estructura; cumpliendo con las leyes,
reglamentos y/o tratados internacionales. A fin de que el mencionado docto. Sea
realmente un instrumento operativo, en la presente guía, se incluye una serie de
instrucciones de carácter teórico/práctico, que garantiza su, seguimiento, control,
aplicabilidad y evaluación.

BASES LEGALES:

Los principales ordenamientos jurídicos que sustentan la elaboración del manual

administrativo son los que a continuación se enuncian:

Leyes.

⦁ Constitución de la República Bolivariana de Venezuela Gaceta Oficial extraordinaria

Nº 5453 del 24 de marzo de 2000.

⦁ Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.

⦁ Ley Orgánica de Los trabajadores y Las Trabajadoras (LOTTT)

⦁ Norma ISO 9000:2000 para el control de documentos.

⦁ Ley Orgánica de Turismo según Gaceta Oficial Nº 6.072 del 15 de junio de 2012.

⦁ Simbología ANSI para Diagramas de Flujo.

DESCRIPCION NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL PARA CARGOS.

El proceso de selección de personal para un cargo, comprende las siguientes etapas:

 Establecer necesidad de proveer cargo vacante y determinación de los

requerimientos del cargo, funciones que deberá cumplir y competencias que
deben poseer los postulantes.
 Reclutamiento.
 Proceso de Selección.
 Contratación.
Definición del cargo vacante:

El primer paso del proceso de reposición de un cargo vacante, consisten la verificación

de la disponibilidad de un cargo, que el Departamento de Recursos Humanos realiza a
través de documentos que acreditan el alejamiento de un empleado, (renuncia, acta de
defunción u otro.). El proceso de selección comienza cuando el Jefe del Depto. y/o
Unidad donde se ha producido la vacante solicita la reposición del cargo. Luego la
Unidad de Reclutamiento y Selección se encarga de definir en los requerimientos
técnicos que debe cumplir la persona que asumirá el cargo, para ello se define un perfil
de cargo, se determinan las funciones que la persona deberá realizar, los requisitos que
deberá cumplir y las competencias que el postulante debe poseer. Los requisitos que se
exigen para cada puesto de trabajo serán especificados en documento denominado perfil
de cargos, el que estará a disposición de lo desinteresados en la Unidad de Personal del
establecimiento (Ver anexo Nº 1).

Reclutamiento:

Para efectos de proveer un cargo, es necesario contar con un contingente de postulantes

lo suficientemente amplio como para que pueda llevarse a cabo un efectivo proceso de
selección. Será política del Establecimiento la existencia de un reclutamiento mixto, es
decir, que considere el reclutamiento tanto interno como externo. Un proceso que
estimula la participación de trabajadores del establecimiento, en igualdad de
condiciones con candidatos externos, promueve la transparencia en la gestión de los
Recursos Humanos al interior de la Institución y motiva al personal a capacitarse...

Reclutamiento Interno:

El reclutamiento interno consiste en la posibilidad de llenar un cargo vacante mediante

la promoción de los trabajadores, a través de la figura de la transferencia o la
transferencia con promoción. Esta forma de reclutamiento considera al personal que
forma parte del personal de planta del Establecimiento. Entre las principales ventajas
del reclutamiento mixto se cuentan el hecho de que resulta más económico para el
Servicio, porque no se utilizan recursos para inducción al cargo, es más rápido, presenta
un mayor índice de validez y seguridad (los candidatos ya son conocidos y han sido
evaluados dentro de la organización), es una fuente poderosa desmotivación para los
trabajadores y es posible sacarle provecho a las inversiones que la Institución ha hecho
en los trabajadores previamente(entrenamiento, perfeccionamiento), entre otros.
Además, una estrategia de este tipo tiene un beneficio desde el punto de vista de las
relaciones humanas, puesto que favorece la “descompresión” de situaciones de conflicto
laboral internas, ya que estimula la participación de trabajadores en procesos de
selección transparentes que permiten promociones o transferencias dentro de la
organización, con el consiguiente mejoramiento del clima laboral, generando
oportunidades de desarrollo para los trabajadores.

Reclutamiento Externo:

El reclutamiento externo en abrir las posibilidades de postulación apersonas que

provienen del mercado laboral externo. Las fuentes de reclutamiento externo más
características son:

 Aviso en periódicos.
 Recepción de solicitudes de empleo e incorporación de esta información
a base de reclutamiento.
 Información de alumnos que realizaron práctica profesional en el
Establecimiento provenientes de Universidades, Institutos, Centros de
Formación Técnica y otras Instituciones formativas, que hayan sido bien
evaluados durante su permanencia.
 Recepción de postulaciones de postulantes que provienen del mercado
laboral externo y que han participado en procesos de selección,
publicados en la página web del Organismo. El reclutamiento externo
tiene entre otras ventajas, el de aportar personal con conocimientos y
experiencias nuevas al Establecimiento, potencialmente podrían aportar
una nueva mirada a las labores que se están haciendo y a la vez permite
renovar los recursos humanos y aprovechar las inversiones en
preparación y desarrollo de personal efectuadas por otras organizaciones
o por los propios candidatos.
 Proceso de Selección:

El objetivo de la Selección de Personal es encontrar en un grupo de postulantes a la

persona más idónea para desempeñar un cargo. La selección intenta solucionar dos
problemas básicos en el contexto laboral: la adecuación del hombre al cargo y la
eficiencia del hombre en el cargo. La selección debe considerarse como un proceso
realista de comparación, lo más objetivo y preciso posible entre dos variables: los
requisitos del cargo(requisitos que el cargo exige de los ocupantes) y las características,
competencias y conocimientos de los candidatos que se presenten.

La política establecida señala que en el proceso de selección de recursos humanos, los

postulantes deberán cumplir con ciertos patrones de calidad para ingresar al
Establecimiento, que están relacionados con la existencia de competencias profesionales
e intelectuales, experiencia laboral pertinente, potencial de desarrollo y posibilidades de
permanencia en la Institución, teniendo en cuenta que los requerimientos pueden ser
muy disímiles, considerando la gran diversidad de cargos existentes en la organización.

El procedimiento de reclutamiento y selección de la empresa TEXTILIX

S.A, es el que a continuación se describe:
 El Departamentito y/o Unidad en donde se ha generado el cargo vacante
comunica y solicita al Departamento de Recursos Humanos la reposición del
cargo.
 El Departamento Sub-Dirección de Recursos humanos verifica esta situación a
través de los documentos correspondientes, (Renuncia, certificado de defunción
u otro) y ordena a la Unidad de Reclutamiento y Selección que inicie el proceso.
 La Unidad de Reclutamiento y Selección se contacta con el profesional
encargado del área administrativa del Depto. y/o Unidad, para determinar y
definir información relacionada con los requerimientos del cargo. Para ello se
deberán complementar los formularios de Perfil de cargo, Perfil de competencias
y descripción de funciones. (Anexo N. º; 1, 2 y 3)
 Luego, se conformará una comisión de selección, (integrada generalmente por el
Jefe y el profesional encargada (o) del área administrativa del Depto. /o Unidad
que generó el cargo vacante, un representante del gremio más representativo del
cargo que se está seleccionando, el Jefe del Depto. De Recursos Humanos y el
Encargado de la Unidad de Reclutamiento y Selección) que determinará si reúne
los requisitos para su contratación final.
Al hacer la contratación al nuevo miembro la empresa se hace su conociendo manera
escrita y oral sobre sus obligaciones, funciones y riesgo que conlleva el cargo.

Foto
ANEXO Nº 1
EMPRESA TEXTILIX S.A
DEPTO. RECURSOS HUMANOS.
UNIDAD RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN.
PERFIL DE CARGOS
Nombre del Cargo:
______________________________________________________________
Departamento o Unidad:
______________________________________________________________
Descripción General del Cargo:
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
I.- FORMACION ACADÉMICA, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES PARA EL
CARGO.

Preparación Académica:
Profesional Técnico Nivel Técnico Nivel
Medio Superior Medio
Descripción: _________ Descripción: ___________ Descripción: _________
___________________ __________________________________________
Lic. O ing.
Descripción: ______________ Especificar: ___________________________
________________________ _____________________________________
Conocimientos Específicos:
Cursos específicos dictados por la Institución:
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
Cursos específicos dictados por Instituciones Externas:
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
Experiencia Profesional y/o Laboral:
Experiencia Profesional Años

Experiencia Laboral Años

Observación: ____________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
______________________________________________________________

Capacidad Intelectual:
Memoria Raciocinio Mental

Raciocinio Numérico Raciocinio Verbal

Habilidad para Trabajar con personas:

Interacción con terceros Si Nº No

Personas
Liderazgo:
Grado de Liderazgo Alto Medio Bajo

Iniciativa:
Grado de Iniciativa Alto Medio Bajo

II.- REQUISITOS FISICOS

Esfuerzo Físico:
Cargar o descargar material Sí No

Otro: __________________ Sí No

Especificar:
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
Capacidad Visual Requerida:
Calificada con examen a la vista Sí No

Destreza:
Pruebas especiales Sí No
Especificar:
______________________________________________________________
______________________________________________________________
___________________________
Firma y Nombre del Jefe Directo

Fecha: ………………………….

ANEXO Nº2
EMPRESA TEXTILIX S.A
DEPTO. RECURSOS HUMANOS.
UNIDAD RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN.
ENTREVISTA DE LEVANTAMIENTO DE COMPETENCIAS LABORALES
Cargo:

Unidad:

Servicio:

Nombre y cargo de
quien entrega el
reporte:
Entrevistador:

Fecha:

Firma de quien
entrega el reporte:
Se le solicita que marque con una X, aquellas habilidades o competencias relevantes
según lo requiera el cargo. Esta información es de carácter confidencial y será utilizada
en la confección de perfiles de cargo, a fin de que entre otros aspectos, podamos
reconocer las características de los buenos empleados, que hacen que la labor diaria sea
eficiente y adecuada, tanto para los usuarios externos como internos del organismo.
Finalmente, cabe señalar que contar con esta información permitirá a la , entre otros
factores o requisitos, ser reconocido como un Organismo líder en las funciones que
realiza, por lo que es relevante que responda con precisión.

Se agradece su tiempo y colaboración.

Validación Definición
No se requiere

Bajo La competencia se requiere con nivel mínimo, entre un 5% a

un 20% de los casos.
Promedio Bajo La competencia se requiere con nivel de aceptable, entre un
21% a un 40% de los casos.
Promedio La competencia se requiere con nivel adecuado, entre un 41%
a un 60% de los casos.

Promedio alto La competencia se requiere con nivel bueno entre un 61% a

un 80% de los casos.
Alto La competencia se requiere con nivel de excelencia, entre un
81% a un100% de los casos.

COMPETENCIAS No se Bajo 5% a Promedio Promedio 41 Promedio Alto

requiere 20% Bajo 21% a a 60% Alto 61 a 81% a 100%
40% 80%
Rendimiento
intelectual general
Razonamiento
abstracto. Capacidad
para realizar
adecuadas relaciones
entre factores
abstractos.
Razonamiento
concreto.
Capacidad para
realizar adecuadas
relaciones entre
factores concretos.
Razonamiento
numérico
Razonamiento verbal
Atención y
concentración
Resolución de
problemas y sentido
práctico. Capacidad
para concentrarse en
lo relevante y llevar a
cabo soluciones
concretas y prácticas.
Orientación a los
detalles. Capacidad
de trabajo minucioso.
Sensibilidad
interpersonal y
empatía. Capacidad
para comprender
emociones y
sentimientos de los
demás y actuar en
consecuencia de ello.
Deferencia y respeto.
Capacidad para
establecer relaciones
interpersonales
armoniosas y de
consideración.
Estabilidad
emocional,
autocontrol.
Capacidad para
manejar las propias
emociones e
impulsos.
Tolerancia a la
frustración.
Capacidad para
manejar las propias
emociones y la
conducta frente a
situaciones ambiguas
o en que no se cumpla
lo planificado o
espectador.
Adaptabilidad y
flexibilidad.
Capacidad para
adecuarse a distintos
contextos de trabajo,
físicos o
interpersonales.
Apertura al cambio.
Manejo de conflictos.
Capacidad para
tolerar y dar buen
curso a conflictos
interpersonales.
Comunicación y
capacidad de
argumentar.
Capacidad para
expresar ideas con
claridad en forma
verbal o escrita.
Liderazgo y
conducción.
Capacidad para
conducir personas
con eficiencia en
torno a un fin.
Trabajo en equipo.
Capacidad para
establecer relaciones
de colaboración,
compartir
responsabilidades,
conducir y ser
conducido.
Perseverancia.
Capacidad para
mantener el
rendimiento frente a
la rutina o
dificultades.
Iniciativa. Capacidad
para generar
conductas
beneficiosas
Preocupación por el
orden y la calidad.
Capacidad para
estructurar y
organizar
el propio trabajo, de
acuerdo a parámetros
de excelencia.
Autonomía.
Capacidad para
conducir el propio
trabajo bajo
normativas con
independencia de la
supervisión.
Trabajo bajo presión.
Capacidad para
mantener el
rendimiento bajo
situaciones de
aumento de la
demanda de trabajo y
disminución del
tiempo para
ejecutarlo.
Persuasión e impacto.
Capacidad para
negociar, motivar y
generar conductas
positivas en otros.
Orientación al cliente.
Capacidad para
brindar un buen
servicio al usuario.
Adecuación a normas,
responsabilidad.
Capacidad para
ajustar la propia
conducta en tornos a
normas establecidas,
explícitas o
implícitas.

ANEXO Nº 3
EMPRESA TEXTILIX S.A
DEPTO. RECURSOS HUMANOS.
UNIDAD RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DEL CARGO:

Nombre del cargo

Unidad asignada

Centro de responsabilidad

Nombre del trabajador

Descripción general del cargo

Descripción especifica de funciones

Responsabilidades asignadas al
cargo

Atribuciones asignadas al cargo

Unidades con que se relaciona

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN

RECLUTAMIENTO Y
SELECCIÓN DE PERSONAL
 Si
Revisar vacante No

Se da inicio al proceso de reclutamiento

Requisición de solicitud del personal

Perfil ocupacional
Hombre Mujer

Si
Si N
N o
o
Existe perfil
ocupacional

Reclutamiento interno

Si Hay candidato No

Reclutamiento externo

Recepción de solicitudes
CONCLUSION
Cualquier empresa ya que en la ubicación donde se presente o departamento en el que
se localice, ayudará de manera directa en el mejoramiento y en la innovación de los
procesos que se planifiquen y se lleven a cabo, tomando como asesor las funciones en
las cuales se basa la organización.
Para ello es preciso realizar estudios que van desde la estructura general de la empresa
la revisión y análisis de las tareas específicas de cada sector, considerando la forma del
diseño de la estructura organizacional, los recursos utilizados, el tiempo requerido y
empleado en cada operación, y la forma cómo interactúan cada unidad de la empresa en
el logro de su objetivo general. Es por ello que de acuerdo a este trabajo se puede inferir
la importancia del diseño organizacional así como la integración de las unidades de
estructura jerargica (organización y métodos) en una organización empresarial y la
correcta elaboración de manuales de normas y procedimientos los cuales simplifican y
mejoran el sistema de trabajo en las empresas. Al mejorar la producción de la empresa
también genera beneficios al medio que la rodea, pues la misma genera campos de
trabajo e insumos para el crecimiento de la oferta-demanda.