E01 PE 02 UAI - POE01 - v01

GESTION DIRECTIVA Código
FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS ESTRATÉGICOS E01-PE-02-UAI.POE01

SEGUIMIENTO DE PLANES, PROGRAMAS Y/O PROYECTOS Versión No. 01
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN, EJECUCIÓN E INFORME DE AUDITORIA Página 1 de 14
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN, EJECUCIÓN E

INFORME DE AUDITORÍA
1. OBJETIVOS
1.1 GENERAL
Cumplir con lo regulado en la planificación por cada auditoría que se realiza, la ejecución de cada
auditoría, con los documentos de auditoría suficiente y competente, y el informe final resultante de
la misma.
1.2 ESPECIFICOS
- Dar a conocer el proceso de la elaboración y su importancia en el ámbito de la Dirección para
el fortalecimiento del sistema de control interno.
- Unificar criterios entre los miembros de la Unidad de Auditoría Interna para el desarrollo de las
actividades asignadas.
- Disponer de una herramienta escrita que oriente a desarrollar las actividades de Auditoría
Interna
2. ALCANCE
El presente procedimiento es aplicable únicamente a la Unidad de Auditoría Interna
3. REQUISITOS PREVIOS
- Plan Anual de Trabajo de Auditoría.
- Revisión de Leyes, Reglamentos, Normas y demás base legal respectiva.
- Conocimiento previo del área a auditar.
- Planificación de auditoría.
- Borrador de informe.
- Documentos de auditoría. (papeles de trabajo)
4. RESPONSABILIDADES
- Técnico de Auditoría Interna: Elabora la planificación por cada auditoría, desarrolla la auditoría y
elabora el borrador de informe.
- Jefe de Auditoría Interna: Aprobar la Planificación por cada Auditoría, supervisar el desarrollo de la
auditoría, autorizar el borrador de informe y elabora el informe final de auditoría. Remitir el informe
final a Director Nacional de Medicamentos y a Corte de Cuentas de la República.
5. DEFINICIONES
- Planeación por cada auditoría: Es el documento que contiene la información básica del área,
proceso o aspecto a examinar, desarrolla la estrategia de auditoría y establece los medios para
administrar el trabajo.
- Programa de auditoría: Es el documento que debe incluir los objetivos del mismo y los
procedimientos a realizar en la fase de ejecución para identificar, analizar, evaluar y documentar
suficiente y adecuadamente las conclusiones a las que se llegue y respaldar los resultados
obtenidos.
- Documentos de auditoría (papeles de trabajo): Son el registro de los procedimientos de auditoría
llevados a cabo, evidencia relevante de auditoría obtenida y conclusiones a las que llegó el auditor.
(Cuestionarios, cedulas narrativas, de hallazgos, de notas, proporcionadas por la Entidad (CPE),
cartas de confirmación de terceros, fotocopias o escaneos de documentos, entre otros)
- Marcas de auditoría: Sirven para documentar el trabajo efectuado en cada cedula y con el fin de
ahorrar espacio y tiempo, se utilizan símbolos o marcas de chequeo, principalmente cuando el
procedimiento de auditoría se repite para varios datos que figuran en el documento de auditoría.
- Referencias: Todos los documentos de auditoría deben ser ordenados por medio de índices, para
facilitar su archivo y localización.
- Archivo permanente: Tiene por objetivo mantener la disponibilidad de la información de
importancia, sin necesidad de reproducirla cada año, calificándolo por cada unidad organizativa y
revisarse anualmente o al practicar cada examen.
- Archivo corriente: Contiene la documentación generada en la aplicación de los procedimientos de
auditoría y las evidencias que se han obtenido durante la fase de planificación, ejecución e informe,
respalda la conclusión del auditor.
- Evidencia de la auditoría: Es la documentación obtenida por el auditor interno, que sustenta los
hallazgos y sus conclusiones.
- Hallazgos: Es la diferencia que resulta de la comparación que se realiza entre un criterio de auditoría
y la situación encontrada durante el examen a un área, proceso o aspecto de la entidad.
- Título del hallazgo: Identifica de manera breve su contenido.
- Condición u observación: Es la deficiencia identificada por los auditores y sustentada en
documentos de auditoría, con evidencia relevante, suficiente, competente y pertinente.
- Criterio o normativa incumplida: Es la disposición legal, reglamentaria, ordenanza u otra normativa
técnica aplicable que ha sido incumplida.
- Causa: Es el origen de la condición u observación señalada, e identificada quien origino la

deficiencia.
- Efecto: Impacto cuantitativo o cualitativo ocurrido o que podría ocurrir, tanto en relación con el área,
proceso o aspecto examinado, como la probabilidad de que se extienda a la entidad en su conjunto.
- Recomendación: Es el apartado donde se plantean las sugerencias del auditor a fin de corregir la
deficiencia, eliminar las causas de las deficiencias y sus efectos, siempre que existan acciones
correctivas o preventivas, que mejoren la gestión de la unidad auditada, caso contrario no se emitirán.
- Comentario de la Administración: Es el apartado donde se transcribe la respuesta que el auditado
proporciona de manera escrita, los cuales deben de contar con la documentación de respaldo
pertinente y suficiente.
- Comentario de los Auditores: Se desarrolla cuando de la evaluación y validación de la respuesta
presentada por los auditados, el auditor, concluya que los comentarios y pruebas de descargo no
son suficientes o adecuadas con relación a la observación, debiendo explicar claramente por qué los
resultados se mantienen como hallazgos. En caso que la administración no emita respuesta a las
observaciones comunicadas, esto debe hacerse constar en este apartado.
- Borrador de informe: Documento en el que se incorporan las deficiencias que constituyen hallazgos
de auditoría.
- Conclusión: Se presentan en forma breve, los resultados de la evaluación del área, proceso o
aspecto auditado.
- Sistema de Control Interno: El conjunto de procesos continuos e interrelacionados por la máxima
autoridad, funcionarios y empleados, diseñados para proporcionar seguridad razonable en la
consecución de sus objetivos.
- Componentes Orgánicos del Sistema de Control Interno: Los componentes orgánicos del
sistema de control interno son: Entorno de control; valoración de riesgos; actividades de control;
información y comunicación y monitoreo.
6. SIGLAS
- AI: Auditoría Interna.
- CCR: Corte de Cuentas de la República.
- DNM: Dirección Nacional de Medicamentos.
- NAIG: Normas de Auditoría Interna del Sector Gubernamental.
- P/T: Papeles de trabajo (Documentos de auditoría).
- UAI: Unidad de Auditoría Interna.
7. BASE LEGAL Y/O REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

7.1 BASE LEGAL
- Artículo 93 al 159 de las Normas de Auditoría Interna del Sector Gubernamental emitidas por
Corte de Cuentas de la República.
- Artículo 160 al 189 de las Normas de Auditoría Interna del Sector Gubernamental emitidas por
Corte de Cuentas de la República.
- Artículo 190 al 1202 de las NAIG emitidas Normas de Auditoría Interna del Sector
Gubernamental emitidas por Corte de Cuentas de la República.
- Articulo 36 al 38 de la Ley de la Corte de Cuentas de la República.
- Articulo 65 Normas Técnicas de Control Interno de la Corte de Cuentas de la República.
7.2 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

- Ley de la Corte de Cuentas de la República.
- Normas de Auditoría Interna del Sector Gubernamental emitidas por Corte de Cuentas de la
República.
- Normas Técnicas de Control Interno de la Corte de Cuentas de la República.
8. INDICADORES DE DESEMPEÑO
- Planificación por cada auditoría interna que se realice.
- Borrador de informe por cada auditoría.
- Informe final de Auditoría.
9. DESARROLLO
9.1. PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA
N° RESPONSABLE ACTIVIDAD
Designa de forma escrita al/los técnicos responsables de participar en cada una
Jefe de Auditoría de las actividades descritas en el Plan Anual de Auditoría y de aquellas
1
Interna actividades no contempladas en la misma derivada de solicitudes de auditorías
de otras áreas.
Jefe de Auditoría Comunica con anticipación por medio de nota a los auditados que se va a iniciar
2
Interna trabajo de auditoría en su área.
Prepara la planificación del trabajo de auditoría a ejecutar y lo firma de elaborado.
Técnico de Auditoría
3
Interna Herramienta a utilizar:
E01-PE-02-UAI.HER01
Elabora el programa de auditoría para cada actividad detallada en el cronograma
de actividades del Plan Anual de Auditoría o solicitadas por otras áreas, a medida
Técnico de Auditoría que cada una se vaya dando en el tiempo.
4
Interna
Herramienta a utilizar:
E01-PE-02-UAI.HER02
Remite al Jefe de Auditoría Interna la Planificación y el programa de auditoría,
para su revisión y/o aprobación.
¿Hay observaciones?
5 Si la respuesta es “si”, la planeación y/o el programa de auditoría tienen
Interna
modificaciones, éstas son consideradas, y la revisa nuevamente el Técnico de
Auditoría Interna, si aplica. Regresa a la actividad 3.
Si la respuesta es no, pasa a la actividad 6.
Aprueba la planeación con firma y sello y el programa de auditoría con firma de
Jefe de Auditoría
6 visto bueno y sello de la Unidad y remite copia de los mismos al Técnico de
Interna
Auditoría Interna.
TIEMPO 4 DÍAS HABILES
9.2. EJECUCIÓN DE AUDITORÍA

Jefe de Auditoría Solicita y recopila información y documentación requerida a las Unidades
7
Interna Organizativas que serán auditadas.
Recibe y revisa información y documentación solicitada del área que será
8 auditada.
Interna
¿Documentación completa?
Si la respuesta es “si” pasa al paso 9.

Si la respuesta es “no” regresa al paso 7.
Inicia la elaboración de las cédulas de trabajo, en la cual describe brevemente el
desarrollo de cada procedimiento del programa de auditoría, y las observaciones
preliminares, si es que hubiera, del área examinada.
Durante la ejecución del programa de auditoría, se elaboran los documentos de

auditoría (cuestionarios, cedulas narrativas, de hallazgos, de notas, fotocopias,
escaneos, entre otros, ya sean manuales o a través de sistemas electrónicos, si
Técnico de Auditoría fuere el caso); manteniendo una comunicación constante con el auditado.
9
Interna
En la ejecución, el técnico obtiene fotocopias de cualquier tipo de evidencias que
considere suficientes y competentes para documentar un punto del programa
desarrollado o evidenciar una posible observación encontrada, la misma debe
reunir el carácter oficial (firmadas y selladas)
E01-PE-02-UAI.HER03
Durante la ejecución de la auditoría supervisa constantemente el trabajo que está
desarrollando el Técnico de Auditoría Interna, verificando que estos sean
suficientes y pertinentes, ya sea de forma manual o a través de sistemas
Jefe de Auditoría
10 electrónicos, si fuere el caso.
Interna
Mantiene una comunicación continua con el auditado, ya sea verbal y/o escrita,
para garantizar el debido proceso.
Técnico de Auditoría Comunica al Jefe de Auditoría Interna de las observaciones preliminares
11
Interna encontradas en el desarrollo de la auditoría.
Revisa las posibles observaciones y las discute con el Técnico de Auditoría
Jefe de Auditoría Interna.
12
Interna ¿Las posibles observaciones se consideran procedentes?
Si la respuesta es “no” pasa al paso 17.

Si considera conveniente se remiten las observaciones preliminares por medio
Jefe de Auditoría
13 de notas (escritas o correo electrónico), a los auditados responsables, caso
Interna
contrario el técnico continúa con la ejecución de la auditoría respectiva.
Reciben las observaciones preliminares, ya sea de forma escrita o por correo
electrónico.
14 Auditados ¿Presenta comentarios/evidencias?
Si la respuesta es “no” pasa al paso 16.
Revisa los comentarios y evidencias presentadas por los auditados de las
15 observaciones preliminares, estableciendo si son suficientes para desvanecer,
Interna
quitar o modificar la observación reportada.
Si los comentarios y evidencias presentados no son suficientes y competentes,
se elabora los hallazgos de auditoría encontrados, anexándoles las evidencias
suficientes y competentes, incorporando los comentarios de la administración y
16 los del auditor si fuesen necesarios.
Interna
E01-PE-02-UAI.HER04
Procede a elaborar el borrador de informe de auditoría.
Técnico de Auditoría E01-PE-02-UAI.HER05
17
Interna
Referencia y coloca las marcas de chequeo a los documentos de auditoría
(papeles de trabajo) según índice de referencia, cuando aplique; o se dejara
constancia en los papeles de trabajo en forma electrónica.
Técnico de Auditoría Remite al Jefe de Auditoría Interna el borrador de informe con los respectivos
18
Interna documentos de auditoría.
Jefe de Auditoría Recibe y revisa el borrador de informe.
19
Interna ¿Hay observaciones?
Si la respuesta es “si” devuelve al técnico y regresa al paso 17.

Si la respuesta es “no” da visto bueno y pasa al paso 20.
Jefe de Auditoría Revisa los documentos de auditoría, que estén debidamente referenciados y con
20
Interna las marcas respectivas.
9.3. INFORME DE AUDITORÍA

Prepara memorando de convocatoria a las partes involucradas en la auditoría,
21 indicando día, hora y lugar donde se llevará a cabo la lectura del borrador de
Interna
informe.
Firma el memorando de convocatoria y lo remite a los involucrados, adjuntando
Jefe de Auditoría los hallazgos que le son de su competencia, para que éstos presenten el día de
22
Interna la lectura, sus comentarios por escrito y documentación soporte relativo a lo
observado.
Dan lectura del borrador de informe a los convocados a dicha lectura (auditados).
¿Auditados presentan solicitud de ampliación plazo para presentar las evidencias
Unidad de Auditoría documentales, explicaciones y comentarios por escrito que modifiquen o
23
Interna desvanezcan las condiciones?
Si la respuesta es “no pasa al paso 25.
Jefe de Auditoría Autoriza la solicitud de prórroga, la cual no excederá de 10 días hábiles, a
24
Interna excepción de casos especiales. Y continua con el siguiente paso.
Elabora el Acta de lectura del borrador de informe de auditoría.
Junto al/los auditados firman el Acta de lectura del borrador de informe, en la cual
Unidad de Auditoría
25 dejen establecido el tiempo concedido de la prorroga si aplicara.
Interna
Auditados presentan las evidencias documentales y explicaciones escritas por

cada una de las observaciones reportadas.
Revisan los comentarios y evidencias documentales presentadas por los

26 auditados, elaborando o ampliando los comentarios de los auditores para cada
Interna
condición/hallazgo reportado que no se dé por desvanecida. Si aplica.
Elabora el informe final de auditoría y lo remite al Jefe.
27
Interna Herramienta a utilizar:
E01-PE-02-UAI.HER06
Revisa el informe final de auditoría, y lo autoriza, de lo contrario realiza las
modificaciones pertinentes, si fuera el caso, en coordinación con el Técnico de
Jefe de Auditoría
28 Auditoría Interna.
Interna
Elabora las notas de remisión respectivas y procede a su autorización.

Jefe de Auditoría Remite al Director Nacional de Medicamentos, el informe final de auditoría, para
29
Interna su consideración y conocimiento.
Remite a la Corte de Cuentas de la República, copia del informe final de auditoría,
Jefe de Auditoría
30 adjuntándole, nota de servidores actuantes, cuando aplique. (máximo 30 días
Interna
después de remitido dicho informe al Director)
Archiva todos los documentos de auditoría, previamente supervisados y los
Jefe de Auditoría
31 archiva internamente por un periodo máximo de 5 años, cerrando ahí el ciclo de
Interna
la misma.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
10. FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN, EJECUCIÓN E INFORME DE AUDITORIA (PLANIFICACIÓN)
Jefe de Auditoría Interna Técnico de Auditoría Interna UAI Auditados
Inicio
1. Designa a los técnicos

responsables 1
2. Comunica
anticipadamente a los 3. Prepara planificación
auditados
4. Elabora programa de
Auditoria
¿Hay 5. Remite planificación y el

observaciones? programa de Auditoria
SI
NO
1
6. Aprueba, firma, sella y

Remite a los tecnicos
1
Página 1 de 3
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN, EJECUCIÓN E INFORME DE AUDITORIA (EJECUCIÓN)
Jefe de Auditoría Interna Técnico de Auditoría Interna UAI Auditados
7. Solicita/Recopila
8. Recibe y revisa
2 información a unidades
información solicitada
organizativas
¿Documentación
NO 2
completa?
SI
9. Inicia la elaboración de
10. Supervisa la auditoria
cédulas de trabajo
11. Comunica las posibles

observaciones encontradas
12. Revisa las posibles

observaciones y discute
con el técnico
¿Las posibles 13. Remite observaciones 14. Recibe observaciones

ob se rvacione s se considera SI
procedente? preliminares preliminares
¿Presenta
15. Revisa comentarios y
SI comentarios,
evidencias evidencias?
16. Elabora hallazgos NO
NO
17. Elabora borrador de
3
Informe
19. Recibe y revisa 18. Remite a Jefe borrador

borrador de Informe
¿Hay observaciones? SI 3
NO
20. Da el visto bueno al 2

Página 2 de 3
borrador de Informe
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN, EJECUCIÓN E INFORME DE AUDITORIA (INFORME)
Jefe de Auditoria Interna Técnico de Auditoría Interna UAI Auditados
22. Jefe firma 21. Prepara memorándum

memorándum de para lectura de borrador de
convocatoria Informe
23. Dan lectura del borrador

de Informe
¿Aud ita do p resen ta

Si solicitud de P lazo?
No
24. Se autoriza prórroga 25. Elaboran Acta y firma
26. Revisa comentarios y

evidencias presentadas por
el auditado, si aplica
27. Elabora el Informe Final

de auditoria y remite
28. Revisa Informe,

autoriza y elabora notas de
remisión
29. Remite a Director

Nacional Informe Final
30. Remite a Corte de

Cuentas informe Final
31. Archiva
documentos de
auditorías
Página 3 de 3
Fin
11. HERRAMIENTAS DE TRABAJO

Se utilizará la versión vigente de las herramientas, misma que se puede visualizar en el Listado
Maestro de Documentos en la carpeta compartida “SGC”.
HERRAMIENTAS CÓDIGO
Planificación de auditoría E01-PE-02-UAI.HER01
Programa de auditoría E01-PE-02-UAI.HER02
Cedulas de trabajo E01-PE-02-UAI.HER03
Hallazgo de auditoría E01-PE-02-UAI.HER04
Borrador de informe de auditoría E01-PE-02-UAI.HER05
Informe final de auditoría E01-PE-02-UAI.HER06

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FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS ESTRATÉGICOS E01-PE-02-UAI.POE01

PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN, EJECUCIÓN E

- Causa: Es el origen de la condición u observación señalada, e identificada quien origino la

- UAI: Unidad de Auditoría Interna.

7. BASE LEGAL Y/O REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

7.2 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

9.2. EJECUCIÓN DE AUDITORÍA

Si la respuesta es “si” pasa al paso 9.

Durante la ejecución del programa de auditoría, se elaboran los documentos de

Si la respuesta es “no” pasa al paso 17.

Si la respuesta es “si” devuelve al técnico y regresa al paso 17.

9.3. INFORME DE AUDITORÍA

Auditados presentan las evidencias documentales y explicaciones escritas por

Revisan los comentarios y evidencias documentales presentadas por los

Elabora las notas de remisión respectivas y procede a su autorización.

Jefe de Auditoría Interna Técnico de Auditoría Interna UAI Auditados

1. Designa a los técnicos

¿Hay 5. Remite planificación y el

6. Aprueba, firma, sella y

PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN, EJECUCIÓN E INFORME DE AUDITORIA (EJECUCIÓN)

Jefe de Auditoría Interna Técnico de Auditoría Interna UAI Auditados

11. Comunica las posibles

12. Revisa las posibles

¿Las posibles 13. Remite observaciones 14. Recibe observaciones

16. Elabora hallazgos NO

19. Recibe y revisa 18. Remite a Jefe borrador

20. Da el visto bueno al 2

PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN, EJECUCIÓN E INFORME DE AUDITORIA (INFORME)

Jefe de Auditoria Interna Técnico de Auditoría Interna UAI Auditados

22. Jefe firma 21. Prepara memorándum

23. Dan lectura del borrador

¿Aud ita do p resen ta

24. Se autoriza prórroga 25. Elaboran Acta y firma

26. Revisa comentarios y

27. Elabora el Informe Final

28. Revisa Informe,

29. Remite a Director

30. Remite a Corte de

11. HERRAMIENTAS DE TRABAJO

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