La comunicación escrita en las empresas: su importancia, clases y
técnicas de preparación.
La comunicación siempre ha existido en la organización porque es la que
permite la formación de relaciones entre individuos, sin embargo, esta debe de lograr una correcta coordinación entre los miembros para cumplir el objetivo de la compañía. Una buena comunicación resulta primordial para lograr los fines propios del negocio, como base para la toma de decisiones, motivación para los empleados, reflejar y proyectar una buena imagen para el beneficio de la organización. En la actualidad la comunicación a nivel comercial y laboral se desarrolla de manera escrita, transmitidos cada vez en mayor proporción mediante el uso de dispositivos tecnológicos. Según Ivancevich (1997, p.513), la comunicación escrita es aquella que se establece cuando se transmite un mensaje mediante la palabra escrita. Este tipo de comunicación comprende los memorándums, cartas, publicaciones periódicas, tableros de aviso, informes, manuales, correos electrónicos, etc., o cualquier dispositivo que transmita palabras o símbolos escritos. La importancia de la comunicación escrita en las empresas radica en sus características o capacidades para ser almacenada, modificada y revisada cuando se necesite, el hecho de poseer documentos claros y precisos es fundamental para la gestión empresarial. Vemos entonces que la información en el ámbito empresarial es fundamental pues sobre ellos se toman decisiones, así un documento bien redactado imprime credibilidad a la idea que pretende transmitir. Como profesionales, nuestro desempeño se ve obligado a desarrollar capacidades para selecciona datos, exponerlos mediante escritos a públicos objetivos por lo cual la complejidad en la redacción varía. Entonces la redacción se convierte en una parte importante a la hora de tratar con usuarios internos y externos (empleados o inversionistas), cuando se acerca una persona a obtener información sobre la compañía, espera encontrar información adecuada para cubrir su necesidad; si nuestra información se encuentra estructurada y redactada adecuadamente generará confianza. Se colige que un texto bien estructurado, legible, autosuficiente y enfocado será capaz de transmitir el mensaje, por lo que la presentación de la información se convierte en el primer reto a superar, un texto que no se deja leer no logra transmitir la información contenida, en el presente trabajo identificaremos las características que debe tener el texto para su aceptación y comprensión de manera adecuada. Describiremos la importancia de la comunicación escrita en la empresa, su clasificación por públicos objetivos como es el caso de reportes menores destinados a comunicaciones internas; los informes que son clasificados como reportes mayores y generalmente relacionados a información importante y la importancia de las presentaciones efectivas. Para finalizar, presentaremos la preparación de casos como un método que representen situaciones problemáticas diversas de la vida real para que se estudien y analicen con el fin de obtener distintos escenarios y determinar el mejor escenario.
Importancia de la comunicación escrita:
La comunicación escrita es importante para las organizaciones porque permite enviar mensajes claros y concisos, evitando generar confusión o adelantándonos a absolver las dudas que los lectores puedan tener. Un reporte elaborado de manera adecuada transmitirá un mensaje claro, proporcionándole una mayor credibilidad a la organización como, por ejemplo, al momento de emitir un informe sobre la necesidad de compra de activos y su repercusión en la mejora de resultados el ejercicio económico incentivará a los inversionistas a inyectar capital para la generación de ganancias. La comunicación interna de las organizaciones será gestionada de manera eficiente si se conocen los lineamientos a acatar para la consecución del fin de la compañía, empleando memorándums los cuales contienen las instrucciones que deben seguir los trabajadores, facilitando el trabajo en equipo y guiando los pasos para obtener resultados. La repercusión de las comunicaciones a nivel interno determina también el clima laboral, desarrollo de canales de comunicación que se ajusten a las necesidades de la compañía. La calidad de las comunicaciones escritas que emanan de una compañía determina la efectividad de gran parte de las acciones corporativas.