CIRCUITO DE CONTABILIZACIÓN DE FACTURA DE COMPRA EN CTA. CTE.

 Se inicia en el Departamento de Compras, donde se encuentra el Legajo en

poder del Auxiliar de Compras, dado que concluyó la gestión, el Auxiliar
registra el pase al Departamento de Administración y Finanzas, en el Libro de
Compras en Gestión.
 El Sub Gerente de Administración recibe el Legajo, lo analiza, toma
conocimiento y lo deriva al Jefe de Costos y Presupuestos, el cual toma
conocimiento y lo remite al Encargado de Flujo de Fondos, quien extrae de
archivo el triplicado de la OC que recibió oportunamente y la compara con la
información contenida en el Legajo (puede existir una variación desde la
emisión de la OC hasta este momento, reflejándose en la misma OC luego de su
enumeración colocar una barra y el número de ajuste.).
 El Encargado de Flujo de Fondos eleva el Legajo al Jefe de Contaduría quien
toma conocimiento y lo envía al Auxiliar de Proveedores, quien controla la
totalidad de las operaciones (Confronta: OC – IR – Remito del Proveedor) que se
realizaron durante el proceso de la compra, a los efectos de prever antes del
pago de la factura la emisión de posibles Notas de Débitos y de Créditos.
 Luego de efectuar el control y de establecer que todo está correcto archiva el
Legajo por Proveedor y por orden alfabético en un archivo provisorio en espera
de la llegada de la Factura del Proveedor (Archivo de Compras no facturadas a
Pagar).
 La Factura del Proveedor ingresa directamente al Jefe de Contaduría, quien
toma conocimiento, conforma el duplicado de la factura y la entrega al
Proveedor; y deriva el Original al Auxiliar de Proveedores, esta recepción
puede ser físicamente (soporte papel) o bien electrónicamente, considerando la
modalidad de emisión de la misma.
 El Auxiliar de Proveedores, remite la misma al Jefe de Impuestos, (agregar en
Caratula del Legajo su intervención) quien procede a controlar si la Factura del
Proveedor cumple con todos los requisitos vigentes en normativa impositiva
(nacional y/o provincial, en caso de corresponder), interviniendo la misma con
un sello de Control de Impuestos, y devuelve la misma al Auxiliar de
Proveedores a fin de continuar con el procedimiento.
 Luego el Auxiliar del Proveedor extrae del archivo provisorio el Legajo
correspondiente y realiza todos los controles (OC – Fact. $, para verificar el
precio facturado y condiciones de pago) (IR – Fact. Q, verificando la facturación
de la cantidad efectivamente ingresada).
 Con el resultado positivo del control, adosa al Legajo la Factura (o imprime una
copia de la factura electrónica) y registra en el Sub Mayor Proveedores, y en el
Libro de Vencimiento, el cual permite a futuro un ordenamiento y previsión de
pagos.
 Posteriormente el Auxiliar de Proveedores saca copia de factura y remite al
Auxiliar de Stock Valorizado para su registración en el Sub Mayor de Stock
Valorizado.
  El Auxiliar de Proveedores emite una Minuta Contable por duplicado y remite
todo (Legajo, Factura y Minuta) al Auxiliar de Sub Diario Compras, quien recibe,
controla, saca una fotocopia a la factura a la cual iniciala y la adosa al Legajo.
 El Auxiliar de Sub Diario Compras bifurca la siguiente documentación:
o La Factura la deriva al Auxiliar de Impuestos para su registración, en
Libros IVA Compra y archivo.
o El Legajo lo remite al Auxiliar de Proveedores con el duplicado de
MINUTA quien lo mantiene en archivo provisorio de Facturas
contabilizadas a pagar hasta la fecha de vencimiento.
 El original de MINUTA queda en archivo del Auxiliar de Sub Diario de Compras
como documentación respaldatoria de la registración efectuada.

PAGO A PROVEEDORES CON CHEQUE Y/O TRANSFERENCIA BANCARIA

 El procedimiento se inicia previa consulta efectuada por el Auxiliar de
Proveedores en Libro de Vencimientos, es aconsejable que diariamente se
efectúe esta consulta y se listen los vencimientos con mucha anticipación.
 El Auxiliar de Proveedores emite un Volante Diario de Pago, por duplicado y
los eleva junto con los Legajos correspondientes al Jefe de Contaduría quien
controla y autoriza.
 El Jefe de Contaduría entrega el duplicado de Volante Diario de Pago, al Auxiliar
de Proveedores, quien lo archiva.
 El original del VDP junto con los Legajos lo eleva al Sub Gte. Financiero para que
autorice el pago. En caso afirmativo entrega la documentación al Tesorero, el
cual, previa consulta al Flujo de Fondos y las Disponibilidades, autoriza el pago.
 El Tesorero entrega lo actuado al Auxiliar de Tesorería e indica la modalidad de
pago (cheque o transferencia); quien:
o Si el pago es con cheque:
 Confecciona la OP por Duplicado, y registra esta emisión en el
Registro de OP. Posteriormente éste lo eleva al Tesorero para
que conforme la OP.
 El Tesorero remite al Cajero Pagador toda la documentación,
quien controla los cálculos, emite el cheque, firma la OP, y sella
todo el Legajo con el sello de referencia, el cual contiene (N° OP,
N° de cheque, Cta. Bancaria y fecha).
 Con el cheque y la OP, el Legajo pasa al Sub Gerente Financiero
para que firme el Cheque y conforme la OP, a continuación, eleva
toda la documentación al Gerente de Administración y Finanzas,
para que firme el cheque y la OP (estos dos últimos son los
Titulares de las Cuentas Bancarias).
 Luego de firmar el cheque y la OP el Gerente de Administración
y Finanzas entrega al Auxiliar de Tesorería quien actualiza el
Registro de OP y finalmente éste entrega al Cajero Pagador toda
la documentación, para que pague al Proveedor.
  El Proveedor se presenta ante el Cajero Pagador, quien hace
firmar al Proveedor la OP, y éste emite un Recibo Oficial y le
entrega al Cajero Pagador, el cual completa la OP citando N° de
Recibo y sella todo el Legajo con sello de “PAGADO”. El
Proveedor sale fuera de sistema.
o Si el pago es mediante transferencia bancaria:
 El Auxiliar de Tesorería confecciona la OP por Duplicado,
registra esta emisión en el Registro de OP y procede al ingreso
del Sistema adoptado por la Empresa para realizar las
transferencias (por ej. Interbanking, Banca Empresa, etc.),
cargando los datos necesarios: seleccionando el CBU del
Proveedor, importe y un breve detalle de los datos de la factura,
como Referencia. Posteriormente éste lo eleva al Tesorero para
que conforme la OP y GENERE LA TRANSFERENCIA
ELECTRONICA, ingresando éste al Sistema Bancario con Usuario
y Clave.
 Con la OP y el Legajo pasa al Sub Gerente Financiero para que
conforme la OP (en soporte papel) e ingrese al Sistema con su
usuario y Clave para la PRIMERA AUTORIZACIÓN de la
transferencia, a continuación, eleva toda la documentación al
Gerente de Administración y Finanzas, para que firme la OP e
ingrese al Sistema y proceda a aceptar el pago dando la
SEGUNDA AUTORIZACIÓN, concretándose así la Transferencia.
 Luego de firmar la OP el Gerente de Administración y Finanzas,
y concretada la transferencia, entrega al Auxiliar de Tesorería
quien descarga el Comprobante online de la Transferencia como
respaldo de la operación realizada, completa con este dato la
Orden de Pago y el Registro de OP; y remite al Tesorero toda la
documentación del pago al Proveedor.
 El Proveedor tendrá acreditado en su cuenta inmediatamente los
fondos una vez que esta se genera y autoriza, generalmente las
acreditaciones se reflejan inmediatamente.
 El Auxiliar de Tesorería deriva todo lo actuado al Cajero
Pagador, quien posteriormente declara la misma en su Parte de
Caja Egreso. En este caso, quedara pendiente la recepción del
Recibo del Proveedor, sin embargo el Comprobante de
Transferencia reemplaza al mismo. Luego el Cajero Pagador
rinde al Tesorero y el procedimiento continua en Contaduría.

CIRCUITO DE CONTABILIZACIÓN DE PAGO FACTURA DE COMPRA

 Al final del día el Cajero Pagador emite un Parte de Caja Egreso por duplicado y
lo eleva al Tesorero para efectuar la rendición, el Tesorero efectúa el control y
conforma el parte, entregando:
o El duplicado al Cajero Pagador, quien lo archiva junto al original del
Volante Diario de Pago.
o El original del Parte conjuntamente con los Legajos, lo envía al Jefe de
Contaduría quien controla y procede a bifurcar la documentación:
 El original del Parte de Caja Egreso, junto al original de la OP y el
Recibo de Proveedor (o comprobante de transferencia), al
Auxiliar de Sub Diario Caja Egreso, quien registra, IMPUTA la OP
y archiva la documentación en respaldo de la registración.
 El duplicado de OP y Legajo la deriva al Auxiliar de Proveedores,
quien efectúa un control cruzado entre Orden de Pago y Recibo /
Comp. De Transferencia, posteriormente registra en el Sub
Mayor de Proveedores, y descentraliza la documentación
entregando:
 Los Legajos al Auxiliar del Departamento de Compras,
quien los recibe, los registra en el Libro de Compras de
Gestión y los archiva en forma definitiva en un archivo de
Gestiones Terminadas y Pagadas.
 El duplicado de OP lo entrega al Auxiliar de Bancos para
su registración en Sub Mayor de Bancos, quien lo archiva
finalmente, tomando como comprobante soporte de
registración OP – Cheque o OP – Comp. De Transferencia.