UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PEREIRA

FACULTAD DE TECNOLOGÍA

ESPECIALIZACIÓN EN LOGÍSTICA EMPRESARIAL

Administración De Compras Y Sistemas De Administración De Inventarios

“CASO INVENTARIOS EMPRESAS JOSÉ MARÍA EZEIZA, EXPRESO ESTEBAN ECHEVERRÍA Y

TRANSFER 7 DE AGOSTO”

AUTOR

María Alejandra Castaño

Jaime Arturo Belalcázar Orbes

Daniel Duque Ramos

DOCENTE:

TIRSO RAFAEL FORIGUA HINCAPIÉ

 26 de Marzo de 2021

DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

Las empresas J.M.E, E.E.E Y TRANSFER 7 DE AGOSTO del conurbano

bonaerense, implementaron en el año 2017 el uso del software DAZ sistemas,
como método de control de inventarios, ingresos y egresos de repuestos para su
línea de colectivos, desde el inicio se han realizado varios conteos de mercancía
para lograr cuantificar el stock y hasta el momento ha sido imposible contar con
datos ajustados a la realidad.

CONDICIONES DE EXISTENCIA DEL PROBLEMA.

Para la definición de las condiciones que permiten la existencia del problema

hemos identificado las siguientes variables:
 Capacitación. No existe una adecuada capacitación a todo el personal en
cuanto a los módulos de ingresos, egresos y ajustes que presenta el
sistema para manejo del inventario. Adicional a esto los colaboradores no
cuentan con conocimientos básicos de computación y esto dificulta el
desarrollo de los controles en la recepción de artículos que ingresan o salen
del inventario.
 Procedimiento documentado en compras. La mayoría de las veces no se
realizan órdenes de compra físicas, estas se realizan a través de WhatsApp
y llamadas telefónicas; sólo cuando se hacen pedidos por correo se
realizan órdenes de pedido, aun así, se utiliza una plantilla que se va
actualizando con cada pedido nuevo, esta situación no permite obtener
información histórica de los pedidos.
 Comunicación. La atención en el pañol de repuestos cuenta con tres
turnos, en ellos ocasionalmente se entregan repuestos para que sean
probados en los colectivos para identificar problemas en su funcionamiento,
en muchos casos, un repuesto se presta en el turno 1 y se devuelve en el 2
o el 3 y el turno que lo entregó no tiene información precisa sobre si dicho
repuesto se utilizó o fue devuelto.
 Recepción de mercancía. La metodología de recepción de mercancía a
proveedores no se encuentra claramente definida, en algunos casos llega la
mercancía y no se hace el debido proceso de conteo y corroboración de la
entrega contra orden de pedido, puesto que dicha orden prácticamente no
existe.
 Soportes de entrega. En algunas ocasiones llega mercancía sin
documentos de entrega como factura, remisión, orden de entrega, etc y no
se puede ingresar los artículos al sistema hasta que el proveedor no envíe
los documentos soporte; en algunas ocasiones llegan facturas de más de
 seis meses en las que se cobra mercancía que no cuenta con ningún
ingreso en el sistema y no hay como soportar este pago con un ingreso.
 Duplicidad en la codificación. Desde abril del año 2019 se realizó el
proceso de limpieza de artículos en el sistema, anteriormente se ingresaba
un mismo repuesto con varios códigos, no se etiquetaban con sus
respectivos códigos de barras y al momento de hacer el egreso
correspondiente en el sistema no se sabe qué artículo se debería sacar del
mismo. En la actualidad, dicho proceso de depuración de códigos se
encuentra cercano al 80%.
 Inventario obsoleto. Esta gran cantidad de inventario obsoleto, repuestos
dados de baja, repuestos en estado de buen uso, pero de colectivos que ya
no forman parte de la flota de las empresas, esto dificulta en cierto modo el
proceso de conteo de inventarios. 
 Almacenamiento. El pañol es utilizado en muchos casos como la “bodega
de la empresa” hay gran cantidad de artículos como pantallas sin uso, CPU
´S, autopartes y papelería que quitan espacio de almacenamiento que
podría ser utilizado para una mejor disposición de la mercancía y así
facilitar su control.
 Devoluciones. Los procesos de devolución de mercancía en reclamo o no
solicitada, son lentos y dispendiosos, no existe conciencia sobre los costos
que generan artículos que no fueron solicitados, en muchas ocasiones
estos artículos permanecen meses en las estanterías y el momento en que
se pretende realizar su devolución, los proveedores no los reciben o los
reciben a un precio inferior al facturado.
 Consecutivos. Se lleva un control de entrega de mercancía a proveedores
de reparaciones de repuestos, pero no se tienen números seriales o algún
método de identificación para saber, qué repuesto entregué, a qué
proveedor.
 No existe una identificación de la focalización de los materiales en cuanto a
los conceptos que esta metodología plantea (no críticos, palanca,
estratégicos, cuello de botella) esto genera como es consecuente,
inventarios altos en materiales innecesarios o de fácil acceso y falta de
materiales necesarios para el correcto funcionamiento de la flota.
 Trade off. No se toma en consideración el TRADE OFF, esto ocasiona
problemas en el proceso de aprovisionamiento de repuestos y materiales,
así como genera inconvenientes con los jefes de taller por la disponibilidad
de ciertos artículos.
 Diversificación de proveedores. No existe un registro de la “lista grande
de proveedores”, se tiene una única lista de proveedores con los que se
trabaja frecuentemente.
 Manual de funciones. El personal no tiene unas funciones claras definidas,
si bien es cierto que hay un encargado de compras, un encargado de
inventarios y personal de atención al usuario, en muchas ocasiones todos,
realizan el trabajo de todos, esto desvirtúa en algún modo el concepto de
responsables de procesos.
ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN DEL PROBLEMA
RECURSOS HUMANOS
Se hace necesario realizar una capacitación al personal tanto en sistemas como
en el software DAZ sistemas.
Capacitación en el funcionamiento general de los procesos de manejo de
inventarios (recepción, conteo, verificación de referencias, verificación de
documentación, alimentación de la base de datos, devolución de pedidos) 
Asignar actividades específicas a cada trabajador dentro del pañol para realizar el
debido seguimiento de cada uno de los procesos.

TECNOLOGÍA

Realizar una reunión con los proveedores del software DAZ sistemas, para
estudiar la posibilidad de efectuar los ingresos al sistema a través del sistema de
código de barras, esto minimizará los errores en la alimentación del stock.
Dejar en ceros el stock de inventario para arrancar con el historial de cada artículo
(en la actualidad el sistema solo permite realizar ajustes y cuando se realizan
consultas de movimientos de mercancía el software no permite elegir periodos
determinados de tiempo con exactitud de hora, sólo con fechas de modificación)

PROCEDIMIENTOS

Implementar la documentación mínima necesaria para el control de los procesos

de seguimiento de inventarios (órdenes de compra, control de mercancía recibida,
recepción de mercancía sin documentos soporte, formatos de devolución de
mercancía, minuta de novedades de turnos y control serial de repuestos entregado
a proveedores).
Dar de baja absoluta los repuestos considerados inventario obsoleto, buscar
recuperar algo de la inversión realizada en dichos inventarios y limpieza de
artículos no pertenecientes al pañol, (esto generaría efectividad en los procesos
de almacenamiento y bodegaje)
Focalización de materiales en inventario con sus respectivos TRADE OFF y LEAD
TIME.