“NIGÚN TRABAJO ES TAN URGENTE QUE SE DEBA HACER SIN Código: MRS-P-02

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1. OBJETIVO Y ALCANCE

Establecer la metodología que determina la comunicación interna y externa, como

nuestra cultura, misión, visión, valores y Política de Seguridad y Medio Ambiente, así
como lo relacionado a nuestros sistemas de gestión (identificación de aspectos
ambientales, peligros ocupacionales, riesgos de la organización, además de la
respuesta para la comunicación con las partes interesadas pertinentes, consultas,
contratos, quejas y retroalimentación en general).
Todo ello para fomentar entre nuestros colaboradores la identificación y sentido de
pertenencia con la empresa y por parte de nuestras partes interesadas, la fidelidad
hacia nuestra marca contribuyendo a una relación de largo plazo.
Aplica a la comunicación con nuestros colaboradores y partes interesadas pertinentes
para la mejora continua del sistema de gestión.

2. RESPONSABLES

 Gerente General
 Gerente de RR.HH.
 Coordinador de SGI
 Gerentes, Sub- Gerentes, Jefes, Coordinadores y supervisores de áreas
 Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo

3. DEFINICIONES

3.1. Comunicar: poner en conocimiento, informar.

3.2. Difundir: divulgar, propalar.

3.3. Documentar: generación de evidencia de las actividades desempeñadas, por

ejemplo: procedimientos, instructivos, cartas, correos electrónicos entre otros.

3.4. Comité de seguridad y salud: Es el órgano paritario que representa a la parte

empleadora y a los trabajadores, destinado a la consulta regular y periódica de
las actuaciones de la empresa en materia de prevención de riesgos.

3.5. Consulta: Proceso a través del cual se requiere la opinión de alguien.

3.6. Participación: Proceso interactivo entre las partes implicadas en el que cada
miembro, bien individualmente o a través de sus representantes, aportan ideas
a un tema propuesto.

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4. CONDICIONES GENERALES
 El presente procedimiento define cuales son las vías de comunicación,
participación y consulta

 Es responsabilidad del Gerente y/o Jefe del área reforzar los lineamientos que
debemos seguir dentro de la organización.

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5. PROCEDIMIENTO

5.1 COMUNICACIÓN

Tema Qué comunicar Cuándo comunicar A quién comunicar Cómo Comunicar Quién comunica
Una vez aprobado y/o A todo el personal Murales, correo
Política del Política Gerente General/ Coordinador de
actualizado interno involucrado. electrónico y/o charlas.
Sistema de Gestión SGI
Integrado
Cuando la parte Partes interesadas Vía correo electrónico,
Política Gerente General/
interesada pertinente lo pertinentes. murales
Coordinador de SGI
solicite
Cada vez que el Gerencia de Recursos Humanos
Cultura Visión, misión, valores ciente solicite la A todo el personal Correo electrónico, y/o
organizacional difusión interno involucrado. paneles informativos.
A todo el personal Vía correo electrónico
Objetivos del SGI Una vez aprobado. Gerente General/ Coordinador
interno involucrado.
de SGI
Cuando la parte
Partes interesadas GerenteGeneral/Coordinador de SGI
Objetivos del SGI interesada pertinente lo Vía correo electrónico.
pertinentes.
solicite.
Resultados de auditorías,
Desempeño del según lo establecido en el A los responsables de Coordinador de SGI
Sistema de Gestión documento A la entrega de Vía correo electrónico.
área y Gerencia
Integrado. Procedimiento de Resultados de Auditoría
General
Auditorias
Coordinador de SGI
Cambios del Sistema de Cada vez que ocurra el A todo el personal
Vía correo electrónico
Gestión Integrado cambio. interno involucrado.

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5.1 COMUNICACIÓN

Tema Qué comunicar Cuándo comunicar A quién comunicar Cómo Comunicar Quién comunica
Gerente General
Coordinador de SGI
Recomendaciones de Vía correo electrónico
Cada vez que ocurra. Personal interno involucrado
mejora. y/o reunión
Gerente General
Finalizada una auditoria Coordinador de SGI Informe de auditoría,
Recomendaciones de
interna o externa y/o correo electrónico y/o Auditor externo
mejora.
homologaciones reuniones
Cuando se abordan las
necesidades y
tendencias cambiantes.
Conocimientos de Conocimientos Personal interno
Lecciones aprendidas Reuniones en las áreas Responsable de Área
la Organización. adicionales involucrado
Actualizaciones
requeridas.
Documento actualizado
de acuerdo al
Cada vez que el Personal interno
Documentos del MRS-P-01 Correo electrónico y/o Coordinador de SGI
documento cambie de involucrado y/o parte
SGI Procedimiento para registro de asistencia
versión. interesada
controlar documentos y
registros
Identificación y Mínimo una vez al año A todo el personal
Capacitaciones Responsable de Área
evaluación de la y/o cuando se actualice interno involucrado.
Resultados de las
determinación de Cuando la parte
matrices de evaluación Partes interesadas Vía correo electrónico Coordinador de SGI
controles de interesada pertinente lo
aspectos pertinentes. o documento formal
solicite
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Tema Qué comunicar Cuándo comunicar A quién comunicar Cómo Comunicar Quién comunica
ambientales, Cuando la parte Coordinador de SGI
Aspectos Ambientales Partes interesadas Vía correo electrónico
IPERC y Riesgos y interesada pertinente lo
Significativos pertinentes. o documento formal
oportunidades solicite
Comunicacion con Consultas, contratos, Cuando el cliente lo
Directa, telefónica, vía
el cliente pedidos, cambios que solicite o cuando la Al cliente.
e- mail, fax, carta, etc.
Ventas/ Atención al cliente
pudieran ocurrir empresa lo requiera.

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Tema Qué comunicar Cuándo comunicar A quién comunicar Cómo Comunicar Quién comunica

Sugerencias, Comité de Seguridad y

Sugerencias, quejas o Actas de las reuniones
quejas o Cada vez que ocurra Salud en el Trabajo Personal interno involucrado
comentarios del personal del CSST
comentarios al SST (CSST)
Compromisos
ambientales y de SST,
según Procedimiento para
la Identificación, y
evaluación de A solicitud de la entidad Las entidades del A través de cartas Coordinador de SGI
Requisitos legales cumplimiento de relacionada al negocio estado formales
Requisitos legales,
reglamentarios y otros
aplicables

Resultado de monitoreo
de Higiene Ocupacional,
Psicosocial y ergonómicos
y Medioambientales, Cuando se termine el Coordinador de SGI
Personal interno
Monitoreo según lo establecido en el informe involucrado Murales
documento
Procedimiento de
Monitoreo y Medición

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5.1 COMUNICACIÓN

Tema Qué comunicar Cuándo comunicar A quién comunicar Cómo Comunicar Quién comunica
Gerencia de Recursos
Responsabilidades Humanos
Al ingreso de personal Personal interno Cargo de entrega de la
y Funciones del Descripción de puestos
y/o cuando se actualice involucrado descripción de puesto
personal

Nota 1: Si algún proceso necesita comunicar cualquier documento asociado al SGI, debe solicitar el mismo al Área del SGI, antes de efectuar dicha
la comunicación.

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5.2 PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

La Alta Dirección de la empresa busca la participación de los trabajadores a través
de:
 La identificación de los peligros, la evaluación de riesgos y la determinación de
los controles.
 La investigación de incidentes.
 El desarrollo y revisión de las políticas y objetivos.
 La elección de sus representantes en los temas de SST.

La Alta Dirección de la empresa consultará a través de los representantes de los

trabajadores la adopción de decisiones relativas a:

a) Los cambios que afecten a su SST.

b) La designación de trabajadores para integrar el equipo de emergencias.
c) La planificación y la organización del trabajo en la empresa y la introducción de
nuevas tecnologías.
d) Los procedimientos de información y documentación.

Asimismo, cualquier trabajador de la organización puede hacer consultas

relacionadas con el Sistema Integrado de Gestión (SIG); Dichas consultas también
pueden ser canalizadas a través de los representantes de los trabajadores para los
casos de Seguridad y Salud en el trabajo.
De igual manera se comunicará y consultará a las partes interesadas pertinentes,
de los cambios que pudiesen afectar a su Seguridad y/o Salud.

6 ANEXOS
6.1 Otros Registros
 Evidencia de la comunicación de la Visión, Misión, Valores
 Boletines o afiches publicados en la vitrina
 Actas del Comité de SST
 Murales

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