Sistemas de Inventarios diseñados para el control de la

Información

María Paula Hernández

María del Mar Cabrera

Profesor:
Doris Constanza Alvarado

Universidad Compensar

2022
 Planteamiento del problema o necesidad

En una parte de las micro y medianas empresas el manejo de sus datos como inventarios,

datos de empleados, datos de clientes y facturas son manejados de forma manual en

herramientas como Microsoft Office Access o Excel, esto hace que estas empresas no tengan

manera de garantizar o tener una trazabilidad de la información, por eso en nuestra actualidad

el tema de minería de datos es el presente y el futuro para nuestra carrera.

Por eso la empresa Frutiver 1A con su concesión Loncherita comentó en la entrevista

que ellos manejan sus inventarios de forma manual en la herramienta de Excel la cual hace que

este sea un poco difícil de manejar ya que en los puntos de ventas en el momento que hacen

sus cierres, muchas veces encuentran que la cantidad de un producto inicial no coincide con la

cantidad de productos final, por eso la señora Cecilia quien es la administradora y mano derecha

de esta concesión comentaba que ella debe revisar uno a uno las facturas de forma manual que

genera sus vendedores en los puntos y revisarlas contra las facturas que le entrega sus

proveedores.

Por esa razón se decide tomar esta problemática y poder crear una herramienta la cual

ayude a estas concesiones a tener un control sobre sus inventarios, en los cuales ellos puedan

agregar de forma práctica sus facturas que son entregadas por sus proveedores y que en cada

punto de venta exista un sistema de facturación la cual cada vez que salga un producto este sea

agregado y así el cierre de ventas sea más fácil para la persona encargada. Tal vez en un futuro

se pueda crear nuevas herramientas para el manejo de datos de sus clientes, o datos de sus

empleados.
 Claro está que para llegar a este punto se tiene la expectativa de que lenguajes de

programación se van a aprender, adicional saber que bases de datos se enseñaran para poder

continuar con nuestro proyecto.

Justificación del proyecto

Se identificó una necesidad en la empresa que se contactó Frutiver 1ª, y lo que se quiere

con este, es que se manejen los inventarios de manera sistematizada con un sistema ya diseñado

para mejorarlo, en el cual sus trabajadores puedan ingresar de forma rápida a los inventarios,

esto para que la información sea controlada y crear un método de facturación en el cual se

pueda ingresar la información de los productos que se venden de manera ágil, rápida y segura.

- Diagnóstico previo del análisis del problema: Se pueden identificar

los factores estratégicos gracias a las oportunidades y amenazas.

En las oportunidades referente a la necesidad de la empresa no se identifica

ninguna ya que se encuentran más desventajas que ventajas en cuanto al problema de

inventarios de la empresa.

En las amenazas del entorno se ve como esto afecta no solo monetaria sino

emocionalmente a los trabajadores, en el contexto monetario a la hora de revisar los

inventarios la caja no cuadra lo cual es muy grave. A nivel emocional es mucho el

desgaste emocional y el desgaste de tiempo de cada uno de ellos a la hora de revisar cada

uno de los productos de manera manual.

 - Beneficios de la solución a desarrollar: Los grandes beneficios que se

verán evidenciados será que a la hora de comparar los inventarios con la caja todos los

números serán correctos y nada estará descuadrado, por otro lado los trabajadores no se

tendrán que desgastar por horas revisando los inventarios sino que ahora se hará de una

manera ágil y rápida en el cual su salud emocional también se verá beneficiada ya que

no tendrán que trasnochar hasta altas horas de la noche desgastando su salud sino que

al contrario se apropiaran de la tecnología y en un futuro se mejorara este sistema para

estar un paso más delante de la competencia.

Objetivo general

Crear e instalar el sistema de bases de datos de inventarios para la empresa FRUTIVER

y generar con exactitud los inventarios, con el software creado dar mayor rapidez y agilidad a

la hora de enviar cada inventario, así como un desgaste mínimo en cada empleado. Lo cual

generara cifras exactas y bien colocadas lo que evitara manipulación o cambios posteriores que

perjudiquen la franquicia.

Objetivos específicos

1. Identificar las debilidades presentadas al no tener un sistema de

inventarios y facturación y el riesgo que se corre de no tener datos reales y

específicos.
 2. Una vez instalado el software ver reflejados los cambios en cuanto a los

inventarios de la empresa Frutiver y solucionar la falencia en cuanto a cifras erróneas

en el sistema Excel.

3. Con el nuevo sistema de información evitar el desgaste emocional y

físico de los empleados a la hora de realizar los inventarios.

4. Generar seguridad y confiabilidad al tener información sistematizada ya

que se puede llevar una trazabilidad por medio de un archivo log el cual almacena

las transacciones realizadas por el usuario en el sistema

Alcance del proyecto

Identificado el problema de la empresa Frutiver del no tener un sistema automatizado

en inventarios, se propone o se quiere lograr un programa donde todo esto quede en una base

de datos que se pueda acceder fácilmente.

Se deberá cumplir con el tiempo necesario de planeación la cual se deberá dejar

documentado con un estudio de viabilidad y otro con el plan de trabajo a seguir.

También se debe tener en cuenta que se debe contar con el apoyo de los principales

beneficiarios para que en este caso es la empresa quienes deberán proporcionar la información

necesaria para alimentar y crear el programa propuesto.

Algo muy importante es contar con el tiempo y disposición de la persona que está

actualmente está encargada de esta área y a la cual se le podría ofrecer cierta capacitación para

que pueda manejar el sistema creado en manejo de inventarios propuestos en el proyecto.

 Sería muy importante después de creado el programa realizar las debidas

actualizaciones después de un tiempo de ser ejecutado

Algunas limitaciones que podemos tener durante el trabajo que se está llevando a cabo

con la empresa puede ser falta de recursos, el tiempo requerido, ya que esto es un factor

importante donde puede ser mas largo de lo estipulado, otra limitación es la falta de

conocimientos por parte del usuario final al que la empresa deberá proporcionarle una

capacitación adecuada para el manejo del programa creado.