PLAN DE GESTIÓN DE ALCANCE

Proceso de recopilar requisitos

Antes de determinar el alcance es necesario determinar los requisitos o necesidades de los interesados.
Requisitos:

 Plan de gestión del alcance

 Objetivos de la organización

Para el proceso de recopilación de requisitos usaremos historias de usuario, entrevistas, encuestas y/o
cuestionarios, pero sobretodo como pretende ser un proyecto de Social CRM innovador se harán sesiones de
tormentas de ideas grupales para rescatar posibles ideas que puedan agregar valor al proyecto y no generen un alto
impacto en términos de tiempos. Con todo esto se obtendrá una retroalimentación temprana del producto final.

Finalmente se realizará la matriz de trazabilidad de requisitos.

Proceso de definición del Alcance

La definición del alcance se realizará a alto nivel.

Requisitos:

 Acta de constitución del Proyecto

 Documentación de requisites

Se definirá el alcance del Proyecto y el producto, sus entregables respectivos, y las tareas necesarias para
llevarlas a cabo, también es necesario definir los supuestos del proyecto para una mejor definición del alcance.

Proceso de elaboración del EDT

Requisitos:

 Enunciado del alcance

 Documentación de requisitos

El EDT es como la estructura jerárquica de todo el trabajo a realizar en el Proyecto, se descompone el trabajo
hasta el mínimo nivel que será el paquete de trabajo.

Cabe resaltar que en el EDT no se definen tareas.

Proceso para validar el alcance

Este proceso debe realizarse al finalizar entregables importantes del proyecto y debe realizarse siempre antes
del proceso de cerrar proyecto o fase. Requisitos:

 Entregables a validar

 Documentación de requisitos

 Datos de desempeño de trabajo

Este proceso consiste en asegurar que cada entregable este cumpliendo con los requerimientos iniciales del
proyecto, el cual se valida con el cliente y sponsor. Esto se realizara mediante inspecciones o auditorias.
También se determinará si es necesario realizar acciones correctivas

Proceso de controlar el alcance

Este proceso realiza el control de cambios del alcance. Requisitos:

 Línea base del alcance

 Matriz de trazabilidad de requisitos

 Datos de desempeño del trabajo

Se realizaran estudios para analizar las desviaciones del alcance con la línea base, se determinara a
partir de esto si es necesario realizar acciones correctivas.

DOCUMENTACIÓN DE REQUISITOS

Necesidad del negocio u oportunidad a aprovechar

La empresa LAE tiene como objetivo, tener un conocimiento global de lo que están hablando sus clientes en las
redes sociales ya que es de vital importancia para LAE hacer campañas de marketing mucho más inteligentes y
eficaces llegando al público especifico que está hablando acerca de los temas referentes a la campaña.

La empresa tambien tiene como objetivo ampliar su cartera de clientes a través del social CRM y mejorar la
calidad y el servicio prestado a sus clientes y posibles clientes

Objetivos del negocio y del proyecto

Objetivos de la Organización:

 Incrementar las ventas

 Expandir la cartera de clientes.

 Retención de los clientes actuales.

 Optimizar los procesos internos.

 Conocer los temas de actualidad entre sus clientes en las redes sociales
Objetivos del Proyecto

 Objetivo General

 Implementar una solución que le permita estar al alcance de la mayor información posible acerca de
sus clientes o clientes potenciales, para así generar campañas más eficientes y que el retorno de la
inversión sea más efectivo.

 Objetivos Específicos

 Optimización de la información:

Al CRM le preocupa no tanto la recopilación de la información, sino el uso que se le da a ésta. El

éxito de cualquier estrategia de marketing está en el cómo se usan los datos recabados; es decir,
en función de qué objetivo los obtenemos.

 Identificar clientes más rentables o nuevos clientes:

Tras la clasificación de dichos datos, es posible no sólo fidelizar a los clientes que ya forman parte
de nuestra agenda, sino también acercarnos a otros que supongan nuevas oportunidades de
negocio.

 Mejora del servicio de atención al cliente:

Como es obvio, las empresas que emplean el Social CRM mejoran notablemente su servicio al
cliente, tanto en las fases de venta como en las de posventa. El buen trato debe incluirse en los
valores corporativos de la marca.

 Maximizar beneficios:

Los clientes valoran positivamente el hecho de participar en estrategias de marketing y procesos

de venta. Incluso, a algunos les basta con que su voz sea escuchada. De esta forma se sienten
parte activa de los procesos, lo cual se traduce en mayores beneficios económicos para las
empresas. Un cliente satisfecho siempre retorna.

 Formación de trabajadores en atención al cliente:

Hablando de cultura corporativa, el Social CRM exige que todos los miembros de una empresa
estén al tanto de los procesos de acercamiento con el cliente, pues finalmente son éstos quienes
representan a la empresa de cara al exterior. Esto quiere decir que necesitan formación y
capacitación adecuadas; el objetivo último es unificar los criterios para la atención. Las empresas
se vuelven más compactas.
Requisitos funcionales

Prioridad Requisitos
Interesado otorgada por
el interesado Código Descripción

El sistema debe permitir registrar los perfiles de redes

Alta R01
sociales de los clientes y priorizar el de mayor uso
Camilo Gonzalez El sistema debe capturar todos los post públicos que
(Gerente General Alta R02 hagas nuestros clientes y almacenarlos en un histórico
Cali Colombia) de su perfil en CRM.
El sistema debe permitir realizar búsquedas sobre
Alta R03
palabras o cualquier tema en específico y listar
todos los clientes que hagan referencia a dicha
búsqueda.
El sistema debe permitir capturar clientes potenciales
desde los formularios nativos de Facebook y
Alta R04
Matt Groves almacenarlos directamente en CRM
(Gerente oficina El sistema debe permitir incluir las campañas de
Quito Ecuador) Alta R05 marketing en las redes sociales
Alta R06 El sistema debe permitir realizar métricas sobre los
temas más comunes en la redes sociales
Requisitos no funcionales

Prioridad Requisitos
Interesado otorgada por
el interesado Código Descripción

El sistema debe ser integrado con Sugar CRM – en

Camilo Gonzalez Alta R07 AMAZON web services
(Gerente General
Cali Colombia) El sistema debe almacenar la información de social
Alta R08
media en una base de datos no relacional
Requisitos de calidad

Prioridad Requisitos
Interesado otorgada por
el interesado Código Descripción

Que el sistema cumpla con los requisitos funcionales

Equipo del Proyecto Alta R09
establecidos

Nora Mendoza Vega Alta R10 La calidad del proyecto debe ser óptima, para lograr la
aceptación
Camilo Gonzalez Alta R11 debe cumplir un 85% de los objetivos trazados.
(Gerente General Cali
Colombia)EIRL)

Criterios de aceptación

Los componentes del sistema a desarrollar deben cumplir con el 100% de lo trazado al
Técnicos
inicio.

Los componentes del sistema deben cumplir con los estándares de calidad de definidos
De calidad
por la empresa

Administrativos Todos los entregables deben ser aprobados por el cliente.

 MATRIZ DE TRAZABILIDAD DE REQUISITOS

Atributos del requisito Trazabilidad hacia:

ESTA
GRADO NECESIDADES,
DO CRITERIO DE OBJETIVOS DEL REQUERIMIENTO
COD DESCRIPCIÓN PROPIETARIO PRD DE OPORTUNIDADES,
ACT ACEPTACIÓN PROYECT O DE ALTO NIVEL
COMPLEJIDAD METAS Y OBJETIVOS
UAL
DEL NEGOCIO

Debe existir en
El sistema debe
el formulario
permitir registrar Camilo
de registro  Conocer más
los perfiles de Gonzalez Objetivo del Cumplir con lo
campos para información
redes sociales de (Gerente Alta AC B alcance del requerido por
las redes acerca del
los clientes y General Cali proyecto el cliente
R01 sociales y cliente
priorizar el de Colombia)
marcar la de
mayor uso
uso constante
Atributos del requisito Trazabilidad hacia:

ESTA GRADO
NECESIDADES,
DO DE CRITERIO DE OBJETIVOS DEL REQUERIMIENTO
COD DESCRIPCIÓN PROPIETARIO PRD OPORTUNIDADES,
ACT COMPLEJID ACEPTACIÓN PROYECT O DE ALTO NIVEL
METAS Y OBJETIVOS
UAL AD
DEL NEGOCIO

El sistema debe
capturar todos
Cada cliente debe  Mejorar la
los post públicos relación
tener una sección
que hagas con el Cumplir con el
social en su perfil Cumplir con lo
nuestros Camilo Gonzalez cliente objetivo de
(Gerente General Alta AC A donde se pueda requerido por
clientes y permitien alcance para
Cali Colombia) observar y realizar el cliente
almacenarlos en do Proyecto
R02 búsquedas sobre
un histórico de predecir
sus post públicos
su perfil en sus gustos
CRM.
 Debe existir un
El sistema debe módulo donde se
permitir realizar pueda realizar
búsquedas búsquedas sobre  Mejorar las
sobre palabras o temas específicos o campañas de
cualquier tema palabras claves y el marketing. Cumplir con el Cumplir con lo
Camilo Gonzalez Alta AC A alcance del
en específico y sistema debe requerido por
(Gerente General
listar todos los proveer el listado  Incrementar proyecto el cliente
R03 Cali Colombia)
clientes que las ventas de
de clientes que
hagan referencia la compañia
están hablando
a dicha acerca de la
búsqueda. búsqueda

El sistema debe
permitir
Si un cliente
capturar
potencial se
clientes
registra en un
potenciales  Facilitar el
Matt Groves formulario de registro de Definido en Cumplir con lo
desde los
(Gerente oficina Alta AC A Facebook debe clientes en
R04 formularios elalcance requerido por
Quito Ecuador) quedar registrado nuestra base
nativos de
automáticamente de datos
Facebook y
en la base de
almacenarlos
datos del CRM
directamente
en CRM
Atributos del requisito Trazabilidad hacia:

ESTA
GRADO NECESIDADES,
DO CRITERIO DE OBJETIVOS DEL REQUERIMIENTO
COD DESCRIPCIÓN PROPIETARIO PRD DE OPORTUNIDADES,
ACT ACEPTACIÓN PROYECT O DE ALTO NIVEL
COMPLEJIDAD METAS Y OBJETIVOS
UAL
DEL NEGOCIO

El sistema debe
permitir incluir El sistema  Incrementar Definido en el Cumplir con lo
Matt Groves
R05 las campañas de Alta AC A debe proveer el alcance alcance del requerido por
(Gerente oficina
marketing en las la integración de las proyecto el cliente
Quito Ecuador)
redes sociales con Facebook campañas

Por cada
palabra clave o
tema
El sistema debe  Tener una
permitir realizar consultado en
Matt Groves amplia Definido en el Cumplir con lo
métricas sobre el sistema, se
R06 (Gerente oficina Alta AC M visual sobre alcance del requerido por
los temas más debe visualizar
Quito Ecuador) los datos proyecto el cliente
comunes en la información
redes sociales consultados
gráfica
segmentando
los resultados
Atributos del requisito Trazabilidad hacia:

ESTA
GRADO NECESIDADES,
DO CRITERIO DE OBJETIVOS DEL REQUERIMIENTO
COD DESCRIPCIÓN PROPIETARIO PRD DE OPORTUNIDADES,
ACT ACEPTACIÓN PROYECT O DE ALTO NIVEL
COMPLEJIDAD METAS Y OBJETIVOS
UAL
DEL NEGOCIO

El sistema debe
Camilo Gonzalez Servicios  Alta
ser integrado con Definido en el Cumplir con lo
(Gerente corriendo en disponibilida
Sugar CRM – en Alta AC M alcance requerido por
General Cali AWS Web d de los
AMAZON web delproyecto el cliente
R07 Colombia) Services sistemas
services

El sistema debe  Mejorar los

almacenar la tiempos de
Camilo Gonzalez Servicio
información de respuesta Definido en Cumplir con lo
(Gerente corriendo en
R08 social media en Alta AC A sobre elalcance del requerido por
General Cali una DB no
una base de busquedas proyecto el cliente
Colombia) relacional
datos no masivas en
relacional la BD
 ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Descripción del alcance del producto

Requisitos Características

I. Sera posible realizar consultas, insertar nuevos productos,

I. El sistema permitirá automatizar la actualizar stock y dar de baja a determinados productos.
gestión del inventario mediante un
kardex. I. Sera posible realizar consultas sobre todas las entradas y salidas
del inventario.

I. Sera posible realizar consultas, crear nuevos clientes

II. El sistema permitirá gestionar la (naturales o jurídicos), adjuntado sus datos y dar de baja a
información de los clientes determinados clientes.

I. El sistema permitirá gestionar las . Sera posible registrar compras y ventas, y para cubrir la
compras y ventas, las cuales están necesidad de compras, se permitirá la gestión de proveedores
ligadas a las entradas y salidas del (naturales o jurídicos).
kardex

. El sistema permitirá realizar reportes . Sera posible generar diferentes reportes o gráficos que permitan
para el control adecuado de los obtener información relevante.
procesos realizados

Criterios de aceptación

Los componentes del sistema a desarrollar deben cumplir con el 100% de lo trazado al
Técnicos
inicio.

Los componentes del sistema deben cumplir con los estándares de calidad de definidos por
De calidad
la empresa

Administrativos Todos los entregables deben ser aprobados por el cliente.

Descripción del alcance del proyecto

Desarrollar e implementar un sistema que será llamado Sistema de Soporte Logístico que logre cumplir con los
estándares y lineamientos de la empresa y satisfacer los requerimientos, como herramienta de soporte a la gestión
logística de la organización.

Fases del proyecto

Fase Descripción

En esta fase se realiza el modelamiento empresarial, para determinar

el sistema actual y realizar el análisis correspondiente para determinar
Incepción
los requisitos.
 En esta fase se realiza un análisis del sistema propuesto, se
documenta la arquitectura de la aplicación y se desarrolla algunos
Elaboración
prototipos de la interfaz de la aplicación.

Esta fase se pasa a la etapa de desarrollo, que es la construcción

del sistema según la arquitectura ya diseñada, se obtiene una
versión beta al finalizar y realiza las respectivas pruebas para
Construcción
realizar la retroalimentación respectiva

Esta fase se realiza el despliegue de la aplicación o también

llamada la puesta en producción, además se provee asistencia y
Transición capacitación a los usuarios para el uso de la herramienta.

Esta fase comprende todo el proceso de gestión de proyectos,

Gestión de proyectos desde la iniciación del proyecto hasta el cierre del mismo.

Entregables del proyecto

 Modelamiento empresarial
Incepción
 Lista de requisitos

 Modelo de diseño

 Modelo de datos
Elaboración
 Documento de arquitectura de software

 Plan de desarrollo de software

 Versión útil Beta del sistema

 Código fuente

 Reportes de pruebas
Construcción
 Documentar defectos

 Checklist de verificación de funcionalidad del sistema.

Transición  Reporte de despliegue del sistema

  Manual de usuario
 Reportes de capacitación al usuario
Gestión de proyectos
Restricciones del proyecto
Internos a la organización
Las adquisiciones de licenciamiento o
paquetes de software que se requieran
comprar deben estar dentro del
presupuesto asignado para el 2017
La ejecución del proyecto debe realizarse
únicamente por el equipo conformado por
los integrantes del proyecto y miembros que
el Director de Proyecto haya determinado.
La implantación del sistema solo podrá ser
en un servidor web de AWS
Supuestos del proyecto
Internos a la organización
Se cuenta con la disposición de los
interesados para realizar consultas en
cualquier momento
 Acta de Constitución del Proyecto
 Plan de Gestión del Proyecto
 Acta de Reunión
 Solicitudes de Cambio
 Lista de riesgos
 Plan de gestión de requerimientos
 Plan de control de cambios
 Acta de cierre del proyecto
Ambientales o externos a la organización
Otros gastos no asociados y/o no presupuestados afectarán en la
fecha de entrega final de la implantación del sistema.
El no proveer facilidades al equipo del proyecto impactará de
forma directa en el desarrollo del proyecto.
En caso de existir situaciones de riesgo externo que requieran la
suspensión de actividades del local y/o dictadas por ley, podrá
afectar a la continuidad del proyecto.
Ambientales o externos a la organización
Se cuenta con la infraestructura necesaria y disponibilidad de
encargado de infraestructura tecnología para realizar los ajustes
correspondientes
Se cuenta con personal técnico con El sponsor debe participar en la revisión de entregables según se
experiencia para la toma de requerimientos vayan realizando, para realizar la validación del alcance.
del proyecto

Se cuenta con personal técnico con Las personas responsables de aprobar los entregables se
experiencia suficiente para la ejecución de sujetarán a los plazos establecidos en el Plan de Proyecto.
sus tareas.

Se dispondrá de toda la información Las capacitaciones se realizarán de acuerdo a un cronograma, y

relacionada a la organización para el análisis éstas serán únicas por implantación.
del sistema actual.
PLAN DE GESTION DEL ALCANCE Y TIEMPO

ANDRES FELIPE ALBARRACIN

1144038305

PROFESOR
EDGAR VALDEZ CASTRO
GERENCIA DE PROYECTOS USC

UNIVERSIDAD SANTIAGO DE CALI

 LISTA DE ACTIVIDADES
Título del Implementacion Social CRM en Fecha de
proyecto: Sugar CRM preparación: 06-04-2017

Identificación Actividad Descripción del trabajo

1.1.1.1 Adquisision de servicio AWS Previo estudio de los requisitos minimos
para la configuración del servidor se pasa
a la compra del servicio

1.2.1.1 Instalacion de servidor apache Servidor web para el despliegue del

sistema Sugar CRM e integración con
Social CRM

1.2.1.2 Instalacion de DB MYSQL Base de datos que contendrá los datos de

CRM

1.2.1.3 Intalacion de servidor DNS Configuración DNS para salida a la WEB

2.1.1.1 Creacion de campos para registrar Previmente se creo el formulario para

redes sociales camptura de clientes desde Sugar CRM

2.1.1.2 Incluir los campos de redes sociales Previamente definidos los campos
en un formulario nativo de Facebook creados en el formulario, se deben
integrar con los formularios nativos de
facebook

2.2.1.1 Instalacion de plugin Social CRM Se debe instalar el plugin que conectará
los registros de Sugar CRM con la
actividad de las redes sociales

2.2.1.2 Configuracion de BD no relacional Se debe configurar la base de datos con

los campos que se van a recibir y sus
respectivas tablas, para el almaceamiento
de información masiva de redes sociales

2.3.1.1 Crear buscardor de palabras clave Previamente creado el modulo de social

CRM se debe implementar un buscador
sobre toda al información guardada en la
DB no relacional y debe estar relacionada
con cada cliente del Sugar CRM

2.3.1.2 Crear vista de lista de resultados de Una vez creado el buscador se debe
clientes crear y configurar en CRM la vista de lista
donde se pintara la información buscada y
se podrá extrar un reporte de los clientes
relacionados con esas búsquedas

2.4.1.1 Crear formulario nativo de facebook Previa campaña de marketing creada en

Facebook, se debe crear y asignar un
formulario donde se capturaran los datos
de los clientes

2.4.1.2 Configuracion servicio de Zapier Crear ZAP conectado a la cuenta de

para registro de clientes en Sugar Sugar CRM y facebook asociadas
CRM desde facebook

2.5.1.1 Integrar modulo campañas con Desarrollar interface para visualizar los
social CRM resultados de las campañas de facebook
 en Sugar CRM

2.5.1.2 Crear Mailing list en CRM Configurar listas de envoi de emails

masivos desde Sugar CRM

2.6.1.1 Crear reporte de top 20 temas Previa creación y configuración del

tratados en redes sociales modulo de reportes de Social CRM,
construir métrica del top 20 temas
tratados en las redes sociales

LISTA MILESTONE O HITOS

Título del Implementacion Social CRM en Sugar Fecha de
proyecto: CRM preparación: 06-04-2017

Hito Descripción Hito Tipo

1.1.1.2 Renion de aprobación Aprobación de presupuesto

de presupuesto para para adquirir el servidor reunion
adquisición de servidor AWS

1.2.1.4 Reunion para cordinar Hacer lista de checkeo para

la migracion de servidor que la migración sea
reunion
transparente al usuario y no
existan inconvenientes

2.2.1.3 Reunion con los Reunion para revisar el alcance

interesados revisión del del proyecto y lo transcurrido
reunion
alcance de la integración de este conforme al alcance
social CRM

RECURSOS REQUERIDOS PARA LAS ACTIVIDADES

Proyecto Título: Implementacion Social CRM en Sugar CRM Fecha Preparado: 06-04-2017

WBS ID Tipo de recurso Cantidad Supuestos

1.1 Servidor Web 1 Será aprobado por la gerencia

1.2 Adminstrador de infraestructura 1

2.1, 2.2 Desarrolladores web 3 Contamos con el presupuesto para

contratacion

2.2, 2.3, 2.4 Experto Sugar CRM 1 Podremos encontrarlo en

Colombia

2.5 Experto API’s Redes sociales 1 Podremos encontrarlo en

Colombia
 HOJA DE CÁLCULO DE DURACIÓN
Título del Implementacion Social CRM en Fecha de
proyecto: Sugar CRM preparación: 06-04-2017

Estimaciones de Tres por puntos

Esperado
La ecuación
La mayor Estimación
Duración Optimista Duración pesimista para medir
WBS ID duración probable Duración
peso