PROTOCOLO INDIVIDUAL

IMPLEMENTACION DEL AREA DE FACTURACION

UNIDADES: 5

Presentado por:
YESENIA ZAMBRANO CARRIAZO
YILENA FERNANDEZ FRANCO
ZORELEY ESCORCIA PADILLA

GUILLERMO ACOSTA ARAGON

Tutor

UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
PROGRAMA DE EDUCACIN ABIERTA Y A DISTANCIA
ADMINISTRACIN EN SERVICIOS DE SALUD
VIISEMESTRE
CARTAGENA DE INDIAS, D. T. Y C.,
OCTUBRE /2014

ACTIVIDAD
A.
B.
C.
D.

UBICACIN DEL AREA DE FACTURACION

PLANEACION DE ACTIVIDADES
ESTRUCTURA DEL GRUPO DE FACTURACION
CONSECUCION Y DISTRIBUCION DE LOS RECURSOS

UBICACIN DEL AREA DE FACTURACION

Se entiende por Facturar la actividad en el cual intervienen como mnimo dos (2) sujetos
ya sean personas jurdicas o naturales, que mediante una relacin contractual se negocia
un producto ya sea un bien o un servicio, valorizndolo con el objeto de convertirlo en
dinero.
De acuerdo con lo anterior y por norma legal toda E.S.E. Hospital, deben facturar y por
para ello se hace necesario organizar y estructurar dependencias de Facturacin
adecuadas que les permitan registrar y liquidar los servicios de salud prestados a todos
los usuarios y generar un documento soporte para el cobro y recaudo posterior. En
primera instancia para la creacin de una dependencia de Facturacin se debe partir del
diseo o rediseo del proceso de facturacin con el fin de definir la estructura orgnica y
la dinmica o funcionalidad de sus componentes en forma integral y no en forma aislada
por cada uno de ellos. La dependencia, es la encargada de la gestin y operacin del
proceso de facturacin, esta realiza actividades gerenciales como son las de organizar
procedimientos de planeacin, direccin, ejecucin y control y seguimiento del proceso.
Adems realiza actividades operativas de facturar y cobrar dinero referente a los
copagos, cuotas de recuperacin, pagos totales en la prestacin de servicios y otros
conceptos.
El departamento de facturacin debe estar ubicado orgnicamente por dependencias el
cual debe estar de acuerdo con los objetivos que se persiguen y los resultados que se
esperan, para ello defina la estructura orgnica y sus funciones y determine las relaciones
entre los diferentes clientes tanto internos como externos que intervienen en el proceso.
Como propuesta la Dependencia de Facturacin debe estar ubicada en la Unidad
Funcional de Financiera, en el rea Funcional de Apoyo Logstico.

PLANEACION DE LAS ACTIVIDADES

Para el planeamiento de las actividades de la dependencia de facturacin hay que realizar

los siguientes puntos:

Anlisis funcional de procedimientos y definicin del flujo de informacin.

Definicin Estructura Orgnica del rea de Facturacin.
Definicin del manual de funciones.
Consecucin y distribucin de los diferentes recursos que intervienen en el
proceso.
Capacitacin para los actores tanto internos como externos del proceso.
Definicin del procedimiento de control de calidad de soportes y documentos.
Definicin del procedimiento de revisin de cuentas y correccin de errores.
Definicin del procedimiento de archivo de documentos.
Definicin del procedimiento de Mejoramiento continuo
Definicin del sistema de indicadores de gestin del proceso
Consecucin e interiorizar la legislacin vigente, contratos y manuales de
procedimientos y tarifas.
Definicin de agendas para el manejo del recurso humano.

ESTRUCTURA DEL GRUPO DE FACTURACION

El departamento de facturacin debe estar estructurado orgnicamente en una empresa

de salud con un grupo de trabajo acorde a las necesidades, el perfil y el conocimiento
necesario para la ejecucin de sus funciones en el area en que se va desarrollar, Para
ello se plantea una organizacin bsica, con un coordinador del proceso, facturadoresdigitadores que cumplan con las labores de liquidar y recaudar dinero, recolectores de
informacin y organizadores de archivo, a partir de esta, disee su organizacin de
acuerdo con la complejidad y demanda de prestacin de servicios.

Objetivo de la dependencia de facturacin

Su objetivo principal es el de Facturar el total de las actividades, procedimientos e
intervenciones prestados a los usuarios atendidos de acuerdo con un Manual de
Procedimientos y tarifas establecidos en las relaciones contractuales por la Institucin.
Adems, producir informacin para toma de decisiones tanto para el nivel Gerencial como
operativo de la empresa.

Objetivos especficos
Colaborar en el desarrollo e implementacin del nuevo esquema de Seguridad Social en
Salud.
Garantizar a sus clientes tanto internos como externos informacin oportuna y veraz sobre
los servicios prestados a un usuario y los costos de la atencin.
Dotar de herramientas efectivas que permitan dar a conocer la realidad econmica del
Sistema y orientar a los gerentes en la toma de decisiones oportunas y acertadas.
Retroalimentar con informacin a las diferentes dependencias que participan en el
proceso de facturacin en la Institucin.
Disear e implementar los instrumentos bsicos para la captura de informacin de los
diferentes servicios, suficiente para permitir la elaboracin de una factura producto de la
atencin brindada.
Crear mecanismos de control en las diferentes etapas del proceso de prestacin de
servicios y cruces de informacin con las dems dependencias de la Institucin.
Efectuar el anlisis de la participacin y colaboracin de cada una de las reas dentro del
proceso de facturacin.
Suministrar informacin estadstica y contable como documentos de anlisis y soporte de
las reas financieras y asistencial, lo cual apoyar la toma de decisiones de la alta
gerencia.
La Cuantificacin y participacin de las Unidades de Produccin en los ingresos de la
Institucin por venta de servicios.
Colaborar en la determinacin del estado de cartera por servicios prestados a la
dependencia de Cartera.
Liquidar servicios prestados, generar facturas y cobro de dinero.
Cierres de facturacin y cajas por periodos establecidos

Adems para la estructura del grupo de facturacin hay que los siguientes criterios y la
experiencia que se tenga en este campo, existen diferentes formas de estructurar el
equipo de trabajo para el proceso de facturacin. Dependiendo del nmero de personas
que conforma el rea de facturacin recomendamos la siguiente estructura, como
parmetro general, siempre se debe tener en cuenta factores importantes para determinar
la conformacin del grupo de facturacin, como son:
Nivel de complejidad de la Institucin

Nmero de camas
Unidades Funcionales
Portafolio de servicios
Contratacin para venta de servicios
Capacidad fsica instalada
Capacidad en Sistemas (hardware, red, software, etc.)
Estadsticas reales

GRUPO DE FACTURACION

CORDINADOR DE
FACTURACION

AUDITORIA
MEDICA
CORDINADORES DE
AREA

INGENIERO
SOPORTE

GRUPO ARMADO
CUANTAS
FACTURADORES
LIQUUIDADORES
AUXILIAR ADMINISTRATIVOSECRETARIA

En esta estructura encontramos un Coordinador del rea como responsable del proceso
de facturacin del Hospital. Un Auditor Mdico para soporte de la facturacin y auditora
previa a la entrega de cuentas, un grupo de auditora tcnica previa y armado de cuentas,
este grupo es el responsable de la elaboracin y entrega de las cuentas de cobro a
cartera. Se establecen los liquidadores de cuentas dependiendo de los tipos de servicios
que tenga el Hospital, quien despus de realizar las liquidaciones se encargara de armar
las cuentas por paquetes para entregarlas al grupo de cuentas. La secretaria seria
responsable de la correspondencia, comunicaciones e informes que el rea requiera,
estara encargada de recibir y archivar todos los papeles que llegan a facturacin.
Contara ocasionalmente con el soporte de un patinador quien se encargara de entregar
los documentos a las dems dependencia al interior y exterior del Hospital.

CONSECUCIN Y DISTRIBUCIN DE LOS RECURSOS

La consecucin y distribucin de los diferentes recursos que intervienen en el proceso:

Construir un instrumento que le permita realizar un plan de obtencin de recursos que necesita
para operar el proceso de una manera ptima y realizar el seguimiento y control a los mismos. Los
recursos que intervienen en el proceso de facturacin los podemos clasificar:

Recursos de Informacin.

Legislacin vigente
Contratos y convenios
Manual de procedimientos y tarifas
Manual de procesos y flujos de informacin
Normas y polticas del hospital
Bases de datos de afiliados a las aseguradoras

Recursos de Suministros.

Elementos de papelera y tiles de oficina.

Equipos y muebles de oficina.
Lnea directa de telfonos.
Equipos de computacin y programas aplicativos (software).

Recursos Humanos.

El recurso humano necesario para la facturacin y recaudo de los servicios prestados a

los pacientes determnelo teniendo en cuenta el esquema establecido en la Institucin, los
parmetros antes mencionados y por las siguientes variables:

Determine el volumen de solicitud de servicios.

Determine el horario de atencin.
Determine el tiempo promedio de atencin en la Central de Facturacin.
Determine el Nmero de turnos de atencin en la Central de Facturacin.

La dependencia de Facturacin independientemente que el esquema establecido sea

centralizado, descentralizado o mixto, debe cubrir tanto los servicios de tipo ambulatorios
como los servicios de tipo hospitalarios, por lo cual se sugiere como mnimo un total de
tres (3) funcionarios para las actividades de liquidacin y generacin de facturas y un (1)
para las actividades de recaudo. A partir de esta distribucin tenga en cuenta la
complejidad de su Institucin y la demanda de servicios. Para cubrir el rea de Urgencias
debe existir como mnimo un funcionario que realice las actividades de facturacin y/o
recaudo, un funcionario de admisiones de urgencias, entre otros puestos de facturacin
que se deben contemplar.
El rea fsica para la Central de Facturacin est establecida por el nmero de estaciones
de trabajo, dependiendo del nmero de funcionarios en la actividad en un mismo periodo
de tiempo. Debe cumplir con las normas establecidas de Salud Ocupacional, hacindose
especial nfasis en lo relacionado con iluminacin, ventilacin, ruidos, temperatura y
humedad; su ubicacin ser en proximidad al rea de recaudo de dineros y equidistante al
rea de prestacin de servicios.

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE CALIDAD DE SOPORTES Y DOCUMENTOS.

Construir un mecanismo de control que le permita realizar chequeos y verificaciones
sobre l flujo, diligenciamiento y oportunidad para cada uno de los soportes.

CONTROL DE SOPORTES Y DOCUMENTOS

SOPORTES

ADECUADOS
EN
CONTENIDO
INFORMACIN

LEGIBLES

OPORTUNOS

ADECUADOS
EN SU FLUJO
DE
INFORMACIN

PROCEDIMIENTO DE REVISIN DE FACTURAS Y CORRECCIN DE ERRORES.

En este punto se debe verificar que todos los servicios y procedimientos realizados sean
registrados y liquidados segn las relaciones contractuales establecidas. Realice
actividades como:

Verifique que el total de NOTAS DE CARGO DE SERVICIOS E INSUMOS se encuentren

adecuadamente registradas y liquidadas dentro de la factura.
Llamar a los diferentes servicios para verificar si existen NOTAS DE CARGO que no han
sido reportados a facturacin.
Preparar los soportes que deben acompaar la factura (si se requieren), con la que se
elaborar la cuenta de cobro, de acuerdo con lo pactado contractualmente.
Registre las facturas en un libro de control, antes de su envo a los encargados de
preparar las cuentas por cobrar.

REFLEXIONES
El deficiente flujo de caja de los hospitales pblicos del pas es consecuencia de la
dilatacin de pagos que algunas entidades administradoras de los regmenes de salud,
EPS y ARS, han adoptado como respuesta a la ineficacia en el proceso de facturacin
llevado a cabo por los mismos hospitales. Al subsanarse este factor interno, las
administradoras de los regmenes de salud no tendrn motivo alguno para objetar las
cuentas y, por lo tanto, la gestin de cobranza hospitalaria podr adoptar medidas
tendientes a recoger la cartera morosa de la institucin, sin ningn reparo por parte de la
entidad contratante del servicio de salud.
Existe un problema estructural determinante en las Empresas Sociales del Estado (ESE),
prestadoras de servicios de salud, que se traduce en que suministran un servicio por
anticipado y reciben muy diferido el pago correspondiente, aproximadamente 180 das en
promedio.
Aunado a la demora en el recaudo de las cuentas por cobrar, la administracin financiera
de los hospitales tiene que recurrir al financiamiento externo con proveedores o
acreedores financieros, lo que conlleva a acrecentar el ndice de endeudamiento y los
gastos por intereses, deteriorndose finalmente la rentabilidad financiera de la
organizacin hospitalaria, factor determinante de nuevas inversiones, tales como
mejoramiento o creacin de planta fsica, adquisicin de nuevas tecnologas, aumento de
la cobertura en salud pblica, investigacin y desarrollo, entre otras opciones.
Se considera que si contina la situacin actual en la cual los proveedores cobran a
precios ms altos en virtud del retraso en el pago y hay incumplimientos de todo tipo con
contratistas y empleados, los hospitales pueden enfrentar a largo plazo paro de
trabajadores, tutelas y demandas; proveedores que no ofrecen ms sus servicios o
insumos y, finalmente, cierre parcial o total de la entidad.

La propuesta de mejoramiento que se presenta en este artculo permite un manejo

eficiente de las facturas y otros procesos administrativos de las Empresas Sociales del
Estado, de otros hospitales pblicos y de los hospitales privados del pas. Esta propuesta
se considera una contribucin al Sistema de Seguridad Social de Colombia, porque
estudia el problema financiero de las instituciones prestadoras de servicios de salud,
como efecto de una gestin ineficiente en los procesos de facturacin y cobro.