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Plan de Comunicación
Interna - 2020
CONTENIDO
El 2020 ha cambiado la vida de todos los peruanos y habitantes del planeta. El COVID-19, un
nuevo tipo de coronavirus que afecta a los seres humanos, apareció en China y que se extendió
rápidamente por todo el mundo. El día 6 de marzo se reportó el primer caso de infección en el
Perú. Ante este panorama, se tomaron diversas medidas para contener la enfermedad por parte
del gobierno; entre ellas, el aislamiento social obligatorio, que dispuso que todos los ciudadanos
permanezcan en sus domicilios.
Esta situación ha hecho que el Minam, acatando las disposiciones, establezca el trabajo remoto
como medida para que la gran mayoría de sus colaboradores continúe con sus labores desde
sus casas, reduciendo así el riesgo a contagiarse. El proceso de comunicación interna no ha sido
ajeno a estos cambios que impone esta “nueva realidad”, y debe adaptarse también a un nuevo
entorno, manteniendo más que nunca el foco en todos los integrantes de la familia Minam.
La llegada del virus al país nos reta a tomar acción y gestionar la comunicación interna desde el
lado más humano, siempre pensando en la salud de los colaboradores, es decir, en lo
concerniente a la prevención y protección ante el nuevo coronavirus. Asimismo, nos insta a ver
más allá del ámbito de sus labores profesionales, y a tener, además, en nuestras preocupaciones
a su entorno personal o familiar.
La comunicación interna ocurre y ocurrirá de manera implícita en todas las organizaciones así
no nos encontremos físicamente juntos, por lo que es importante implementar una buena
gestión que involucre a todos los integrantes del Minam desde otro entorno. Así, para este año
se priorizarán canales o medios digitales para gestionar la información y también, gracias a las
herramientas digitales de socialización, se promoverá la participación en actividades para
generar un clima de trabajo cordial de confianza y un estado de ánimo elevado que incremente
el compromiso con el Minam desde sus lugares de trabajo remoto.
Asimismo, más allá del contexto de aislamiento social, en todas las organizaciones seguirán
existiendo relaciones entre directores y sus equipos, entre los integrantes de un equipo, entre
miembros de diferentes equipos, etc.; y la manera en la que éstas se dan se ven altamente
influenciada por la comunicación interna. Esta es capaz de perjudicar o favorecer el clima
laboral, el relacionamiento o la forma que los trabajadores se comunican entre sí, y en
consecuencia esto afecta el propio desempeño.
Las buenas relaciones provocan que los colaboradores estén satisfechos con su trabajo, sean
más felices, lo transmitan a sus familias, más aún en esta coyuntura. Un buen ánimo redunda
Plan de Comunicación Interna del Ministerio del Ambiente – 2020
en un mejor servicio al ciudadano y eso es un aspecto que, a diferencia de otros años, será
particularmente un reto que debemos de cumplir.
2. ANÁLISIS FODA
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
DEBILIDADES AMENAZAS
- No hay una “receta” o antecedente para - La adaptación a esta nueva realidad puede
el óptimo manejo de la comunicación ser un proceso que le tome más tiempo a
interna en esta coyuntura ni en el Perú algunas personas.
ni en el mundo. - Agravamiento de la pandemia puede afectar
la salud y ánimo de muchos colaboradores,
Plan de Comunicación Interna del Ministerio del Ambiente – 2020
El estudio tuvo como objetivo identificar los aspectos institucionales que afectan la satisfacción
de los trabajadores, así como las percepciones que pueden reflejarse directamente en la
atmósfera organizacional y en la calidad del desempeño.
El estudio cuantitativo abarcó la totalidad de colaboradores del Minam (700 personas), de los
cuales respondieron 496 personas. Luego se realizaron focus group con preguntas acerca de la
aplicación de la encuesta y sobre la percepción general del Minam.
Tres de los cuatro ítems estuvieron por encima de la media de 70% de satisfacción. Hay una alta
satisfacción por la gestión de los canales internos existentes para difundir información,
comunicación de logros, así como por la claridad y precisión del proceso de comunicación
interna. Los dos más bajos fueron “Cuento con canales de comunicación para expresar mis
opiniones” y “las convocatorias de los procesos de selección se difunden de manera oportuna
a los/las servidores/as del Minam” con 62% y 60% respectivamente.
Se realizó en mayo a nivel de todo el sector ambiente. El objetivo de este estudio fue conocer
las percepciones de los colaboradores respecto al trabajo remoto e identificar oportunidades de
mejora. A nivel de Minam, respondieron 530 de las 569 personas que están realizando trabajo
remoto.
El cuestionario abarcó cuatro dimensiones de estudio: “Mi entidad”, “Mi equipo”, “Mi familia y
Yo”, “Mis recursos” y una sección de preguntas abiertas. Se obtuvo un índice de satisfacción
general de todo el sector de 82%. Se muestran a continuación los resultados por dimensión
correspondientes al Minam:
Por otro lado, la subdimensión “Mi Familia y Yo” obtuvo la percepción más baja en general con
76%. Esta contenía las subdimensiones de bienestar, equilibrio entre la vida familiar y laboral,
organización y distribución del tiempo, capacitación y crecimiento. Si bien el porcentaje de
satisfacción de la Encuesta de Percepción de Trabajo Remoto ha sido alto, queda en general por
detrás del resto de dimensiones. Esto es entendible si se pone en perspectiva que estamos
viviendo una situación inédita a nivel mundial, y que la adaptación a esta nueva realidad tanto
en el plano profesional como en el personal /familiar, llevará aún cierto tiempo. En
consideración a ello, debemos hacer foco para el buen ánimo del colaborador y en el nuevo
equilibrio de la relación trabajo/familia ahora que se quedará casa mientras dure la disposición
del gobierno central.
4. PÚBLICO OBJETIVO
En esta esta distribución, destaca claramente el nivel de especialista con la mitad de la población
del Minam. Les siguen los operadores y analistas, con 12% y 10%, respectivamente. Debido a
la naturaleza de sus funciones, son colaboradores ligados al manejo de herramientas digitales.
En ese sentido, considerando el nuevo entorno digital sobre el que se manejarán las acciones de
comunicación interna durante el presente año, no deberían tener problemas en adaptarse al
manejo de nuevas herramientas como son las plataformas de video llamadas y el Workplace
Minam.
b) Según edades
Destaca con claridad el grupo poblacional de 25 a 58 años con más del 90% del total de
colaboradores. Si nos centramos en el grupo mayoritario (Generación X), tenemos a
profesionales que fueron testigos de la transición de lo “analógico a lo digital”, es decir,
crecieron en los últimos años del siglo XX y la primera década del 2000, en donde la tecnología
de las comunicaciones dio un salto al uso masificado de la internet y los teléfonos celulares.
Tenemos entonces que dentro del Minam, la gran mayoría de sus colaboradores estaría
preparado a adaptarse muy rápido a la comunicación e interacción netamente digital que se
plantea para este año en el proceso de comunicación interna. Asimismo, el grupo minoritario
que puede no estar familiarizado al entorno digital, contará con canales de comunicación más
tradicionales, como el teléfono o el correo electrónico.
5. OBJETIVOS DE COMUNICACIÓN
A partir del análisis situacional e información de la línea base, se proponen los siguientes
objetivos de comunicación interna durante el 2020:
Lograr que los colaboradores y sus familias conozcan e implementen los cuidados de la
salud, medidas de prevención y protocolos que deben tener en casa, oficina y
comisiones de servicio en el marco de las medidas por la pandemia COVID-19.
Coordinar acciones conjuntas entre el Minam y sus entidades adscritas para recoger
buenas prácticas o experiencias e implementarlas a nivel sectorial.
Llamadas telefónicas
En este contexto de pandemia, retoma su relevancia. Más allá de las reuniones grupales
en chat o video hablado, escuchar de manera personal a alguien al otro lado del teléfono
(fijo o celular) ofrece una sensación de cercanía pocas veces replicada. Esa privacidad
que establece la conversación uno a uno, será aprovechada para establecer
determinados contactos en momentos oportunos, generalmente entre los jefes de
equipo y sus colaboradores.
WhatsApp
Es la aplicación para celulares de contacto personal y grupal por excelencia. Así sea que
la usen todos o algunos días, su uso masificado hace que todos los colaboradores estén
familiarizados con ella. En el Minam ya hay grupos de trabajo entre colegas, equipos de
trabajo y directores.
7. FORMATOS DE COMUNICACIÓN
Los medios o canales anteriormente presentados soportarán una serie de formatos que se
emplearán para transmitir mensajes y campañas comunicacionales:
Posts en Workplace
Se refieren a los mensajes propios de esta red colaborativa, la cual se basa en un
lenguaje cercano y coloquial, en donde los “emojis” y enlaces a documentos u otras
plataformas otorgan frescura y dinamismo. Su arquitectura, basada en la red social
Plan de Comunicación Interna del Ministerio del Ambiente – 2020
Videos cortos
Utilizados para mensajes de autoridades y/o acontecimientos institucionales. No más
de cinco minutos de duración. Serán alojados en Workplace. Su promoción podrá ser
vinculada con el correo electrónico a través de un enlace directo a la plataforma
colaborativa.
Comunicado GIF
Comunicado de formato cuadrado que contiene imágenes animadas por Photoshop.
Usado generalmente para reforzar frases que pueden ir apareciendo en la pantalla.
Boletines en PDF
Realizados con el software Indesign bajo la plataforma Adobe, la cual permite la
medición de lectura e interacción con el documento (número de vistas y tiempo en cada
texto). Este formato será aplicado a los boletines institucionales “Somos Minam”,
“Crecer +” y la agenda de fin de semana “Yo Disfruto en Casa”.
Una vez elegidos el medio y el formato para la emisión de los mensajes, también se tendrán en
cuenta los siguientes criterios para la gestión de la comunicación interna:
9. ENFOQUES ESTRATÉGICOS
Visto el análisis situacional y teniendo en cuenta los objetivos planteados, las acciones del
presente plan abarcarán los siguientes aspectos:
Para el éxito del proceso de comunicación interna, más allá de la definición de canales o piezas
de comunicación, es indispensable contar con el factor humano para la difusión y fomento del
“boca a boca”, que es un refuerzo para que el mensaje llegue al receptor. Por ello, se tienen en
consideración los siguientes socios estratégicos:
Alta Dirección: Su apoyo a las iniciativas es esencial para darle fuerza hacia las demás
direcciones.
11. INDICADORES
Para la medición del impacto de las acciones de comunicación, se tomarán en cuenta dos tipos
de indicadores:
12. CALENDARIZACIÓN
A continuación, se presentan las actividades programadas y las fechas que se han priorizado en
base al Calendario Ambiental Peruano 2020.
Las actividades se realizarán de acuerdo a los ejes estratégicos del plan, y se utilizarán los medios
y formatos de comunicación presentados, los cuales dependerán de cada propuesta.
Asimismo, la lista de actividades queda abierta para actualizar o incluir propuestas que puedan
realizarse a lo largo del año.
JULIO 1 2 3 4
Campaña 1: Por definir
Información COVID
Boletín Somos Minam
1 Aniversario IGP
3 Día Internacional Libre de Bolsas de Plástico
14 Aniversario Programa Bosques
Campaña 2: Demuestra tu amor por el Perú
28, 29 Fiestas Patrias*
AGOSTO 1 2 3 4
Campaña 1: Por definir
Información COVID
Boletín Somos Minam
14 Día Interamericano de la Calidad del Aire – DIAIRE
Plan de Comunicación Interna del Ministerio del Ambiente – 2020
SETIEMBRE 1 2 3 4
Campaña 1 : Por definir
Información COVID
Boletín Somos Minam
1 Día del Árbol
4 Día de los Ajíes Peruanos
11 Día del Contador
13 Día de la Familia Peruana*
Campaña 2: Por definir
16 Día Internacional de la Preservación de la Capa de Ozono
16 Semana de la Movilidad Sostenible
19 Día de la Gestión Integral de los Residuos Sólidos – DIADESOL*
Encuesta de Percepción de Comunicación Interna
22 Día Mundial sin automóvil*
OCTUBRE 1 2 3 4
Campaña 1: Por definir
Información COVID
Boletín Somos Minam
3 Día de la Gestión Responsable del Agua - DIAGUA
4 Día de San Francisco de Asís y la Responsabilidad con los Animales
5 Día Mundial del Hábitat
10 Día de la Acción Contra la Contaminación por Mercurio
14 Día Internacional de Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos-RAEE
16 Día Mundial de la Alimentación
17 Día de las Áreas Naturales Protegidas del Perú
21 Día Nacional del Ahorro de Energía
Campaña 2 : Por definir
26 Semana de la Educación Ambiental en el Perú
31 Día de la Canción Criolla*
NOVIEMBRE 1 2 3 4
Campaña 1: Por definir
Información COVID
Boletín Somos Minam
2 Semana de la Acción Forestal Nacional
9 Semana de la Conservación y Manejo de la Vida Animal
Campaña 2: Por definir
19 Día Internacional del Aire Puro
27 Día de la No Violencia contra la Mujer
Plan de Comunicación Interna del Ministerio del Ambiente – 2020
DICIEMBRE 1 2 3 4
Campaña 1: Por definir
Información COVID
Boletín Somos Minam
5 Día Mundial del Suelo
6 Día del Guardaparque Peruano
10 Día de los Derechos Humanos
11 Día Internacional de las Montañas