Importancia de las funciones

Organización, Control y Staff

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Eddy Arlein Rey Pérez

Controles y Seguridad Informática
Abril 2020
Contenid
Informe: Importancia de las funciones Organización, Control y Staff

1.Introducción........................................................................3
2. En qué consiste la función de organización..............................4
2.1 Los fundamentos básicos................................................4
3. En qué consiste la función de Control.....................................5
3.1 Requisitos de un buen control.........................................5
3.2 Importancia del control..................................................6
4. En qué consiste la función de Staff.........................................7
4.1 Importancia de la función de Staff....................................7
5. Conclusiones......................................................................8
6. Bibliografías.......................................................................9
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Introducción

Cualquier organización que desee alcanzar eficazmente sus metas

planeadas, deberá establecer la manera bajo, la cual el personal
colaborará para hacerlo posible. Para esto, se deberá definir, establecer y
mantener una estructura que dará soporte a las necesidades
organizacionales. Dentro de las distintas áreas como lo son; organización,
control y staff.

Una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea

perfectamente clara, para todos y cada uno de los integrantes, quienes
deben realizar determinadas tareas, y funciones en las áreas de
organización, control y staff, en beneficios de la empresa, organismo o
institución, y quienes son los responsables por determinados resultados.

De esta forma, se eliminan las dificultades que ocasionan la imprecisión

en la asignación de responsabilidades, y se logra un sistema de
comunicación y de toma de decisiones que refleja y promueve los
objetivos de una empresa.
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En qué consiste la función de organización

La organización es un producto humano, y como tal nunca seria

perfecta, pero si susceptible a perfeccionarse.

Esta función provee la estructura del personal, instalaciones y flujo

de información para alcanzar las metas y objetivos a ser cumplidos.

El departamento de servicios de información debe ser colocado en

un nivel suficientemente alto dentro de la estructura organizacional
para así poder lograr una independencia con los departamentos de
los usuarios.

Consiste en el diseño y fijación de las estructuras, procesos,

funciones, responsabilidades, métodos y técnicas que ayudan a
simplificar el trabajo, con el propósito de obtener la maximización
de los recursos materiales, financieros, tecnológicos y humanos,
para la realización de los fines que la empresa persigue.

Los fundamentos básicos

Es de carácter continuo.

• Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de

lograr los objetivos del grupo social.

• Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las

actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.

• Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los

costos e incrementando la productividad.

• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones

y responsabilidades.

La organización es una de las partes esenciales de una empresa,

porque tiene uno de los puntos de enlace para construir las
mecánicas de la administración, en donde se especifican las
funciones y actividades con base que sea conveniente especificar las
relaciones de autoridades, responsabilidades, y las obligaciones
entre las funciones y los puestos. Establecer líneas de comunicación
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e interrelación de cada uno de los departamentos para poder

especificar las necesidades que tiene la empresa.

En qué consiste la función de Control

El control ha sido definido bajo dos grandes perspectivas, una

perspectiva limitada y una perspectiva amplia. Desde la perspectiva
limitada, el control se concibe como la verificación a posteriori de
los resultados conseguidos en el seguimiento de los objetivos
planteados y el control de gastos invertido en el proceso realizado
por los niveles directivos donde la estandarización en términos
cuantitativos, forma parte central de la acción de control.

Bajo la perspectiva amplia, el control es concebido como una

actividad no sólo a nivel directivo, sino de todos los niveles y
miembros de la entidad, orientando a la organización hacia el
cumplimiento de los objetivos propuestos bajo mecanismos de
medición cualitativos y cuantitativos. Este enfoque hace énfasis en
los factores sociales y culturales presentes en el contexto
institucional ya que parte del principio que es el propio
comportamiento individual quien define en última instancia la
eficacia de los métodos de control elegidos en la dinámica de
gestión.

El control es una etapa primordial en la administración, pues,

aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura
organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no
podrá verificar cuál es la situación real de la organización y no
existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de
acuerdo con los objetivos.

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el

contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a
un plan estratégico.

Requisitos de un buen control

• Corrección de fallas y errores: El control debe detectar e indicar

errores de planeación, organización o dirección.

• Previsión de fallas o errores futuros: el control, al detectar e

indicar errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de
planeación, organización o dirección.
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Importancia del control

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es

porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se
emplea para:

Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el

proceso se corrige para eliminar errores.

Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de

cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en
todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la
atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se
aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La función
del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las
oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios
que están afectando los productos y los servicios de sus
organizaciones.

Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda

de los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas
mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el
desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los
clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad,
sino también productos y servicios a su medida.

Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera
de obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el
experto de la administración japonesa Kenichi Ohmae, es agregar
valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia
puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte,
en cambio, que el principal objetivo de una organización debería ser
“agregar valor” a su producto o servicio, de tal manera que los
clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor.
Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad
por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de
control.

Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia

contemporánea hacia la administración participativa también
aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los
empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la
responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la
índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control
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permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin

entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

En qué consiste la función de Staff

El Personal Staff incluye a individuos o grupos que proporcionan

asesoramiento a la línea, por lo tanto, sus integrantes son Profesionales
especializados: Asuntos Legales, Recursos Humanos, etc.

Importancia de la función de Staff

Administrar las actividades de su Área en función de las políticas y cultura

de la organización, proporcionando una organización y estructura de
personal, que establezca la cantidad de personal y las funciones
requeridas en cada área manteniendo una fluida comunicación con los
responsables de las distintas Áreas a fin de planificar en forma
estratégica las actividades en función de las necesidades del conjunto,
diseñando en cada caso los planes que permitan el cumplimiento eficaz
de los objetivos de la organización y promoviendo la equidad y la
eficiencia-

Esto implica que el responsable de la ARH deberá ser proactivo,

anticipándose a las necesidades que pudieran surgir en función de los
Factores Situacionales externos para lo cual deberá Estimar las
condiciones Legales, Políticas, Culturales, y todas aquellas que pudieran
afectar desde el microsistema a la Organización, y conocer las que
competan al ámbito interno.

También deberá orientar a los responsables de las distintas Área para un

mejor aprovechamiento de los Recursos Humanos disponibles,
trasmitiendo los valores de la Organización en todos los niveles, teniendo
en cuenta que las Organizaciones son Sistemas Sociales dado que las
personas atraviesan toda la organización así mismo, como responsable
de la supervisión de las actividades de los distintos departamentos que
integran
Recursos Humanos deberá poder transmitir con claridad los objetivos y
planes a implementar y procurar el trabajo en equipo entre las distintas
áreas a su cargo.

La división de estas funciones no es igual en todas las organizaciones,

esta descripción puede variar según los países, tamaño de las
organizaciones y culturas de las mismas, pero deberían ser realizadas en
cuento las organizaciones tengan una complejidad que así lo requieran.
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Conclusiones

En definitiva, podemos deducir que una buena administración de

cada una de estas funciones conlleva al éxito, ya que es el proceso
de lograr que las cosas se realicen por medio de la planeación,
organización, delegación de funciones, integración de personal,
dirección y control de otras personas, creando y manteniendo un
ambiente en el cual la persona pueda obrar entusiastamente en
conjunto con otras, sacando a relucir su potencial, eficacia y
eficiencia y lograr así fines determinados.

Sin planes, los administradores no pueden saber cómo organizar a

la gente, ni delegar funciones, ni tampoco saber utilizar los recursos
de una empresa, y muy posiblemente no tendrían ni idea de que es
lo que se necesita organizar, ni mucho menos por dónde empezar.

Las importancias de las cada una de estas funciones nos trazan un

propósito estratégico, el cual se enfoca en el ambiente interno de la
organización, e implica identificar sus recursos, valores,
capacidades y aptitudes para darles impulso y aprovecharlos al
máximo y de esta manera alcanzar sus metas en el ambiente
competitivo.
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Bibliografías

 Velthuis, M. G. P. (2008). Auditoría de Tecnologías y Sistemas

de Información. Grupo Editorial RA-MA.
 Hall, R. H., & Betancourt, A. L. (1993). Organizaciones:
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 Santos, L. (2014). Guia para la evaluación de seguridad en un
sistema. Universidad de Pamplona.
 Vivanco Vergara, M. E. (2017). Los manuales de
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 Educatina (2013). Proceso Administrativo (Control) -
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