Clave: PRC-SGC-002

PROCEDIMIENTO DE
Versión: 01
COMUNICACIÓN INTERNA Y
Fecha: 22/09/21
EXTERNA DE LA EMPRESA HOJAMEX
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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y directrices que permitan una comunicación interna y externa
entre los diferentes niveles y funciones de la empresa HojaMEX (para garantizar que el
desarrollo en las actividades tenga un nivel de calidad excelente) y también con las partes
interesadas en relación a los aspectos ambientales, de seguridad y de calidad.

2. ALCANCE Y RESPONSABILIDADES

Este procedimiento aplica para la difusión de toda comunicación interna y/o externa que
tenga relación a los aspectos ambientales, de seguridad y de calidad de la empresa HojaMEX.

El Departamento de Marketing es el responsable de llevar a cabo la difusión interna y externa,

así como del diseño de la presentación de la empresa tomando en cuenta la cultura
corporativa.

Los/as responsables de los procesos y/o procedimientos identifican las necesidades de

comunicación interna y/o externa y la envían al responsable y/o Coordinador/a, quien valida la
información y solicita por documento al Departamento de Marketing dichas necesidades, la
información debe incluir: vigencia, responsable de la emisión y responsable del retiro de la
misma.

3. GLOSARIO

Comunicación Interna: Son todas aquellas acciones de comunicación y flujo de información

existentes dentro de la empresa HojaMEX.

Comunicación Externa: Es toda comunicación e información que la empresa HojaMEX dirige a

sus diferentes públicos: clientes, proveedores, accionistas, comunidad, medios de
comunicación.

Cultura Corporativa: Es la manera que tiene la empresa HojaMEX de organizarse, cumpliendo

las 3 componentes: “qué somos”, “qué pensamos”, “qué hacemos”.

Elaboró Revisó Aprobó

Jazmín Priscila Vargas
Mónica Guadalupe González
Mildred Nolasco Espíndola Máximo
Zavala
Depto. de Marketing Subdirección de Planeación y
Dirección
Vinculación
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Publicaciones internas: Es toda aquella información que se publica y difunde para información
exclusiva de la comunidad interna. Los boletines son aprovechados como cauce de
comunicación de la información, derivada de la gestión, que interese transmitir. Es un vehículo
unidireccional.

Circulares internas: La circular interna, entendida como un escrito o memorando en que la

alta dirección comunica algo a todos los integrantes o a una parte de la institución, es
unidireccional.

Vitrina o tablero de anuncios: Son lugares de visualización y lectura de información facilitada

por la alta dirección. Se distribuyen estratégicamente ubicados para colocar información
variada, en los que se colocan escritos, cuadros, gráficos, fotografías, carteles o similares.

Cartel o manta: Son elementos gráficos de información, sobre algo concreto, más o menos
puntual, dotados de diseño para atraer la atención de personal y usuarios, hacia el mensaje y
la información. La comunicación es unilateral y descendente.

Videos: Son producciones audiovisuales desarrolladas para transmitir información

aprovechando las posibilidades de estos medios.

Encuestas: Es un elemento de comunicación unidireccional, pero ascendente. Permite recabar

la opinión de los empleados o usuarios sobre algunos aspectos de la gestión, de sus
actividades o procesos e igualmente recibir sugerencias sobre éstos.

Buzón de observaciones, quejas y/o sugerencias: Es un espacio físico o virtual, donde la

comunidad tecnológica y partes interesadas pueden expresar sus opiniones respecto a alguna
inquietud. Si se usa para recabar quejas, sugerencias y opiniones de empleados y usuarios, se
estaría usando para la comunicación unidireccional ascendente.

Correo electrónico: Forma de comunicación virtual, donde la información se realiza de manera

personal, permitiendo una comunicación bidireccional, donde el inconveniente es que puede
ser tardada. Puede ser utilizado como foros de opinión y debate, buzón de sugerencias y
similares, el e-mail permite una comunicación bidireccional, ascendente y descendente entre
los mandos y el resto de los usuarios.

Página web o internet: Tecnología de alcance mundial de comunicación virtual por medio
redes interconectadas; al utilizarse para comunicación interna, da la posibilidad de acceso a
contenidos informativos acerca de resultados, informes generales, productos o actividades,
etc.
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Internet (redes sociales): Tecnología de internet para compartir dentro de una organización
parte de sus sistemas de información mediante una red privada; Es una opción más de la
comunicación entre las partes involucradas, y las sugerencias, peticiones o cualquier
comunicación en general, se realizan de una forma más rápida y eficiente.

Medios de comunicación masiva: La radio, la televisión, los periódicos, revistas, anuncios

espectaculares y boletines son aprovechados como cauce de comunicación masiva de la
información, derivada de la gestión, que se interese transmitir. Son vehículos unidireccionales.

4. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Los principales temas de comunicación interna se basarán principalmente en la política

integral, aspectos ambientales abarcados según la Norma ISO 14001:2015, requisitos
aplicables legales, objetivos, normas aplicables en seguridad e higiene en el trabajo según la
Norma ISO 45001: 2018, así como los estándares de calidad aplicables según lo establecido en
la Norma ISO 9001: 2015.

Los principales temas de comunicación externa se basarán principalmente en la política

integral, aspectos ambientales integrados en los procesos, objetivos ambientales, planificación
para llegar a cumplir los objetivos ambientales, toma de conciencia ambiental, política de
calidad, enfoque al cliente, así como el aborde de peligros y la preparación de emergencia
dentro de la empresa.

Los medios de comunicación pueden ser a través de la Página Web, redes sociales, correos
electrónicos, prensa, radio y/o TV, revistas, trípticos, folletos, carteles, lonas impresas, y los
mencionados en la Política de Comunicación, su elección dependerá del material a difundir.
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5. DIAGRAMA DE FLUJO

PRC-SGC-002 Comunicación interna y externa

Dirección, Subdirecciones,
Jefaturas de Departamento,
Departamento de
de laboratorios, Talleres o Jefe Inmediato
Marketing
Responsables de Procesos
y/o Procedimientos

Inicio

1
2
Identifican
Revisa y valida la
necesidades de
información a
comunicación
difundir
interna y/o
externa

No ¿Cumple?
4
Registra
Si solicitud en
3 bitácora para
Solicita al departamento comunicación
de Marketing y difunde
información
5
Supervisa que la
comunicación fue
realizada y presenta
información en la revisión
de la dirección

Fin
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6. DESARROLLO

Actividad
Responsable Descripción de Actividad
No.
Todo el personal relacionado con actividades
vinculados a los aspectos ambientales significativos
en la elaboración del ecopapel y dueños de
Dirección,
procesos y/o procedimientos determinan la
Subdirecciones, Jefaturas
información que debe darse a conocer interna o
de Departamento, de
1 externamente como aspectos relacionados a la
laboratorios, Talleres o
calidad de los cuadernos, así como la seguridad de
Responsables de Procesos
los trabajadores dentro de los alcances de la
y/o Procedimientos
empresa. Al igual que recomiendan los medios de
difusión y comunicación a utilizar.
Se entrega la información a la Coordinación.
Recibe las necesidades de difusión de las diferentes
áreas y revisa y valida que la información a publica
sea acorde a la Política integral de HojaMEX, para
incluirlo en el programa de comunicación o su
2 Jefe inmediato
publicación inmediata. Si no cumple, informa al
área solicitante y regresar al punto 1. Si cumple,
informa al área solicitante y envía al Departamento
de Marketing para su difusión.
Jefe inmediato La información se envía al Departamento de
Marketing a través de documento (físico y/o
3
electrónico) indicando si la comunicación es interna
o externa y la propuesta de comunicación.
Departamento de Se recibe oficio con información validada para
4 Marketing difusión y comunicación en la bitácora de
comunicación, difunde y comunica la información.
Jefe inmediato Se registra en la bitácora para comunicación si la
comunicación se llevó a cabo, para la toma de
acciones correspondientes. Esta verificación se
5 realizará 10 días hábiles después de haber hecho
difusión. Conforme a la información recibida, la
analiza e incorpora para la revisión por la dirección
la comunicación de las partes interesadas externas

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

ITGAM-GA-003 Procedimiento Comunicación del SGI

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8. CONTROL DE CAMBIOS

Puntos que se Descripción de la

Revisión Fecha
modifican modificación
Ajuste del
procedimiento en
general para el
cumplimiento de las 13 de noviembre de
1 Todo el documento
normas ISO 2021
9001:2015, ISO
14001:2015 e ISO
45001:2018