Códig PC-

o QHSE.03
Fecha 08/08/20
PLAN DE AUDITORIA INTERNA 20
Versió 0
n
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Elaboro Reviso Aprobó
Coordinador QHSE Supervisor de Operaciones Gerente General

1. OBJETIVO

Establecer las actividades orientadas a la planificación, ejecución y verificación de

las auditorías internas para determinar la conformidad de los requisitos del Sistema
de Gestión Integral implementado en la entidad, como también su grado de
implementación y mantenimiento.

2. ALCANCE

Inicia desde la planeación de la auditoría interna de calidad y finaliza con el

seguimiento a la gestión eficaz de los planes de acciones correctivas producto de las
no conformidades y recomendaciones para la mejora.

3. RESPONSABLE

Gerente General
Coordinador HSEQ
Supervisor Operaciones
Auditores Internos
Responsable del Area al ser auditada

4. TERMINO Y DEFINICIONES

Sistema de Gestión: Conjunto de elementos mutuamente relacionados,

utilizados para establecer la política y además para definir y controlar una
Organización con respecto a la Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, Ambiental
y Competencia de Laboratorios de Ensayo y Calibración.

Alcance de la Auditoría: El alcance describe la extensión y límites de la auditoría

en términos de localización física, unidades organizacionales, actividades y
procesos por auditar, y el periodo de tiempo cubierto por la auditoría.

Auditado: Organización o persona que se somete a una auditoría.

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 Equipo Auditor: Conformado por el Auditor Líder, el Auditor y el Auditor en
formación quienes llevan a cabo una auditoría, con el apoyo de expertos técnicos,
si se requieren.
Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.

Auditor Líder: Persona externa o funcionario de la Organización que coordina y

direcciona el desarrollo de la auditoría interna y que cumple con el perfil
establecido.

Auditor en formación: Persona que se encuentra en la fase de formación como

Auditor y acompaña al Auditor en las Auditorías como parte de su formación.

Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar
la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.

Auditoría Interna: Proceso sistemático, objetivo e independiente realizado por la

misma Organización.

Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.

Conclusiones de Auditoría: Resultados de una auditoría que proporciona el

equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de
la misma

Criterios de la Auditoría: Comprende la normatividad y documentos utilizados

como referencia para realizar la auditoría.

Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hecho u otra información

que sea pertinente para los criterios de auditoría y que sea verificable.

Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia

recopilada en la auditoría, frente a los criterios de la misma. Los hallazgos pueden
indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la auditoría, u
oportunidades de mejora.

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Programar y aprobar la auditoria interna

El Coordinador Operación / QHSE, programan la Auditoría Interna para la vigencia

y la presenta al Gerente General para su aprobación y dicha auditoria quedara
incluida en el Fo.QHSE.03-01-Programa de Auditoría Internas y Externas.

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5.2 Asignar los recursos para la auditoria interna

Para desarrollar la auditoría se debe garantizar la disponibilidad de los siguientes

recursos:
Recursos Financieros: Verificar la disponibilidad de los recursos financieros
necesarios la contratación de la ejecución de la Auditoria.

Recursos Físicos: Verificar la disponibilidad física de un lugar adecuado para la

ejecución de las auditorias in-situ y para el trabajo de revisión documental y
consolidación de información por parte de los auditores.

Recursos Humanos: Verificar la disponibilidad de tiempo por parte de los auditores,

los responsables y líderes de los procesos a auditar de acuerdo al Plan de la
Auditoria.

Recursos Tecnológicos: Verificar la disponibilidad de la información y tecnologías

de información para desarrollar la auditoría como: aplicativos internos, software,
equipos de cómputo, internet e intranet, página web, etc.

5.3 Frecuencia de la auditorias

Las Auditorías internas se realizan a intervalos planificados anualmente, según el

tipo de actividad, la dimensión y duración. No obstante, esto, la Alta Gerencia,
puede decidir una Auditoría en cualquier caso en que se identifique alguna señal
de incumplimiento que afecte en forma significativa la aplicación satisfactoria del
Sistema de Gestión Integrado en cualquier Área.

El Coordinador QHSE, es quien debe evaluar y tomar la decisión de establecer o

modificar las oportunidades de realizar las Auditorías Internas al Sistema de
Gestión, y es quien emite y actualiza el Programa Anual de Auditorías Internas y
Externas y Evaluaciones de Cumplimiento que correspondan.

5.4 Seleccionar los auditores

Según aplique, realizar la selección de auditor líder, auditor(es), acompañante(s) y

auditor(es) observador(es), que cumplan los siguientes requisitos mínimos:

Auditor Líder:

Experiencia: 3 años de experiencia relacionada con actividades de SGI

Formación: Certificado de formación en Auditorías Internas bajo la norma del
sistema de gestión implementado en la Entidad.

Auditor Acompañante:

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Experiencia: 1 año de experiencia relacionada con actividades de Sistemas de
Gestión.
Formación: Certificado de formación en Auditorías Internas bajo la norma del
sistema de gestión implementado en la Entidad.

Auditor Observador:

Experiencia: 1 año de experiencia laboral y estar vinculado a COLCIENCIAS como

servidor de planta o por prestación de servicios.
Formación: Certificado de capacitación en Auditorías.

Nota 1: Los auditores observadores ejercerán funciones de observación del

ejercicio de auditoria (acompañamiento sin poder auditar por si solos), lo cual está
encaminado a formar competencias en los colaboradores internos de Colciencias
para el ejercicio de la auditoria, como complemento indispensable de la formación
teórica.

Nota 2: La Alta Gerencia designa a los Auditores que efectuarán la Auditoría,

teniendo en cuenta lo establecido en la Resolución No.0143 de 2019, "Por la cual
se adopta el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética de la Actividad
Auditora Interna".

5.5 El Responsable del área auditada debe:

• Informar a su personal involucrado el Objetivo y el Alcance de la Auditoría a

recibir.

• Designar miembros responsables de su personal para acompañar al Auditor, y

asistirlo en las verificaciones, ubicar documentación archivada, etc.

• Poner a disposición del Auditor todos los medios necesarios para asegurar un
efectivo y eficiente proceso de Auditoría.

• Permitir al Auditor el acceso a las instalaciones y a todos los elementos de juicio,

que éste solicite para sus comprobaciones.

5.6 Ejecución y/o realización de la auditoria

5.6.1 Inicio y Preparación de auditoria

La Auditoría se inicia con una explicación al Responsable del Área a auditar de los
objetivos y plan de la Auditoría, indicando las Áreas a verificar.

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El Auditor Líder, prepara la auditoria, a través de la revisión documental,
accediendo al Sistema de Gestión de la Calidad o demás Sistemas y Canales de
Información que considere pertinentes para planear, verificar y documentar la
información requerida para la ejecución de la Auditoría.
El Auditor Líder, elabora la lista de verificación asegurando que se auditen todos
los numerales de la norma ISO implementada en la entidad.

5.6.2 Elaborar plan de auditoria

El Auditor Líder, elabora el Plan de la Auditoria determinando las actividades a

desarrollar, fecha, hora y auditor (es) asignado(s), teniendo en cuenta los criterios
de planificación establecidos en el Formato de Fo.QHSE.03-02 Plan de Auditoria y
lo remite a la Alta Gerencia para su revisión y aprobación.

5.6.3 Comunicación de la auditoria

La Alta Gerencia, realiza memorando interno dirigido al Jefe de la Auditoria para

que comunique el Plan de la Auditoría a las partes interesadas o participantes de la
auditoria.

El Auditor Líder, realiza reunión de apertura para dar inicio a la ejecución de la

Auditoría Interna y socializar lo programado en el Plan de la Auditoría.

Además, realiza jornada de sensibilización sobre el proceso de auditoría interna

con todos los Líderes de los Procesos a auditar

5.6.4 Ejecutar Auditoria

Las evidencias deben recogerse mediante entrevistas, examen de documentos y

observación de las actividades propias de cada Área que se verifique.

La información confidencial debe ser tratada con discreción. Cuando sea necesario,
la misma sólo puede ser tratada entre el Auditor y el máximo Responsable del Área
auditada.

Equipo Auditor, con el apoyo del auditado, recopila y verifica la información

pertinente para dar cumplimiento a los objetivos y los criterios de la auditoria.

Una vez terminada la ejecución de la auditoría, el Equipo Auditor, consolida los

hallazgos de auditoría y elabora el Informe Preliminar de Auditoría realizando un
balance general de los resultados obtenidos y lo remite a la Alta Gerencia, para su
revisión.

5.6.5 Informe Final de Auditoria

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Es preparado y controlado por el Auditor interno para que el Informe sea preciso,
claro y completo.

La Alta Gerencia recibe del Audito Líder el informe final, para ser revisar y realizar
los ajustes determinados para su respectiva liberación, para que a través del Líder
Sistema de Gestión Integral sea socializado entre los auditados y según sea el
caso, remitan las observaciones al informe.

Además, la Alta Gerencia realiza mesa de trabajo con el Líder del Sistema de
Gestión de la Calidad, para aclarar las observaciones presentadas al Informe Final
liberado y según sea el caso, solicita la remisión de nuevas evidencias que
soporten las observaciones presentadas.

Si el Auditado sustenta con evidencia suficiente y pertinente, los hallazgos

presentados en el Informe Final y al ser revisados, aplican para aclarar algún
aspecto
relacionado en el informe, se ajusta y se procede a liberar el Informe Definitivo de
Auditoría.

El Auditor Líder, realiza reunión de cierre de auditoría, según lo programado en el

Plan de Auditoría para entregar los resultados del proceso auditor.

5.6.6 Acciones de Mejora Continua

El Líder del Sistema de Gestión de la Calidad, realiza acompañamiento a los

Procesos para determinar las acciones de mejora, según lo establecido en el
Fo.QHSE.03-03 Plan de Acción.

5.6.7 Evolución de la Auditoria

Una vez terminada la auditoria, cada uno de los responsables de los procesos
auditados evalúan el desarrollo de la auditoría y el desempeño del auditor,
empleando el Formato establecido Pl.QHSE.03-04-Evaluación de Auditoria y
Auditado.

5.6.8 Seguimiento de Acciones Correctivas

El Líder del Sistema de Gestión de Calidad es el responsable por el seguimiento del

“Plan de Acción” verificando el cumplimiento de los Plazos establecidos para la
implementación de las Acciones Correctivas propuestas.

Una vez verificado por la Alta Gerencia que el “Plan de Acción” fue cumplido y
cerrado debe ser adjuntado al “Informe Final de Auditoria”.

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 Asimismo, la verificación del cierre será revisado durante la próxima auditoría
interna y reuniones de revisión de revisión por la dirección.

6. REFERENCIAS

Norma Técnica Colombia ISO 9001: 2015 - Modelo Estándar de Control Interno

7. ADJUNTOS

Fo.QHSE.03-01-Programa de Auditoría Internas y Externas.

Fo.QHSE.03-02 Plan de Auditoria

Fo.QHSE.03-03 Plan de Acción

Pl.QHSE.03-04-Evaluación de Auditoria y Auditado.

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