Documentación de procesos

Dra. María Isabel Dimas Rangel

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Índice
• Especificaciones para documentar un proceso……………………………………3
• Objetivo……………………………………………………………………………………….4
• Alcance………………………………………………………………………………………..6
• Responsabilidad……………………………………………………………………………8
• Diagrama de proceso……………………………………………………………..…..…10
• Simbología del diagrama de proceso……………………………………………….11
• Diagrama de proceso ejemplo……………………………………………………….13
• Instrucción de trabajo…………………………………………………………………..14
• Registros de calidad……………………………………………………………………..16
• Indicadores de calidad…………………………………………………………………..18
• Entradas……………………………………………………………………………………..20
• Salidas………………………………………………………………………………………..22
• Planeación………………………………………………………………………………….24
• Bibliografía………………………………………………………………………………..26

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 ESPECIFICACIONES PARA
DOCUMENTAR UN PROCESO
6. Registros de
1.Objetivo 7.Indicadores
calidad

5.Instrucción de 8.Entradas /
2.Alcance Trabajo 9.Salidas

4. Diagrama de
3.Responsabilidad 10.Planeación
proceso
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1. Objetivo

En esta fase se determina que es lo que quiere

resolver o mejorar.

Esta etapa incluye las actividad de:

• Identificación de posibles áreas de mejora.

• Selección de un único tema sobre el cual actuar.

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1. Objetivo
Ejemplo:
Contribuir a la formación integral
universitaria del personal Docente, así
Proceso de como de su personal No Docente
mediante la gestión de los cursos de
Capacitación y capacitación que sean adecuados para el
Personal de FIME desarrollo integral del personal de la
Facultad de Ingeniería Mecánica y
Eléctrica (FIME).

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2. Alcance

Contiene el objeto y campo de aplicación del proceso.

Se puede determinar bajo las siguientes cuestiones:

• ¿Dónde Empieza?
• Las Etapas que Incluye
• En que finaliza el proceso, lo que se obtiene como
resultado, qué producto o qué servicio.

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2. Alcance
Ejemplo:

Contribuir a la formación integral

universitaria del personal Docente,
así como de su personal No
Proceso de Docente mediante la gestión de
Capacitación y los cursos de capacitación que
Personal de FIME sean adecuados para el desarrollo
integral del personal de la Facultad
de Ingeniería Mecánica y Eléctrica
(FIME).

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3. Responsabilidad

En este apartado se documenta la asignación de

responsabilidades para todos aquellos involucrados en el
proceso.

• Se documentan puestos, no nombres.

• Puede ser una persona o un equipo.

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3. Responsabilidad
Ejemplo:
Proceso de Evaluación y
El Coordinador de
Satisfacción
Calidad (o quien este
asigne) tiene a su cargo la
responsabilidad de
recopilar la información
analizada de las diferentes
áreas evaluadas, así como
llevar el control de las
evaluaciones de los
diferentes sectores y las
acciones de mejora.

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4. Diagrama de proceso

Es la suma de un conjunto de tareas que

normalmente se agrupan en un diagrama de
flujo para facilitar su gestión.

Contenido:
• La secuencia de actividades que se realizan.

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Simbología del diagrama de proceso

Nombre Símbolo Descripción

Comienzo o
Inicio o fin del diagrama de flujo de un
Terminador /
proceso/subproceso
Ovalo
Actividad / Actividades que secuencian el diagrama de
Rectángulo flujo

Entradas y salidas / Entradas o salidas no documentales a cada

Romboide actividad

Entradas documentales, registros generados

Documento
en cada actividad.
Aplicaciones informáticas de apoyo a la
Cilindro
actividad, bases de datos informatizadas en
Horizontal
registros electrónicos.
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Simbología del diagrama de proceso

Nombre Símbolo Descripción

Posibles decisiones a adoptar a lo
Decisión /
largo de la secuencia del diagrama
Rombo
de flujo
Conectores hacia otras actividades
Conector /
del mismo o distinto diagrama de
Círculo
flujo
Conectores hacia instrucciones
Conector fuera
sobre la realización de actividades
de página
del diagrama de flujo
Conexiones con otros procesos
Óvalo con
integrados del sistema que ejercen
perímetro
apoyo a la actividad en cuestión
Flechas o
Flujos de información
líneas
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4. Diagrama de Proceso
Ejemplo:

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5. Instrucción de trabajo

Contienen el objeto y el campo de aplicación de una actividad

e incluyen lo siguiente:
• ¿Qué debe hacerse?
• ¿Quién debe hacerlo?
• ¿Cuándo Debe Hacerse?
• ¿Dónde?
• ¿Qué materiales, equipos y documentos deben utilizarse?
• ¿Cómo debe controlarse y registrarse?

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 5. Instrucción de trabajo
Ejemplo:

15
Ejemplo:

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6. Registros de calidad

Muestran evidencia de la implementación del proceso

y determinan estado del proceso, evalúan su
desempeño y proveen información para la toma de
decisiones.
Ejemplo: Hojas de Verificación, Gráficos, Presentación.

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6. Registros de Calidad
Ejemplo:

18
6. Registros de Calidad
Ejemplo:

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 7. Indicadores de calidad

Conjunto de datos utilizados para medir objetivamente la

evolución del proceso o de una actividad en especifico.
Ayudan a determinar en que grado se ha conseguido los
objetivos previstos. Su ventaja es que traducen la realidad en
cifras.

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 7. Indicadores de Calidad
Ejemplo:

Objetivo : Contar con un proceso documentado que permita implementar un programa de capacitación que
permita capacitar todo el personal de la Organización.

Metas:
7.1 Documentar un proceso de capacitación para Diciembre 2021
7.2 Implementar el programa de capacitación para Diciembre2022 Las metas deben ser
medibles y alcanzables
7.3 Capacitar al 100% del personal de la Organización Diciembre 2022

Indicadores:
7.1.1 Porcentaje de documentación del Procesode Capacitación
Fórmula : No. de especificaciones documentadas/ Total de especificaiones a documentar
7.2.1Implementación del programa de capacitación en un 90%
Fórmula : Total de cursos impartidos/ Total de cursos a impartir
7.3.1Capacitar al menos al 95% del personal.
Fórmula : Contabilizar el número de personas capacitadas 21
7. Indicadores de Calidad
Ejemplo:

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8. Entradas

Son elementos tangibles o intangibles que son

entregados por un proveedor, introducidos en el proceso
y transformados en salidas (resultados).

El responsable puede ser una persona o un equipo.

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 8. Entradas

Ejemplo:

Proceso: Capacitación de Personal de FIME

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9. Salidas

Resultado que se obtiene sobre la unidad de flujo.

Es el resultado que es entregado al cliente.

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 9. Salidas

Ejemplo:

Proceso: Capacitación de Personal de FIME

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10. Planeación

Se establecen los objetivos y actividades necesario

para conseguir resultados que estén de acuerdo con
los requisitos del cliente y las políticas de la
organización.

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 Planeación de las actividades del proceso de capacitación

No. Acción a realizar Responsable Recursos Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto SeptiembreOctubre Noviembre Diciembre
Recursos
humanos,
Recursos
materiales,
Recursos
Coordinador financieros,
de Recursos Infraestructur
5.1 Documentar el proceso Humanos (RH) a X X X

Coordinador Papelería,
de RH ,Auxiliar personal,
5.2 Diseñar encuesta Administrativo instalaciones X X

Auxiliar
5.3 Aplicar Encuesta administrativo X X
.
.
.
N

10. PLANEACIÓN
EJEMPLO:

28
Bibliografía
• Alicia Arias Coello, ¨La gestión de
los procesos¨ recuperado de
file:///C:/Users/CPE/Downloads/
especificaciones.pdf.
• CARRASCO, J. B. (2011). Gestión
de Procesos. Recuperado el 2018,
de evolución:
http://www.evolucion.cl/resumene
s/Resumen_libro_Gesti%F3n_de_pr
ocesos_JBC_2011.pdf

29
 •Edgar Oliver Cardoso Espinosa, María
Trinidad Cerecedo Mercado. (2011).
Propuesta de indicadores para evaluar la
calidad de un programa de posgrado en
Educación. Recuperado el 2018, de scielo:
http://www.scielo.org.mx/scielo.php?script=
sci_arttext&pid=S1607-40412011000200005
• Perea, D. R. (2000). La calidad en el
desarrollo profesional: avances y desafíos.
Recuperado el 2018, de scielo:
http://scielo.sld.cu/scielo.php?pid=S0864-
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g=en
• Universidad de Jaén, ¨Control de la
documentación¨ recuperado de
file:///C:/Users/CPE/Downloads/especifica
ciones-2.pdf

30