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INDUSTRIAL
Pero primero que todo ¿Qué es la Calidad?, pues, su definición puede variar, ya que, se
trata de un concepto subjetivo, debido a que, si se le pregunta a alguien sobre lo que
percibe por calidad, probablemente sea diferente a lo que otro considera.
Está claro que la definición de calidad ha evolucionado en los últimos tiempos, pero si
hay algo que se ha mantenido e incluso muchas de las grandes organizaciones
mundiales siguen aplicando, es la Calidad según los grandes filosóficos, “Un proceso
que debe comenzar con el diseño del producto y finalizar sólo cuando se encuentre en
manos de un consumidor satisfecho” (Feigenbaum, 1991), como también, siguen a los
dos más grandes difusores del concepto de Calidad Total, Deming e Ishikawa, quienes
definieron Calidad de la siguiente manera; “La calidad es ese grado predecible de
uniformidad y fiabilidad a un bajo coste. Este grado debe ajustarse a las necesidades del
mercado” (Deming, 1988), según Deming la calidad no es otra cosa más que “Una serie
de cuestionamiento hacia una mejora continua”. (ISO 9001:2015, 2016) y el otro difusor
determinó la calidad como “La calidad es el hecho de desarrollar, diseñar, manufacturar
y mantener un producto de calidad. Este producto debe ser el más económico, el más
útil y resultar siempre satisfactorio para el consumidor final” (Ishikawa, 1988).
Gracias a estas definiciones aportadas por grandes autores, es que varias micros,
pequeñas y grandes empresas deciden aplicar calidad en sus procesos, ya que,
constituye a una estrategia competitiva que permite crear ventaja en el mercado, como
también ayuda a mejorar las actividades, tareas y procesos en cada una de las áreas de
la empresa.
Por otra parte, el aplicar calidad, no quiere decir que se esté excepto de problemas o
dificultades, ya que, en toda empresa las hay, pues las empresas exitosas no se hacen
de la noche a la mañana, se forman progresivamente mejorando sus servicios y
procesos. Una aspiración común de las empresas es alcanzar el nivel más alto de
excelencia en sus procesos internos y que este, a su vez, se vea reflejado en la atención
al cliente; pero ¿Cómo lograrlo?, se puede lograr mediante la mejora de procesos, “La
mejora de procesos es la identificación y optimización de los procedimientos y flujos de
trabajo de una empresa. La finalidad es aumentar su eficiencia, reducir errores y mejorar
la calidad del producto o servicio ofrecido para obtener una gestión más eficiente y una
mayor satisfacción del cliente” (Obando, 2023); utilizando herramientas especializadas
en la mejora de procesos, las cuales, ayudarán a identificar los eslabones débiles de las
acciones y modelos de producción, diseño, administración, finanzas, ventas, entre otros,
para así poder encontrar una solución adecuada.
Sin embargo, es importante entender que este proceso debe ser realizado de manera
constante y progresivamente. Puesto que, hay que supervisar e intervenir cada vez que
alguno lo requiera, antes de que comience a ocasionar pérdidas reales en la empresa.
Gerente general: “Lo que he podido darme cuenta es que ha disminuido la satisfacción
de nuestros clientes por retrasos en entregas”.
Gerente comercial: “No existen problemas graves por no tener los procesos por escrito
debido a que el personal conoce bien su trabajo. Si tuviese que mencionarse un
problema, es que, en algunas ocasiones, lo financiero se demora en la autorización y
emisión de las facturas”.
Gerente comercial: “Creo que a pesar de que no existe un proceso establecido, las
cosas en el departamento comercial se desarrollan de manera eficiente. Creo que el
personal sabe lo que debe hacer y cómo debe hacerlo”.
Gerente general: “Hasta ahora la compañía se ha manejado bien, pero nos hemos
estancado un poco en procesos antiguos. Últimamente los procesos han sido un punto
en el cual no hemos prestado mayor atención”.
3. ¿Cuenta con un programa de motivación para mejorar los resultados del equipo
de venta?
Gerente financiero: “En realidad no, pero esto se debe a que el presupuesto de ventas
se encuentra mal estructurado y todo asesor comercial recibe bono por cumplimiento”.
Gerente comercial: “No existe un incentivo que conlleve a los asesores comerciales a
incrementar las ventas efectivas”.
Gerente general: “Contamos con un presupuesto que ofrece bonos por cumplimiento de
ventas”.
En esta entrevista se pudo apreciar que está la necesidad de contar con procesos
estandarizados que permitan mejorar los resultados de las ventas, se disminuyan los
gastos extras y permitan crear eficiencia.
Percepción sobre la gestión del cuerpo de ventas: La hipótesis previa era que el
proceso podía no ser eficiente debido a que los asesores tiendan a saltarse
políticas.
Se obtuvo lo siguiente:
Se observa que un 36% de los empleados está de acuerdo en que en este proceso de
gestión que realiza el cuerpo de ventas no es tan eficiente y entre un 12% y 16% están
en desacuerdo, es decir, consideran que la actividad la realizan en un tiempo óptimo y
adecuado y que no suelen saltarse políticas.
Percepción general sobre la eficiencia del proceso: Aquí se le preguntó al
personal sobre la percepción general de la eficiencia del proceso de ventas. (Es
eficiente o no lo es)
En la gráfica se revela que un 40% de los empleados (24% y 16%) no considera que el
proceso sea eficiente, como también existe el 30%, que no es menor, que si consideran
que el proceso de ventas es eficiente.
Encuesta a clientes: En un mes hubo 250 clientes y solo se tomó una muestra de 50
clientes al azar para realizar la encuesta, en la cual, se investigó sobre su satisfacción
en base a los servicios recibidos.
Pregunta Puntaje
La atención recibida por el personal de la empresa es 4.2
adecuada
Los pedidos recibidos corresponden a lo que se solicitó 3.6
inicialmente
El tiempo de entrega de los materiales es el estipulado 3.1
En general, estoy satisfecho con el servicio entregado 3.8
Interpretación de resultados
También, en el proceso de ventas como tal, la empresa no cuenta con este proceso
formalizado, es decir, estructurado en una documentación o por medio de diagramas, sin
embargo, existen unas políticas que solo han sido transmitidas mediante correos
electrónicos. Estas políticas determinan el proceso actual, las cuales son:
Por lo tanto, con el transcurso del tiempo esta información se va perdiendo mediante los
e-mails, y no queda estipulada en físico a la vista de todo el personal a cargo del
proceso de ventas.
Al conocer estos principales problemas en el Depto. De ventas por los cuales existen
pedidos no despachados, se procede a realizar el análisis mediante un Diagrama de
Pareto para identificar los motivos más frecuentes por los cuales se emitió notas de
crédito, los cuales, llegaron a registrar 4058 documentos en el año pasado.
Interpretación de resultados
Este alto índice se debe a errores cometidos de forma involuntaria y voluntaria por el
Asesor Comercial al momento de ingresar los pedidos en el Excel mediante el celular o
Tablet.
Por otro lado, de acuerdo a la encuesta de satisfacción al cliente se pudo observar que
los principales problemas que se generan en el proceso de ventas, son:
Entonces, el mayor inconveniente son los errores que cometen los empleados en hacer
las ventas, tales como, código erróneo, alto nivel de descuento, pedidos duplicados,
entre otros, y para poder comprender de mejor forma las causas que generan estos
dilemas, se presenta un Diagrama de causa-efecto, conocido más como el Diagrama de
Ishikawa o Espina de pescado.
A partir de los hallazgos del análisis de la Espina de pescado se decidió tratar la mayor
cantidad de problemas que generaban errores en la emisión de pedidos por parte del
Área Comercial, dando prioridad a la parte de Procesos y Tecnología.
Para tomar una decisión, primero se debe identificar el problema que se necesita solucionar o la pregunta que quiere
responder. y se procede a Definir la decisión con claridad.
se reune la información pertinente para la elección. se hace una evaluación interna para ver en qué ha tenido éxito la
organización, y en qué ha fallado, en las áreas relacionadas con la decisión.
Con la información pertinente a mano, se identifica las posibles soluciones para el problema.
Analizar la evidencia
Una vez que se identifique las alternativas, pondera los datos a favor y en contra de estas alternativas.
Esta es la parte del proceso de toma de decisiones en la que, efectivamente, tomas la decisión.
Actuar
Una vez que se toma la decisión, ¡actúa! y se Elabora un plan para hacer que la decisión sea tangible y alcanzable.
Revisar la decisión
Una vez transcurrido un plazo predeterminado (que definiste en el paso uno del proceso de toma de decisiones) revisa tu
decisión con una mirada honesta. ¿Solucionaste el problema? ¿Respondiste la pregunta? ¿Alcanzaste tus metas?
9 Formulación de soluciones
Ante la detección de diversos dilemas, la solución es proponer un plan de mejora, en el
cual se deja especificado todo el proceso de ventas para así tener una mejor
interpretación, estableciendo la interrelación entre los elementos que entran y salen para
que el proceso pueda llevarse a cabo permitiendo una fácil comprensión del proceso en
sí.
También, como otra solución, se brindarán capacitaciones a los asesores comerciales
que están involucrados en el proceso y en campo. Esta capacitación tendrá una
duración de 3 meses, en donde, verán contenidos sobre gestión de ventas y
conocimientos de mercadería (parte de logística).
Días de despacho
𝐷𝑖𝑎𝑠 𝑑𝑒 𝑑𝑒𝑠𝑝𝑎𝑐ℎ𝑜 =
Índice de retorno
Í𝒏𝒅𝒊𝒄𝒆 𝒅𝒆 𝑹𝒆𝒕𝒐𝒓𝒏𝒐 =
10 Conclusiones
Ante la situación presentada pude observar y darme cuenta que la función de los
empleados es demasiado importante, dado que el personal forma y hace la empresa,
como también, el rol que juega la alta dirección dentro de la organización, ya que, ellos
deben velar que sus trabajadores estén realizando correctamente sus funciones, y que
estos realicen la labor como corresponda, y si no existe este flujo de sinergia que sea
mutuo, o que haya un feedback, puede conllevar a un quiebre entre sus procesos o en
alguna área en específico. Por aquella razón es de suma importancia dejar establecidos
los procesos, las actividades y tareas que debe cumplir cada trabajador como también la
colaboración entre sí, mediante documentación o diagramas que esté disponible para
todo el personal.
De acuerdo a los objetivos específicos, para que se puedan lograr, se recomienda ser
constante con la utilización de los KPI (indicadores), ya que, permitirán llevar un control y
así saber si se está cumpliendo y usando en pro de los objetivos, y también permitirán
que los gerentes puedan tomar decisiones acertadas y oportunas. Por otra parte,
ayudarán a elevar el nivel de desempeño empresarial y mostrará el camino correcto.
11 Bibliografía
Deming, W. E. (1988).
Feigenbaum, V. (1991).
Ishikawa, K. (1988).