Caja Moneda Nacional

Contenido:

• Concepto
• Composición del efectivo
• Objetivos
• Características
• Naturaleza de la cuenta
• Movimiento de la cuenta
• Saldo que debe presentar
• Exposición en estados financieros
• Importancia del control del efectivo

Concepto

Se denomina Caja o Caja mayor o Caja general por que existe movimiento y control de
dinero en efectivo libre de restricciones destinados para realizar operaciones en forma
inmediata por una empresa.

Composición del efectivo

El efectivo que contabilizamos normalmente está integrado por lo siguiente:

• Billetes
• Monedas
• Cheques
• Boletas de depósito bancario
• Recibos o vales de caja

Objetivos

Los objetivos principales que originan el manejo de efectivo son:

• Recepcionar, controlar y utilizar el efectivo de las ventas realizadas y/o de otras

operaciones.
• Contar con recursos de inmediata disponibilidad para la realización de
operaciones.
• Cubrir pagos inmediatos de obligaciones en ausencia de cuentas bancarias.

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Características

• Las características principales que identifican contablemente a la cuenta Caja

son: Representa efectivo de libre e inmediata disponibilidad para cubrir
operaciones propias de una empresa.
• Por un adecuado sistema de control interno, Caja normalmente es
recepcionadora de fondos y no pagadora.

Naturaleza de la cuenta

La naturaleza de la cuenta Caja incluye:

• Título
• Concepto
• Movimiento de las cuentas
• Saldo que deben presentar
• Exposición en estados financieros

Titulo

Caja, Caja mayor o Caja general.

Concepto

Esta cuenta contabiliza en términos de unidades monetarias el movimiento de dinero en

efectivo de una empresa destinado a su utilización en operaciones propias de ésta.

Movimiento de la cuenta

Esta cuenta se carga por el monto del efectivo recibido (incluyendo cheques) e incremento
de caja y se abona por el monto de pagos realizados, depósitos en cuenta corriente y/o a fin
del ejercicio para fines de cierre de registros.

Saldo que debe presentar

Esta cuenta desde el punto de vista técnico debe presentar saldo deudor (Debe).

Exposición en estados financieros

Esta cuenta debe exponerse en balance general, grupo denominado activo, sub-grupo
disponibilidades.

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Movimiento en Esquema de T.

Débitos CAJA MONEDA NACIONAL Créditos

AUMETOS (+) DISMINUCIONES (-)

- Por todo ingreso de - Por toda salida del

efectivo o cheques efectivo o cheque por
recibidos en pago y/o depósitos en Bancos.
endosados.
- Pago por compra de
- Incremento de Caja. bienes y servicios.
- Por cierre de gestión

SALDO DEUDOR

Importancia del control del efectivo

La importancia de controlar el efectivo, radica en implantar un adecuado sistema de control

interno orientado a proteger estos activos, proporcionar una registración fiable, buscar y
estimular la eficiencia operacional.

Sin embargo, con la práctica, el movimiento de la cuenta Caja quedó minimizado, por
obtener mejor control a través de utilizar cuentas bancarias. Es decir, dicha cuenta
normalmente debe utilizarse como receptora (cargos) de fondos y abonar por la cuantía de
depósitos en cuenta corriente, razón por la cual, cumpliendo un adecuado sistema de
control interno, los pagos deben efectuarse mediante el giro de cheques.

Registro auxiliar de caja

Contenido:

• Diseño y conformación
• Tratamiento contable

Se denomina registro auxiliar de caja, al instrumento que posee una empresa, destinado
solo y únicamente a incluir operaciones relacionadas al ingreso (entrada) y egreso (salida)
de efectivos emergentes de las transacciones suscitadas en ésta, destinado a proporcionar
información referida al movimiento y saldo del efectivo de libre e inmediata disponibilidad.

Diseño y conformación

En cuanto al diseño y conformación del registro auxiliar de caja diremos, que este no
cuenta con norma estandarizada de uso mundial, respondiendo a requerimientos y
necesidades de una empresa.

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Diseño

El diseño del registro auxiliar de caja que estudiaremos incluye cinco columnas verticales
que a continuación exponemos.

Conformación

La conformación del registro auxiliar de caja que utilizaremos esta en función al diseño de
este e incluye lo siguiente:

Columna Nº 1. Titula fecha, tiene por finalidad solo y únicamente registrar el día, mes y
año de la transacción.

Columna Nº 2. Titula recibo, tiene por finalidad solo y únicamente registrar el número
correlativo de recibos que emite caja para avalar las operaciones que realiza.

Columna Nº 3. Titula detalle, tiene por finalidad solo y únicamente registrar la naturaleza
de la transacción suscitada incluyendo información referente a la clase de documento y
número (factura, cheque, letra de cambio, etc.), nombre y/o razón social del cliente o
acreedor, etc.

Columna Nº 4. Titula ingresos, tiene por finalidad registrar solo y únicamente valores del
efectivo que recibe una empresa por diversos conceptos.

Columna Nº 5. Titula egresos, tiene por finalidad registrar solo y únicamente valores del
efectivo que salen de una empresa por diversos conceptos.

Resumiendo lo anteriormente expuesto, el diseño y conformación del registro auxiliar de

caja es el siguiente:

EMPRESA INDUSTRIAL ROSITA

REGISTRO AUXILIAR DE CAJA MONEDA NACIONAL
Nº 1
FECHA RECIBO DETALLE INGRESO EGRESO

1 2 3 4 5

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Tratamiento contable

Para demostrar la utilización práctica del registro auxiliar de caja, vamos a plantear el
siguiente supuesto:

En fecha 31 de diciembre de 2019, Almacenes “Rosita” realizó las siguientes operaciones

que involucraron movimiento de fondos.

• Venta de mercaderías al contado según Factura Nº 401 por Bs. 4.340.-

• José Pino paga su L/C Nº 111 girando el cheque Nº 555 del Banco Bisa S.A. por
Bs. 5.100.-
• Con autorización correspondiente se otorga anticipo de sueldo a Bella Flores por
Bs. 2.840.-
• Venta de mercaderías según Factura Nº 402 mediante cheque Nº 666 del Banco
Nacional por Bs. 7.130.-
• Venta de mercaderías al contado según Factura Nº 403 por Bs. 2.960.-
• Casa Luna paga su 2da. L/C Nº 135 girando el cheque Nº 777 del Banco Sol
S.A. por Bs. 6.050.-
• Cena al personal efectuada en Hotel Plaza según Fac. Nº 987 por Bs. 3 .200.-
• Depósito en cuenta corriente del Banco Bisa S.A. por Bs. 5.630.-
• Venta de mercaderías al contado según Factura Nº 404 por US$ 950 al tipo de
cambio de Bs. 4.90 por unidad de Dólar Estadounidense, equivalentes a Bs.
4.655.-

Debemos hacer notar que, todas estas operaciones podían libremente incorporarse cada una
en comprobantes de diario, pero en éste caso, es recomendable utilizar el registro auxiliar
de caja y al terminar la jornada del día efectuar el cierre, arqueo y preparación de registros
contables.

A continuación, exponemos el registro en cuestión, exponiendo información del supuesto

planteado.

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 EMPRESA INDUSTRIAL ROSITA
REGISTRO AUXILIAR DE CAJA MONEDA NACIONAL
Nº 1
FECHA RECIBO DETALLE INGRESO EGRESO
31/12/2019 Nº 551 Venta al contado según Fac. Nº 401 4,340.00
Jose Pino, paga su L/C Nº 111 con cheque
31/12/2019 Nº 552
Nº 55 del Banco Bisa S.A. 5,100.00
31/12/2019 Nº 553 Anticipo de sueldo a Bella Flores 2,840.00
Venta s/Fac. Nº 402 mediante cheque Nº
31/12/2019 Nº 554 666 del Banco Union S.A. 7,130.00
31/12/2019 Nº 555 Venta al contado según Fac. Nº 403 2,960.00
Casa Luna, paga su 2da L/C Nº 135 con
31/12/2019 Nº 556 cheque Nº 777 del Banco Sol S.A. 6,050.00
Cena al personal, Hotel Plaza, según
31/12/2019 Nº 557 factura Nº 987 3,200.00
Deposito en cuenta corriente del Banco
31/12/2019 Nº 558 Bisa S.A. 5,630.00
Venta al contado según Fac.Nº 404 US$ 950.-
01/01/2020 Nº 559 T/C Bs. 4,90 4,655.00
SUMAS 30,235.00 11,670.00
SALDO A LA FECHA 18,565.00
SUMAS IGUALES 30,235.00 30,235.00

Una vez cerrado el registro debe procederse a preparar los comprobantes de diario que
correspondan, pero antes se deberá efectuar el arqueo de fondos, que demostraremos en
acápites siguientes.

Arqueo de fondos
Contenido:

• Documentación existente en caja

• Corte de documentación
• Selección de documentación
• Revisión de la documentación existente
• Recuento del efectivo
• Selección de billetes y monedas

Se denomina arqueo de fondos de Caja al procedimiento contable realizado diariamente,

para evidenciar el adecuado control y utilización de dinero.

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Un arqueo de fondos normalmente se divide en dos partes:

• Documentación existente en caja

• Recuento del efectivo

Documentación existente en caja

Para revisar la documentación existente en Caja, se debe utilizar el siguiente

procedimiento:

• Corte de documentación
• Selección de documentación
• Revisión de la documentación existente

Corte de documentación

El corte de documentación consiste en determinar, que la documentación existente en Caja

corresponda al día de realización del arqueo, tomando en cuenta el último número da
recibo, vale o cualquier otro documento que utilice la empresa para avalar sus operaciones.

Este corte tiene por finalidad utilizar como pruebas de descargo del encargado (facturas,
cheques, boletas de depósito bancario y/o recibos) emitidas en la fecha del arqueo, para de
esa manera no incorporar documentación correspondiente a otras fechas.

Selección de documentación

La selección de documentación consiste en agrupar estas pruebas (documentos) de

descargo de acuerdo con su naturaleza y en orden cronológico.

Es decir, separar y agrupar facturas, cheques, boletas de depósito bancario, letras de

cambio, recibos, vales y/o cualquier otra documentación habilitada oficialmente para
sustentar la utilización de fondos.

Revisión de la documentación existente

La revisión de la documentación existente en Caja, consiste en verificar en cada documento

encontrado lo siguiente:

• Que sea documentación habilitada oficialmente para tal efecto, cuando

corresponda original y primera copia.
• Que la fecha de emisión este en función al corte efectuado.
• Que estén a la orden de la razón social de la empresa, caso contrario no podrán
ser consideradas de ésta.
• Concepto del desembolso
• Importe numeral y literal
• Sello de cancelado

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Recuento del efectivo

Para realizar el recuento del efectivo (moneda nacional y/o extranjera) existente en Caja
debe utilizarse el siguiente procedimiento:

• Selección de billetes y monedas

• Selección de billetes
• Selección de monedas

Selección de billetes y monedas

La selección de billetes y monedas (nacionales y/o extranjeras) consiste en separar el papel

moneda de las monedas propiamente dichas.

Selección de billetes

La selección de billetes consiste en separar y agrupar el papel moneda en función al corte

de cada uno de estos y exponerlos en el arqueo en orden descendente después del recuento
físico.

Selección de monedas

La selección de monedas consiste en separar y agrupar estas, en función del corte de cada
una de estas y exponerlas en el a

Metodología del arqueo

Para realizar un arqueo de Caja, una vez practicado el corte de documentación y recuento
del efectivo existente, se debe realizar lo siguiente:

1. Habilitar un papel de trabajo

2. En la parte superior y central registrar el encabezamiento que está integrado por:
razón social de la empresa, título del procedimiento contable (Arqueo de Caja),
fecha y moneda de cuenta.
3. Debajo del encabezamiento y al lado izquierdo registrar lo siguiente: nombre y
cargo del encargado, saldo anterior, monto asignado (numeral y literal), último
arqueo, hora de inicio, hora de finalización, nombre y cargo de la persona que
realiza el arqueo y nombre y cargo de la persona que presenció el arqueo.
4. Detallar billetes y monedas ordenados por corte.
5. Efectuar la suma total de billetes y monedas.
6. Detallar fecha, emisor del documento, concepto e importe de los cheques existentes.
7. Efectuar la suma de billetes y monedas con cheques.

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 8. Efectuar detalle de recibos, vales, facturas, boletas de depósito que avalen salida de
fondos.
9. Restar a la sumatoria del efectivo y cheques la documentación existente en caja. Tal
resultado debe ser igual al saldo del registro auxiliar de Caja.
10. En la parte inferior redactar la declaratoria haciendo énfasis que la documentación y
el efectivo recontado fueron devueltos conforme al encargado.

Para efectuar la correspondiente demostración utilizaremos el supuesto del acápite anterior

y prepararemos el siguiente arqueo de fondos.

EMPRESA INDUSTRIAL ROSITA

ARQUEO DE CAJA MONEDA NACIONAL
Practicado al 31 de diciembre de 2019
(Expresado en Bolivianos)

Encargada: Lil y Troncoso de Es pinoza

Monto asignado: Bs . 0.- (Cero 00/100 bolivianos ) Ultimo Arqueo: 30/12/2019
Hora de Inicio: 10:30 a.m. Hora de finalizacion: 11:30 a.m.
Realizado por. Pedro Bl anco Pericon - Auditor Presencio: Luis Claros - Contador

FONDO FIJO RECIBIDO:

COMPOSICION DEL FONDO:
EFECTIVO Y CHEQUES:
BILLETES MONEDA NACIONAL:
Cantidad Billetes Importe
45 100 Bs. 4,500.00
47 50 Bs. 2,350.00
45 10 Bs. 450.00 7,300.00
BILLETES MONEDA EXTRANJERA:
Cantidad Monedas Importe
7 100 US$ 3,430.00 (US$ 700)
5 50 US$ 1,225.00 (US$ 250) 4,655.00 11,955.00
CHEQUES:
Fecha Numero Banco Girado Detalle
31/12/2019 555 Bisa S.A. Jose Pino paga su L/C 5,100.00
31/12/2019 666 Union S.A. Venta s/fac.# 402 7,130.00
31/12/2019 777 Sol S.A. Casa Luna Paga su 2da L/C 6,050.00
18,280.00
TOTAL EFECTIVO RECONTADO MAS CHEQUES 30,235.00
DOCUMENTACION DE DESCARGO:
FACTURAS:
fecha Numero Emisor Detalle
31/12/2019 1010 Hotel Plaza Cena al personal. 3,200.00
RECIBOS:
fecha Numero Detalle
31/12/2019 553 Anticipo de sueldos. 2,840.00
31/12/2019 558 Banco Bisa S.A. Deposito en cuenta corriente. 5,630.00
VALES: 8,470.00
fecha Numero Detalle

TOTAL DOCUMENTACION DE DESCARGO: 11,670.00

TOTAL SEGÚN ARQUEO 41,905.00
SALDO SEGÚN LIBRO DE CAJA O LIBRO MAYOR 0.00
SOBRANTE EN CAJA SEGÚN ARQUEO 41,905.00

Nota.- Los fondos fueron recontados en mi presencia y me fueron devueltos conforme al igual que la documentacion
existente en Caja Moneda Nacional.

Lily Troncoso de Espinoza Pedro Blanco Pericon

Responsable Auditor

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Concluido el arqueo de Caja, observamos lo siguiente:

El saldo iguala con el registro auxiliar de caja, pero no con el mayor general, pues éste
presenta saldo deudor de $ 0.00 (cero) al 30 de diciembre de 1997, puesto que los
fondos del día anterior fueron depositados en cuenta corriente.

La recepción de fondos en caja asciende a $ 30.235.00 conformado por $ 11.150.00

emergentes del cobro de dos letras de cambio (José Pino $ 5.100.00 y Casa Luna $
6.050.00) y $ 19.085.00 por ventas al contado según facturas Nos 401, 402, 403 y 404.

El rubro titulado documentación existente en caja, no representa efectivo de libre

disponibilidad, más por el contrario son fondos utilizados por la empresa.

La moneda extranjera (US$ 950.00) está valuada al tipo de cambio de $ 4.90 por unidad
de Dólar Estadounidense, siendo el cambio vigente a la fecha de $ 4.94

En conclusión, diremos, que la información expuesta en registro auxiliar de Caja, es

corroborada por arqueo, siendo el saldo de dicha cuenta $ 18.603.00.

Los registros a practicarse son:

Quillacollo, 31 de diciembre de 2019

CÓDIGO ---------- AD - 1 ---------- PARCIAL DEBE HABER
1111 Caja Moneda Nacional 25,580.00
- Bolivianos
1112 Caja Moneda Extranjera 4,655.00
- Dolares Americanos
1132 Documentos por Cobrar 11,150.00
- Jose Pino ·$us 5.100.- 5,100.00
- Casa Luna $us 6.050.- 6,050.00
4111 Ventas 16,603.95
21115 Debito Fiscal IVA 2,481.05
Para registrar el ingreso de efectivo
correspondiente a la fecha, según registro auxiliar
de caja y documentacion adjunta. Total 30,235.00 30,235.00

Quillacollo, 31 de diciembre de 2019

CÓDIGO ---------- AD - 2 ---------- PARCIAL DEBE HABER
52212 Impuesto a la Transacciones 572.55
21113 Impuesto a las Transacciones por Pagar 572.55
Para registrar el impuesto por la ventas según
facturas: 401, 402, 403, y 404 Total 572.55 572.55

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Quillacollo, 31 de diciembre de 2019
CÓDIGO ---------- AD - 3 ---------- PARCIAL DEBE HABER
52132 Gastos Generales 2,784.00
- Hotal plaza, cena al personal
1133 Credito Fiscal IVA 416.00
1136 Anticipos al Personal 2,840.00
- Bella Flores
1114 Banco Moneda Nacional 5,630.00
- Banco Bisa S.A.
1111 Caja Moneda Nacional 11,670.00
Para registrar los gasto y depositos realizados
durante el dia. Total 11,670.00 11,670.00

Quillacollo, 31 de diciembre de 2019

CÓDIGO ---------- AD - 4 ---------- PARCIAL DEBE HABER
52212 Caja Moneda Extranjera 38.00
21113 Mantenimiento de Valor 38.00
Para registrar la reexpresion de valores en funcion
al tipo de cambio vigente a la fech (t.c.oficial 4,94) Total 38.00 38.00

Mayorizados los comprobantes de diario, el saldo deudor de la cuenta Caja al 31 de

diciembre de 2019, asciende a $ 18.603.00, cifra que representa el efectivo de libre e
inmediata disponibilidad que posee la empresa.

Por tanto, el registro de mayor correspondiente a la cuenta Caja presenta la siguiente

información:

Debe Caja Moneda Nacional Haber Debe Caja Moneda Extranjera Haber
(AD-1) 25,580.00 11,670.00 (AD-3) (AD-1) 4,655.00
Saldo 13,910.00 (AD-4) 38.00
Saldo 4,693.00

Análisis de los saldos:

Total efectivo mas cheques 30,235.00

(-) Caja Moneda Extranjera 4,655.00
Total Caja Moneda Nacional 25,580.00
(-) Gastos y depositos realizados 11,670.00
Saldo Efectivo en Caja Moneda Nacional 13,910.00

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Diferencias en arqueos
Contenido:

• Faltantes sin responsabilidad del encargado

• Faltantes con responsabilidad del encargado

Suelen en algunos casos encontrarse diferencias entre el saldo según registros, respecto al
saldo que arroja el arqueo.

Cuando se suscitan estas diferencias deben ser reconocidas contablemente a la conclusión

del arqueo, para reflejar en mayores tal diferencia.

Los casos que normalmente pueden suscitarse son:

• Faltantes sin responsabilidad del encargado

• Faltantes con responsabilidad del encargado

Para efectuar la correspondiente demostración, de los dos casos citados, utilizaremos el

supuesto anterior alterando lo siguiente:

Observando la parte final del arqueo, llegamos a deducir la existencia de un falte de Bs.
1.000.00, suscitado al efectuarse el recuento del efectivo.

Faltantes sin responsabilidad del encargado

Este caso se refiere a diferencias en menos (faltantes), encontradas en el arqueo y después

de evidenciar realmente que no existe responsabilidad del encargado, el faltante debe
imputarse contra gastos.

El registro a practicarse es:

Quillacollo, 31 de diciembre de 2019

CÓDIGO ---------- AD - 5 ---------- PARCIAL DEBE HABER
52128 Faltantes y Sobrantes 1,000.00
1111 Caja Moneda Nacional 1,000.00
Para registrar el faltante de efectivo determinado
al momento de efectuar el arqueo de caja. Total 1,000.00 1,000.00

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Faltantes con responsabilidad del encargado

Este caso se refiere a diferencias en menos (faltantes) encontradas en el arqueo y después

de evidenciar que existe responsabilidad del encargado, el faltante debe imputarse contra
Cuentas del personal, ya que tales fonos serán recuperados por la empresa,

El registro a practicarse es:

Quillacollo, 31 de diciembre de 2019

CÓDIGO ---------- AD - 5 ---------- PARCIAL DEBE HABER
11310 Otras Cuentas por Cobrar 1,000.00
- Lily Troncoso de Espinoza
1111 Caja Moneda Nacional 1,000.00
Para registrar el faltante de efectivo determinado
al momento de efectuar el arqueo de caja. Total 1,000.00 1,000.00

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