Creación de Órdenes de Compras Estandar

Esta funcionalidad se utiliza para crear órdenes de compra Standard a

partir de la creación automática de Ordenes de Compra. También puede
usarse esta pantalla para crear una Orden de Compras sin una Solicitud
de Compras y/o Cotización.

Para Crear una OC desde la ventana Purchase Orders

1) Ingrese a la ventana Purchase Orders

Navigación: PO>Purchase Orders>Purchase Orders

2) Siga con el paso 3)

Para Crear una OC Estandar desde la ventana Autocreate

Despues de haber generado una Orden de Compra desde la ventana

Autocreate, continúe con los sgtes pasos:

A) Completar Información de Cabecera de OC.

3) Ingrese la Información de cabecera, abajo se describen los principales
campos.
 a) OC: Número de O/C. En este campo aparecerá automáticamente el
número de la Orden de Compras una vez grabe el documento.
b) Tipo: aparece el tipo de OC. Seleccione la opción Orden de Compra
Standard.
c) Creado: Aparece la fecha de creación de la OC por defecto.
d) Proveedor: Proveedor del artículo.
e) Sucursal: Oficina de pago del proveedor.
f) Enviar a: Dirección de recepción.
g) Facturación Dirección donde el proveedor debe presentar la factura.
h) Divisa: Divisa de la Sucursal. Aparece por defecto la misma de la oficina
de pago. Para crear una OC en una moneda diferente a la moneda
funcional ejecute el paso 3
i) Comprador: Aparece su nombre por defecto.
j) Estado: Aparece por defecto Incompleto. Al enviar a aprobación cambia
el estado a En Proceso y cuando se aprueba aparece el estado
Aprobado.
k) Total: Monto total de la Orden de compra. Calculado automáticamente
por el sistema.
l) Descripción: Referencia de la Orden de Compra.

Nota: Si la OC es en moneda funcional continue con la creación de líneas

de OC. Si la OC es en moneda extranjera continue con el paso 4.

B) Si es una OC en Moneda Extrajera, completar información de Divisa.

4) Presione el botón [Divisa], aparecerá la ventana ‘Divisa’. En esta ventana
complete los sgtes campos:
a) Divisa: seleccione la divisa extranjera.
b) Clase Tipo de Cambio: seleccione la clase de tipo de cambio a usar. El
valor por defecto es ‘Corporate’, este es ingresado diariamente en
contabilidad. Si desea ingresar una tasa pactada previamente con el
proveedor seleccione la clase ‘User’.
c) Fecha TC, por defecto aparece la fecha actual.
d) Tipo Cambio: Si seleccionó la clase ‘Corporate’, el tipo de cambio
aparece por defecto. Si selecciono la clase ‘User’, entonces digite el Tipo
de Cambio.

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C) Creación de Líneas de OC.
1) En la parte inferior de la ventana ‘Ordenes Compra’ se ingresan las líneas de
la OC. Abajo se describen los principales campos.
a) Num: En este campo el sistema nos mostrará el número de línea. Los
números son consecutivos.
b) Tipo: En este campo seleccione el tipo de orden a preparar: Bienes,
Servicios.
c) Artículo: Seleccione el número de artículo a solicitar. El número de
articulo debe estar definido en la organización a la cual queremos
solicitar. De no solicitar un artículo de inventario, deje este campo en
blanco.
d) Categoría: Si seleccionó un artículo en el campo anterior, el sistema
traerá la categoría que tenga el artículo. De no ingresar un artículo
seleccione la Categoría y Sub-Categoría.
e) Descripción: Si ingresó un artículo, la descripción aparece
automáticamente y es inmodificable. Si no está solicitando un artículo
que se compra para los almacenes, escriba en este campo lo deseado.
f) UdM: El campo aparece la unidad de medida del artículo. Si no está
solicitando un artículo de almacén, o desea usar otra unidad de medida,
seleccione otra UdM de la lista.
g) Cantidad: En este campo ingrese la cantidad a solicitar de acuerdo a la
unidad ingresada.
h) Precio: Ingrese el precio unitario (sin incluir IGV) del artículo. Si no
conoce el precio dejar el campo en 0.
i) Necesario Para: Ingrese la fecha en la que se necesita el artículo o bien.

D) Para ingresar los Términos de Pago:

1) Presione el botón [Términos]
2) Se despliega la ventana ‘Términos y Condiciones’. Abajo se describen los
principales campos.
3) Seleccione el Término de Pago pactado con el proveedor.
4) Opcionalmente, ingrese el Flete, Transportista y FOB (Shipping Terms)
5) Si desea en los campos Nota Proveedor y Nota Receptor ingrese los
comentarios correspondientes.
6) Grabe los cambios y cierre la ventana.

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E) Para ingresar Información de Envío (Destino):
1) Presione el botón [Envíos]
2) Se despliega la ventana Envíos.
3) En el campo Org seleccione la Organización a la que pertenece el artículo.
4) En el campo Envío ingrese la dirección de destino del artículo comprado.
5) Ingrese la Cantidad a enviar.
6) LA UDM, Fecha Pactada y la Fecha de necesidad aparecen por defecto.

F) Para ingresar Controles de Recepción:

1) Presione el botón [Controles Recepción]
2) Se despliega la ventana Controles de Recepción. Aqui puede modificar los
controles que desea tener durante la recepción en cuanto a fecha de recpción
o la cantidad recibida
3) Finalice presionando [Aceptar].

G) Para ingresar Distribuciones:

1) Presione el botón [Distribución],
2) Se despliega la ventana Distribuciones, donde se visualiza la cantidad, y la
cuenta de cargo que puede ser editada.
3) Si desea asignar esta línea a varios solicitantes o cargar a más de una cuenta,
entonces desagregue esta línea en la cantidad de asignaciones requeridas.
4) Grabe su trabajo y luego envie a aprobar el documento (Ver: Envío de
Aprobación de Documentos de Compras).

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Creación de Órdenes de Compras Abiertas

Una orden de compra abierta se utiliza cuando se conoce el precio del

bien o servicio que se desea comprar en un período determinado a un
proveedor específico, pero no se conoce la cantidad, ni el destino del
bien.

Para Crear una OC desde la ventana Purchase Orders

1) Ingrese a la ventan Purchase Orders

Navigación: PO>Purchase Orders>Purchase Orders

2) Siga con el paso 3)

Para Crear una OC Abierta desde la ventana Autocreate

Despues de haber generado una Orden de Compra desde la ventana

Autocreate, continúe con los sgtes pasos:

Creación de Órdenes de Compras Abiertas.

La creación de una OC Abierta es similar a la creación de una OC

Estandar, con las siguientes diferencias:

3) A nivel de encabezado seleccionar el tipo ‘Acuerdo de Compra Abierta’ e

ingrese el importe pactado con el proveedor, que es el monto máximo a
gastar en esta orden de compra.
4) Para ingresar líneas, siga los mismos pasos de ingreso de lineas para una
OC estandar. Nótese que el campo ‘Cantidad’ no esta habilitada, y no es
necesario ingresar fecha pactada o de necesidad. Adicionalmente, complete
en la región acuerdos los sgtes campos:
a) Despacho Mínimo, monto mínimo por despacho.
b) Cantidad Acordada, cantidad acordada por despacho.
c) Importe Acordado, despacho mínimo por cantidad acordada.
d) Fecha Vencimiento, fecha de vencimiento del despacho.
e) Los campos ‘Cantidad Despachada’ e ‘Importe Despachado’ se llenan
automáticamente al generar los despachos.
5) Para Ingresar Cortes de Precio
a) Presione el botón [Cortes Precio].

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 b) Se despliega la ventana ‘Cortes Precio’.
c) Ingrese la Organización, Cantidad y Precio Acordado con el proveedor
por cantidad de pedido. Ingrese los precios de corte o los porcentajes de
descuento, ya que el cálculo es automático.
d) Grabe su trabajo y luego envie a aprobar el documento (Ver: Envío de
Aprobación de Documentos de Compras).
6) De ser necesario, adicione información adjunta, para ello use la
funcionalidad ‘Añadir Anexos’ (Ver: ‘Añadir Anexos a una OC’).

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Ingreso de Despachos

Esta transacción permite ingresar, editar y aprobar los despachos contra

las órdenes de compra planificadas y abiertas.

1) Ingrese a la ventana Despachos.

Navegación: PO>Purchase Orders>Releases

2) Se despliega la ventana Despachos.

3) Se despliega la ventana Despachos. Ingrese la información de Cabeceras de
Despacho:
a) Busque la OC planificada o abierta que utilizará para realizar el
despacho. Sólo pueden consultarse OC aprobadas.
b) Seleccione una orden de compra y el sistema despliega el Proveedor, la
Sucursal y la Divisa para dicha orden. Compras también despliega el
Estado del despacho y su importe Total.
c) Compras despliega el siguiente número de Despacho disponible.
d) La Fecha de creación aparece por defecto.
e) En el campo Comprador aparece su nombre por defecto.
f) Si se requiere la aceptación, ingresar la fecha de Vencimiento en que se
requiere que el proveedor devuelva una aceptación para la OC.
4) Ingrese la información de línea de envío de despacho en la región ‘Envíos’.

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 a) Selecione el número de Línea Origen
b) Seleccione el envío correspondiente.
c) Todos los demás campos se llenan por defecto.
5) Opcionalmente, navegue a las otras regiones.
6) Para ingresar información de distribución de despacho, presione el botón
[Distribuciones].
7) Se despliega la ventana Distribuciones, donde se visualiza la cantidad, y la
cuenta de cargo que puede ser editada.
8) Si desea asignar esta línea a varios solicitantes o cargar a más de una cuenta,
entonces desagregue esta línea en la cantidad de asignaciones requeridas.
9) Grabe su trabajo y luego envie a aprobar el documento (Ver: Envío de
Aprobación de Documentos de Compras).

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Añadir un Anexo a la Orden de Compras

Al crear una Requisición de Compra u Orden de Compra puede utilizar

la función Anexo para añadir mas información en la Orden de Compras.

Detenga el cursor en la parte del documento que desee que aparezca la

nota.

1) Presione el icono de la barra de herramientas, que aparece en la parte

superior de la pantalla.
2) Se visualiza la pantalla ‘Anexos’. En esta pantalla complete los sgtes
campos:
a) Categoría: Seleccione uno de los siguientes valores:
i) Interno para Orden de Compras
ii) Para Comprador
iii) Para Payables
iv) Para Proveedor
v) Para Receptor
vi) Para Responsable para Aprobación
vii) Varios
b) Descripción: Ingrese una descripción característica de la nota.
c) Tipo Datos: Seleccione entre las opciones Texto Corto o Texto Largo
dependiendo de cual sea el caso
d) Ingrese la nota.

Grabe la transacción y cierre la pantalla

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CAPITULO

4 Aprobación y Cancelación
Este capitulo presenta todo lo relacionado a la Aprobación y Cancelación
de Solicitudes y Ordenes de Compras, como estos deben ser registrados y
los campos requeridos para que estos se registren efectivamente.

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Envío de Aprobación de Documentos de Compras

Una vez creada la Solicitud u Orden de Compra, debe procederse a

aprobar el documento.

1) Desde la ventana ‘Solicitudes Internas’ u ‘Ordenes de Compra’ presione el

botón [Aprobar], se despliega la ventana ‘Aprobar Documento’
2) La opción ‘Eject para Aprob’, está marcado por defecto. Si presiona
[Aceptar], el sistema seguidamente enviará el documento a la persona
correspondiente dentro de la Jerarquía de Aprobación.
3) Si desea Reenviar el documento a una persona adicional, entonces marque
la opción ‘Reenviar’ y complete los siguientes campos:
a) Reenviar Desde: Aparece en nombre de la persona que envía el
documento para aprobación.
b) Camino Acceso Aprobación: En ese campo aparecerá el nombre de la
Jerarquía que está asignada al documento. Se ha definido una jerarquía
por país.
c) Reenvío: En este campo aparecerá, por defecto, el nombre de la persona
que esta “posicionalmente” por encima en la jerarquía. Este campo nos
permite cambiar el nombre de la persona.
4) Presione [Aceptar] para ejecutar el proceso de Aprobación.

Nota: cuando se envia el documento a aprobar el estado cambia a ‘En

Proceso’. Si la persona que envia a aprobar el documento posee el nivel
de aprobación para aceptar el monto del documento, el estado de la
solicitud cambia a ‘Aprobado’.

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Revisión y Aprobación de Notificaciones

Utilice esta pagina Web, para revisar el historial de las notificaciones,

aprobarlas, rechazarlas, reasignarlas o reenviarlas. Despues de abrir las
notificación, puede aprobarlo, rechazarlo o reenviarlo a otra persona para
su aprobación.

1) Ingrese a la ventana ‘Resumen de Notificaciones’.

Navegación: PO>Notifications Summary

2) Esta pantalla nos muestra la lista de todas las notificaciones.
3) Si no desea visualizar una notificación, marque el casillero respectivo debajo
del titulo ‘Seleccionar’ y presione el botón [Cerrar] que se encuentra al final
de la página
4) Si desea filtrar las notificaciones mostradas, entonces presione la linterna
que se encuentra en la parte superior de la página, apareciendo la página
‘Encontrar Notificaciones’. Aqui complete los criterios de búqueda y
presione [Encontrar]
5) Si desea revisar la notificación, seleccione una de ellas con el mouse,
desplegándose otra pantalla Web ‘Detalles de Notificación’.
6) Si desea aprobar, reasignar, reenviar o rechazar la notificación, seleccione la
opción deseada al final de la página y ejecutelo.

Nota: Si el documento pasó la aprobación, el sistema presenta el mensaje

“Acción completó exitosamente”. De lo contrario, le indicará la razón
para el rechazo. En caso de que el sistema le indique que el usuario no
tiene la autoridad para aprobar el documento, entonces reenvielo.

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Cancelación de Documentos de Compras

Esta funcionalidad permite cancelar un Documento de Compra

(Solicitudes u Ordenes de Compras) o determinadas líneas del mismo.

Para Cancelara un Documento de Compras

1) Ingrese a la pantalla ‘Resumen de Solicitud Interna’ o ‘Cabeceras Orden
Compra’.

Navegación: PO>Requisitions> Requisitions Summary

Navegación: PO>Purchase Orders> Purchase Orders Summary

2) Se despliega la ventana ‘Encontrar Solicitudes Internas’ o ’Encontrar
Ordenes de Compra’. Ingrese uno o más criterios de búsqueday presione el
botón [Encontrar].
3) Se despliega todos los documentos de compras que cumplen con los
criterios de búsqueda, seleccione el documento que desea cancelar.

Nota.- No se pueden cancelar documentos de compras en estado

’Incompleto’.

4) Seleccione de la barra de menú la opción Herramientas/Controlar. Se

despliega la ventana Documento Control.
5) Seleccione la opción ‘Cancelar Solicitud Interna’ o ’Cancelar OC’. Se
despliega la ventana Precaución, donde se indica que la cancelación del
documento es definitiva.
6) Si desea cancelar sólo líneas del documento de compras entonces desde la
ventana principal seleccione el botón [Líneas]. Se desplegará la ventana
‘Resumen de Líneas Solicitud Interna’.
7) Realice los pasos 5) y 6) para cancelar una línea del documento de compras

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 IMPRIMIR UNA ORDEN DE SERVICIO

1. Informes al hacer Click sobre esta opción se muestran las opciones de ejecutar y Juego.

2. Click sobre la opción ejecutar

Esto nos muestra una ventana con el valor solicitud única marcada por defecto, Hacer click sobre el
Botón Aceptar.

3. El sistema nos mostrara la ventana de ejecutar solicitud, que consta de tres partes: Ejecutar esta
solicitud, En este momento y En finalización.
En la parte EJECUTAR ESTA SOLICITUD, hacer click sobre los tres puntos del campo Nombre,
para buscar el nombre del reporte a ejecutar.
Para filtrar el reporte deseado podemos digitar:
%Orden%gym% y hacer click sobre el botón encontrar, después seleccionar el reporte
IMPRESIÓN ORDEN DE ORDEN DE SERVICIO GYM, aparecerá la ventana de parámetros
donde nos solicitará los datos de:
 Nº O/C desde
 Nº O/C hasta
Si queremos imprimir una sola orden de compra debemos dar los datos del la OC.
Por ejemplo si queremos imprimir la OC 608 debemos digitar lo que aparece en negritas
Nº O/C desde: %608
Nº O/C hasta : %608
Hacer Click sobre el botón aceptar.
Esto nos devolverá a la ventana de ejecutar solicitud.

4. Hacer click sobre el Botón ejecutar (en la ventana ejecutar solicitud), el sistema mostrara una
ventana con el numero de solicitud ejecutada, proponiendo la ejecución de una nueva solicitud, hacer
cick sobre numero (es sinónimo de NO, en Oracle).

5. Seleccionar la opción ver del menú principal, opción solicitudes, esto nos mostrara la ventana de
titulo Mostrar solicitudes, hacer click sobre el botón encontrar.

6. Ubicarse sobre la línea, que muestra el numero de nuestra solicitud, para poder visualizar el reporte
los valores de los campos fase y estado deben estar en Finalizado y Normal respectivamente, en
caso contrario hacer click sobre refrescar datos, hasta que cambien estos valores a finalizado y
normal.

7. Hacer click sobre el botón VISUALIZAR OUTPUT.

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