CÓDIGO PCE-PR-CPC-01

PROCESO: HSEQ VERSIÓ

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PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN, FECHA 22/07/2022
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OBJETIVO
Establecer la metodología que se empleará en la organización Bs Industrias
Metálicas s.a.s respecto al manejo y garantía de la comunicación interna y
externa, participación y consulta de la información del Sistema de Gestión
Integrado por parte los trabajadores y partes interesadas externas.

ALCANCE
Este procedimiento aplica a toda la información que se maneja dentro de la
organización Bs Industrias Metálicas s.a.s en función del Sistema de Gestión
Integrado.
RESPONSABLE
La persona responsable del desarrollo de la actividad de comunicación es el jefe
HSEQ, quien se encargará de administrar y controlar los documentos
correspondientes al Sistema de Gestión Integrado.
REFERENCIAS NORMATIVAS
 ISO 9001:2015 - Sistema de Gestión de Calidad.
 ISO 14001:2015 - Sistema de Gestión Ambiental.
 ISO 45001: 2018 - Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

DEFINICIONES
 Comunicación: Es el proceso que permite dar a conocer la información de
manera lógica, clara y oportuna entre un emisor y uno o varios receptores, ya
sea en forma oral, escrita o cualquier otro medio.
 Canal de comunicación: Es el medio de transmisión por el que viajan las
señales portadoras de la información que pretenden intercambiar emisor y
receptor. Los medios o canales, de comunicación son el método de difusión
que se emplea para enviar el mensaje.
 Comunicación Interna: Proceso a través del cual se generan acciones y
programas que informan, divulgan, permiten establecer relaciones y conllevan
a la participación de los espacios de trabajo de la organización.
 Comunicación externa:  proceso que se establece entre la empresa y el
conjunto de la opinión pública, para informar sobre diversos aspectos de la vida
empresarial, que podrían afectar o ser de interés para la sociedad en general
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 Consulta: Proceso a través del cual se requiere la opinión de alguien.

 Documento: Información y su medio de soporte.
 Intranet: Red propia de la organización, diseñada y desarrollada siguiendo los
protocolos propios de Internet, para comunicar las diversas actividades que se
desarrollan cotidianamente.
 Participación: Proceso interactivo orientado a la construcción de una idea,
decisión, organización, etc. en el cual las personas aportan valor añadido.
 Partes interesadas: Individuos o grupos interesados en o afectados por el
desempeño de calidad, Seguridad y Salud en el trabajo y Gestión Ambiental de
una organización.

CONDICIONES GENERALES
Mecanismos de comunicación interna
La organización Bs Industrias Metálicas s.a.s dentro de las actividades de
comunicación interna emplea los siguientes mecanismos:
MECANISMOS DE COMUNICACIÓN INTERNA
CARTELERAS Se hace referencia a una estructura que puede estar formada bien
FÍSICA Y/O sea por cartulina o papel donde se coloca información, con
DIGITAL imágenes o simplemente escritos.
CORREO Es una herramienta que permite enviar y recibir mensajes escritos
ELECTRONICO a otro u otros usuarios en una red de información (Red de Datos).
ENTREGA DE Cuando el trabajador por sus funciones no tenga acceso a correo
DOCUMENTACIÓN/ electrónico corporativo, la entrega de información o notificaciones
INFORMACIÓN referentes a seguridad y salud en el trabajo será realizada de
PERSONAL forma personal en papel.
REUNIONES Y/O Es una herramienta en la que varias personas se pueden
CHARLAS comunicar a la vez. Dicha comunicación se realiza a
INFORMATIVAS través de frases que cada persona va escribiendo y que todos
pueden ir viendo en el orden en que se hayan enviado.
BUZON DE Es un recurso de comunicación utilizado por la
PARTICIPACIÓN organización para dar voz a las distintas ideas de mejora,
propuestas de soluciones, quejas e iniciativas que los trabajadores
o clientes puedan aportar a la organización a través de esta
sencilla forma de diálogo.

Mecanismos de comunicación externa

Para la gestión adecuada de la comunicación externa, la organización Bs
Industrias Metálicas s.a.s opta por emplear los siguientes medios de
comunicación:
 Intranet: Es una plataforma digital cuyo objetivo es asistir a los trabajadores en
la generación de valor para la empresa, poniendo a su disposición activos
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como contenidos, archivos, procesos de negocio y herramientas; facilitando la

colaboración y comunicación entre las personas y los equipos.
 Publicidad impresa: Se refiere a los anuncios impresos en papel e incluidos
en publicaciones (periódicos, revistas, etc.).
 Página web: Se conoce como página Web, página
electrónica o página digital a un documento digital de
carácter multimediático (es decir, capaz de incluir audio, video, texto y sus
combinaciones), adaptado a los estándares de la Word Wide Web (WWW) y a
la que se puede acceder a través de un navegador Web y una conexión activa
a Internet. Se trata del formato básico de contenidos en la red.
 Llamadas telefónicas (Telemercadeo): Es el uso innovador de equipos y
sistemas de telecomunicaciones como parte de la categoría de ventas
personales que va al cliente.
 Redes sociales: A través de las redes puedes atraer potenciales clientes o
llevarlos hacia tus canales de venta. También te permite contactar con
potenciales clientes, respondiendo dudas sobre un producto o servicio o
conociendo más sobre su experiencia de compra y mejorarla, de ser necesario.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

INICIO/FIN ACTIVIDAD

CONVENCIÓN ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

INICIO

Planificar y Creación de la comunicación y Solicitud para

gestionar la establecimiento del mecanismo de comunicar
comunicación comunicación que se empleará para Jefe HSEQ información
transmitir la información que
corresponda.
Revisión de la Aquí se identifica y establece el Actas de
comunicación responsable de elaborar y difundir la Jefe HSEQ y Gestión reunión
comunicación y cuál será la documental
frecuencia con la que se transmita.
Publicación de Se emplearán los mecanismos de Jefe HSEQ y Talento Evidencia de
la comunicación interna o externa humano envío
comunicación según se establezca.
Seguimiento y Por medio de evaluaciones a los Jefe HSEQ y Talento Formatos de
evaluación de trabajadores se identificará el grado humano evaluación de
la de captación de información y de conocimiento
comunicación acuerdo a los resultados obtenidos la
organización optará por establecer
FIN
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