Documentación de procesos

Dra. María Isabel Dimas Rangel

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Contenido
Especificaciones para documentar un proceso
Objetivo
Alcance
Responsabilidad
Diagrama de proceso
Simbología del diagrama de proceso
Diagrama de proceso ejemplo
Instrucción de trabajo
Registros de calidad
Indicadores de calidad
Entradas
Salidas
Planeación
Bibliografía2
Especificaciones para documentar un
proceso

1.Objetivo 2.Alcance 3.Responsabilidad

4. Diagrama 5.Instrucción 6. Registros

de proceso de Trabajo de calidad

8.Entradas
7.Indicadores 10.Planeación
/ 9.Salidas
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 1. Objetivo

En esta especificación se determina que es lo que quiere lograr, resolver o

mejorar.

Esta etapa incluye las actividad de:

• Identificación de posibles áreas de mejora.

• Selección de un único tema sobre el cual actuar.

• Se conforma de lo siguiente:
• ¿Qué se va a realizar?
• ¿En qué favorece?
• ¿Para qué se realiza?

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1. Objetivo
¿Qué se va a realizar?

Ejemplo:
Diseñar y socializar un
programa de capacitación al
personal del área de • ¿En qué favorece?

Proceso de producción, que contribuya a

Capacitación fortalecer su cutura de
calidad, para lograr la
satisfacción del cliente interno
y externo en beneficio de la • ¿Para qué se realiza?
Organización.
5
2. Alcance

Contiene el objeto y campo de aplicación del

proceso.
Se puede determinar bajo las siguientes
cuestiones:

• ¿Dónde Empieza?
• Las Etapas que Incluye
• En que finaliza el proceso, lo que se obtiene
como resultado, qué producto o qué servicio.

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 2. Alcance
A partir del objetivo
Diseñar y socializar un
programa de capacitación al
personal del área de
producción, que contribuya a
fortalecer su cutura de calidad,
para lograr la satisfacción del
cliente interno y externo en
beneficio de la Organización.
Ejemplo de como se forma el enunciado: Ejemplo del
enunciado como
Las Etapas que Incluye : se documenta.
Ejemplo: Identificación de
necesidades de capacitación, Alcance:
procesamiento de resultado El proceso inicia con
¿Dónde empieza el proceso? de encuesta de necesidades
de capacitación, diseño del con la identifcación de
Se investiga lo que se tiene
que hacer en el proceso y se programa de capacitación, las necesidades de
plasma en el enunciado. socializar el programa de capacitación,
capacitación. posteriormente se
procesan el resultado
de encuesta de
necesidades de
En que finaliza el proceso, lo capacitación, se diseña
que se obtiene como el programa de
resultado, qué producto o capacitación y
qué servicio. finalmente se socializa
el programa de
Ejemplo: capacitación.
• Diseño y socialización del programa
de capacitación
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 3. Responsabilidad
En este apartado se documenta la
asignación de responsabilidades para
todos aquellos involucrados en el
proceso.

• Se documentan puestos, no nombres.

• Puede ser una persona o un equipo.

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3. Responsabilidad
Ejemplo:
Proceso de Evaluación y
Satisfacción
¿Quién?
El Coordinador de
Calidad (o quien este
asigne) tiene a su cargo la
responsabilidad de
recopilar la información
analizada de las diferentes
áreas evaluadas, así como
llevar el control de las ¿Qué
evaluaciones de los hace?
diferentes sectores y las
acciones de mejora.
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 4. Diagrama de proceso

Es la suma de un conjunto de tareas que

normalmente se agrupan en un diagrama,
que muestra el flujo de operación y tiene el
propósito de facilitar su gestión.

Contenido:
• La secuencia de actividades que se realizan.

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 Simbología del diagrama de proceso

Nombre Símbolo Descripción

Comienzo o Inicio o fin del diagrama de flujo de un
Terminador / Ovalo proceso/subproceso

Actividad /
Actividades que secuencian el diagrama de flujo
Rectángulo

Entradas y salidas / Entradas o salidas no documentales a cada

Romboide actividad

Entradas documentales, registros generados en

Documento
cada actividad.
Aplicaciones informáticas de apoyo a la actividad,
Cilindro Horizontal bases de datos informatizadas en registros
electrónicos.
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 Simbología del diagrama de proceso

Nombre Símbolo Descripción

Posibles decisiones a adoptar a lo largo
Decisión / Rombo
de la secuencia del diagrama de flujo

Conector / Conectores hacia otras actividades del

Círculo mismo o distinto diagrama de flujo
Conectores hacia instrucciones sobre la
Conector fuera de
realización de actividades del diagrama
página
de flujo
Conexiones con otros procesos integrados
Óvalo con
del sistema que ejercen apoyo a la
perímetro
actividad en cuestión

Flechas o líneas Flujos de información

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4. Diagrama de Proceso
Ejemplo:

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 5. Instrucción de trabajo
Contienen el objeto y el campo de aplicación
de una actividad e incluyen lo siguiente:
• ¿Qué debe hacerse?
• ¿Quién debe hacerlo?
• ¿Cuándo Debe Hacerse?
• ¿Dónde?
• ¿Qué materiales, equipos y documentos
deben utilizarse?
• ¿Cómo debe controlarse y registrarse?

15
 5. Instrucción de trabajo
Ejemplo:

16
Ejemplo:

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6. Registros de calidad

Muestran evidencia de la implementación del proceso

y determinan estado del proceso, evalúan su
desempeño y proveen información para la toma de
decisiones.
Ejemplo: Hojas de Verificación, Gráficos, Presentación.

18
6. Registros de Calidad
Ejemplo:

19
6. Registros de Calidad
Ejemplo:

20
EJEMPLOS

21
 7. Indicadores de calidad

Conjunto de datos utilizados para medir objetivamente la

evolución del proceso o de una actividad en especifico.
Ayudan a determinar en que grado se ha conseguido los
objetivos previstos. Su ventaja es que traducen la realidad en
cifras.

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 7. Indicadores de Calidad
Ejemplo:

Objetivo : Contar con un proceso documentado que permita implementar un programa de capacitación que
permita capacitar todo el personal de la Organización.

Metas:
7.1 Documentar un proceso de capacitación para Diciembre 2021
7.2 Implementar el programa de capacitación para Diciembre2022 Las metas deben ser
medibles y alcanzables
7.3 Capacitar al 100% del personal de la Organización Diciembre 2022

Indicadores:
7.1.1 Porcentaje de documentación del Procesode Capacitación
Fórmula : No. de especificaciones documentadas/ Total de especificaiones a documentar
7.2.1Implementación del programa de capacitación en un 90%
Fórmula : Total de cursos impartidos/ Total de cursos a impartir
7.3.1Capacitar al menos al 95% del personal.
Fórmula : Contabilizar el número de personas capacitadas 23
7. Indicadores de Calidad
Ejemplo:

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8. Entradas

Son elementos tangibles o intangibles que son

entregados por un proveedor, introducidos en el proceso
y transformados en salidas (resultados).

El responsable puede ser una persona o un equipo.

25
 8. Entradas

Ejemplo:

Proceso: Capacitación de Personal de FIME

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9. Salidas

Resultado que se obtiene sobre la unidad de flujo.

Es el resultado que es entregado al cliente.

27
 9. Salidas

Ejemplo:

Proceso: Capacitación de Personal de FIME

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10. Planeación

Se establecen los objetivos y actividades necesario

para conseguir resultados que estén de acuerdo con
los requisitos del cliente y las políticas de la
organización.

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 Planeación de las actividades del proceso de capacitación

No. Acción a realizar Responsable Recursos Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto SeptiembreOctubre Noviembre Diciembre
Recursos
humanos,
Recursos
materiales,
Recursos
Coordinador financieros,
de Recursos Infraestructur
5.1 Documentar el proceso Humanos (RH) a X X X

Coordinador Papelería,
de RH ,Auxiliar personal,
5.2 Diseñar encuesta Administrativo instalaciones X X

Auxiliar
5.3 Aplicar Encuesta administrativo X X
.
.
.
N

10. PLANEACIÓN
EJEMPLO:

30
Bibliografía
• Alicia Arias Coello, ¨La gestión de
los procesos¨ recuperado de
file:///C:/Users/CPE/Downloads/
especificaciones.pdf.
• CARRASCO, J. B. (2011). Gestión
de Procesos. Recuperado el 2018,
de evolución:
http://www.evolucion.cl/resumene
s/Resumen_libro_Gesti%F3n_de_pr
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31
 •Edgar Oliver Cardoso Espinosa, María
Trinidad Cerecedo Mercado. (2011).
Propuesta de indicadores para evaluar la
calidad de un programa de posgrado en
Educación. Recuperado el 2018, de scielo:
http://www.scielo.org.mx/scielo.php?script=
sci_arttext&pid=S1607-40412011000200005
• Perea, D. R. (2000). La calidad en el
desarrollo profesional: avances y desafíos.
Recuperado el 2018, de scielo:
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• Universidad de Jaén, ¨Control de la
documentación¨ recuperado de
file:///C:/Users/CPE/Downloads/especifica
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32