Código: PRO-COM-01

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACION Fecha de Actualización

24/03/2022
Versión : 01

1. OBJETIVO

Establecer criterios y responsabilidades para la comunicación interna sobre

procedimientos generales de la empresa y funciones de Sistema de Gestión SST

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todas las actividades y documentos que se

generen dentro de los proyectos de la empresa y del sistema de gestión SST en
MEGACONSTRUCCIONES DEL CARIBE S.A.S

3. RESPONSABLE

El responsable que se cumpla este procedimiento es:

 Gerente o coordinador de proyectos

 Jefe RRHH
 Director de Obra
 Coordinador SST

4. DEFINICION

4.1 Comunicación: El proceso de interacción social básico mediante el cual

los individuos intercambian información.

4.2 Partes interesadas: Individuo o grupo relacionado o afectado tanto

externo como interno de la institución

4.3 Comunicación Formal: La comunicación es de carácter formal cuando se

relaciona con la institución.
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5. PROCEDIMIENTO

5.1 COMUNICACIÓN INTERNA

En los diferentes documentos que conforman los procesos de la empresa y el área

SST se definen las vías para asegurar la comunicación interna tanto a Nivel
administrativo, como a Nivel de Campo en relación con los aspectos internos,
ambientales y de seguridad de nuestras actividades.

5.2 COMUNICACIÓN INTERNA A NIVEL ADMINISTRATIVO

El coordinador de proyecto, director de obra y RRHH/Coordinadora SST tienen

establecidos canales de comunicación interna que aseguran la comunicación entre
los diferentes niveles administrativos y áreas de la empresa en lo que se refiere a
todo lo relacionado al sistema integrado de gestión, procesos administrativos,
operativos, SST y la eficacia de los mismos, los cuales son responsables de dar a
conocer las políticas internas, Objetivos y Metas, y la evolución de su sistema.

Con el fin de facilitar la difusión de todas las políticas definidas en los procesos
internos y del sistema SST, a todo el personal que labora en la empresa
MEGACONSTRUCCIONES DEL CARIBE S.A.S esta se socializa y se emiten vía
correo electrónico a todos los líderes de proceso y se publican de forma
permanente en todos los centros de trabajo de la organización.

El COPASST, mediante reuniones periódicas con los líderes de cada centro de

trabajo, tendrá lugar siempre que la Gerencia lo considere oportuno y en cualquier
caso, tras las revisiones del sistema, con el fin de comunicar los resultados y
decisiones de carácter general derivadas de dichas actividades.

5.2 COMUNICACIÓN INTERNA A NIVEL DE CAMPO

La comunicación interna entre los diversos niveles y funciones de la empresa

garantiza que todos los mandos y empleados. conozcan, comprendan y cumplan
los requisitos y procesos establecidos en la empresa y del Sistema de Gestión
SST y conozcan los requisitos concernientes a SST en la realización de sus
trabajos que pudieran afectarlos y/o al ambiente.

Los Ingenieros y Supervisores, son los encargados de la difusión de la información

referente a los criterios operativos, los aspectos SST de la organización y la
necesidad de un correcto comportamiento hacia la mejora continua de los
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procesos para la ejecución de nuestras actividades. A través de equipos

telefónicos, radios, reuniones o vía correo electrónico,

Las inquietudes del personal en cuanto a su comportamiento deberán ser

recogidas y puestas en conocimiento por los responsables implicados.

6. COMUNICACIÓN EXTERNA

En el presente documento se define la operativa existente para recibir,

documentar y responder a las comunicaciones pertinentes de las partes
interesadas externas asociadas a la ejecución de los procesos operacionales,
administrativos y del Sistema De Gestión SST de la empresa
MEGACONSTRUCCINES DEL CARIBE S.A.S atreves de correo electrónico,
correspondencias o líneas telefónicas

6.1 COMUNICACIÓN CON CLIENTES, CONTRATISTAS, VISITANTES Y

COMUNIDAD.

Para dar respuesta a un comunicado o solicitud proveniente de contratistas,

visitantes y comunidad, estos deben ser de tipo formal y deben estar soportados
con un documento, que será dirigido al Gerente o coordinador de proyectos,
Director de Obra, Ingeniero Residente o Coordinador SST.

Las comunicaciones o solicitudes externas se pueden dar por una queja, reclamo
o sugerencia. Todas las comunicaciones recibidas por partes externas se le da
respuesta máximo 3 días hábiles.

Una vez se haga análisis de la comunicación y dependiendo de la información se

realizará plan de acción, se levantarán Acción Correctiva o Acción Preventiva
como mecanismos de solución a la novedad y si es de gran relevancia se
comunicará al personal como lección aprendida.

Cerrado el comunicado, se le dirigirá la respuesta al interesado.

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6.2 COMUNICACIÓN CON AUTORIDADES

Las comunicaciones con autoridades u organismos de control se pueden dar ya

sea vía correo electrónico, carta o cualquier otro tipo de documento y deben ser
recibidas y dirigidas al Director De Obra o Gerente o Coordinador de proyectos
para dar respuesta a ésta.
El tratamiento de la solución será igual que para las comunicaciones de
contratistas, visitantes y comunidad.

Cerrado el comunicado, se le dirigirá la respuesta al interesado.

7. REGISTRO

 Matriz de comunicaciones.

TABLA DE CAMBIO
CAMBIO REALIZADO VERSION FECHA

Realizo: Reviso y Aprobó:

Coordinador SST Representante Legal