PROCESO DE VENTAS

VENTA EN CUENTA CORRIENTE CON VENDEDORES QUE SALEN DE LA ORGANIZACIÓN

De acuerdo a la política de visitas semanales de la organización, un vendedor de la empresa

visita a uno de los clientes habituales. Durante la visita el cliente realiza un pedido de
materiales y el vendedor emite una nota de pedido por triplicado; le entrega la copia al cliente;
el original y el triplicado lo entrega a administración de ventas para su control.

Administración de ventas controla si los datos consignados en la nota de pedido responden a

las formalidades requeridas por la política organizacional y la normativa vigente. Si todo es
correcto, controla por sistema si existe stock disponible para cumplir el pedido. Si existe stock
entonces registra por sistema en la base de datos el pedido, firma el original y el triplicado de
la nota de pedido, le entrega el triplicado firmado al vendedor para que lo archive en forma
transitoria (a la espera de la rendición mensual para sus comisiones) y el original firmado lo
envía al sector de créditos y cobranzas.

En el sector créditos y cobranzas se consulta por sistema los límites de crédito disponibles,
luego controla por sistema la situación de la cuenta corriente del cliente en cuestión, para
determinar si está en condiciones de realizar la operación. Si no está se citan por sistema las
causas del rechazo y se devuelve al sector administración de ventas, donde se procederá según
corresponda. Si está dentro del límite de crédito, se imputa por sistema el crédito en forma
preventiva y transitoria. Luego se firma la nota de pedido original y se la remite a almacenes.

Almacén al recibir la nota de pedido firmada reserva y embala la mercadería, actualiza el stock
de las mercaderías en depósito por sistemas, y la mercadería embalada la envía a expedición,
donde queda a la espera para ser entregada. Luego sella y firma la nota de pedido original y la
remite a facturación.

Facturación emite el remito por triplicado. El original y todas las copias del remito se envían a
expedición, mientras que la nota de pedido original se archiva en forma transitoria.

Expedición saca la mercadería embalada de la demora, prepara la hoja de ruta por duplicado y
entrega la mercadería junto a toda la documentación al fletero. El fletero controla la
mercadería y la documentación en presencia del responsable de expedición, si hay diferencias
se ajustan en ese momento, y se vuelve a controlar. Una vez que se ha chequeado todo, el
fletero firma el duplicado del remito y lo devuelve al responsable de expedición para que lo
archive en forma transitoria.

El fletero entrega la mercadería al cliente junto con el remito en original y el triplicado,

dejando en demora la hoja de ruta (original y duplicado) hasta el final de su recorrido. El
cliente controla lo que se le entregó, si todo es correcto firma la conformidad en el remito
original que le devuelve al fletero. El fletero controla si el remito no tiene salvedades, en caso
de no existir ninguna salvedad deja el remito conformado en demora hasta volver a la empresa
para efectuar la rendición de su trabajo. Antes de regresar a la empresa el fletero controla con
su hoja de ruta y remitos si completó la totalidad del recorrido, cuando esté completo coloca
el sello de “Entregado”. Toda la documentación sellada se entrega a expedición.

El responsable de expedición controla junto al fletero la documentación entregada contra el

duplicado del remito que obra en su poder; en caso de no existir coincidencia se le requiere al
fletero que realice los ajustes pertinentes y que vuelva a rendir la información (proceso que no
se releva). Cuando la documentación entregada coincida con los datos del duplicado de
remito, el responsable de expedición coloca el sello de “cumplido/conforme” y firma toda la
documentación, devuelve la hoja de ruta en original y copia sellada y firmada al fletero; el
remito original firmado por el cliente más la copia sellada y firmada por el responsable de
expedición se remite a facturación.

El fletero controla que la hoja de ruta esté firmada en original y copia, si todo es correcto
remite la documentación a cuentas a pagar.

Cuentas a pagar controla que la documentación entregada cumpla con todas las formalidades
establecidas por la legislación y la empresa, si es así archiva el original de la hoja de ruta en
forma transitoria y el duplicado lo conforma firmándolo antes de devolverlo al fletero. El
fletero lo deja en archivo transitorio a la espera de la liquidación de su tarea.

Facturación recibe la documentación remitida por expedición y verifica que esté

correctamente conformada por el cliente, si es así iniciala1 la documentación recibida. Luego
controla que coincida con la nota de pedido que obra en su archivo, si es así emite la factura
por triplicado. El original de la factura junto al remito duplicado (inicialado) se envían a
expedición. Mientras que el duplicado de la factura se archiva en forma transitoria junto a la
nota de pedido original y el remito original (inicialado); en tanto que el triplicado de la factura
se envía a cuentas corrientes.

Expedición controla los datos de la factura que recibe junto al remito, si es correcto el remito
inicialado lo envía a cuentas corrientes, y la factura original la entrega al cliente.

Cuentas corrientes recibe la documentación remitida por facturación y expedición, controla

toda la documentación recibida. Si todo es correcto, controla por sistema que el importe haya
sido debitado preventivamente de la cuenta corriente del cliente. Si no fue debitado
preventivamente en su momento, se carga la imputación por sistema y se vuelve a controlar.
Cuando todo es correcto, imputa definitivamente por sistema el monto del crédito a favor de
la empresa. Una vez realizado esto devuelve el remito a expedición (donde se archiva en forma
definitiva); luego extrae del archivo el legajo del cliente, lo actualiza anexándole el triplicado
de la factura, y lo vuelve a archivar en el mismo lugar del cual había sido extraído.

Al final del día y en forma diaria, como parte de un procedimiento propio de control de la
organización, el sector facturación emite un listado de facturación por duplicado, con él
verifica que las facturas que obran en su archivo estén en el listado y que los datos coincidan,
si no están incluidas las incluye y si los datos no coinciden los ajusta. El responsable de
facturación firma el listado de facturación en original y copia. Extrae del archivo la nota de

1
Inicialar: colocar las iniciales a modo de firma, quien iniciala (coloca sus iniciales) se está haciendo
responsable de la acción llevada a cabo
pedido original y la archiva en forma definitiva junto a al duplicado de la factura. El original del
listado de facturación controlado se remite a contaduría para que proceda a sus tareas de
registración y la copia de dicho listado se archiva en forma transitoria.

SECTORES INTERVINIENTES

 Cliente
 Vendedor
 Administración de Ventas
 Créditos y Cobranzas
 Expedición
 Almacenes
 Facturación
 Cuentas Corrientes
 Cuentas a Pagar
 Fletero
 Contaduría

FORMULARIOS UTILIZADOS

Nota de Pedido NP
Factura F
Remito R
Mercadería M
Hoja de Ruta HR
Listado de Facturación LF