PROCESACIMIENTO DE PEDIDOS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

CONTENIDO

• Ensayo sobre el Procesamiento de Pedidos y Sistemas de Información.

• Preparación del pedido.
• Transmisión del Pedido.
• Entrada del pedido.
• Surtido del Pedido.
• Procesamiento de un Pedido Industrial.
• Auditoria y Pago de Facturas del Flete

• Operación Interna.
• Entrada.
• Manejo de base de datos.
• Salida.
• Inventario Manejo por Vendedores / Proveedores.
• Sistema de menudeo.
• Manejo de Bases de Datos.
• Operaciones Internas.
 PROCESACIMIENTO DE PEDIDOS Y SISTEMAS DE INFORMACION

En la cadena de abastecimientos el procesamiento de pedidos y sistemas de

información en una Empresa es uno de los procesos más importantes para la

salida del producto hacia el cliente, y todo va de la mano con la tecnología.

Algunas Empresas que se dedican a la comercialización son totalmente exitosas

debido a que cuentan con una tecnología de punta que permite saber con

precisión la cantidad de un determinado producto en sus bodegas de

almacenamiento y su Software esta conectado con el proveedor permitiendo el

abastecimiento inmediato de un producto y evitando mantener altos niveles de

Inventario que incrementen los costos de la Empresa, ofreciendo a sus clientes la

seguridad de contar con el producto justo en la fecha la cual sea requerido.

Debido a que todas las Empresas no poseen los recursos para contar con este

tipo de Tecnología. Algunas Empresas de mediano y bajo presupuesto que no

pueden contar con esta tecnología optan por tener estrategias con sus

proveedores de tal forma que les permita tener acceso a determinado producto

justo en el momento en el cual este sea requerido por el Cliente, teniendo en

cuenta que la gran mayoría de los clientes se pierden por ser ignorados y por no

cumplir a tiempo y de forma correcta con sus pedidos.

El procesamiento del pedido de un cliente esta dado por el numero de actividades

incluidas en el ciclo del pedido del cliente tales como preparación, la transmisión,

la entrada, el surtido y el informe sobre el estado del pedido el cual es vital para el

seguimiento en el desarrollo del producto, indiferente si el tipo de pedido es al

mayor o a detal.

Preparación del Pedido:

Aquí se recopila la información necesaria para la primera fase del procesamiento

del pedido, se llena el formulario de pedido u orden de compra, se verifica la

existencia del producto que se pide, aunque aquí la tecnología juega el papel mas

importante a lo largo de la cadena ya algunos asesores de ventas emplean como

herramienta de trabajo un computador portátil o una Palm que les permita de

manera inmediata conocer la existencia del producto reduciendo costos de

papelería y agilizando el proceso del rápido aprovisionamiento, lo que al final es

una forma de ganancia para la Empresa al reducir gastos que pueden ser

invisibles pero a la vez representativos. Los asesores de ventas que no poseen

este sistema como herramienta de trabajo luego de tomar el pedido sobre el

documento prosiguen a comunicarse a la Empresa para hacer efectiva la

corroboración de existencia del producto para dar inicio al proceso de transmisión

del pedido.

Transmisión del Pedido:

Una vez preparado el pedido se procede a transmitir la información y la solicitud

de dicho pedido hasta su lugar de entrada en la Empresa o directamente al

proveedor de la Empresa en caso de que esta no tenga disponibilidad del

producto, la transmisión de este pedido puede realizarse de dos formas;

Manualmente enviando los datos del pedido por correo urbano o llevando el

formulario d pedido directamente hasta la Empresa, o de forma Electrónica

enviando dicho pedido por e-mail, fax o simplemente cargando la información en la

pagina Web de la Empresa si la tiene. Es importante tener en cuenta que si la

Empresa cuenta con un sistema de transmisión del pedido electrónico el proceso

será mucho más ágil y confiable, por lo contrario si el proceso de transmisión es

manual obviamente tardara mucho mas tiempo y quizás será mas costoso para la

Empresa.

Entrada del Pedido:

Son aquellas actividades que se deben realizar justo antes del levantamiento real

del pedido, aquí se debe comprobar toda la información detallada del pedido tales
como referencia, cantidad, color, sabor, tamaño, precio, forma de empaque,

disponibilidad, estado financiero del cliente, entre otras ya no siempre la

información es clara y no siempre lo que el cliente pide esta disponible corriendo el

riesgo de que nuestro proveedor tampoco cuenta con dicho producto. En esta

etapa del proceso una vez mas la Tecnología juega un papel de vital importancia

ya que en la actualidad en la mayoría de Empresas los productos se encuentran

identificados con códigos de barras que permitan tener una información mas clara

y precisa sobre el producto haciendo el proceso mas rápido, confiable y lo mas

importante reduce de manera considerable los costos del producto y de la

Empresa.

La tecnología de códigos de barra cumple con un papel clave tanto en la

disminución de costos como en el control eficaz de inventarios ya que las

Empresas que cuentan con este tipo de Software no necesitan en algunas

ocasiones hacer un conteo físico del producto en la Bodega debido a que el

código de barra transfiere la información del producto a una computadora a través

de un lector óptico o rayo láser.

Surtido del Pedido:

Aquí las actividades físicas juegan un papel importante efectuando el proceso de

adquirir los artículos verificando su existencia, empacando los productos,

programando el envió de los productos, y preparando la documentación para

poder hacer efectivo el envió del producto hacia el cliente o consumidor final.

Durante este proceso es importante tener en cuenta si el cliente requiere el

producto empacado por unidad, por docena o simplemente si lo quiere en una caja

con determinada cantidad de unidades. Es necesario ser cuidadoso a la hora de

hacer el surtido del producto ya que en muchas ocasiones siempre hay un

producto que es mas delicado que otro, así que se debe aplicar una forma de

empaque y distribución por textura, resistencia o calidad de producto que se

separa. Otro aspecto que se debe tener en cuenta es que en muchas Empresas

los operarios prefieren empacar primero los pedidos mas fáciles que pueden ser

los mayoristas sin importar que atrás de este hay pedidos de minoristas que

fueron realizados con mucha mas anterioridad pero por el simple que por el simple

hecho de que sea necesario dedicarle mas tiempo se deja atrás atrofiando la

cadena de valor del producto, para controlar este problema es importante tener en

cuenta algunas reglas como:

• Primero en ser recibido, primero en ser despachado.

• Tiempo más corto de procesamiento.

• Numero especificado de prioridad.

• Fecha de entrega más próxima.

 • Pedidos con más anterioridad.

• Pedidos con secuencia de un mismo producto.

Procesamiento de un Pedido Industrial:

Dentro de este proceso la actividad manual representa gran parte del ciclo de

procesamiento del pedido ya que cuenta con un alto componente de actividad

humana, sin descartar que algunos procesos pueden ser automatizados o

manejados por alguna maquina electrónica o quizás puede ser un proceso mixto

que es uno de los mas importantes en el procesamiento del pedido industrial

debido al gran numero de funciones que para la maquina son de difícil manejo

pero que para el hombre son de completa facilidad o viceversa. Un ejemplo claro

de esta aplicaron esta En la empresa federal Express identifican con barras

a todos los documentos enviados con un numero único para fácil

identificación de los paquetes durante su viaje. el código de barras es

escaneado con el punto de entrada al sistema de reparto.

En la selección durante el reparto y el punto de destino. En las

instalaciones de carros de reparto se encuentran pequeños computadores

que a están las comunicaciones por radio. esto nos permite dirigirnos a los

camiones en su ruta para efectuar la recepción y la entrega. además de

eso los conductores tienen un escáner en la mano donde se puede leer el

numero de envíos en el momento de recolección y entrega.

Tomando como ejemplo a McDonald´s podemos contemplar lo vital que es la

comunicación dentro de un proceso, es necesario que cada miembro del canal

transmita información para que todo el sistema opere de manera continua y

eficiente, poder conocer las ventas reales del cliente, niveles presentes de

inventarios y cantidad de pedidos. La mejor comunicación en tiempo real y la

continuidad del flujo del producto en la cadena de suministros son claves para las

mejoras.

Otros Factores Que Afectan El Tiempo De Procesamiento Del Pedido

Los sistemas de procesamiento de los pedidos y la selección del hardware

representan sólo una parte de las consideraciones del diseño. Existen una gran

cantidad de factores que agilizan o retrasan el tiempo de procesamiento. Estos

factores son el resultado de las operaciones, políticas de servicio al cliente y de las

practicas del transporte.

Prioridades Del Procesamiento

Algunas empresas pueden otorgar prioridades a su lista de clientes como una

manera de distribuir los recursos limitados de tiempo, capacidad y esfuerzo a favor

de las ordenes mas beneficiosas. Cuando se hace así se alteran los tiempos de

procesamiento de los pedidos. A los pedidos de alta prioridad peden darles

procesamiento preferente, en tanto que los pedidos de baja prioridad pueden

guardarse para procesamiento posterior. Aunque en otras empresas, los pedidos

los procesan según el orden de llegada, aunque puede parecer justo no

necesariamente es así.

Procesamiento Paralelo Vs Secuencial

Los tiempos más largos de procesamiento pueden alcanzarse cuando todas las

tareas se completan en una secuencia. Si se llevan a cabo algunas tareas

simultáneamente, el tiempo total de procesamiento puede reducirse. Con el simple

cambio de hacer múltiples copias de un pedido, de manera que el gerente de

ventas pudiera revisar una copia, mientras en otro lado se esta realizando las

actividades de trascripción y comprobación del crédito, se reducirá de alguna

manera el tiempo de procesamiento del pedido.

Precisión En El Surtido Del Pedido

Si se logra cumplir todo el ciclo de procesamiento del pedido si cometer errores en

el requerimiento del pedido de un cliente, hay una gran probabilidad de que se

minimice el tiempo del procesamiento. Pueda que ocurran algunos errores, pero

su numero debería ser cuidadosamente controlado si el tiempo de procesamiento

del pedido es una consideración prioritaria en la operación de la compañía.

Acumulación De Pedidos

El objetivo es reunir pedidos de múltiples clientes en grupos para realizar un

procesamiento por comulación puede reducir los costos del procesamiento del

pedido.

Tamaño del Lote

Cuando el pedido de un cliente es muy grande y no se cuenta con la capacidad

suficiente para surtirlo, en vez de esperar a que se complete el surtido, puede

prepararse y enviar pequeños lotes del pedido total donde el cliente recibirá su

pedido parcialmente y dispondrá antes de una parte del producto ordenado.

Auditoria y Pago de Facturas del Flete:

nos sirven como pago de facturas en las diferentes actividades y puede ser

una intensa labor debido al gran numero de rutas y combinaciones de

clasificaciones y la auditoria de una factura de flete puede ser una actividad

intensa labor debido al gran numero de rutas y combinaciones de

clasificaciones

Operación Interna:

Las operaciones internas es un sistema logístico que puede representar

sintéticamente como muestra la figura 1. La entrada - 2. La base de datos

y su manipulación relacionada 3. La salida.

La Entrada:

Actividades relacionadas con el sistema de información es la adquisición de

los datos que ayudaran en los procesos de toma de decisiones des pues

de identificar cuidadosamente los datos necesarios para planear y operar

el sistema logístico los datos que pueden tener muchas fuentes : 1.clientes

2. Registros 3. Datos publicados 4. administración los clientes, a través de

sus actividades de ventas suministran muchos datos útiles para la

planeación. durante la entrada del pedido se captura datos útiles para

decisiones estimadas

Manejo de Base de Datos:

Implica la selección de los datos que van a almacenar y recuperarse la

selección de los métodos implican la selección de los datos que van

almacenarse y recuperarse la elección de los métodos de análisis que se

van a incluir y la elección de los procedimientos básicos de procesamiento

de los datos que se van a poner en practica.

Salida:

La salida por general es de varios tipos y es transmitidas de las diferentes

formas 1.Informes breves de costos o estadísticas de desempeño 2.

Informes de estado de inventarios 3. informe de excepción que comparan

el desempeño deseado con lo real 4. informes finalmente la salida puede

ser resultado del análisis de los datos de los modelos estadísticos y

matemáticos.

Inventario Manejo por Vendedores / Proveedores:

Cuando los minoristas manejaban el inventario , uno de los métodos para

el control de inventarios era usar alguna forma del programa de

reaprovisionamiento del método del punto de reorden es decir cuando un

articulo en las existencias se reduce al nivel del punto de orden en los

dichos sistemas los minoristas hacen sus propias estimaciones y reglas de

control de inventario de manera alternativa , son los minoristas

reaprovisionaran el articulo también se espera que halla un crecimiento

sustancial en los inventarios manejados por el proveedor / y el vendedor.

La propiedad de inventarios general mente pasa al minorista una vez que

recibe el producto , aunque algunos minoristas les gustaría alcanzaron el

punto donde incluso no posean los vienes que se encuentran en sus

anaqueles.

Sistema de Menudeo:

Las empresas minoristas han desarrollado extensas operaciones minoristas

han desarrollado sistemas elaborados de información para agilizar la

verificación (mejora del servicios) así para incrementar la eficiencia de

existencia y el aprovisionamiento de muchos artículos típicamente.

Manejo De La Base De Datos

el procesamiento de los datos es una de las características mas antiguas y

mas populares de un sistema de información mas contundente con los

modelos matemáticos y filosóficos con el fin de aumentar sus capacidades

inventarios : cuando los minorista manejaban el inventario es uno de los

métodos diarios y se forma un programa de reaprovisionamiento de los

métodos de punto de orden y tanto el vendedor como el proveedor tiene

que controlar un inventario operativo intercambiando los dato tanto el punto

de venta tiene que estar relacionado con los vendedores

Sistema de apoyo para la toma decisiones

el despacho de de los camiones para reaprovisionar a los proveedores de

gasolina en las estaciones de servicios para los automóviles para un

problema logístico y diseñar un sistema de información bien desarrollado

para que así tengan cumpla todos sus objetivos y también nos sirve para la

toma de decisiones y también interactuar con el sistema de las entradas

Presentación Detallada Del Sistema Logístico De Información

ENTRADA GERENTE DE BASE DE DATOS SALIDA

 Registro de la Información Datos de
Datos de compañía publicada administración

Base de
datos

Archivos de
computador Registros
manuales
Recuperación de datos

Procesamiento
Análisis de
datos Informes Informes de
breves excepción

Resultado de Informes de
análisis acción
Panorama de Operación Interna:

Medio Ambiente

Entrada De Datos

Actividades de la base de datos

1. almacén de datos
• archivo
• recuperación
Decisiones • mantto.de datos

2. Transferencia datos
• Operaciones básicas de
procedimientos datos
• Análisis de datos usando
técnicas matemáticas y
estadísticas

Comunicaciones Salidas

Gerente De Logística (Toma

Las Decisiones