Procedimiento de Comunicación, Part y Cons

“MI FAMILIA ES IMPORTANTE, SIN SEGURIDAD NO HAY FUTURO” FECHA DE EMISIÓN:
20/01/2016
COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
VERSIÓN: 6.01
PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PÁGINA: 1 DE 9
1. OBJETIVO 2. ALCANCE
Determinar, implementar y mantener un Toda la organización, incluye a todas las Partes
procedimiento para las comunicaciones Interesadas o stakeholders (Empleados,
internas y externas entre las diferentes áreas, proveedores, clientes, propietarios, autoridades
niveles y funciones de la Organización, para la públicas, comunidad local).
participación y consulta con temas
relacionados con el SIG, a fin de asegurar la
eficacia del mismo.
3. NORMATIVIDAD
 Ley 29783 Ley de SST y sus modificatorias.
 DS-005-2012-TR Reglamento de la Ley 29783, y sus modificatorias.
 DS-024-2016-EM Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional en Minería, y sus modificatorias.
 Norma ISO 45001:2018, cláusulas 5.4 y 7.4.
 Norma ISO 14001:2015, cláusula 7.4.
 Norma ISO 9001:2015, cláusula 7.4.
 Política del SIG.
4. VOCABULARIO
 ALTA DIRECCIÓN: Persona o grupo de personas que dirige y controla una organización al más alto
nivel.
 COMUNICACIÓN INTERNA: Comunicación dirigida hacia la totalidad o parte del personal de
QUICKSA; referido al Sistema Integrado de Gestión.
 COMUNICACIÓN EXTERNA: Comunicación entre QUICKSA y las partes interesadas externas
acerca de temas relevantes o significativos acerca del Sistema Integrado de Gestión (clientes,
proveedores, comunidad, etc.).
 MEDIOS DE COMUNICACIÓN: Se consideran los e-mails, actas de reuniones, memorándums,
citaciones, boletines internos, sugerencias, sitios webs, paneles informativos, reuniones de las áreas,
equipos de radio y telefonía, entrevistas, etc.
 MATRIZ DE COMUNICACIONES: Herramienta de gestión que contiene una descripción detallada de
todos los requisitos y necesidades de las partes interesadas internas y externas pertinentes al SIG
 REPRESENTANTE DE LOS TRABAJADORES: Es un trabajador de QUICKSA, elegido mediante
elecciones convocadas por los trabajadores para representarlos por un año, ante el Comité o Sub
Comité de SSO.
 PARTE INTERESADA: Persona u organización que puede afectar, verse afectada o percibirse como
afectada por un decisión o actividad.
 SIG: Sistema Integrado de Gestión.
 PARTES INTERESADAS O STAKEHOLDERS: Los que se ven afectados por las decisiones y
acciones de la empresa. Pueden estar dentro de la organización (ser empleados, obreros, directivos,
etc.), o fuera de ella (clientes, proveedores, vecinos, comunidades, bancos, autoridades públicas,
etc.)
 PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME: Producto o servicio no conforme con los requisitos
especificados.
5. REQUISITOS / ESPECIFICACIONES DEL PROCEDIMIENTO
Activid Responsabl Registro

Detalle
ad e /Documento
CONFORME CONFORME
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
JEFE SIG GERENTE DE SEGURIDAD
Denny Arana López René Flores Quispe
APROBADO
ALTA DIRECCIÓN
Nicolás Zegarra Reina
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5.1.1. Comunicar la información pertinente al

SIG de forma apropiada, veraz, exacta y
fiable, así mismo, debe ser comprensible
para las partes interesadas. Considerar
los siguientes aspectos importantes:
idioma, alfabetización, cultura, acceso a
herramientas de comunicación, posibles
discapacidades y género.
5.1.2. Ejecutar la comunicación interna formal
con el personal de QUICKSA utilizando
como canal a los Jefes o Responsables
de Área correspondiente.
Generalidades
5.1.3. Hacer llegar sus sugerencias,

comentarios o inquietudes mediante
5.1.
comunicación directa, verbal o escrita Todos

con su Jefe inmediato, quien evaluará la
comunicación y la trasladará al área SIG.
Asimismo, el personal hará llegar sus
observaciones, reclamaciones,
sugerencias a sus representantes ante el
Comité y Sub comités de SSO, para que
puedan tratarse en las reuniones de
Comité y/o Sub Comités de SSO.
5.1.4. Todos los registros que se generen en
este procedimiento, deberán ser
clasificados, almacenados, protegidos,
recuperados según indica el
Procedimiento de Control de Información
Documentada.
5.2.1. Comunicar la información pertinente del

5.2. Información a comunicar
SIG, orientando la acción a lograr que las

partes interesadas, trabajadores y sus
representantes estén informados sobre: Jefe SIG
 Alcance del SIG.
 Política y Objetivos del SIG. Ingeniero de
 Gestión de los Riesgos y oportunidades Seguridad
de los procesos.
 Peligros, Riesgos, Aspectos e impactos Supervisor
ambientales de la organización. de Seguridad
 Requisitos legales y otros requisitos.
 Requisitos de calidad.

Detalle
ad e /Documento
 Información relativa a los servicios de la Máxima SIG-074
organización. autoridad del Matriz de
 Requisitos para los procesos, productos y proyecto/sed comunicacion
servicios suministrados externamente. e es
CONFORME CONFORME
APROBADO
ALTA DIRECCIÓN
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 Cambios en el SIG.
 Acciones para la respuesta ante Líder de
emergencias. Clima,
 Resultados de la evaluación del Cultura y
desempeño y auditorías. Comunicacio
 Análisis de las causas de incidentes nes internas
(accidentes y casi accidentes), no
conformidades y acciones correctivas. Jefe SIG
 Acciones para la mejora continua.
 Otros pertinentes al SIG. Gerente de
Seguridad,
Salud
5.2.2. Considerando esta información, cada Ocupacional,
sede o unidad operativa de la Medio
organización, debe determinar sus Ambiente y
necesidades de comunicación y elaborar Calidad
la correspondiente SIG-074 Matriz de
Comunicaciones.
5.3.1. Comunicar internamente la información

referida al SIG, empleando los siguientes
instrumentos:
 Correo electrónico / Comunicaciones

digitales (boletines, actualizaciones,
documentos digitales)
Instrumentos de comunicación
 Línea telefónica.
 Intranet.
 Publicaciones (paneles informativos, Jefe SIG
afiches, cartillas, etc)
 Reuniones informativas y formativas. Líder de
5.3.
 Reuniones de Comité y Sub Comité SSO. Clima,

 Buzones de sugerencias. Cultura y
 Encuestas. Comunicacio
 Informes de desempeño del SIG. nes internas
Gerente de SIG-011
Reuniones de
5.4.1. Comunicar a todo el personal, la Seguridad, Registro de

información referida al proceso de Salud asistencia
5.4.
Elecciones de los Representantes de los Ocupacional, Inducción,

Trabajadores ante el Comité y Sub Medio capacitación,
Comités de SSO. CONFORME Ambiente y entrenamient
CONFORME
APROBADO
ALTA DIRECCIÓN
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Calidad
Líder de oy
Clima, simulacros de
Cultura y emergencia
Comunicacio
nes internas
5.4.2. Enviar al Comité y/o Sub Comité de SSO

Presidente
la información a ser comunicada, referida Acta de
Comité y Sub Comité de SSO
del Comité /
a la gestión de Seguridad y Salud Reunión de
Sub Comité
Ocupacional, para que puedan brindar Comité / Sub
de SSO
algún aporte o recomendación antes de
su publicación.
5.4.3. Redactar el Acta de Reunión de Comité /

Sub Comité de SSO de Comité y Sub
Comité de SSO.
5.4.4. Comunicar las Actas de Reunión a los

miembros titulares del Comité y Sub
Secretario
Comité SSO.
del Comité / Comité de
Sub Comité SSO
5.4.5. Comunicar los acuerdos de Comité y
de SSO
Sub Comité de SSO a todo el personal, a
través de reuniones informativas,
murales y/o correo electrónico.
Nota 01: Estas reuniones pueden ser virtuales,

haciendo uso de la plataforma que la empresa
considere adecuada.
5.5.1. Informativas: Dar a conocer información Jefes de área SIG-011
con respecto al SIG, resolver inquietudes Registro de
planteadas por los trabajadores, dar asistencia
instrucciones de seguridad, salud Inducción,
ocupacional, medio ambiente y calidad. capacitación,
Así mismo, informar al cliente y otras entrenamient
partes interesadas el desempeño del oy
SIG, siempre que lo requieran. simulacros de
emergencia
5.5.2. Formativas: Exponer temas de relevancia
relativos al SIG (capacitaciones, Formulario
concientización, sensibilización, difusión) virtual e
a todo el personal. asistencia
5.5.3. Registrar las acciones informativas y

formativas en el formulario SIG-004
Registro de asistencia Inducción,
Capacitación, Entrenamiento y
Simulacros de emergencia.
CONFORME CONFORME
APROBADO
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Nota 02: Estas reuniones pueden ser virtuales,

haciendo uso de la plataforma que la empresa
considere adecuada.
Detalle
ad e /Documento
5.6.1. Implementar buzones de sugerencias
Buzón de Sugerencias
accesibles y fáciles de identificar, en SIG-012

todas las sedes y/o unidades operativas Formulario de
de la organización. Líder de quejas y
5.6.2. Implementar buzón de sugerencias Clima, sugerencias
5.6.
virtual. Cultura y
5.6.3. Gestionar el Buzón de Sugerencias de Comunicacio Formulario
acuerdo a su correspondiente Protocolo. nes internas virtual de
5.6.4. Comunicar de la existencia del buzón de quejas y
sugerencias físico y virtual, a todas las sugerencias
partes interesadas internas y externas.
5.7.1. Garantizar el funcionamiento de la
plataforma Intranet, a través del
Plataforma digital - Intranet
Procedimiento de Gestión de Información

Gerente de
Documentada.
Seguridad,
5.7.2. Mantener la información documentada
Salud
del SIG, en formato digital, alojado en la
Ocupacional,
Intranet.
5.7.
Medio
5.7.3. Comunicar, a través de correo
Ambiente y
electrónico, la actualización de la
Calidad
información documentada en la
plataforma Intranet.
Jefe SIG
5.7.4. Comunicar en reuniones informativas, la
actualización de la información
documentada en la plataforma Intranet.
5.8.1. Comunicar los resultados de auditoría,

Informes de desempeño del SIG
fiscalización y acciones correctivas a la Gerente de

Alta Dirección, trabajadores y sus Seguridad,
representantes. Salud
5.8.2. Comunicar a los trabajadores y sus Ocupacional,
representantes, a través de murales o Medio
reuniones informativas, la siguiente Ambiente y Informes del
5.8.
información: Calidad desempeño

 Estadísticas de Seguridad, Salud SIG
Ocupacional, Medio Ambiente y Calidad. Ingeniero de
 Nivel en el que se cumplen los Objetivos Seguridad
del SIG.
Supervisor
5.8.3. Remitir informes del desempeño al de Seguridad
cliente, siempre que lo solicite y en los
términos que este defina.
Detalle
ad e /Documento
CONFORME CONFORME
APROBADO
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Publicacione Informes de
5.8.4. Comunicar a la Gerencia de Seguridad, Gerente de

Gerentes, Sub Gerentes, Residentes, Seguridad, Informes del
5.8.
Jefes y Responsables de área, Salud desempeño

mensualmente, la siguiente información: Ocupacional, SIG
 Estadísticas de Seguridad, Salud Medio
s desempeño
Ocupacional, Medio Ambiente y Calidad. Ambiente y

5.9.1. Paneles informativos Gerente de Boletines
Información mínima que debe contener: Seguridad, físicos
5.9.
 Política SIG. Salud

 Objetivos SIG. Ocupacional, Boletines
 Estadísticas mensuales de seguridad, Medio virtuales
salud ocupacional, medio ambiente y Ambiente y
Detalle
ad e /Documento
Comunicaciones con
5.9.1. Cualquier integrante de la organización

puede recepcionar una comunicación
externa (excepto quejas, reclamaciones,
Alta
salidas no conformes), remitiéndola a su
5.10.
Dirección
Jefe inmediato y este al área SIG. Respuesta a
la
Jefe SIG
En el caso de quejas, reclamaciones, comunicación
salidas no conformes, comunicadas por Todos
partes interesadas externas, deben ser
partes interesadas
dirigidas a la Alta Dirección o máxima

autoridad del proyecto / sede.
Detalle
ad e /Documento
Comunicación con el
5.11.1. Herramientas de comunicación con el

cliente
 Contratos, pedidos, órdenes de servicio.
 Correo electrónico, Línea telefónica,
5.11.
Intranet.
 Publicaciones (paneles informativos,
afiches, cartillas, etc)
 Reuniones informativas y formativas.
 Buzones de sugerencias.
cliente
 Encuestas.
 Informes de desempeño del SIG.
5.12.1. En Quicksa se proporcionan los Acta de
Participación y consulta
mecanismos de participación y consulta Reunión de

mediante la elección de los Comité / Sub
Representantes de los Trabajadores, el Comité de
tiempo mediante las reuniones del SSO
5.12.
Gerente
Comité o Sub Comité de Seguridad y
General
Salud Ocupacional, la formación a través
del programa de capacitación para los
miembros del Comité y Sub Comité; y la
asignación de los recursos necesarios Formulario de
para el funcionamiento del Comité y Sub actos y
CONFORME CONFORME
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5.13.1. Identificar quienes son principales Máxima

Matriz de
interesados y receptores de las autoridad del

5.13.
comunicaciones en la prestación del proyecto/sed

servicio. e
SIG-074
comunicaciones
Matriz de
5.13.2. Analizar los requisitos de comunicación, Líder de
comunicacion
identificando las necesidades de Clima,
es
comunicación de cada parte interesada, Cultura y
definiendo el tipo de datos y formatos Comunicacio
necesarios para cada uno de ellos. nes internas
5. RESPONSABILIDADES
Es el ente gestor para la evaluación e implementación del

presente procedimiento, y recursos requeridos para su
GERENCIA GENERAL
implementación.
Responsable de emitir la comunicación sobre Seguridad,

GERENTE DE SEGURIDAD, Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Calidad, así como
SALUD OCUPACIONAL, dar la absolución de consultas, inquietudes sugerencias de
MEDIO AMBIENTE Y CALIDAD los cliente internos y tomar acciones.
Gestionar la implementación del presente procedimiento y

hacer seguimiento de su estricto cumplimiento.
Comunicar información relacionada al SIG, de forma
JEFE SIG oportuna y comprensible, a todas las partes interesadas.
Controlar los registros digitales que se generen en
cumplimiento del presente procedimiento.
Asesorar al Residente para el correcto cumplimiento del

presente procedimiento.
Comunicar información relacionada al SIG, de forma
INGENIERO / SUPERVISOR
oportuna y comprensible, a todas las partes interesadas.
DE SEGURIDAD
Controlar los registros digitales que se generen en
cumplimiento del presente procedimiento.
GERENTE DE RECUROS Responsable de revisar, evaluar las quejas y sugerencias

HUMANOS / LÍDES DE de los buzones y coordinar con las respectivas áreas
CLIMA, CULTURA Y involucradas para su tratamiento.
COMUNICACIONES
INTERNAS
SUB GERENTE DE Asegurar el servicio de plataforma virtual y back up para las

ADMINISTRACIÓN Y comunicaciones que en estas se ejecuten.
LOGÍSITCA
Es responsable de la implementación y funcionamiento del

MÁXIMA AUTORIDAD DEL sistema de comunicación interna, con el cliente y terceros,
PROYECTO / SEDE según corresponda dentro del proyecto / sede.
CONFORME CONFORME
APROBADO
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VERSIÓN: 6.01
Como usuarios y generadores de documentación e

información, tienen la obligación de hacer uso correcto y
adecuado del sistema de comunicación, participación,
JEFES DE ÁREA Y
consulta interna y garantizar su aplicación.
SUPERVISORES EN
GENERAL
Propiciar el uso del buzón de sugerencias por el personal a
su cargo.
Conocer y emplear adecuadamente las vías de

comunicación, participación y consulta generando
TRABAJADORES
información oportuna y veraz.
6. REGISTROS Y DOCUMENTACIÓN
CÓDIGO DESCRIPCION
Registro de asistencia Inducción, capacitación,
SIG-011
entrenamiento y simulacros de emergencia.
SIG-012 Formulario de quejas y sugerencias
SIG-074 Matriz de comunicaciones
S/C Acta de Reunión de Comité / Sub Comité de SSO
S/C Informe de desempeño del SIG
S/C Respuesta a la comunicación
SIG-026 Reporte de actos y condiciones sub estándar
7. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO O REVISIÓN VERSIÓN

2. Se actualizó el alcance, el cual incluye a todas las partes
interesadas.
21/02/2017 3. Se actualizó las referencias, incluyendo normativas legales. 01
4. Se incluyó la definición de partes Interesadas.
5. Se actualizó todo el capítulo 5.
Se retiró el cargo de Coordinador SIG por ser figurativo, y no
estar en la estructura organizacional de la empresa.
5.3. Respecto a la comunicación del personal, el jefe del área
hará llegar la consulta a RR.HH.
13/07/2017 02
5.9.2 El informe mensual de seguridad se envía al gerente de
seguridad (antes gerente general).
5.10.1 El reporte de desvíos debe ser entregado al supervisor
inmediato para las respectivas acciones correctivas.
Se actualiza las referencias documentarias (Punto 8). 03
En el punto 5.2.2 se aclara que las acciones correctivas
10/07/2018 provenientes de investigación de accidentes, se realizan de
acuerdo al Estándar de Investigación de Accidentes-Incidentes.
Se estipula en el punto 5.7.4 que los acuerdos y pedidos de las
CONFORME CONFORME
APROBADO
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20/01/2016
VERSIÓN: 6.01
reuniones del CSST serán verificados en la siguiente reunión.

5.10.3 se aclara que el área de RR.HH. es el responsable de dar
tratamiento al Buzón de Sugerencias.
Se actualizaron los códigos de: EST-SIG-445-01-05 Control de
Documentos y Registros; EST-SIG-453-01-04 Investigación de
Accidentes – Incidentes; EST-SIG-453-03-04 No Conformidad,
Acción Correctiva y Acción Preventiva.
20/07/2019 6.3. Se incluyeron responsabilidades de la Sub Gerencia de 04
Recursos Humanos
6.5. Se complementaron responsabilidades de Jefes de área
5.8.3. y 5.11.2 Se cambió implementador y coordinador SIG por
Área SIG.
Se actualizó todo el documento, para alinearlo a los requisitos de
las ISO 9001, 14001 y 45001, excepto los puntos:
- Vocabulario, se incluyó definiciones para: Alta Dirección, 5.01
Producto o Servicio No Conforme.
17/08/2020
- Los puntos: 1.; 2.; 5.1.2.; 5.1.3.; 5.4.6.; 5.5.1.; 5.5.3.; 5.6.2.;
5.6.4.; 5.9.2.; 5.10.; 5.11.7.; Responsabilidades del Jefe SIG e
Ingeniero / Supervisor de Seguridad
Se incluyó la definición de Matriz de comunicaciones

Se incluyó:
- Requisitos de calidad, en el ítem 5.2.1.
- Elaboración de matriz de comunicaciones, en el ítem
5.2.2. 6.01
- Encuestas, en el ítem 5.3.1.
19/04/2021
- Informar al cliente y otras partes interesadas, en el ítem
5.5.1.
- Remitir informes del desempeño del SIG al cliente, en el
ítem 5.8.3.
Se incluyeron los ítems 5.7.; 5.9.1.; 5.11.; 5.13, completos
CONFORME CONFORME
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“MI FAMILIA ES IMPORTANTE, SIN SEGURIDAD NO HAY FUTURO” FECHA DE EMISIÓN:

5. REQUISITOS / ESPECIFICACIONES DEL PROCEDIMIENTO

Activid Responsabl Registro

5.1.1. Comunicar la información pertinente al

5.1.3. Hacer llegar sus sugerencias,

comunicación directa, verbal o escrita Todos

5.2.1. Comunicar la información pertinente del

SIG, orientando la acción a lograr que las

Activid Responsabl Registro

5.3.1. Comunicar internamente la información

 Correo electrónico / Comunicaciones

 Reuniones de Comité y Sub Comité SSO. Clima,

5.4.1. Comunicar a todo el personal, la Seguridad, Registro de

Elecciones de los Representantes de los Ocupacional, Inducción,

5.4.2. Enviar al Comité y/o Sub Comité de SSO

5.4.3. Redactar el Acta de Reunión de Comité /

5.4.4. Comunicar las Actas de Reunión a los

Nota 01: Estas reuniones pueden ser virtuales,

5.5.3. Registrar las acciones informativas y

Nota 02: Estas reuniones pueden ser virtuales,

accesibles y fáciles de identificar, en SIG-012

Procedimiento de Gestión de Información

5.8.1. Comunicar los resultados de auditoría,

fiscalización y acciones correctivas a la Gerente de

información: Calidad desempeño

5.8.4. Comunicar a la Gerencia de Seguridad, Gerente de

Jefes y Responsables de área, Salud desempeño

Ocupacional, Medio Ambiente y Calidad. Ambiente y

 Política SIG. Salud

5.9.1. Cualquier integrante de la organización

dirigidas a la Alta Dirección o máxima

5.11.1. Herramientas de comunicación con el

mecanismos de participación y consulta Reunión de

5.13.1. Identificar quienes son principales Máxima

interesados y receptores de las autoridad del

comunicaciones en la prestación del proyecto/sed

Es el ente gestor para la evaluación e implementación del

Responsable de emitir la comunicación sobre Seguridad,

Gestionar la implementación del presente procedimiento y

Asesorar al Residente para el correcto cumplimiento del

GERENTE DE RECUROS Responsable de revisar, evaluar las quejas y sugerencias

SUB GERENTE DE Asegurar el servicio de plataforma virtual y back up para las

Es responsable de la implementación y funcionamiento del

Como usuarios y generadores de documentación e

Conocer y emplear adecuadamente las vías de

FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO O REVISIÓN VERSIÓN

reuniones del CSST serán verificados en la siguiente reunión.

Se incluyó la definición de Matriz de comunicaciones

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