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La comunicación escrita en las empresas: su importancia, clases y

técnicas de preparación.

La comunicación siempre ha existido en la organización porque es la que


permite la formación de relaciones entre individuos, sin embargo, esta debe de
lograr una correcta coordinación entre los miembros para cumplir el objetivo de
la compañía. Una buena comunicación resulta primordial para lograr los fines
propios del negocio, como base para la toma de decisiones, motivación para
los empleados, reflejar y proyectar una buena imagen para el beneficio de la
organización. En la actualidad la comunicación a nivel comercial y laboral se
desarrolla de manera escrita, transmitidos cada vez en mayor proporción
mediante el uso de dispositivos tecnológicos.
Según Ivancevich (1997, p.513), la comunicación escrita es aquella que se
establece cuando se transmite un mensaje mediante la palabra escrita. Este
tipo de comunicación comprende los memorándums, cartas, publicaciones
periódicas, tableros de aviso, informes, manuales, correos electrónicos, etc., o
cualquier dispositivo que transmita palabras o símbolos escritos.
La importancia de la comunicación escrita en las empresas radica en sus
características o capacidades para ser almacenada, modificada y revisada
cuando se necesite, el hecho de poseer documentos claros y precisos es
fundamental para la gestión empresarial. Vemos entonces que la información
en el ámbito empresarial es fundamental pues sobre ellos se toman decisiones,
así un documento bien redactado imprime credibilidad a la idea que pretende
transmitir.
Como profesionales, nuestro desempeño se ve obligado a desarrollar
capacidades para selecciona datos, exponerlos mediante escritos a públicos
objetivos por lo cual la complejidad en la redacción varía. Entonces la
redacción se convierte en una parte importante a la hora de tratar con usuarios
internos y externos (empleados o inversionistas), cuando se acerca una
persona a obtener información sobre la compañía, espera encontrar
información adecuada para cubrir su necesidad; si nuestra información se
encuentra estructurada y redactada adecuadamente generará confianza. Se
colige que un texto bien estructurado, legible, autosuficiente y enfocado será
capaz de transmitir el mensaje, por lo que la presentación de la información se
convierte en el primer reto a superar, un texto que no se deja leer no logra
transmitir la información contenida, en el presente trabajo identificaremos las
características que debe tener el texto para su aceptación y comprensión de
manera adecuada.
Describiremos la importancia de la comunicación escrita en la empresa, su
clasificación por públicos objetivos como es el caso de reportes menores
destinados a comunicaciones internas; los informes que son clasificados como
reportes mayores y generalmente relacionados a información importante y la
importancia de las presentaciones efectivas.
Para finalizar, presentaremos la preparación de casos como un método que
representen situaciones problemáticas diversas de la vida real para que se
estudien y analicen con el fin de obtener distintos escenarios y determinar el
mejor escenario.

Importancia de la comunicación escrita:


La comunicación escrita es importante para las organizaciones porque permite
enviar mensajes claros y concisos, evitando generar confusión o
adelantándonos a absolver las dudas que los lectores puedan tener. Un reporte
elaborado de manera adecuada transmitirá un mensaje claro, proporcionándole
una mayor credibilidad a la organización como, por ejemplo, al momento de
emitir un informe sobre la necesidad de compra de activos y su repercusión en
la mejora de resultados el ejercicio económico incentivará a los inversionistas a
inyectar capital para la generación de ganancias.
La comunicación interna de las organizaciones será gestionada de manera
eficiente si se conocen los lineamientos a acatar para la consecución del fin de
la compañía, empleando memorándums los cuales contienen las instrucciones
que deben seguir los trabajadores, facilitando el trabajo en equipo y guiando los
pasos para obtener resultados. La repercusión de las comunicaciones a nivel
interno determina también el clima laboral, desarrollo de canales de
comunicación que se ajusten a las necesidades de la compañía.
La calidad de las comunicaciones escritas que emanan de una compañía
determina la efectividad de gran parte de las acciones corporativas.

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