JUSTIFICACIÓN

La importancia de este contenido radica en que se debe proporcionar una idea

general de cómo funciona el subdepartamento de Caja en la Universidad del
Caribe y la repercusión que ha tenido durante los últimos años, lo que ha
generado cambios significativos dentro de una operación cuyo fundamento es el
servicio.

A la vez muestra una idea clara de cómo se desarrollan las funciones dentro de
este y al mismo tiempo ayudándonos en el desenvolvimiento dentro del, para así
capacitarnos y saber los pasos a seguir a la hora de llevar a cabo el trabajo del
subdepartamento dentro de la Universidad.
 INTRODUCCIÓN

El afán de las unidades económicas de poseer datos realistas y concretos acerca

de su funcionamiento, ha traído como resultado que se empleen grandes
cantidades de dinero para implantar sistemas de control que le permitan tener la
seguridad que sus activos sean protegidos, que la información financiera y
administrativa sea exacta y veraz, para garantizar la pulcritud y transparencia de
las operaciones financieras, y más aún, hace de la toma de decisión un proceso
de retroalimentación constante, basado en las informaciones suministrada por los
métodos de control interno.

La Universidad del Caribe emplea el control interno como un sistema interno, que
está integrado por un conjunto de planes, métodos, procedimientos, deberes y
responsabilidades que tiene por objeto, asegurar que los activos estén
debidamente protegidos, que los registros contables sean fidedignos, que se
promueva la eficiencia operacional y que las actividades de la entidad se
desarrolle eficazmente con las metas y los objetivos previstos,
 DEPARTAMENTO DE CAJA

Descripción de la instancia

El Departamento de Caja es una dependencia de la Dirección General Financiera

que tiene como especialización el analizar, registrar operaciones contables con
exactitud y prontitud. Dirigir, coordinar y controlar la recepción y custodia de
ingresos, inversiones y egresos. Con alta responsabilidad y precisión, de completa
discreción y alto grado de iniciativa para ejecutar tareas de apoyo hacia los
colaboradores y lograr sus objetivos.

MISIÓN

Ser el Departamento encargado de brindar, a estudiantes, docentes, profesionales

y trabajadores administrativos, clientes y proveedores, servicios específicos del
control de ingresos y egresos en forma confiable y eficaz, que coadyuven a elevar
la formación, control y evaluación de la gestión humana y el uso de recursos
tecnológicos para cumplir con el adeudo de la institución y optimizar mejor los
recursos.

VISIÓN

Ser la Dependencia líder, entusiasta, interdisciplinaria con personal

multiprofesional, que generen conceptos innovadores y los cambios necesarios
para la actualización de programas de las distintas secciones que conforman el
Departamento de Caja, a fin de llevar a cabo el control especifico de los ingresos y
egresos, con mayor efectividad y optimización de tiempo y recursos, fomentando
el trabajo en equipo, y la creación de un espíritu de mejora continua para los
miembros de la Universidad del Caribe.

OBJETIVOS: Son objetivos del Departamento de Caja los siguientes:

a. Captar y ejercer control sobre los ingresos provenientes de las distintas fuentes
y asignar los recursos económicos necesarios para el funcionamiento de la
Institución.
b. Custodiar fondos oficiales, cheques, valores, documentos y otros que forman el
patrimonio universitario.

b. Ejercer el control auxiliar de las cuentas de depósitos de ahorro y monetarios

que se utilizaran para absorber los gastos de funcionamiento, inversión, extensión
y servicio que desarrolla la universidad.

d. Constituirse responsable del Control de Cuentas Corrientes de Matricula

Estudiantil, de estudiantes regulares, Pensum Cerrado e inactivos, tanto
nacionales como extranjeros.

e. Centralizar el control de pagos de sueldos, gastos y otros necesarios para el

funcionamiento institucional.

FUNCIONES: Son funciones del Departamento de caja los siguientes ingresos:

a. Ejercer la función de los formularios oficiales mediante los cuales se

comprueban los ingresos que se perciben, tanto en su receptoría como en las
unidades académicas y administrativas autorizadas para la recepción de fondos.

b. Efectuar cobros por diversos conceptos (matricula, equivalencias,

reconocimiento de especialidades, registro de títulos, etc.) tanto a estudiantes
como trabajadores públicos y gobierno central.

c. Centralizar y analizar los reportes de ingresos de las distintas receptorías

(Agencias de Tesorería)

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

La Dirección General Financiera está constituida por los Departamentos de

Presupuesto, Departamento de Proveeduría, Departamento de Contabilidad,
Departamento de Procesamiento Electrónico de Datos, y el Departamento de
Caja.
Estructuralmente el Departamento de Caja está formado por la Jefatura,
Subjefatura, Secretaria, Coordinación de Ingresos, Coordinación Administrativa y
Coordinación de Egresos.

La Dependencia por su estructura organizativa se compone de tres

Coordinaciones las cuales son Ingresos, Administrativo, Egresos.

La Coordinación de Ingresos vela porque los ingresos que se perciban mediante

los formularios oficiales que se manejan en las distintas unidades académicas y
administrativas queden centralizados y registrados en su debida forma eficaz y de
manera eficiente dentro del periodo correspondiente. Operar cuenta corriente de
matriculas anuales y consolidadas a estudiantes que requieran de su solvencia.
Así como actualizar, tabular registros al Libro Auxiliar de Bancos en forma
continua.

La Coordinación Administrativa en esta se llevan a cabo diferentes actividades

como el presupuesto del departamento, elaboración del Modelo P para el registro
de las diferentes formas oficiales que se manejan dentro y fuera de la Universidad,
la recepción de documentos y atención al público en general y, la seguridad y
mensajería que toda unidad administrativa necesita para brindar apoyo al personal
de la misma.
La Coordinación de Egresos se faculta para la emisión y pago de cheques
Boucher a proveedores, con la mayor eficiencia y eficaz; la recepción y control de
entrega de cheques de salarios gastos de funcionamiento y privativos a diferentes
tesorerías de la Universidad, de acuerdo a calendarización.

Horario

El personal administrativo de Caja el horario será de 8:00 a.m. a 9:30 p.m. de la

noche, en dos turnos de lunes a sábado y el domingo un servicio especial por
turno entre las 9:00 a.m. a 3:30 de la tarde. Una semana de trabajo para el
personal administrativo consiste en un horario a partir de las 8:00 a.m.
Encargada

Waldin A. Vásquez.

Servicios

Pagos por teléfonos

Pagos por internet

Cotizaciones

Entrega de recibos por teléfonos

Comprobantes fiscales

Entrega de cheques

Cobros personales
 LA LIBRERÍA
La librería inicio sus funciones en el año 2005, se encarga de facilitar a los
estudiantes de la universidad, a precio de competencia los libros, leyes, códigos, y
material gastables que estos necesitan.

También tenemos a disposición de la comunidad unicaribiana el libro al que

identificamos meduc, en donde, este define a unicaribe por su modelo educativo, a
una institución abierta, e innovadora. Este no debe faltarle al estudiante para
entrar a las aulas. Así como todos los libros de publicaciones de Unicaribe.

Misión

Es fomentar un servicio de calidad y que el estudiante quede totalmente satisfecho

con el servicio.

En la librería podemos contar con un servicio de calidad a la disposición de los

estudiantes.

Visión

Es satisfacer la necesidad del estudiante de manera que este encuentre dentro del
recinto todo lo que necesite.

Valores

Aquí encontramos valores como la disciplina puntualidad, responsabilidad y

respeto al público estudiantil que busca sus servicios.

Funciones de la librería

La librería de unicaribe se encarga de facilitar a los estudiantes de la universidad

del Caribe, a precios de competencia los libros, leyes, código y materiales
gastables que estos necesitan.

Además tiene a disposición de la comunidad unicaribiana el libro al que

identificamos MEDUC, en donde se define a unicaribe por su modelo educativo a
una institución abierta, e innovadora, este no debe faltarle al estudiante para entrar
a las aulas. Así como todos los libros de publicaciones de unicaribe.

Dicho centro está disponible para el consumo del publico en horario de lunes a
viernes de 8AM a 10PM, los sábados está disponible en horario de 8AM a 9PM, y
los Domingos de 8AM a 5PM, este tiene 2 tandas de trabajo, el primer turno que
labora en horario de 7:30AM hasta las 3PM, y el segundo turno que labora en
horario de 3PM a 10PM.
 CONCLUSIÓN

Luego de haber analizado el siguiente contenido tenemos en cuenta que el

departamento de caja comprende el plan de organización y el conjunto de
métodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus
recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y
administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observación
de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de los métodos y objetivos
programados, tomando esto como referencia podemos concluir lo siguiente:

El departamento de Caja de la Universidad del Caribe cuenta con un Manual de

procedimientos para los registros de los ingresos, lo cual es negativo para la
institución ya que por medio de este se puede medir la confiabilidad de las
operaciones.

A veces son cooperativas de consumo o tienen estxºxºablecido un régimen de

participación, entre los consumidores, en el beneficio de las ventas. Estos
establecimientos tienden a desaparecer en todas partes, transformándose en'
simples cooperativas o en empresas comerciales privadas.
 RECOMENDACIONES

Un sistema de control interno eficaz sobre la partida de ingreso puede lograrse por
medio de una separación o segregación de funciones, de tal manera que ninguna
persona por sí sola maneje completamente una transacción desde el principio
hasta el final, pues el desglose de las actividades facilita en gran manera la
efectividad de las mismas.

Es necesario implementar un manual de procedimientos para el registro de los

ingresos así el personal conocerá los lineamientos a seguir y permitirá medir la
confiabilidad de las transacciones realizadas.

Crear un Departamento de Auditoría Interna dentro de la institución que le permita

a la Administración detectar, identificar y prevenir errores u omisiones dentro de la
misma.

Se deben realizar arqueos sorpresivos al custodio de la caja chica con regularidad.

Debe ser supervisado permanentemente él cuadre diario del dinero recibido para
evitar que ocurran irregularidades que pongan en riesgo la efectividad del proceso.
 BIBLIOGRAFÍA

 www.unicaribe.edu.do
ANEXO