Manual de Usuario del Dpto.

de Ventas
Ingreso al Sistema Profit Plus Administrativo
1. Usuario: Ventas
2. Clave: XXXXX

3. Aceptar
 4. Aceptar

5. Aceptar

Seleccionar el tipo de Módulo a utilizar: sea Inventario o Ventas y Cuentas por

Cobrar
 Para Realizar Notas de Entrega
1. Seleccionar Módulo Ventas y Cuentas por Cobrar
2. Seleccionar Procesos
3. Seleccionar Notas de Entrega
4. Seleccionar el recuadro en blanco (Nuevo) para crear un nuevo documento.

5. Escribir el nombre del Cliente al cual se le va a realizar la Nota Entrega.

6. Se comienza a rellenar los ítems con los Productos seleccionados del pedido
requerido por el cliente.
7. Se coloca la cantidad del producto solicitado.
8. Verificar que el precio de los productos coincida con la lista de precio
establecida para dicho Cliente.
9. Una vez terminado de cargar todos los ítems solicitados se procede a
rellenar la información necesaria ubicada en la Pestaña Adicionales.
10. En esta sección se debe rellenar los datos del Chofer, Vehículo y Placa.

11. En el recuadro Comentario se coloca alguna nota importante que se desea

agregar como observación.
12. Una vez terminado de rellenar todos los campos requeridos se procede a
dar clic en Guardar.
 13. Una vez realizado clic en Guardar, aparecerá un mensaje por tener un
artículo exento. Se procede aceptar

14. Luego se acepta en el recuadro que pide el Prefijo del Documento.

15. Para culminar aparece un recuadro donde pide seleccionar si la Nota de

Entrega será Externa (SI) o Interna (NO)

(Las Notas de Entrega Externas son las que originan una Cuenta Por
Cobrar al Cliente y Las Notas de Entrega Interna son las que se utilizan
para movilizar productos o bienes de la Empresa como por ejemplo
placas, paletas, aceite o soluble, entre otros. En ambos casos de
seleccionar una pieza de producto terminado como (Tambor o Disco)
afectará el Inventario.

16. Se selecciona el icono de la impresora para Imprimir las 3 hojas del

documento (Original color blanco propiedad del Cliente, Copia amarilla clara
propiedad del departamento administrativo, Copia Amarilla oscura
propiedad del departamento de almacén ambas copias con firma del cliente
de recibido conforme la mercancía detallada en el documento.
 Para Realizar Notas de Entrega Importando Otro Documento
1. Seleccionar Módulo Ventas y Cuentas por Cobrar
2. Seleccionar Procesos
3. Seleccionar Notas de Entrega
4. Seleccionar el recuadro en blanco (Nuevo) para crear un nuevo documento.
5. Escribir el nombre del Cliente al cual se le va a realizar la Nota Entrega.
6. Se hace clic en el botón de Importar para buscar el documento origen

7. Se selecciona el modulo de donde se va a importar el documento y se da

clic en Aceptar
8. Una vez seleccionado de donde se importara el documento bien sea de
cotizaciones o pedidos se procede a seleccionar los ítem los cuales estarán
en el documento.
9. Ya seleccionados los ítems a facturar en la columna de Imp se coloca la
cantidad de piezas a importar.
10. Posteriormente ya tildado y verificado las cantidades a importar se da clic
en Aceptar para que hale los productos al modulo en donde se realizara el
documento definitivo.
11. Cuando aparezca el mensaje de si se desea mantener los precios en la
moneda base, se hace clic en Sí.

12. Verificar que en la columna de IVA aparezca el número 6 que significa que
el producto está exento de impuesto.
13. Una vez terminado de revisar el procedimiento se procede a rellenar la
información necesaria ubicada en la Pestaña Adicionales.
14. En esta sección se debe rellenar los datos del Chofer, Vehículo y Placa.
15. En el recuadro Comentario se coloca alguna nota importante que se desea
agregar como observación.
16. Una vez terminado de rellenar todos los campos requeridos se procede a
dar clic en Guardar.
17. Una vez realizado clic en Guardar, aparecerá un mensaje por tener un
artículo exento. Se procede aceptar.
18. Luego se acepta en el recuadro que pide el Prefijo del Documento.
19. Para culminar aparece un recuadro donde pide seleccionar si la Nota de
Entrega será Externa (SI) o Interna (NO). Se hace clic en Sí.
20. Se selecciona el icono de la impresora para Imprimir las 3 hojas del
documento (Original color blanco propiedad del Cliente, Copia amarilla clara
propiedad del departamento administrativo, Copia Amarilla oscura
propiedad del departamento de almacén ambas copias con firma del cliente
de recibido conforme la mercancía detallada en el documento.
 Desglose de Nota de Entrega (Impresión de Reverso)
1. Seleccionar Módulo Ventas y Cuentas por Cobrar.
2. Seleccionar Reportes Notas de Entrega.
3. Hacer clic en flecha desplegable de Reporte y seleccionar 2. Notas de
Entrega con sus Renglones FMC.
4. Buscar el Cliente del cual es la nota de entrega.
5. Se puede filtrar el desglose de dos maneras: por Número de documento
o por Fecha de la misma.
6. En el filtro de Moneda seleccionar Bolívares si es para informar al
Transporte de Terceros o en Dólares para informar al Cliente y Gerencia.
7. Seleccionar Imprimir y colocar la hoja al revés en la impresora para
dejar constancia del reverso y entregar el soporte a la Gerencia para su
control.
 Para Realizar Cobros
1. Seleccionar Módulo Ventas y Cuentas por Cobrar
2. Seleccionar Procesos
3. Seleccionar Cobros
4. Seleccionar el recuadro en blanco (Nuevo) para crear un nuevo documento.
5. Escribir el nombre del Cliente al cual se le va a realizar el cobro.
6. Colocar la Fecha en la que se realizó el respectivo cobro.
7. Se rellena el recuadro de Descripción donde se indica el detalle de la
operación a realizar, bien sea el registro del comprobante o abono o pago a
algún documento colocando el número del mismo y el nombre de dicho
cliente.
8. Hacer clic en Documentos a Cancelar para visualizar todos los documentos
pendientes que tiene el cliente.
9. Se selecciona el documento al cual se le aplicará algún abono o registro de
comprobante de retención.
10. En la sección de Monto Abonado se debe colocar el monto total a registrar
en la operación. (Ejemplo: el monto total del IVA cuando se registre el pago
del 25% con su respectivo comprobante)

11. En la sección retención hacer clic Editar.

12. Hacer clic en el recuadro Nro. Comprobante para registrar el número y la
fecha del comprobante de retención IVA, una vez rellena dicha información
se procede aceptar dos veces para guardar la información.

13. En el recuadro % de Retención se coloca el valor 75 para que el sistema

calcule el monto del IVA retenido por el cliente, una vez verificado que el
monto coincida con el del comprobante se da clic en el cuadro de aceptar
para regresar a la ventana principal de Cobros a Clientes.
14. En la sección Forma de Pago se debe colocar que tipo de operación se
realizó: si el pago fue en efectivo o depósito; de ser efectivo se debe
seleccionar Caja Principal cuando sea el registro de comprobante de
retención y Caja en otra Moneda cuando sea el cierre del documento.
Cuando el pago sea depósito se debe colocar el número de referencia de la
transferencia con su respectiva fecha y el banco en donde se realizo dicho
abono; así como también verificar que el monto del documento coincida con
el pago realizado.
15. Posteriormente una vez verificado se procede a guardar la operación y se
imprime dos copias. Una copia va con el soporte de pago para la Carpeta de
dicho Banco y la otra copia va anexada a la factura firmada con la copia del
soporte de pago y comprobante de retención, juego de documentos que ira
archivado en la Carpeta Cobranzas de su respectivo mes.