CERTIFICACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

INTRODUCCIN

En la educacin superior se han privilegiado los espacios de participacin crtica en el diseo y
puesta en marcha de ideas transformadoras. En ese sentido, la Organizacin Centrada en lo
Acadmico y administrativo, se considera este como uno de los programas estratgicos del Plan de
Desarrollo, bajo el objetivo central de identificar y desarrollar esquemas organizacionales propios
de una estructura flexible que permita la adecuacin oportuna de formas de trabajo acadmico y
administrativo para el mejor cumplimiento de las funciones sustantivas, la optimizacin de los
recursos humanos, materiales y financieros, y la interaccin e integracin de las dependencias.
Dentro de las acciones de este programa estratgico, se plasma la necesidad de reorganizar las
funciones sustantivas y la estructura organizacional conforme a procesos acadmicos y de gestin,
administrativa as como activar el sistema institucional de gestin integrada por procesos de
calidad y el servicio administrativo y acadmica con su respectiva certificacin.
El objetivo de alcanzar una Gestin administrativa eficiente y eficaz, como compromiso brindar el
mayor apoyo posible a los procesos acadmicos, mediante procesos administrativos participativos,
giles y transparentes; asimismo, plantea avanzar con la integracin de los modelos del Sistema
Integral de Informacin Acadmico-Administrativa y el fortalecimiento de los procesos de
planeacin, programacin, presupuesto y evaluacin institucional con esquemas participativos. En
cuanto a los procesos estratgicos de gestin se plantea continuar y mantener la certificacin bajo
las normas ISO.



OBJETIVO GENERAL
Mejorar la calidad de los servicios administrativos de la educacin superior en el estado de
Veracruz a travs de la certificacin internacional ISO.
PROPSITOS
Lograr que los elementos de la labor educativa gocen de los medios administrativos de calidad,
para un mejor desempeo educativo.

JUSTIFICACIN
En Veracruz las polticas administrativas del estado, han sido orientadas hacia los jvenes
estudiantes y maestros, pero careciendo de calidad en el servicio, generando bajos niveles
educativos, a causa de esto el sistema de educacin superior de Veracruz carece de servicios de
buena calidad. El presente proyecto tiene como fin brindar el mayor apoyo posible a los procesos
acadmicos mediante procesos administrativos participativos, agiles, transparentes y sobre todo
de calidad.
En la actualidad los procesos administrativos ponen nfasis en la articulacin de procesos
estratgicos as como en la administracin de calidad de sus servicios mediante la acreditacin
acadmica y la certificacin de calidad. En este sentido este proyecto promueve la renovacin de
la estructura administrativa mediante un amplio y minucioso anlisis de todos los perfiles
administrativos la cual tiene la importante labor de formacin en los servicios para mejorar el
desarrollo de habilidades y capacidades tecnolgicas para acadmicos que participan en los
programas educativos.
Motivado a la mejora de los procesos administrativos en cuanto a la calidad de productos y/o
servicios de la Divisin Organizacin y Procedimientos, se justifica la realizacin del proyecto de
evaluacin como medio alternativo para identificar y proponer soluciones a los problemas
presentes de manera que se satisfagan las necesidades de la educacin superior.





DIAGNOSTICO
En el presente ao, la Administracin de la educacin superior de Veracruz se someti a un
proceso de evaluacin diagnstica por parte de los Comits Interinstitucionales para la Evaluacin
de la Educacin Superior, a travs del Comit de Administracin y Gestin Institucional. Con los
resultados de esta evaluacin diagnstica, nuestra institucin pretende ajustar a su verdadera
dimensin la funcin de administracin y gestin, a fin de que se logre cumplir adecuadamente las
tareas que nos competen. As mismo, mejorar substancialmente la comunicacin estableciendo
canales apropiados y herramientas de coordinacin y control para operar efectivamente los
procesos administrativos y de servicios que ofrece la Administracin Central a las diversas
unidades. En la Administracin Central se ha venido trabajando a lo largo de estos ltimos aos,
buscando siempre apoyar y colaborar con las distintas dependencias, creando formas ms
eficientes y fciles de operar. En este tema, estamos haciendo uso de la informtica como
herramienta fundamental en el proceso de modernizacin de la Institucin, para estar en la
posicin de cumplir con nuestra Misin, Visin y Objetivos Estratgicos, armonizados con la
Planeacin Central.
Se estn dando los pasos hacia la Planeacin Estratgica. Ya se cuenta con un anlisis de
debilidades, oportunidades, fuerzas y amenazas de la educacin superior y vamos hacia la
determinacin participativa de todas las acciones a largo y corto plazo.
As mismo, se tienen avances en la reestructuracin del Mdulo de Control Escolar, de tal forma
que abarca: el sistema para el registro de los estudiantes que aspiran ingresar a la institucin,
sistema para el reingreso o la reinscripcin al nivel licenciatura, sistema para el control de los
estudiantes que egresan (no se refiere al control del seguimiento de egresados) y sistema para el
control de escuelas incorporadas.

PLANEACIN
Secretara General Administrativa dispondr de una estructura humana sencilla para cada uno de
los objetivos particulares.
Identificar claramente las funciones actuales de la Administracin Central, especficamente las de
que corresponden a planeacin, organizacin, direccin y control y redefinirlas buscando un
equilibrio en las cargas de trabajo.
Definir un modelo de planeacin-evaluacin para la universidad, aplicando los esquemas ms
modernos de la Planeacin Estratgica.
Establecer un programa de Desarrollo Organizacional que haga nfasis en el seguimiento, la
evaluacin y la retroalimentacin de las actividades.
Adoptar y aceptar la ISO 9000, su filosofa y su instalacin como norma y obtener la certificacin
de la Administracin Central de nuestra Institucin.
La Secretara General Administrativa definir los mecanismos de interrelacin entre la
Administracin Central y las tres Unidades Regionales, con base en los manuales de organizacin
elaborados para tal efecto.
Consolidar los sistemas de Informacin de Apoyo Administrativo, como una poltica Institucional.
Establecer un programa integral y a largo plazo de capacitacin y adiestramiento que disponga de
los recursos necesarios, orientado hacia la profesionalizacin del personal administrativo.
Armonizar el proyecto de profesionalizacin con los diferentes sectores administrativos centrales
y organismos sindicales, como poltica institucional.


EJECUCIN
Disponer de un estudio diagnstico de la situacin actual de todas las funciones y puestos y en
general de la estructura de la Administracin Central, de las normatividades implcitas y de los
cambios que se requieren.
Disponer de un funcionamiento administrativo armonizado, equilibrado y funcional que disponga
de las herramientas bsicas para un funcionamiento con calidad.
Realizar un estudio de los modelos aplicados y disponibles en las 5 mejores Universidades del pas
y seleccionar aquellos aspectos que podemos retomar para el nuestro.
La Universidad dispondr de un modelo propio en operacin.
Esta meta depende de los logros de las metas
Se tendrn concluidos los manuales de Organizacin para las diferentes dependencias de la
Administracin Central de la Institucin.
La Universidad estar operando el Programa de Desarrollo Organizacional con seguimiento,
evaluacin y retroalimentacin administrativa.
Se darn los primeros pasos hacia la certificacin tales como, la auditora preliminar, el anlisis de
los resultados de la auditoria preliminar, el compromiso y la voluntad en las reas de:
Administracin de Recursos Humanos, Control Escolar, Control y Ejercicio Presupuestal, Bibliotecas
y Construcciones preferentemente.
Habremos de adoptar el ISO 9000 como una norma de conducta hacia la calidad creciente en la
operacin de la Administracin Central.
Se tendrn definidos los mecanismos de interrelacin que permitan la comunicacin entre las
diferentes estancias de la Administracin Central, que se implementarn a partir de los Manuales
de Organizacin.

Se contar con los mecanismos de comunicacin y control aplicados a los procesos administrativos
de las diferentes dependencias centrales.
Se tendrn actualizados los procesos de trabajo de: Administracin de Recursos Humanos, Control
Escolar, Control y Ejercicio Presupuestal, Bibliotecas y Construcciones preferentemente.
Dispondremos de los sistemas de informacin correspondientes a las siguientes dependencias de
la Administracin Central: Administracin de Recursos Humanos, Control Escolar, Control y
Ejercicio Presupuestal, Bibliotecas y Construcciones preferentemente.
Se estarn operando los sistemas de informacin de apoyo administrativo de las reas antes
indicadas, con sus respectivos indicadores del desempeo generando estadstica, contando con
mecanismos de retroalimentacin y otros elementos para una mejor toma de decisiones.
Se tendrn definidas las reas, las personas, las prioridades, los espacios y otros aspectos que
sern de impacto en la capacitacin en espera de los resultados.
Se ofrecern las plticas y cursos de apoyo.
Se estar operando el Programa Integral y Permanente de Capacitacin armonizado con la
certificacin y seguimiento ISO 9000.
Dispondremos de un diagnstico como herramienta necesaria para identificar las expectativas de
los diferentes sectores.
Se tendr la aceptacin de los diferentes sectores para llevar a cabo el proyecto de
profesionalizacin en concordancia con una poltica institucional.

Se estar operando el proyecto de profesionalizacin orientado hacia la mejora continua
cumpliendo con los lineamientos de la norma ISO 9000.




CONTROL
1. Comparar el desempeo (resultados reales) con las metas y normas planificadas.
2. Preparar un informe de desempeo que muestre los resultados reales, los resultados
planificados y cualquier diferencia entre ambos.
3. Analizar las variaciones y las operaciones relacionadas para determinar las causas subyacentes
de las variaciones.
4. Desarrollar cursos de accin opcionales para corregir cualesquier deficiencia y aprender de los
xitos.
5. Hacer una seleccin (accin correctiva) del men de alternativas y ponerla en prctica.
6. Hacer el seguimiento necesario para evaluar la efectividad de la correccin; continuar con la
alimentacin adelantada para efectos de replanificacin.
EVALUACIN
La Fase de Evaluacin se realiza llevando a cabo los siguientes pasos:
Medicina y anlisis de los procesos y objetivos de la calidad.
Anlisis de las no conformidades en el producto y/o servicio.
Seguimiento al Mapa de Riesgos.
Identificacin, toma e implementacin de acciones correctivas, preventivas y de mejora; derivada
de los anlisis anteriores.
La verificacin del SGC por medio de auditoras amigo y auditoras internas de calidad.
La revisin por la direccin del SGC.
De forma opcional la evaluacin del SGC de un externo por medio de pre-auditoria o auditoria de
certificacin.
COMO SE REALIZA LA FASE DE EVALUACIN?
La Fase de Evaluacin se realiza considerando los siguientes aspectos:
La medicin y seguimiento de la satisfaccin del cliente, de los procesos, del producto y/o
Servicio y la realizacin peridica de auditoras internas; el control de producto no conforme, el
anlisis de datos, las acciones de mejora, que incluyen la accin preventiva, la accin correctiva y
la mejora continua, desarrollando las siguientes actividades:
Planificar la realizacin de la Fase de Evaluacin.
Efectuar medicin y seguimiento de la satisfaccin del cliente, de los procesos, del producto y/o
servicio y la realizacin peridica de auditoras internas.
Realizar control del producto y/o servicio no conforme.
Llevar a cabo el anlisis de los diferentes datos.
Ejecutar acciones de mejora, que incluyen la accin correctiva, la accin preventiva y la mejora
continua.






IMPLEMENTACIN DE LA FASE DE EVALUACIN


SEGUIMIENTO Y MEDICIN
Cuando se habla de medicin, se busca en trminos generales comparar una unidad con respecto
a otra; en un sistema de gestin, se mide lo que se est realizando, con el fin de conocer en un
momento dado los avances frente a una Meta o los resultados obtenidos frente a lo que se
plane.
En el sistema de gestin de la calidad, se confrontan los resultados obtenidos, frente a los criterios
definidos para los indicadores, requisitos legales, de los usuarios, reglamentarios, la adecuacin,
eficacia y conveniencia de los procesos y del sistema.
Se debe considerar que se va a medir, como se va a medir, cuando se va a medir, con que se va a
medir, realizar registro, dejar evidencia mediante documentos que muestren adems de los
resultados, el anlisis de los mismos.
Para el anlisis, se recomienda hacer uso de las herramientas estadsticas aplicables.
Los datos de las mediciones son importantes para la toma de decisiones basadas en hechos; la alta
direccin debe asegurarse de la eficaz y eficiente medicin, recopilacin y validacin de datos para
asegurar el desempeo de la organizacin y la satisfaccin de las partes interesadas.
Los resultados del anlisis de datos de las actividades de mejora, se convierten en uno de los
elementos de entrada de la revisin por la direccin, con el fin de proporcionar informacin para
mejorar el desempeo de la organizacin.
Requisitos de los Clientes, Usuarios o Beneficiarios
En este aspecto, es necesario tener en cuenta que los requisitos de calidad, estn directamente
relacionados con el cumplimiento de las necesidades y expectativas establecidas por los clientes,
usuarios o beneficiarios; tambin hay requisitos de orden legal o los que se consideran implcitos
por prctica comn para la entidad, sus clientes o partes interesadas.
Es as como, los requisitos para el producto y/o servicio, pueden estar contenidos en, por ejemplo:
especificaciones tcnicas, normas de producto/servicio, normas de proceso, normas
reglamentarias de la entidad, acuerdos contractuales y requisitos legales, entre otros, pero es
finalmente el cliente quien determina las condiciones bajo las cuales el producto y/o servicio,
cumple sus expectativas. Es por eso que la evaluacin de la satisfaccin del cliente, debe tener una
secuencia metodolgica, como la que a continuacin se sugiere:
Planificacin de mtodos de recoleccin de informacin: Es necesario definir aspectos
fundamentales, tales como la accesibilidad de esta con relacin a los servicios que presta la
entidad, definir el uso de los datos recolectados, definir recursos para la recoleccin de la
informacin tanto interna como externa y los medios a travs de los cuales se va a procesar la
informacin.
Establecer estndares: Los define la propia entidad, a partir de la lnea base determinada,
producto de la informacin recolectada, ya sea a travs de encuestas, consejos comunales, lneas
de atencin, entre otros.
Fuentes de informacin: Existen diferentes fuentes de informacin que pueden emplearse
fcilmente, con el objeto de medir la satisfaccin de los clientes, como por ejemplo, las quejas, los
informes de medios de comunicacin, los foros, las asambleas comunitarias, entre otros; la
entidad debe definir sus fuentes.
Anlisis de la informacin recolectada: Cada entidad, de acuerdo con sus objetivos define lo que
pretende medir en relacin con variables como oportunidad, accesibilidad, trato humanizado,
informacin oportuna, cobertura, nivel de satisfaccin, etc., y bajo este criterio analiza la
informacin recolectada y determina el grado de cumplimiento que se debe confrontar con el
estndar establecido.
Establecer el nivel de satisfaccin de acuerdo con los estndares establecidos: Una vez establecido
el grado de satisfaccin, viene la implementacin de acciones que sean necesarias para cerrar la
brecha entre lo encontrado y el estndar establecido y en el caso que el nivel encontrado supera la
lnea base inicial, automticamente este nivel de satisfaccin, encontrado, se convierte en la lnea
base de la siguiente medicin.
De todas maneras, la entidad debe mantener registros que evidencien un adecuado control en los
siguientes aspectos:
Planificacin del producto y/o servicio.
Cumplimiento de requisitos de productos y/o servicios.
Actividades de verificacin y validacin en relacin con la prestacin de servicios.
Actividades de comunicacin con los clientes y partes interesadas.
Tratamiento de las quejas y reclamos.


Medicin y Seguimiento a los Procesos
En esta instancia se verifica la efectividad de la medicin de los procesos del SGC., para que
alcancen los resultados planificados, de manera que cuando estos no se cumplan, se implementen
correcciones y acciones correctivas, segn sea conveniente.

En la medicin de los procesos, debe tenerse en cuenta su caracterizacin con el fin de establecer
el objetivo de este y el producto esperado por el cliente, usuario o beneficiario, Porque lo que
realmente se busca es que los procesos cumplan el objetivo para el cual se estn llevando a cabo y
adems que agreguen valor.

Para la medicin y seguimiento de los procesos, se recomienda seguir el ciclo de Mejoramiento
continuo (PHVA), aplicando la misma nocin de proceso, es decir que hay unas entradas, unas
actividades de anlisis y unas salidas.

En el Planear, se debe establecer claramente un mtodo de evaluacin que puede ser el que la
entidad tenga definido para este fin, como por ejemplo, el tablero de control, matriz de
indicadores, entre otros; adems debe utilizarse el sistema de informacin implementado, con el
fin de determinar qu informacin es indispensable para la medicin y las fuentes donde se pueda
consultar; por ltimo se debe planificar frecuencia de medicin y las actividades de
retroalimentacin. Los mtodos de evaluacin empleados, deben ser revisados peridicamente y
verificar la confiabilidad de los datos.

En el Hacer, se realizan todas aquellas actividades que tienen que ver con la recoleccin de datos,
provenientes de las evaluaciones que efectan los dueos de los procesos a travs de la
metodologa adoptada por la entidad, con el fin de analizarlos y confrontarlos con los patrones
definidos para obtener un resultado del cual se debe dejar evidencia mediante los registros
correspondientes. Las actividades de Verificar y Actuar toman la informacin resultante de la
confrontacin efectuada en la etapa anterior, con el fin de realizar las acciones correctivas,
preventivas y de mejora.

Medicin y Seguimiento del Sistema de Gestin de la Calidad

Evaluar la implementacin del sistema de gestin de la calidad, significa proporcionar evidencias
objetivas sobre la eficacia y mejora contina de este; por lo tanto se debe verificar:

Evidencia de la existencia de la poltica y de los objetivos de la calidad.

Que el Manual de la calidad, incluya, entre otros aspectos: el alcance y la justificacin de las
exclusiones cuando aplique, los procedimientos documentados establecidos para el SGC o una
referencia a los mismos y la interaccin entre los procesos.

Los procedimientos documentados y Control de los documentos.

Pueden utilizarse los siguientes mtodos para identificar oportunidades de mejora del desempeo
del sistema de gestin de la calidad: Encuestas de satisfaccin del cliente, auditoras internas,
informes de gestin presentados a entes de control, autoevaluacin, entre otros.


Medicin y Seguimiento del producto y/o servicio

Se debe llevar un registro permanente de la verificacin y evaluacin de los productos/ servicios a
travs de los mecanismos implementados por la entidad; por lo tanto, la evaluacin debe
concentrarse en las evidencias resultantes de la generacin del producto o prestacin del servicio
con el fin de compararlas con los estndares definidos y determinar las correcciones y/o acciones
pertinentes.
Al igual que en la medicin y seguimiento de los procesos, la del producto y/o servicio, se
recomienda seguir el ciclo de mejoramiento continuo (PHVA), aplicando la misma nocin de
proceso, es decir que hay unas entradas (caractersticas definidas, solicitudes de los clientes), unas
actividades (etapas de planificacin y realizacin del producto/ servicio) y unas salidas (evaluacin
de si el producto/servicio resultante cumpli. Con lo planificado).

Auditoras Internas

Una vez implementado el Sistema de Gestin de la Calidad bajo la Norma Tcnica de Calidad, la
Oficina de Control Interno de la entidad debe verificar que se mantiene y mejora de forma
contina, con el fin de asegurar la calidad en los servicios que presta.

Por lo anterior se hace especial nfasis en el papel que la auditora interna debe cumplir en este
tema, en especial en lo referente a la necesidad de medir y evaluar de manera objetiva, el grado
de implementacin del Sistema, bajo la NTCGP 1000 2004, con el fin de identificar posibles
desviaciones, lo que permitir aplicar las acciones necesarias.

ANLISIS DE DATOS

La mejora continua del sistema de gestin de la calidad, exige que se evidencie la existencia de un
sistema de informacin que permita recolectar y analizar datos apropiados; por lo tanto la
evaluacin de este aspecto, debe incluir variables tales como:

Mtodos de anlisis.

Tcnicas estadsticas.

Informes de resultados, basados en anlisis objetivo, en equilibrio con la experiencia, que
permitan la toma de decisiones gerenciales.

Los datos analizados, deben proporcionar informacin sobre la conformidad con los requisitos
legales, reglamentarios y los exigidos por el cliente, las tendencias de los procesos, en relacin con
su eficiencia y eficacia y por ltimo, la contribucin de los proveedores al logro de los objetivos de
la entidad.

Los mtodos y las tcnicas estadsticas, las debe desarrollar cada una de las entidades de acuerdo
con su naturaleza y caractersticas propias.




ACCIONES DE MEJORA

Es necesario que la entidad determine los procedimientos para el control de las no conformidades
y la toma de las acciones correctivas y preventivas; en esta fase de evaluacin, se debe verificar
que se tenga evidencia de:

El informe de las no conformidades.

La correccin de las de las no conformidades.

El informe de las acciones tomadas y el Seguimiento y cierre de las acciones.

ACCIONES CORRECTIVAS

Las acciones correctivas estn directamente relacionadas con el mejoramiento continuo que
plantea la Norma Tcnica de Calidad, con el fin de conservar la calidad, tanto en el producto como
en el servicio que presta la entidad. Por lo tanto, se deben evaluar los registros o evidencias que
demuestren la existencia de aplicaciones que permitan optimizar los procesos, desde el hallazgo
de una No conformidad, hasta que se realicen las acciones de prevencin y correctivas que
aseguren su eliminacin; con esto se busca el mantenimiento del Sistema de Calidad.


Acciones Preventivas

Las acciones preventivas son un tipo especial de accin que est. Enfocada hacia la prevencin,
introduciendo modificaciones en los mtodos y criterios en aquellas partes del sistema que
pueden constituir fuentes de no conformidades en el futuro.

Las acciones preventivas, tienen relacin directa con los mapas de riesgos, donde se determinan
acciones a seguir, una vez estos han sido identificados, analizados y valorados; por lo tanto se
debe evaluar:

Si la entidad ha analizado las causas de las no conformidades potenciales; para esto puede
utilizar diferentes herramientas, como por ejemplo, el diagrama de causa y efecto, espina de
pescado o cualquier herramienta de calidad que se defina por la entidad.

La existencia de acciones que busquen prevenir la ocurrencia de estas No Conformidades y su
implementacin oportuna en cada uno de los procesos que se desarrollan.

Si hay asignacin de responsabilidades para la identificacin, evaluacin, aplicacin y revisin de
acciones preventivas.

La existencia de registros de las acciones tomadas.

La evidencia del control y seguimiento de las acciones tomadas, para verificar si estas fueron
eficaces, si hay necesidad de mantenerlas, si deben cambiarse o si es necesario planificar nuevas
acciones.

Mejora Continua

Hablar de mejora contina, implica entender y trabajar sobre la cadena de valor. La entidad debe
tener una visin sistmica de sus procesos, controlarlos y mejorarlos constantemente, sobre la
base del:

Establecimiento de objetivos.
Establecimiento de mecanismos de medicin.
Verificacin de resultados.
Aplicacin de medidas correctivas o preventivas, de acuerdo con los resultados obtenidos.
Compromiso de mejora constante.

La mejora de los procesos, significa optimizar la eficacia y la eficiencia, revisando
permanentemente los controles, reforzando los procedimientos internos para responder a las
contingencias y las demandas de los clientes, usuarios o beneficiarios.
Por lo anterior debe evaluarse la Mejora Continua de los procesos, para lo cual se recomienda la
siguiente secuencia de acciones:

Definir posibles desviaciones sobre el resultado esperado, de acuerdo con los objetivos del
proceso.
Establecer el procedimiento de anlisis de la desviacin encontrada y que genera el problema.
Identificar las causas del problema, estableciendo posibles soluciones con el fin de analizar
aquella que ms convenga en trminos de eficiencia para su solucin.
Establecer los planes de accin, e implementar la mejora.
Controlar la mejora continua del proceso, efectuando los ajustes necesarios, por medio de un
monitoreo permanente.
La Mejora Continua, significa mejorar los estndares; por lo tanto se debe evaluar la existencia de
soportes de control de los procesos y los estndares establecidos, los cuales deben tener a la vez
un seguimiento riguroso, teniendo en cuenta que .estos no son estticos ya que la mejora
continua, conlleva a las revisiones y ajustes peridicos de estos.

HERRAMIENTAS BSICAS PARA LA MEJORA
Aunque no es propsito de esta gua transcribir y desarrollar tcnicas de mejora, a continuacin se
proponen algunas herramientas y se precisa sobre algunos aspectos de ellas, con el objetivo de
interesar a quienes intervienen en la mejora de los procesos, a que profundicen en estas, para
lograr la mejora continua del sistema de Gestin de la Calidad.

Estratificacin
Histogramas
Diagramas de Paretto
Diagramas Causa y Efecto
Diagrama de Correlacin
Cartas de Control y Grficos


APLICACIN DEL SISTEMA DE EVALUACIN DEL DESEMPEO
En forma general la evaluacin del desempeo anual servir como reconocimiento a los
colaboradores, como estmulo para propiciar una mayor eficiencia y como factor que se debe
considerar para reclutamiento y seleccin, capacitacin, ascensos, concesin de permisos,
reducciones forzosas de personal y sobre todo ser parte fundamental de su desarrollo.
Adems, el sistema de evaluacin del desempeo deber utilizarse para:
Orientar a los colaboradores sobre la forma en que deben desempear su trabajo, para que ste
satisfaga las expectativas de la organizacin.
Propiciar el establecimiento de incentivos, no necesariamente salariales, destinados a satisfacer
las expectativas y a aumentar el grado de motivacin de los empleados en el trabajo.
Determinar necesidades de capacitacin y desarrollo de personal.
Sustentar criterios de reubicacin de los empleados para la mejor utilizacin de sus
conocimientos, destrezas, habilidades y potencialidades.




INSTRUMENTO APLICATIVO

INSTRUMENTO DE AUTOEVALUACIN
Este instrumento permitir al colaborador autoevaluarse de acuerdo a los criterios o rea de
rendimiento.
INSTRUMENTO DE CO-EVALUACIN
Este instrumento permitir que la unidad evaluadora ejerza la funcin de evaluacin sobre todo el
personal administrativo.

OBJETIVO DEL INSTRUMENTO
Evaluar el potencial humano, definiendo su contribucin a la organizacin, como a su vez
identificar la necesidad de perfeccionamiento que contribuya en la realizacin de un mejor
desempeo laboral.

REA DE RENDIMIENTO
Mantiene actitud positiva
Acepta responsabilidades
Acepta direccin
Es puntual
Acepta los cambios institucionales
Es cooperador o cooperadora
Tiene iniciativa
Es anuente para trabajar en equipo
Es fiable
Cumple con las normas del reglamento administrativo
Tiene capacidad en la toma de decisiones
Muestra eficacia en situaciones de estrs
Tiene conocimiento pleno sobre el puesto que ocupa
Aprovecha el tiempo laboral y cumple con las tareas
Tiene cuidado con los equipos y recursos de trabajo
Planifica y organiza las tareas y el tiempo
Produce calidad en el servicio brindado
La cantidad de trabajo es aceptable para el puesto que ocupa
Demuestra inters en el desarrollo personal y profesional
Mantiene buenas relaciones con sus compaeros
Cuenta con los medios y recursos para hacer un trabajo eficiente
Demuestra buena atencin al estudiante y pblico general.

CRITERIOS DE EVALUACIN Y SU PONDERACIN
5. Definitivamente S
4. Probablemente S
3. Indeciso
2. Probablemente No
1. Definitivamente No


UNIDAD EVALUADORA
Esta unidad estar a cargo por el Consejo Universitario De Gestin Administrativa, conformada por
las siguientes instancias:
Rectora
Secretara General
Vicerrectora Acadmica
Decanato General
Direccin de Proyectos Especiales
Direccin Administrativa y Financiera
Direccin de Promocin Institucional
Direccin de Sistemas


EL EXPEDIENTE DE LA EVALUACIN DEL DESEMPEO
La unidad donde reposa este documento estar en la custodia y responsabilidad en la Direccin
Administrativa y Financiera. El expediente contendr todos los documentos pertinentes al
desempeo del colaborador (copia de la evaluacin, notificaciones relacionadas con el
desempeo, cartas de felicitacin por el trabajo eficiente, reconocimientos, llamadas de atencin
en procura de un mejor desempeo, entre otros.).
El expediente ser un instrumento fundamental durante el proceso de evaluacin y deber ser
tratado con la debida discrecionalidad. Solamente tendr acceso a este el empleado y los jefes
involucrados en el proceso de evaluacin.

NIVEL DE DESEMPEO
Con el fin de que la unidad evaluadora y el evaluado puedan interpretar adecuadamente los
resultados e identificar las fortalezas y debilidades del desempeo demostrado durante el periodo
evaluado, en el cuadro siguiente, se indican y definen los diferentes niveles del desempeo
equiparados con la correspondiente categora cualitativa y cuantitativa.

NIVEL DEFINICIN CATEGORA
1 Desempeo muy por debajo del esperado DEFICIENTE
2 Desempeo ligeramente por debajo del esperado REGULAR
3 Desempeo conforme con el mnimo esperado BUENO
4 Desempeo por encima del esperado MUY BUENO
5 Desempeo excepcional ** EXCELENTE
* * Se refiere al desempeo que supera extraordinariamente al esperado.

IMPORTANTE: El evaluador o Unidad Evaluadora debe de evitar el efecto HALO es decir: no
permitir que un factor positivo o negativo afecte la evaluacin completa del colaborador(a). Por
ejemplo, si el primer punto del formato de evaluacin es puntualidad y el empleado que est
siendo evaluado es extremadamente puntual, podra ocasionar que este atributo positivo influya
en los restantes puntos del formato. Todos los factores pueden ser considerados excelentes
debido al efecto halo del primer factor.

EL PROCESO DE EVALUACIN
La evaluacin del desempeo es un proceso que estar a cargo del Consejo Universitario De
Gestin Administrativa, y se realizar anualmente en dos fases.
Primero, se entregar al colaborador el instrumento de la autoevaluacin de desempeo, el cual
deber llenar el instrumento de acuerdo al juicio de valor que considere pertinente.
Segundo, la Unidad Evaluadora llenar el instrumento, para cada colaborador, otorgndole un
juicio de valor correspondiente a las reas de rendimiento.
Tercero, se promediar las diferentes apreciaciones, tanto del colaborador y de la unidad
evaluadora, para finalmente presentar la ponderacin para cada rea de rendimiento y la
evaluacin total obtenida en el nivel de desempeo.
La evaluacin Anual del desempeo, ms que una evaluacin propiamente dicha, es una sntesis
cuantitativa y cualitativa de los resultados obtenidos por el colaborador en las dos evaluaciones.